P R E S E N T A D O P O R:

JOHANNAGARZÓN
MARÍAPAULALEMUS

TECNOLOGÍAENGESTIÓN
DOCUMENTAL
FICHA2061018
ACUERDO 010 DE
2018
¿QUÉ REGLAMENTA Y
ESTABLECE?
 LOS LINEAMIENTOS TÉCNICOS
GENERALES ENMATERIA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL Y EN
CONCORDANCIA CON LA LEY
GENERAL DE ARCHIVOS PARA EL
SISTEMA NACIONAL DE
DEPURACIÓN DE DATOS Y
ARCHIVOS DE INTELIGENCIA Y
CONTRAINTELIGENCIA CREADO
MEDIANTE DECRETO 2149 DE
2017.
 GLOSARIO
ACCESOADOCUMENTOSDEARCHIVO.
ACERVODOCUMENTAL.
ACTUALIZAR.

ALMACENAMIENTODEDOCUMENTOS.
ARCHIVO.
ARCHIVOCENTRAL.
ARCHIVODEINTELIGENCIAY/O
CONTRAINTELIGENCIA.
ARCHIVOELECTRÓNICO.
ARCHIVOHISTÓRICO.
AUTENTICACIÓNELECTRÓNICA.
AUTENTICIDAD.
 GLOSARIO
CICLOVITALDELOSDOCUMENTOS.
C L A S I F I C A C I Ó N D O C U M E N T A L .7
C O M P A R T I M E N T A C I Ó N.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
CONSERVACIÓN PERMANENTE
C ORRECCIÓN.
DATO.
D EPURACIÓN.
DIGITALIZACIÓN.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS.

DOCUMENTO DE
APOYO.
 GLOSARIO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO.

DOCUMENTO ESENCIAL.

DOCUMENTO HISTÓRICO.
DOCUMENTO ORIGINAL.
D UPLICADO.
E LIMINACIÓN.
ELIMINACIÓN DOCUMENTAL.
EXPEDIENTE.
EXPEDIENTE DIGITAL O DIGITALIZADO.
 GLOSARIO
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO.
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO.
E XPEDIENTE HÍBRIDO.
EXPEDIENTEVIRTUAL.
F IRMA DIGITAL.
FIRMA ELECTRÓNICA.
FOLIADO ELECTRÓNICO.
F UNCIÓN DE INTELIGENCIA Y CONTRAINTELIGENCIA.
G ESTIÓN DOCUMENTAL.
INDICE ELECTRÓNICO.
INFORMACIÓN PÚBLICA CLASIFICADA.
INFORMACIÓN PÚBLICA RESERVADA.
INFORMACIÓN RESERVADA.
INTEGRIDAD.
MICROFILMACIÓN.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO.
PRINCIPIODEORDENORIGINAL.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
PROCESAMIENTODEINFORMACIÓN.
RETENCIÓN DOCUMENTAL.
R ETIRO.
S ISTEMA DEINFORMACIÓN.
 GLOSARIO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
TABLASDEVALORACIÓNDOCUMENTAL(TVD).
T ÉRMINOSCONDICIONALESYDUBITATIVOS.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL.
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO.
UNIDADDOCUMENTAL.
V ALORACIÓNDOCUMENTAL.
VALORHISTÓRICO.
VALORJURÍDICOOLEGAL.
VALORPRIMARIO.
VALORSECUNDARIO.
VÍNCULO ARCHIVÍSTICO.
PRINCIPIOS DE LAS ACTIVIDADES
DE INTELIGENCIA
PRINCIPIO DE NECESIDAD: PODRÁ RECURRIRSE AELLASSIEMPR
EQUENOEXISTANOTROSMEDIOSQUEPERMITANALCANZARTALE
SFINES.

PRINCIPIOS DE LAS ACTIVIDADES

 DE INTELIGENCIA
PRINCIPIO DE IDONEIDAD: SE DEBEN USARLOSMEDIOSAPTOS
PARAELCUMPLIMIENTODETALES
FINESYNOOTROS.

PRINCIPIOS DE LAS ACTIVIDADES

DE INTELIGENCIA
PRINCIPIO DE PROPORCIONALIDAD:
SERPROPORCIONALALOSFINESBUSCADOSYSUSBENEFICIOS D
EBEN EXCEDERLAS RESTRICCIONESIMPUESTAS SOBRE OTRO
S PRINCIPIOS Y VALORES
CONSTITUCIONALES.

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE

GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODEPLANEACION
PRINCIPIODEFICIENCIA
PRINCIPIODEECONOMÍA
 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODECONTROLYSEGUIMIENTO
PRINCIPIODEOPORTUNIDAD
PRINCIPIODETRANSPARENCIA
 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODEDISPONIBILIDAD
PRINCIPIODEAGRUPACIÓN
PRINCIPIODEVÍNCULOARCHIVÍSTICO
 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODEPROTECCIÓNDELMEDIO
AMBIENTE
PRINCIPIODEAUTOEVALUACIÓN
PRINCIPIODECOORDINACIÓNYACCESO
 PRINCIPIOS DEL PROCESO DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODECULTURAARCHIVÍSTICA
PRINCIPIODEMODERNIZACIÓN
PRINCIPIODEINTEROPERABILIDAD

PRINCIPIOS DEL PROCESO DE

 GESTIÓN DOCUMENTAL
PRINCIPIODEORIENTACIÓNALCIUDADANO
PRINCIPIODENEUTRALIDADTECNOLÓGICA
PRINCIPIODEPROTECCIÓNDELAINFORMACIÓNYLOSDATOS

CRÍTERIOS DE VALORACIÓN
ANTIGÜEDAD
AUDITORÍA
AUTENTICIDAD
 CRÍTERIOS DE VALORACIÓN
CONSTITUCIÓNDELBIEN
FORMA
ESTADODECONSERVACIÓN

CRÍTERIOS DE VALORACIÓN
CONTEXTOFÍSICO
REPRESENTATIVIDADYCONTEXTUALIZACIÓNSOCIO
CULTURAL
 PROCESOS DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL
PLANEACIÓN
PRODUCCIÓN
GESTIÓNYTRÁMITE
ORGANIZACIÓN
TRANSFERENCIA
DISPOSICIÓNDEDOCUMENTOS
PRESERVACIÓNALARGOPLAZO
VALORACIÓN
ASPECTOS METODOLÓGICOS
PARA
LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
DISEÑO Y ELABORACIÓN DE UN DIAGNÓSTICO
INTEGRALDEARCHIVOS.
 DISEÑO Y APLICACIÓN DE LOS PROCESOS EINSTRUMENTOSAR
CHIVÍSTICOS.
PARAMETRIZACIÓN, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
CONFORMEALANEXODELPRESENTEACUERDO.

ASPECTOS METODOLÓGICOS
PARA
 LA ORGANIZACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
DIGITALIZACIÓNCONCARÁCTERDECONSULTADELAINFORMACI
ÓNQUESEAOBJETODECONSULTAS. REALIZACIÓNDELOSPROCES
OSDEANONIMIZACIÓNDELAINFORMACIÓNCUANDOSEANECESAR
IO.
SEDEBERÁADECUARUNESPACIOFÍSICOCONLAS
CONDICIONES DE SEGURIDAD Y ACCESO PARA LA
CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y CONSULTA DE LA
INFORMACIÓN.