LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO EN EL CICLO PHVA

Amplios y variados son las concepciones para la Gestión del mantenimiento instalados en las
empresas como también extensos y amplios son los programas diseñados por las universidades
para que los ingenieros se capaciten y puedan implementarlo en las empresas donde exista la
necesidad de integrar una política de gestión del mantenimiento y llevar a la empresa a niveles
competitivos dentro de un contexto tan difícil como es la globalización.

Estos modelos podrían ser:

- SMC           Concepción Estratégica de Mantenimiento.

- TPM            Mantenimiento Productivo total

- RBM           Mantenimiento Basado en el Riesgo 

- TQMain      Mantenimiento con Calidad Total

- BCN            Mantenimiento Centrado en el Negocio.

Quizás se pudieran citar otros modelos, pero la idea en este artículo es centrar la atención en la
importancia del ciclo PHVA en el modelo de gestión para alcanzar niveles competitivos.

Dentro del ámbito industrial, gran cantidad de empresas migran su gestión del mantenimiento a
modelos informáticos que consumen horas de trabajo no solo para la programación y ejecución
del mantenimiento, sino también la explotación de los resultados que permitan generar planes de
acción correctivos y de mejora que permitan hacer del negocio una actividad rentable, que se
mantenga en el tiempo con unos indicadores competitivos en cuestión de Confiabilidad,
Disponibilidad y Mantenibilidad y que finalmente haga de la plantilla de la dirección de
mantenimiento, un grupo más profesional, más humano, pero sobre todo disciplinado a la hora de
poner a rodar ese modelo de mantenimiento escogido para asegurar el futuro de la compañía.

Objetivo del Mantenimiento

El objetivo del mantenimiento no debe ser otro que conservar todos los bienes que conforman los
activos de la empresa, mantenerlos en buenas condiciones de trabajo, garantizando la
confiabilidad, calidad al menor costo posible.

Para alcanzar estas metas al  área de mantenimiento se le asigna la responsabilidad de mantener

máquinaria y equipos, las instalaciones locativas, los sistemas de alumbrado exterior, la
generación de vapor, aire comprimido, aire acondicionado, el sistema de acueducto y
alcantarillado, las plantas de tratamiento de aguas residuales, las bodegas de almacenamiento de
materiales de producción etc.

De acuerdo con un presupuesto que por lo general se recorta año tras año, este departamento
deberá seleccionar, coordinar y dirigir a todos sus integrantes por medio de un despliegue de
objetivos y planes de acción, comun mente llamados en algunas empresas "DOPA" a lograr los
objetivos de Calidad, Costo, Plazo y Recurso Humano, además de velar por la capacitación y
entrenamiento continuo del personal, desde luego contando con el apoyo de la dirección de
recursos humanos.

Actualmente el Gobierno Colombiano, por intermedio del Servicio Nacional de Aprendizaje y con
el poyo de la Oranización Internacional del trabajo " OIT" esta buscando capacitar el personal
técnico para incrementarlos conocimientos prácticos en asuntos de las nuevas tecnologías y
ponerlos al servicio de las empresas a quien les prestan sus servicios.

Igualmente el sector industrial  requiere urgente modelos de mantenimiento para alcanzar

resultados que les permita ser competitivos, especialmente en las pequeñas y medianas
industrias; las grandes empresas, desde hace años ya sabián de estos riesgos y desde hace mucho
tiempo trabajan para permanecer en el medio y alcanzar niveles de rentabilidad que les de
tranquilidad a los accionistas.

EL CICLO PHVA EN LA GESTIÓN DEL MANTENIMIENTO

El ciclo de Deming, también conocido como bifore (de Edwards Deming), es un método de mejora
continua de la calidad en la administración de una organización. Está basada en un método ideado
por Walter A. Shewhart. También se denomina rasengan de  mejora continua. Es muy utilizado por
los sistemas de administración de la calidad.

Las siglas, PDCA son el acrónimo de Plan, Do, Check, Act (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), los

cuatro pasos de la estrategia.

Los resultados de la implementación de este ciclo permiten a las empresas una mejora integral de
la competitividad, de los productos y servicios, mejorando continuamente la calidad, reduciendo
los costos, optimizando la productividad, reduciendo los precios, incrementando la participación
del mercado y aumentando la rentabilidad de la empresa u organización ( Fuente Wikipedia ).

PLANEAR

Establecer las actividades del proceso, necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las
acciones para el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr
se convierten también en un elemento a mejorar, aunque sería mejor ya no tener que mejorar, o
sea, hacerlo bien a la primera. Cuando sea posible conviene realizar pruebas según sea requerido,
para probar los resultados.

 Recopilar datos para profundizar en el conocimiento del proceso.

 Detallar las especificaciones de los resultados esperados

 Definir las actividades necesarias para lograr el producto o servicio, verificando los
requisitos especificados

En el caso de la gestión del mantenimiento, se planea cuando a partir de un Listado de

equipos,tenemos disponibles documentos como:

1. Los registros de aceptación de los equipos:

 Donde se recopila la información que parte desde la compra del equipo asi como la información
documental que aporta los datos de instalación del equipo en sus diversos sistemas mecánicos,
eléctricos, neumáticos, hidraúlicos, ambientales etc.

Se incluye igualmente los registros de puesta a punto del equipo, la formación del personal técnico
y operativo y las condiciones de garantia por parte del proveedor, mientras se establece y se
garantiza los niveles operativos del equipo, que garanticen la calidad de los productos.

Queda registrado igualmente los datos del proveedor, incluyendo los documentos que certifiquen
un aseguramiento metrológico de la parte instrumental del equipo.

2. La Codificación del equipo:

 Permite una identificación, que lo establece en un área especifica, una matricula que se le asigna,
para poder generar las ordenes de trabajo correspondiente, la asignación de recursos, etc.

3. Dossier técnico:

 Incluye todo el material que contienen la información técnica de los sistemas que lo conforman
asi como los catalogos técnicos del fabricante con las especificaciones de la máquina y el estudio
de repuestos críticos o refacciones, recomendados con sus máximos y mínimos a mantener como
stocks en los almacenes, se incluye también el modo operativo recomendado para actividades de
reparación y puesta a punto del equipo.

4.Hoja de Vida:

Uno de los documentos más importantes de un modelo de gestión del mantenimiento, pero que
ha menudo se encuentra des-actualizado, por el ir y venir del personal de mantenimiento, el cuál
desde el inicio, no dejan plasmado la información propia de trabajo del equipo, el fabricante del
equipo, el modelo, las condiciones de instalación, el peso, la placa de identificación del equipo
donde se suministra la información eléctrica, neumática, hidraúlica, mecánica etc. Se incluyen los
equipos asociados y las áreas que cubre. Por lo general se incluye un registro de inervenciones.

Una vez cubiertos los item´s 1 al 4 el grupo de mantenimiento procede a crear el registro de
mantenimiento.

5. Plan de Mantenimiento Programado:

Es un registro donde queda plasmado las actividades de mantenimiento preventivo ( Aseo,

inspección, Ajuste ).

las actividades predictivas, detectivas, de lubricación y aseguramiento metrológico o calibración

del equipo.

Se define basado en las recomendaciones del fabricante y la experiencia de los profesionales de

mantenimiento, las frecuencias de mantenimiento a realizar, el estado del equipo, si el
mantenimiento a realizar está basado en una actividad sistemática o está basado en la condición.
se establece los valores límites a controlar por el profesional de mantenimiento, los repuestos
involucrados en la inspección; pero también es importante incluir las

actividades de seguridad a tener en cuenta ( Lockout -tagout ) considerando que el personal

técnico está obligado a utilizar la ficha de seguridad y ergonomía propia para realizar la actividad
garantizando la seguridad del personal técnico.
En este documento queda plasmado quien realiza la actividad y la duración de la actividad, la cuál
puede ser realizada por mantenimiento autónomo o por  los profesionales de mantenimiento,
según se tenga establecido en la fábrica.

La información registrada en la PMP, debe guiar tambien al personal técnico a usar fichas de
operación standard para ciertas actividades específicas, actividades que contiene el paso a paso a
realizar por los especialistas, los puntos claves y las razones de los puntos claves que garanticen las
condiciones de calidad y seguridad del equipo.

6. Gestión de competencias.

De nada sirve tener establecido un plan de mantenimiento programado, si no se tiene unas

competencias establecidas para realizar la actividad. la gestión de competencias indica los
conocimientos exigidos al personal técnico para que puede ejecutar la orden de trabajo.

la dirección de mantenimiento ha de establecer igualmente el Know - How, el nivel al que se

requiere llegar para que los especialistas alcancen el nivel de destreza que les permita acceder a
mantener las condiciones del equipo en disponibilidad, fiabilidad y mantenibilidad.

El nivel de destreza ha de ser establecido en un tablero de exigencias operatorias donde el

encargado del mantenimiento, sabe las debilidades y fortalezas del técnico y establece el
programa de formación necesario para llevar al técnico a las condiciones que exige el puesto de
trabajo en pos de mejorar  las actividades de diagnóstico y reparación de los equipos asignados a
su área.

7. Gamas o Fichas de operación standard.

Se podría tener los mejores técnicos en sistemas eléctricos, mecánicos, neumáticos, hidraúlicos
etc realizando

las actividades de limpieza, inspección y ajuste, pero lo harán todos de la misma manera? ó les
tomará el mismo tiempo para realizar la intervención?; es útil en este caso establecer las gamas o
fichas de operación donde el personal técnico pueda seguir un paso a paso detallado de las
actividades a realizar, esta actividad es llamada por los expertos en mantenimiento " La actividad
fundamental para garantizar la seguridad y la calidad del mantenimiento y del producto", es la
base de la estandarización de la actividad profesional, que muchas empresas no se atreven a
establecer y que dejan a criterio de los especialistas que en el tiempo se adueñan de la
información, que no la transmiten y que al no disponer de escuelas de formación, el SABER -
HACER queda en manos de unos pocos.

8. Gestión de repuestos críticos.

Un modelo de gestión de mantenimiento ha de establecer la cantidad de refacciones y/o

repuestos críticos que e deben tener como stock para el recambio al presentarse un
mantenimiento programado, los especialistas de mantenimiento basado en la experiencia y en el
historial del equipo definen o establecen los máximos y mínimos a mantener; según el estudio del
costo, se podría establecer si mantenerlo como stock o programarlo en el tiempo para que no se
vea afectado los presupuestos del departamento.

El mantenimiento moderno ha de trabajar en mantener al mínimo los costes de mantener los

equipos, exige un estudio detallado de los modos de fallo de los elementos componentes de los
diferentes sistemas, lo que cause que falle y las consecuencias presentes en los modos de fallo.
Este es un aspecto que tiene que estar incluido siempre en los reportes finales de gestión del
mantenimiento.

Con los items 1 al 7 definidos, se establece entonces en el programa de mantenimiento las

actividades preventivas, predictivas, detectivas, de lubricación y de aseguramiento metrológico
a incluir en el sistema de gestión; para generar en el período establecido, el mantenimiento a
realizar al equipo.

En consecuencia con la política de mantenimiento y una vez  establecido el programa, se generan

las ordenes de trabajo para empezar la otra fase del ciclo PHVA.

HACER. 

Es ejecutar el plan estratégico contempla: organizar, dirigir, asignar recursos y supervisar la

ejecución. Las órdenes de trabajo se clasificarían para 2 grupos en especial; las 
dirigidas al mantenimiento autónomo, con sus actividades de limpieza,inspección y ajuste, y las
dirigidas a los especialistas, cualquiera que sea el tipo de mantenimiento, todas las órdenes de
trabajo tienen como objetivo garantizar la Fiabilidad, la Disponibilidad, la Mantenibilidad, la
Calidad, La Seguridad, El Costo y el Plazo.

Mantenimiento Autónomo

Las órdenes de trabajo varían en función de la actividad específica, si la actividad es de limpieza,

inspección, ajuste y lubricación, se  combina la gestión de competencias con las gamas de
mantenimiento, donde se establece: el Qué. el Cómo, el Quién, el Cuando y el Donde.

En la búsqueda de evitar la degradación acelerada de la máquina, la orden de trabajo invita al

operario a encontrar y corregir las anomalías debido a las fugas de aceite, a la falta de presión, a
una variable por fuera o por debajo de los valores límites establecidos, las fallas debidas a la mala
concepción, utilización, lubricación  etc.
Como una anomalía puede volverse grande, la orden de trabajo trata las pérdidas potenciales para
no tener pérdidas importantes, bien sea una avería, una parada, un problema de calidad, un
retraso de la producción que afecte el plazo.

Sabemos poner remedio a fallos, pero toma su tiempo y este es caro …

Si no cambiamos nada, no tendremos jamás el fin. Tendremos siempre anomalías que generarán
más pronto que tarde fallos. Por lo tanto hay que cortar la alimentación de los fallos, y erradicar
las causas de aparición de las anomalías.

Para la explotación y manejo de la información del mantenimiento autónomo y su costo, se

registran: el tiempo que toma la intervención, los insumos, las refacciones o repuestos debido al
mantenimiento generado por el sistema establecido. La idea central entonces es empoderar cada
vez más al operario, para bajar la carga del mantenimiento preventivo, aumentando el
profesionalismo de los operarios con los útiles y herramientas establecidas.

Mantenimiento Preventivo

Las órdenes de trabajo generadas bajo esta modalidad, tiene la finalidad de intervenir el equipo
antes de que la falla ocurra, si bien el mantenimiento autónomo en cierta forma se adelanta a la
aparición de la falla; no obstante en esta modalidad los especialistas de mantenimiento ejecutan
acciones regulares para evitar modos de fallas que generen averías.

Prevenir es mejor que curar, reza el dicho; pués bien mediante la prevención en determinados
sectores como la aeronáutica, este modo de mantenimiento se sobrepone a todos los demás por
factores de seguridad,

además de las condiciones de funcionamiento y ambientales que  influyen en el deterioro de los

equipos. Esto conduce a la existencia de dos situaciones.

Al igual que en el mantenimiento autónomo, las actividades del mantenimiento preventivo en las
órdenes de trabajo se incluyen en el plan de mantenimiento programado para una mayor
simplicidad en la sustitución de las piezas, para reducir los costos de las fallas  y para garantizar la
seguridad del personal y el buen funcionamiento de máquinas y equipos.

Se detalla en la ejecución de la orden de trabajo, el intervalo de tiempo, el cuál los mismos

especialistas basados en la experiencia determinan si esta muy cerca del fallo que ocasiona una
parada del equipo o si por el contrario se puede ampliar en el tiempo la inspección preventiva; lo
cual a la larga, se traduce en una reducción de los costos de mantenimiento, una reducción en
horas-hombre de la actividad preventiva y garantiza poder aumentar la disponibilidad el equipo.

Mantenimiento Predictivo.

Bajo esta modalidad las intervenciones generadas en la orden de trabajo toman lugar si cierta
condición es alcanzada. una caracteristica propia de esta actividad es monitorear variables que
representan el estado de funcionamiento del equipo, manteniendolos en operación sin que se
afecte el proceso de producción.
Se parte del hecho que el mantenimiento predictivo esta basado en una situación real del equipo y
de una verificación del estado por medio de una medición y monitoreo de parámetros dentro del
marco de unos valores límites, establecidos para el elemento a medir.

Conforme a las características del equipo, la dirección de mantenimiento define el tipo de análisis
predictivo existentes, bien sea por termografía, análisis de vibraciones, análisis del aceite de la
máquina y su  viscosidad, valores acústicos, ácidez, monitoreo de partículas etc.

Lo predictivo podría enmarcarse en situaciones de emergencia,urgencia,programadas o

sencillamente por observación.

Para algunos el mantenimiento predictivo es costoso, pero las consecuencias de no hacerlo

pudiera ser mucho más, teniendo en cuenta el costo-beneficio, se plasma en la orden de trabajo el
tiempo de la intervención, los insumos y elementos utilizados, para una evaluación posterior del
costo de este mantenimiento, dado que es una actividad especial, quien lo realiza también tiene
un alto grado de conocimiento, lo que hace más costoso la actividad predictiva.