PROCEDIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS

ELABORADO POR: Jefe de Recursos Humanos

REVISADO POR: Coordinador de Calidad

APROBADO POR: Rector

APROBADO POR: Director Administrativo

Fecha de Aprobación: 28/05/2014

 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 2 DE 8
HUMANOS

1. OBJETIVO
Proporcionar y gestionar de manera idónea el personal competente para el desarrollo
de las actividades, garantizando buenas condiciones de trabajo y desarrollo
profesional a los empleados del CBC.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para todo el personal que labora y próximo a
laborar en el Colegio Británico de Cartagena.

3. DEFINICIONES
 Motivación: Estímulo que mueve a la persona a realizar determinadas acciones
y persistir en ellas para su culminación. Este término está relacionado con
voluntad e interés.
 Perfil: Requisitos exigidos de formación, características psicosociales, habilidades
y experiencia para un determinado cargo.
 Inducción: Es la adaptación y ambientación inicial del nuevo trabajador a la
empresa y al ambiente social y físico donde va a trabajar.
 Calificación: Método para aprobar y garantizar la eficacia de la capacitación y
entrenamiento, para asegurar que las personas están listas para realizar una
operación o desempeñar un cargo.
 Capacitación: Actividades de instrucción y aprendizaje destinadas para mejorar
el conocimiento del personal de acuerdo con su entorno.
 Competencia: Prueba del personal, para desempeñar un cargo conforme a unos
estándares y políticas.
 Evaluación de Desempeño: Son los pasos a seguir para valorar el rendimiento
de cada miembro de la organización, con la finalidad de establecer estrategias
para la solución de problemas, motivar a los trabajadores y fomentar su
desarrollo personal.
 Evaluación de Habilidades: Son técnicas e instrumentos que tratan de verificar
el grado de aprendizaje logrado por los miembros de la organización. Este
aprendizaje se puede situar a nivel conceptual (conocimientos) o a nivel
comportamental (habilidades).

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001:2008
 GTC 200
 Ley 100 de 1993 (Sistema de Seguridad Social Integral)
 Reglamento Interno de Trabajo
 Manual de Funciones y Perfiles del Cargo
 Manual de políticas
 Procedimientos observación de clase
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 3 DE 8
HUMANOS

5. CONTENIDO

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

1. Definición del perfil Perfil del cargo Jefe de
Recursos
Establecer los perfiles de cada cargo existente en la Humanos,
empresa, en caso de la creación de nuevos cargos se Rector,
le define el perfil de inmediato y se incluye en el Director
Manual de funciones y perfiles del cargo. Administrativo.

2. Identificación de necesidades de recurso Requisición de Jefe de

humano Personal Sección,
Director
La identificación de necesidades de personal para un Administrativo.
determinado proceso del CBC, se inicia con la
identificación del requerimiento por parte del Jefe de
Sección, el cual hace la respectiva solicitud o
requisición al Jefe de Recursos Humanos y éste pide
aprobación al Director Administrativo.

3. Convocatoria Convocatoria, Jefe de

Formato “Hoja Recursos
Para el área Administrativa se realiza una convocatoria de vida” de la Humanos
y selección del personal idóneo para el cargo. pagina Web
del CBC.
Para el área académica, el Jefe de Recursos Humanos Anotación de
publica convocatoria que puede ser por los siguientes llamada
medios: telefónica a
instituciones o
 En la prensa local, nacional y/o internacional. a referidos en
 En la Página Web del Colegio Británico, se destina la carpeta del
un link llamado “oportunidades laborales” que empleado y/o
permite el acceso de los interesados en la docencia correo
del CBC. El aspirante diligencia el formato “Hoja electrónico.
de vida” publicado en la página. Una vez
diligenciado, esta información llega a manera de
notificación a la Jefe de Recursos Humanos
 A instituciones y/o referidos

4. Preselección Hojas de vida. Jefe de

Anotación en Recursos
La pre-selección del personal en general (docente, la carpeta del Humanos,
administrativo y Personal de Aseo y Mantenimiento) se empleado Jefe de
hace con base en el perfil del cargo vacante. llamada Sección.
El Jefe de Sección revisa las hojas de vida y las telefónica y/o
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 4 DE 8
HUMANOS

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

socializa con el Rector y/o Director Administrativo.envío de email
para citación a
El Jefe de Sección envía los nombres de los entrevista
preseleccionados al Jefe de Recursos Humanos, quien
los citará a entrevista.

5. Selección Anotación en Jefe de

la carpeta del Recursos
Para la selección del candidato adecuado, se siguen empleado las Humanos,
los siguientes pasos: observaciones Coordinador
de la de Nivel,
Si es un docente y se encuentra en la ciudad, se entrevista, Jefe de
entrevista personalmente, se aplica una prueba Formato de Sección,
psicotécnica y siempre que se pueda, se le invita a entrevista Consejero de
desarrollar una clase. Pruebas Nivel.
Psicotécnicas,
Si es un docente que se encuentra fuera del país, se le Formato de
hace una entrevista personal, telefónica o vía virtual. Verificación de
referencias.
Si es administrativo o de aseo y mantenimiento, se Formato de
entrevista personalmente y se aplica una prueba entrevista
psicotécnica.

El Jefe de Sección informa al Jefe de Recursos

Humanos el candidato seleccionado para verificar
referencias.

Para personal que haya trabajado en la institución no

se requiere de entrevistas ni pruebas psicotécnicas.

6. Vinculación y contratación del personal Afiliaciones a Jefe de

Seguridad Recursos
Después de verificadas las referencias del candidato y Social y Caja Humanos,
con la autorización del Director Administrativo y/o de Director
Rector, el Jefe de Recursos Humanos comunica al Compensación, Administrativo,
candidato sobre su selección y se confirma su interés Contrato Rector.
en el cargo. En caso de ser afirmativo se procede a
realizar la contratación del candidato.

Se realizan las afiliaciones pertinentes, adjuntándolos

a la hoja de vida con soportes debidamente
legalizados.
Se firma y acepta el contrato laboral.
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 5 DE 8
HUMANOS

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

7. Inducción y reinducción Formato de Jefe de
Inducción Recursos
Una vez es contratado el personal, se realiza inducción general a Humanos,
general de la institución y de las instrucciones empleados
necesarias para la ejecución de sus funciones.
Remitirse al Manual de Políticas, Sección 4, Recursos
Humanos, numeral 4.6 Inducción.

8. Entrega de Dotación Formato Jefe de

entrega de Recursos
Cuando se realiza el ingreso de un nuevo empleado, el dotación Humanos,
Jefe de Recursos Humanos le informa que la entrega Jefe de
de material para el uniforme la hace el Jefe de Compras y
Compras y Almacén, quien le entregará el “Formato Almacén
entrega de dotación” para que lo firme como
constancia de recibido.

9. Identificación de necesidades de Evaluación de Jefe de

capacitación y/o entrenamiento Eficacia de la Recursos
Formación. Humanos,
La identificación de las necesidades de capacitación se Formato de Jefe de
detectan por diferentes medios como: observación de Sección
 Observación: evidencias de trabajo deficiente, clases.
correcciones de trabajo repetitivas.
 Evaluaciones de desempeño: realizadas al personal
subalterno, establecidas de acuerdo con los
requerimientos de la empresa.
 Solicitud directa del personal.
 Resultado de las auditorías internas.
 Modificación de procesos, tareas, software o
equipos: cuando el personal de la empresa le sean
asignadas tareas diferentes a las realizadas,
utilización de equipos nuevos y/o software que
exijan entrenamiento para el buen desempeño del
cargo.
 Otros como relaciones interpersonales deficientes,
falta de cooperativismo, y errores en el servicio.

Programa de Jefe de
10. Capacitación y entrenamiento:
Capacitación Recursos
Anualmente se realiza un programa general de
Humanos.
capacitación y/o entrenamiento, de igual forma los
jefes de cada proceso puede hacer la solicitud cuando
Jefes de
haya necesidad de formación.
Sección
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 6 DE 8
HUMANOS

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

11. Planeación de la Capacitación y/o Comunicación Jefe de
entrenamiento entre las Recursos
entidades Humanos,
Determinar y obtener los recursos, tanto internos capacitadoras Jefes de
como externos, para desarrollar cada tema y el CBC. Sección.
(capacitadores, equipos, materiales, etc.), definir el Constancia de
lugar, fecha, horario y duración de la capacitación y/o fecha de la
entrenamiento según las necesidades del instructor y capacitación
el funcionamiento normal de la empresa. en el programa
de
capacitación
12. Ejecución de la capacitación y/o Registro de Instructor,
entrenamiento Asistencia y/o Jefe de
Certificados. Sección.
Teniendo en cuenta lo planeado se realiza la
capacitación y/o entrenamiento.

Se diligencia por parte del instructor y participantes el

registro asistencia a capacitación y se emiten los
certificados si es necesario, los cuales se adjuntan a la
hoja de vida del participante.

13. Evaluación de las capacitaciones Evaluación de Instructor,

la eficacia de Jefe de
Para evaluar la eficacia de las capacitaciones se puede la formación. Sección.
utilizar una de las siguientes técnicas:

 Oral: se hacen preguntas durante y/o al final de la

charla para retroalimentar la información brindada.
 Escrita: se hace un examen en donde se
cuestionan los temas tratados en la charla.
 Práctica: se observa si la persona está
implementando la teoría impartida en la charla, en
su rutina de trabajo.

O teniendo en cuenta la observación de los jefes de

cada proceso del SGC, quienes informaran si se
cumplieron los objetivos de capacitación y/o
entrenamiento.

14. Evaluación del personal Observación Jefe de

de Clases, Sección.
Esta actividad se efectúa para verificar el desempeño Evaluación de
del personal y es aplicada por parte del Jefe de Desempeño.
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 7 DE 8
HUMANOS

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE

Sección a sus colaboradores.

Para la evaluación del Profesor ver el procedimiento de

observación de clases en los procedimientos de
Gestión Académica.

La evaluación del personal administrativo y de aseo y

mantenimiento es una vez al año.

Estas evaluaciones se realizan para verificar que se

esté cumpliendo con los objetivos y las funciones del
cargo.

15. Calificación del personal Calificación de Jefe de

la Evaluación Sección,
Para los docentes ver procedimiento de observación Director
de clases. Administrativo.

En el caso del personal Administrativo y Aseo y

Mantenimiento las realiza el jefe de sección y los
resultados los analiza junto con el Director
Administrativo.

16. Actualización de la hoja de vida Formato único Jefe de

de Hoja de Recursos
Al inicio de cada año escolar se realiza la actualización Vida Humanos
de las hojas de vida de cada uno de los empleados de
la institución, para garantizar la integridad,
disponibilidad de esta información al momento de ser
requerida.

6. ANEXOS
 Requisición de personal.
 Convocatoria.
 Formato “Hoja de vida” de la pagina Web del CBC.
 Hojas de vida.
 Verificación de referencias.
 Formato de entrevista.
 Pruebas psicotécnicas.
 Formato de observación de clases.
 Afiliaciones a Seguridad Social y Caja de Compensación.
 Contrato Firmado.
 VERSIÓN: 04
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS
FECHA:
HUMANOS
28/05/2014
PROCEDIMIENTO DE RECURSOS PÁGINA 8 DE 8
HUMANOS

 Formato de Inducción.
 Formato entrega de dotación
 Programa de Capacitación.
 Registro de Asistencia.
 Evaluación de Eficacia de la Formación.
 Registro de asistencia y/o Certificados
 Observación de Clases.
 Evaluación de Desempeño.
 Calificación de la Evaluación.
 Formato único de Hoja de vida.
 Formato de Verificación de Referencias.

7. ACTUALIZACIONES

FECHA DE PARTE MODIFICADA NUMERO DE MODIFICACIONES

MODIFICACION VERSION
01/08/2011 Aprobación procedimiento 01 No aplica
10/01/2012 Actividad 3 02 Ingreso herramienta de
oportunidades laborales
25/11/2013 Actividad 5 03 Formato de Entrevista
25/11/2013 Actividad 5 03 Formato de verificación
de referencias laborales
28/05/2014 Cambio registro de 04 Formato único de hoja de
actividad 16 vida

Jefe de Recursos Humanos Coordinador de Calidad y/o Rector y/o Director

Representante de la Administrativo
Dirección