ALCALDIA DE POPAYÁN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

PROCESO: TECNOLOGIA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

OBJETIVO DEL PROCESO REPONSABLE DEL PROCESO

Asesorar en materia de articulación, coordinación y supervisión para impulsar el fortalecimiento de la entidad mediante la
aplicación y uso de las tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como factor estratégico para el desarrollo del gobierno
en línea, la prestación de mejores servicios a la ciudadanía, la consolidación de un municipio digital y la construcción de una Jefe de la oficina asesora de las TIC
sociedad del conocimiento, ampliando y profundizando los procesos de participación ciudadana y de democratización de la
información.

ALCANCE DEL PROCESO GESTOR DEL PROCESO

Inicia con el diagnostico de las necesidades de infraestructura informática y las políticas de las Tecnologías de la información y las
Comunicaciones y termina con la implementación de los planes y estrategias de las Tecnologías de la Información y la Lideres de subproceso
Comunicación.

1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)

ETAPAS

PROVEEDOR ¿QUIEN
ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA
SUMINISTRA?

Realizar análisis de las necesidades de infraestructura informática

Procesos del SIGMC Necesidades informáticas P Diagnostico
para la apropiación de las TIC

Proceso de Direccionamiento y
Plan de desarrollo municipal,
Planeación Estratégica, Proceso de P Elaborar el plan de acción anual Plan de acción
presupuesto
Gestión Financiera

Proceso Recursos físicos, Proceso

Inventario del parque Plan de mantenimiento
Tecnología de Información y P Elaborar el plan de mantenimiento preventivo
tecnológico preventivo
Comunicación

Lineamiento sobre la
Ministerio de las Tecnologías de la
estrategia de gobierno en
Información y las Comunicaciones
línea
Plan de acción para gobierno en
P Elaborar el plan de acción para gobierno en línea
línea

SUBPROCESO: SERVICIOS TECNOLOGICOS

Proceso Gestión de Recursos físicos,

Inventario del parque
Proceso Tecnología de Información y H Administrar la red interna de la entidad Reporte de monitoreo de red
tecnológico
Comunicación

Reporte electrónico de atención

Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Realizar el soporte técnico a los usuarios tecnológicos de la entidad
y cierre de solicitud

Proceso Tecnología de Información y Plan de mantenimiento Formato de recibido a

H Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo
Comunicación preventivo satisfacción

Parque tecnológico en optimas

Proceso Gestión de Recursos físicos, condiciones (Reporte electrónico
Inventario del parque
Proceso Tecnología de Información y H Administrar el parque tecnológico de la entidad de atención y cierre de solicitud,
tecnológico
Comunicación Formato de recibido a
satisfacción)

SUBPROCESO: PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA

Ministerio TIC, Proceso Tecnología de
Información y Comunicación, Proceso Resultado de la Evaluación de la
Plan de acción para gobierno
Direccionamiento y Planeación H Ejecutar el plan de acción para gobierno en línea ejecución del plan de acción
en línea, Presupuesto
Estratégica, Proceso de Gestión realizada por el MINTIC
Financiera

Ministerio de las Tecnologías de la

Convocatorias MINTIC,
Información y las Comunicaciones, H Elaborar proyectos de acuerdo a las convocatorias del Ministerio TIC Proyectos Elaborados
Presupuesto
Proceso Gestión Financiera

Reporte electrónico de atención

Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Gestionar servicios del portal web de la entidad
y cierre de solicitud

SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

Proceso Tecnología de Información y Políticas de seguridad

H Gestionar la seguridad informática de la entidad Reportes de seguridad
Comunicación informática

Políticas de operación de los Reportes del estado del cada

Proceso Tecnología de Información y
servidores, Actividad de cada H Administrar servidores y bases de datos servidor, reporte del tamaño de
Comunicación
servidor las bases de datos

Apoya la elaboración y ejecución de proyectos relacionados con

Procesos del SIGMC Solicitudes H Proyectos Elaborados
tecnología

Proceso Tecnología de Información y
Comunicación
Informe de seguimiento y
Resultados del proceso,
V Realizar seguimiento y medición al proceso, productos o servicios resultados de la medición de los
Procedimientos, indicadores
indicadores

Proceso Tecnología de Información y Herramienta de evaluación Consolidación de resultados de

V Evaluar la satisfacción de los usuarios tecnológicos de la entidad
Comunicación (Formato de encuesta) la encuesta

Informe de seguimiento y
Proceso Tecnología de Información y
evaluación, Informes de A Elaborar plan de mejoramiento del proceso Plan de Mejoramiento
Comunicación
Auditoria

Proceso Tecnología de Información y Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del Acciones preventivas,
Plan de mejoramiento A
Comunicación proceso correctivas y de mejora

2. APORTE ESTRATEGICO DEL PROCESO

OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO

1. Mejorar Continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema Integrado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C)
2. Garantizar la Satisfacción de la Comunidad
4. Contar con el apoyo Humano Competente, la logística y Tecnologías necesarias para el cumplimiento de la Misión
5. Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado
6. Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los procesos misionales de la alcaldía de Popayán
7. Incrementar la participación de la Comunidad en la medición del cumplimiento de la realización de Proyectos que deben ejecutar los procesos de la Alcaldía de Popayán

3. PARAMETROS DE MEDICION
INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE DE LA MEDICION

Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo Eficacia Jefe de la oficina asesora de las TIC

Soporte Técnico a usuarios tecnológicos Eficacia Jefe de la oficina asesora de las TIC
 Seguridad y continuidad de la información Eficacia Jefe de la oficina asesora de las TIC

Plan de acción para gobierno en línea Eficacia Jefe de la oficina asesora de las TIC

4. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE DEL CONTROL

Seguimiento permanente a la gestión de

Verificación de la respuesta a las PQRS, en los términos normativos. Líder de proceso
respuestas a través del Programa ORFEO

Entrega de informes a entes de control y/o Gestión de control interno, en los

Revisión cronograma Líder de proceso
términos establecios.

Cumplimiento del plan de mejoramiento establecido Acciones de mejora reportadas Líder de proceso

Empleo de procedimiento de producto no conforme y de auditoría interna No. de productos no conformes reportados Líder de proceso

5. POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

Los equipos tecnológicos son administrados y supervisados de acuerdo a las políticas de la misma que se ajustan al ámbito laboral

Los equipos tecnológicos deben ser supervisados por el personal administrativo o usuarios a quien le fue asignado y que hace parte de su inventario

Cualquier problema que ocurra con los equipos tecnológicos deberá ser reportado al proceso tecnologías de la información y las comunicaciones

Se atenderán los requerimientos de soporte únicamente a los equipos pertenecientes al parque informático de la entidad

No se atenderán solicitudes de soporte técnico sin que el usuario haya cerrado los soportes técnicos ya atendidos

Todo requerimiento de soporte técnico deberá solicitarse únicamente a través del Sistema de Información

Se hace responsable de mantener el 99,97% operativas las plataformas de servicios web e internos de la entidad

Cada usuario tecnológico de la entidad será responsable de la gestión de usuarios y contraseñas entregadas para su uso, de acuerdo a sus funciones.

Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben usar cuentas de correo institucionales en el ejercicio de sus funciones

Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben propender por la aplicación de la política de cero papel

Todo funcionario y contratista deberá ser notificado para ser usuario tecnológico de la entidad y acceder a los servicios que la entidad ofrece

La asignación de servicios y privilegios tecnológicos se realizaran de acuerdo a las necesidades identificadas por los jefes de área

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS 7. REQUISITOS 8. RECURSOS

DOCUMENTOS ISO 9001 FISICOS

4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1., 5.5.2.,
5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2
F - DPE - 115 - 01 Listado Maestro de Documentos Oficina, Computador, Muebl
F - DPE - 115 - 04 Listado Maestro de Documentos Externos NTCGP 1000 Sistemas de Informa

4.1., 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.1, 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1.,
5.5.2., 5.6.,6.2.1., 6.2.2., 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.

REGISTROS MECI HUMANOS

1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1,
F - DPE - 115 - 02 Listado Maestro de Registros Un asesor, Personal co
2.2.1, 2.3.1, 3.

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

OD - GJ - 180 - 01 Normograma

10. RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS
ELABORACIÓN REVISION APROBACIÓN

Maria Isabel Calderon Carlos Andres Muñoz Calambas Maria Isabel Calder
JEFE OFICNA DE TIC COORDINADOR SIG MECI-CALIDAD LIDER DEL PROCE
 C - TIC-102 -02

Versión 02

N Página 1 de 1

REPONSABLE DEL PROCESO

Jefe de la oficina asesora de las TIC

GESTOR DEL PROCESO

Lideres de subproceso

RECEPTOR
SALIDA
¿QUIEN RECIBE?

Proceso de Direccionamiento y
Diagnostico
Planeación Estratégica

Proceso de Direccionamiento y
Plan de acción
Planeación Estratégica

Plan de mantenimiento
Procesos del SIGMC
preventivo

Proceso Tecnología de Información y

n de acción para gobierno en Comunicación, Proceso de
línea Direccionamiento y Planeación
Estratégica

eporte de monitoreo de red Procesos del SIGMC

porte electrónico de atención

Usuarios tecnológicos de la entidad
y cierre de solicitud

Formato de recibido a Proceso Tecnología de Información y

satisfacción Comunicación

rque tecnológico en optimas

diciones (Reporte electrónico
atención y cierre de solicitud, Procesos del SIGMC
Formato de recibido a
satisfacción)
sultado de la Evaluación de la
Proceso Tecnología de Información y
jecución del plan de acción
Comunicación
realizada por el MINTIC

Proyectos Elaborados Min TIC

porte electrónico de atención

Usuarios tecnológicos de la entidad
y cierre de solicitud

Reportes de seguridad Procesos del SIGMC

eportes del estado del cada Proceso Tecnología de Información y

rvidor, reporte del tamaño de Comunicación, Todos los procesos del
las bases de datos SIGMC

Proyectos Elaborados Procesos del SIGMC

Proceso Tecnología de Información y

Informe de seguimiento y
Comunicación, Proceso Gestión de control
ultados de la medición de los
interno, Proceso Gestión de mejora
indicadores
continua

Proceso Tecnología de Información y

nsolidación de resultados de Comunicación, Proceso Gestión de control
la encuesta interno, Proceso Gestión de mejora
continua

Proceso Tecnología de Información y

Comunicación, Proceso Gestión de control
Plan de Mejoramiento
interno, Proceso Gestión de mejora
continua

Acciones preventivas, Proceso Tecnología de Información y

correctivas y de mejora Comunicación

Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C)

ento de la Misión

día de Popayán
utar los procesos de la Alcaldía de Popayán

FRECUENCIA DE MEDICION

Anual

Trimestral
 Mensual

Anual

REGISTRO

Informes del sistema ORFEO

Control correspondencia

Control de acciones correctivas

Control de acciones correctivas y preventivas

reportadas

ajustan al ámbito laboral

y que hace parte de su inventario

ormación y las comunicaciones

mático de la entidad

os ya atendidos

Información

os de la entidad

u uso, de acuerdo a sus funciones.

cicio de sus funciones

a de cero papel

ervicios que la entidad ofrece

das por los jefes de área

8. RECURSOS
FISICOS

Oficina, Computador, Muebles, Internet

Sistemas de Información

HUMANOS

Un asesor, Personal contratista

APROBACIÓN

Maria Isabel Calderon

LIDER DEL PROCESO