PR-GI-01

ELABORACIÓN Y CONTROL DE VERSIÓN: 01

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1. OBJETIVO.

Indicar las directrices para elaborar y controlar los documentos y registros que
integran el Sistema de Gestión de la Calidad de Empresa

2. ALCANCE.

Los lineamientos establecidos en el presente documento deben ser aplicados en

su totalidad a los diferentes tipos de documentos que hacen parte de la compañía
involucrados en el Sistema Integrado de Gestión, por todo el personal de la
empresa

3. RESPONSABLES.

3.1 GERENTE: Responsable de apoyar y promover el control de documentos

como parte del cumplimiento del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la
empresa.

3.2 ANALISTA DE SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTIÓN: Es el encargado

de mantener el control documental de los Sistema Integrado de Gestión.

4. DEFINICION

4.1 ANEXO: Sección de información adicional que amplía la información de un

documento. Puede presentar formatos particulares como gráficas, tablas, tipos de
plantillas de registros entre otros.

4.2 CONTROL DE CAMBIOS: Es un conjunto de medidas que se toman para

regular la preparación, revisión, aprobación, publicación, distribución, acceso,
almacenamientos, seguridad, alteración, cambio, retiro o disposición de
documentos.

4.3 COPIA CONTROLADA: Son los documentos utilizados por el personal en

los cuales se requiere control de los cambios y el control de la distribución de las
versiones físicas. No puede reproducirse parcial ni totalmente sin autorización del
Analista de Sistemas Integrados de Gestión.

4.4 COPIA NO CONTROLADA: Es aquella copia que se emite con fines

informativos, o de entrenamiento y que no va a ser actualizada cuando existan
modificaciones.

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4.5 DOCUMENTO: Información y el medio en el que está contenida.

4.6 ESTRUCTURA DOCUMENTAL: Representa la jerarquía de los
documentos que se definen para el Sistema Integrado de Gestión.

4.7 FLUJOGRAMA: Es una herramienta utilizada para representar la secuencia

e interacción de las actividades del proceso.

4.8 FORMATO: Es una herramienta utilizada para la recopilación de

información.

4.9 INSTRUCTIVO: Es un documento que se utiliza para describir actividades

específicas y que requieren de mayor descripción.

4.10 MANUAL: Es un documento que recoge los aspectos básicos y esenciales

para el funcionamiento de la empresa.

4.11 OBSOLETO: Significa que el documento ya no se encuentra dispuesto para

su uso.

4.12 PROCEDIMIENTO: Documentos que se utilizar para describir las

actividades de un proceso.

4.13 REGISTRO: Documento que presenta los resultados obtenidos o

proporciona evidencia de las actividades realizadas

4.14 REVISIÓN: Significa que el documento se encuentra dispuesto para

revisión y modificación por parte de los responsables del control documental antes
de aprobarlo y divulgarlo.

4.15 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: Es una herramienta que le permite

planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la
misión de la empresa, a través de la prestación de servicios con altos estándares
de calidad.

4.16 VERSIÓN DE DOCUMENTO: Significa que el documento ha tenido una

actualización, edición o cambio con respecto a una versión anterior.

4.17 VIGENTE: significa que el documento se encuentra disponible para su uso.

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5. GENERALIDADES.

5.1 Estructura documental del Sistema Integrado de Gestión

Plan
estra
tégic
o

Manual del Sistema

Integrado de Gestión

Caracterización de procesos, Mapas

de riesgos, Mecanismos de
seguimiento y medición

Procedimientos, Planes, Programas, Proyectos,

Matrices, Otros Manuales

Instructivos, Documentos externos

Formatos; Registros

5.2 Creación, modificación o eliminación de documentos

Para la creación, modificación o eliminación de documentos se debe diligenciar el

formato FO-GI -02. Cabe resaltar que los documentos entran en vigencia una vez
estén aprobados, divulgados y distribuidos, con esto se garantiza el uso de
versiones vigentes y pertinentes del Sistema Integrado de Gestión de EMPRESA

Para los documentos nuevos o que requieran de modificaciones o actualizaciones

se debe considerar lo siguiente:

5.2.1 Para Empresa la fecha se relaciona como: dd-mm-aaaa.

5.2.2 La documentación se realiza en tiempo imperativo o impersonal. Nunca
en futuro o personal.
5.2.3 La numeración de títulos y subtítulos será en sistema arábigo de
números hasta el cuarto nivel, en adelante para las demás divisiones se
utilizarán viñetas.

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Ejemplo de numeración:

Nivel 1 1.
Nivel 2 1.1.
Nivel 3 1.1.1.
Nivel 4 1.1.1.1.
Nivel 5 

5.2.4 El tipo de letra a usar para documentos oficiales del Sistema Integrado
de Gestión es Arial y el tamaño de la letra 12, las márgenes y títulos no
tienen restricción alguna siempre y cuando sus dimensiones no afecten
la legibilidad del documento.
5.2.5 La documentación se debe redactar en forma clara y sencilla, en
lenguaje coherente con la actividad descrita.
5.2.6 En caso de emplearse símbolos y abreviaturas se utilizarán las
internacionalmente conocidas.
5.2.7 Mantener la homogeneidad entre los conceptos y los términos utilizados.
5.2.8 Se puede utilizar cualquier tamaño de papel.
5.2.9 Las abreviaturas que se emplearán en la documentación del Sistema
Integrado de Gestión de Empresa son:
 SIG: Sistema Integrado de Gestión
 CCAA: Certificado de capacidad de Acondicionamiento y
Almacenamiento
 N.A.: No Aplica
5.2.10 En caso de emplearse tablas e ilustraciones, están deben enumerarse.
5.2.11 Todos los documentos inician con la versión 01.
5.2.12 Los documentos externos: son documentos de apoyo al SIG que
ingresan a la empresa por parte de los clientes, proveedores o partes
interesadas.
5.2.13 Los anexos se identifican con números arábigos y se controlan como
parte del documento al que pertenecen y no como otro documento.
5.2.14 Los documentos modificados, requieren una nueva versión, por la tanto,
deben tener historial de cambios con la información correspondiente a
los cambios realizados en el documento.

5.3 Control de documentos y registros

Es responsabilidad del Analista de Sistema Integrados de Gestión mantener la

documentación actualizada en físico y digital. La documentación del Sistema
Integrado de Gestión se refleja en el Listado Maestro de Documentos.

La documentación en físico y digital debe almacenarse de forma organizada,

separada y de fácil acceso.

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

6.1 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES PARA LA CREACIÓN,

MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Identificar la necesidad para crear,
modificar o eliminar un documento
de su proceso.

Si es para creación y modificación,

se debe tener en cuenta el anexo 1
y 2.
Identificar la
necesidad de Con el documento elaborado o Correo
creación, modificado en versión editable, se electrónico con
Responsable
1. modificación diligencia el formato FO-GI-02 solicitud de
del proceso
o eliminación Solicitud de creación, modificación o creación de
de eliminación de documento, llenado documento
documentos los campos pertinentes, igualmente
para el caso de eliminación.

La solicitud y el documento debe

ser notificada al Analista de
Sistemas Integrados de Gestión,
enviándola a través de un correo
electrónico.
2. Revisión de la Recibida la notificación, el Analista Analista de NA
solicitud y del de Sistemas Integrados de Gestión Sistemas
documento revisar la solicitud para crear, Integrados de
modificar o eliminar el documento Gestión
teniendo en cuenta los estándares
establecidos en este procedimiento.

En caso de no cumplir con alguno

de los estándares comunicar al
responsable del proceso para que
realice los respectivos ajustes.

Para la elaboración de documentos

seguir con la actividad 3, de lo
contrario pasar a la actividad 4.

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Codificar Asignar el código del documento de Documento

3.
documento acuerdo con el anexo 3. codificado
Registrar la información en el listado
Actualizar el
Maestro de documentos y registros, Listado Maestro
Listado
actualizando la inclusión del de Documentos
4. Maestro de
documento o si presenta una nueva y Registros
Documentos
versión o si se eliminó de la Actualizado
y Registros
documentación.
Identificar el La identificación de los estados de
5. estado del los documentos del SIG se realiza NA
documento según el anexo 4.
 La divulgación de la primera
versión de un documento se realiza
a los trabajadores correspondientes,
a través de una socialización de la
cual queda registro el formato de
Divulgación de documentos FO-GI-
03. Todos los formatos se
socializarán mediante correo
electrónico.
 La divulgación de las
actualizaciones de los documentos
se realiza por lectura del
documento.
Documento
Divulgación  La eliminación de documentos
Responsable divulgado
6. del también se debe informar al
del proceso Registros de
documento personal de la empresa, esta
divulgación
notificación puede realizarse solo
por correo electrónico.
 Cuando el personal está en
proceso de inducción, los
procedimientos de Gestión Integral
son divulgados por lectura o
presentación y se realiza una
evaluación que abarque todos los
temas tratados.
 La lectura de los documentos
propios del cargo, son divulgados
como parte del proceso de
entrenamiento.
7. Distribución  Una vez aprobado el documento y Responsable Documento
del si se requiere distribuir copias del proceso distribuido
documento controladas, este se entrega al líder Registros de

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del proceso correspondiente y su

registro se realiza en el formato FO-
GI-04 Distribución de documentos
 Cuando se actualice la versión de
un documento debe recogerse la
copia controlada correspondiente a distribución
la versión anterior, entregar la
nueva y destruir la obsoleta dejando
el registro de esta actividad en el
formato de FO-GI-04 Distribución de
documentos

6.2 CONTROL DE DOCUMENTOS

6.2.1 La modificación de los documentos se realiza cada vez que sea necesario,
es decir, cuando se modifica la metodología de trabajo. Las modificaciones
generan el cambio del número de versión del documento y actualización del
“Listado maestro de documentos” FO-GI-01, (este se lleva de forma digital
en la carpeta de aseguramiento de calidad). En el formato se encontrará el
listado maestro de documentos por tipo de documento y en hojas
diferentes.
6.2.2 Se realiza análisis de viabilidad en la tenencia, cambio o adaptación de
formatos, anexos, instructivos, manuales, procedimientos, cada cinco (5)
años contados a partir de la fecha de aprobación de la última versión
vigente.
6.2.3 El tiempo de conservación de los documentos y registros es de seis (6)
años, después de ese periodo se destruyen y se genera un acta de
destrucción.
6.2.4 Los documentos originales del SIG deben almacenarse en carpetas en
lugares separados del piso en repisas o archivadores.

6.3 DOCUMENTOS EXTERNOS

6.3.1 MANUFACTURAS LUCOLDI S.A.S considera documentos externos a todos

aquellos que provengan de los clientes, normatividad, utilidad, manuales,
entre otros que suministren información relevante para el funcionamiento de
la empresa.

6.3.2 Los documentos externos que ingresen a la empresa se registran en el

Listado maestro de documentos FO-GI-01 (Hoja documentos externos),
excepto los informes de calibración de los instrumentos, que se incluirán en
la hoja de vida de cada uno de ellos.

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6.3.3 Los documentos normativos se identifican como obsoletos una vez se tenga
una versión actualizada de los mismos.

6.4 REGISTROS

6.4.1 La elaboración de los registros es responsabilidad del personal asignado en

el proceso y corresponde al diligenciamiento de los formatos establecidos
en el SIG para dicho proceso.

6.4.2 Manufacturas LUCOLDI S.A.S emplea formatos para el diligenciamiento de

la información.

6.5 DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS

6.5.1 El diligenciamiento de los formatos debe cumplir con las buenas prácticas
documentales:

6.5.1.1 Puntual. El diligenciamiento de la información debe realizarse en el

momento de ejecución de la actividad.
6.5.1.2 Cierta. La información diligenciada corresponde a lo que realmente
ocurrió.
6.5.1.3 Directa. Diligenciada en el formato correspondiente.
6.5.1.4 Completa. Que contenga toda la información requerida sin espacios en
blanco.
6.5.1.5 Permanente. Para todo documento oficial, se usa esfero de color negro.
No se permite el uso de lápiz para la emisión de documentos oficiales
6.5.1.6 Consistente. Se realiza siempre de la misma forma.
6.5.1.7 Legible. Que no se preste para confusión o interpretación errónea.
Cuando sea necesario corregir un dato o información, se debe trazar una
línea diagonal sobre el dato o información errada, colocar el dato
correcto con fecha y firma de la persona que lo realiza. En el caso que el
espacio no sea suficiente colocar el dato correcto donde halla espacio.
6.5.1.8 Exacta. La información obtenida es la correcta.
6.5.1.9 Clara. Entendible para cualquier persona que la lea.

6.5.2 En el diligenciamiento de formatos, no se permite el uso de comillas para

repetir un dato, éste debe ser diligenciado tantas veces sea necesario. Para
fechas, firmas u horas que correspondan a varios datos, se permite trazar
una línea diagonal que cubra el inicio y el final de la información requerida y
sobre ella diligenciar la información.

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6.5.3 No se permite dejar espacios en blanco, si se llegasen a presentar se debe

utilizar la abreviatura N.A. (No Aplica) en cada uno de ellos o sobre una
línea diagonal que cubra el espacio en blanco y sobre ella dicha
abreviatura.

6.5.4 Para la emisión de certificados del Laboratorio de Calibración se debe

emplear la firma registrada, la cual deberá estar contenida en el formato de
Registro de firmas FO-GI-05.

6.5.5 CONTROL DE REGISTROS

6.5.5.1 Los registros generados durante el año en curso y del anterior se

archivan en la carpeta correspondiente a cada área separada por
proceso o por cliente si es un registro técnico y de acuerdo con la
cantidad de registros existentes se realiza el traslado al archivo inactivo.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 GTC-ISO/TR 10013
 NTC-ISO 9000.
 NTC-ISO/IEC 17025.
 Resolución 4002 de 2007

8. LISTADO DE ANEXOS Y FORMATOS

8.1 ANEXOS

8.1.1 ANEXO 1. ESTRUCTURA Y FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
8.1.2 ANEXO 2 RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y
REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG
8.1.3 ANEXO 3 CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG
8.1.4 ANEXO 4 IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

8.2 FORMATOS

8.2.1 FO-GI-01 Listado maestro de documentos y registros

8.2.2 FO-GI-02 Solicitud de creación, modificación o eliminación de
documentos
8.2.3 FO-GI-03 Divulgación de documentos
8.2.4 FO-GI-4 Distribución de documentos
8.2.5 FO-GI-05 Registro de firmas

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9. HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

10. CONTROL DE DOCUMENTO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE:

CARGO:

FIRMA:
FECHA:

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ANEXO 1. ESTRUCTURA Y FORMATO DE PRESENTACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Todos los documentos que conformen el SIG deben tener uniformidad en su

encabezado y control de cambios.

ENCABEZADO

 Logo tipo de EMPRESA, al lado izquierdo de la pagina

 Título del documento centrado (en mayúscula)
 Código del documento al lado superior derecho de la pagina
 Versión actual del documento al lado derecho centro de la pagina
 Fecha de versión del documento al lado derecho inferior indicando mes en
letras
 Páginas del documento

Ejemplo de encabezado

CONTENIDO

El documento debe estar en tipo de letra Arial tamaño 12, de manera general debe
contener:
delGeneralidades

de referenciaDocumentos

cambiosHistorial de

documentosControl de
del proceso oDescripción

anexos y/oListado de
Responsables

Definiciones
Objetivo

Alcance

Tipo de Documento

Manuales X X X X X NA X X X x
Caracterizaciones X X NA NA NA NA NA NA NA x
Procedimientos X X X X X X X X X x
Formatos NA NA NA NA NA NA NA NA NA NA
Instructivos X X X X NA X X X X X

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A continuación, se presenta un ejemplo para el control de documentos:

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE: Nancy Paola Chindoy Nancy Paola Chindoy Lizbeth Acevedo
Asistente Sistema Asistente Sistema
CARGO: Gerente
Integrado de Gestión Integrado de Gestión
FIRMA:
FECHA: Marzo 2020 Abril 2020 Mayo 2020

NOTA 1: El Manual del Sistema Integrado de Gestión podrá adoptar una

estructura diferente a la contemplada en el presente procedimiento, sin embargo,
el documento deberá cumplir con los lineamientos generales descritos en el
numeral 5.2.

NOTA 2: Las caracterizaciones, procedimientos, manuales e instructivos pueden

incluir flujogramas para la descripción de los procesos o actividades.

Para la elaboración del diagrama de flujo de actividades se deben utilizar los

siguientes símbolos:

Inicio – Fin Actividad, Toma de Generar Conector Línea de

Operación Decisión, Registro Secuencia
, Proceso Control

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ANEXO 2. RESPONSABLES DE LA ELABORACIÓN, APROBACIÓN Y

REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG

Tipo de documento Elaboración Revisión Aprobación

Manuales
Analista de Gerente
Caracterizaciones Responsable del
Sistemas General o
Procedimientos proceso, gestor de
Integrados Director
Formatos área.
de Gestión Técnico
Instructivos
Ejemplo control de documento
Para la aprobación del documento se debe tener en cuenta que de acuerdo el
PROCESO depende el responsable, así como lo muestra la siguiente tabla:

No. PROCESO RESPONSABLE

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

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ANEXO 3. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SIG

Todo documento del SIG se identifica con un código alfanumérico de 3 secciones

separadas con guion, como se indica a continuación:

Tipo Proceso Consecutivo

X XX 01

A) Primera Sección: tipo de documento

No TIPO LETRA CORRESPONDIENTE

.
1 Manuales MN
2 Caracterizaciones CA
3 Procedimientos PR
4 Formatos FO
5 Instructivos IN

B) Segunda Sección: Corresponde al proceso que se identifica con las 3 letras

abreviadas del proceso según se relacionado en la tabla:

No. PROCESO ABREVIATURA

1
2
4
5
6
7
8
9
10
11
12

c) Tercera sección: Consecutivo que consta de 2 dígitos partiendo de 01.

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Ejemplo: PR-GI -01: Elaboración y control de documentos

ANEXO 4. IDENTIFICACIÓN DEL ESTADO DE LOS DOCUMENTOS

La identificación de los estados de los documentos del SIG se realiza según la

siguiente tabla:

Estado del documento Descripción del sello Color del sello

Documento original ORIGINAL Verde
Copia controlada CONTROLADA Azul
Copia no controlada N.A Copia a blanco y negro sin
sello adicional
Documento obsoleto OBSOLETO Rojo

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