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FECHA DE
EDICIÓN:
2018-07-04
M-GHU-001 MANUAL DE FUNCIONES
ASISTENTE ADMINISTRATIVA
1. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
1.1. NOMBRE DEL CARGO
Asistente Administrativa
1.2. JEFE INMEDIATO
Jefe de Contabilidad
1.3. TIPO DE CARGO
Administrativo

2. PERFIL DEL CARGO

2.1. EDUCACION FORMAL
Contador Público
2.2. FORMACIÓN COMPLEMENTARIA
 Especialización en Gerencia Financiera o Afines.
 Conocimiento en NIIF Normas internacionales de Información Financiera .
 Conocimientos en actividades de Liquidación de Nomina
 Actualización legislación laboral.
2.3. EXPERIENCIA REQUERIDA
Dos (2) años de experiencia en cargos afines.

3. DESCRIPCIÒN GENERAL DEL CARGO

3.1. MISIÓN DEL CARGO

Conocer, recopilar, revisar, analizar y controlar la información contable, cambiaría,
tributaria, con el fin de elaborar informes y demás soportes a las declaraciones y/o
requerimiento de información que deban presentarse a organismos de control en
cumplimiento a políticas, procesos internos y normatividad vigente. Así como también
garantizar los procesos administrativos de nómina y personal
3.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS

PERMANENTEMENTE
 Supervisar el cumplimiento del cronograma de conciliaciones con el fin de que
se mantenga depuradas y actualizados los saldos con proveedores.
 Realizar manejo y control de caja menor
 Realizar entrega de cheques
 Organizar los documentos y entrega de estos al área de Archivo
 Manejar y mantener el Archivo de Gestión del área de Tesorería
 Garantizar la custodia y archivo de facturas proveedores
 Realizar atención al público en todo lo relacionado con cuentas por pagar.
 Controlar el adecuado manejo del Archivo de Hojas de Vida del personal
vinculado con JIMENEZ CONSTRUCTORES.
 Elaborar y controlar los procesos de nómina a fin de garantizar el depósito
oportuno de los empleados y asignados de la empresa.

DIARIAS
 Autorizar cuentas por pagar en el Sistema de Información
 Ordenar información para el proceso de implementación NIIF

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 Hacer control de anticipos y legalización de viáticos.
 Recibir documentación de los clientes por parte del área comercial (Carpeta del
Cliente)
 Archivar documentos del cliente en carpetas y asignar el respectivo código de
control
 Relacionar los clientes nuevos en la base del Sistema de Información.
 Elaborar recibo de caja para la separación de inmuebles, por parte de los
clientes
 Elaborar recibos de caja por el pago de los clientes
 Archivar recibos de caja
 Realizar nota crédito y débitos a los clientes

SEMANAL
 Contabilizar recibos de caja, impresión de los documentos equivalentes y
archivo de los mismos.
 Descargar extractos de pago del banco
 Recibir consignaciones de pago de los clientes
 Comparar consignaciones de pago de clientes vs extractos del banco

QUINCENAL
 Revisar obligaciones financieras y conciliaciones bancarias
 Manejar nómina de empleados y aportes a seguridad social

MENSUAL
 Apoyar en la elaboración de estados financieros generales y específicos
 Enviar estados de cuenta a los clientes

SEMESTRAL
 Apoyar en la elaboración de informes a Superintendencia de sociedades

ANUAL
 Apoyar en la elaboración de información exógena para la presentación ante la
DIAN
 Apoyar en la proyección de Impuestos nacionales y distritales (Renta, Riqueza,
Cree, Ica)

PERIÓDICA
 Hacer contacto telefónico, vía correo electrónico y correspondencia con los
deudores, según corresponda o aplique, respetando las políticas de la empresa
en esa materia. Cuando su jefe inmediato requiera apoyo
 Recibir cuentas de cobro de la Administración de los proyectos
 Recibir los recibos de los servicios públicos de inmuebles no entregado, de los
proyectos de la empresa.
 Realizar la recepción y archivo de extractos Bancarios
 Informar sobre los pagos hechos a proveedores Compras y contratación
 Realizar notificación de pago a proveedores por cheque y transferencia
 Manejar plataforma de sodexo (montar pedido, control y distribución de los
mismos)

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 Apoyar en la planeación y la realización de las diferentes actividades de
bienestar social con el fin de fomentar las relaciones interpersonales y
mantener un buen clima laboral.
 Apoyar en la logística de las capacitaciones presupuestadas en el plan de
capacitaciones
 Realizar la liquidación de Nómina, Prestaciones Sociales, Aportes Fiscales y
Parafiscales, Retención en la Fuente, etc.
 Tramitar las diferentes solvencias ante los Seguros Sociales, Ministerio del
Trabajo y otras necesarias para la empresa.

CUANDO SE REQUIERA
 Apoyar a su jefe inmediato en la elaboración y manuales de funciones y perfiles
de cargo
 Atender requerimientos de información y atención a terceros para certificar
datos.
 Recibir la solicitudes de desistimiento por parte de los clientes
 Dar de baja en Sistema de Información, a aquellos clientes que tienen
desistimiento
 Ir a notaria, ir a instrumentos público para dar soporte en proceso de
escrituración, cuando se requiera
 Realizar envío de información a los bancos del recaudado, cuando el proyecto
sea por crédito constructor. Todo esto cual su jefe inmediato solicite apoyo.
 Elaborar de Comprobantes de ingresos
 Realizar contabilización de las notas pendientes
 Realizar la negociación de divisas con las entidades autorizadas en los casos en
que la empresa requiera recursos en moneda extranjera o necesite
monetizarlas.
 Apoyar en la verificación de académicos, referencias personales y laborales del
personal a contratar para corroborar la veracidad de la información entregada.
 Apoyar en el desarrollo del programa de bienestar.
 Elaborar los Contratos Laborales, cláusulas adicionales a los contratos, otro si,
documentos de bonificación para el personal que ingresa a la institución y el
personal ya vinculado directamente. Todo con el apoyo del Asesor Jurídico.
 Realizar el recobro de incapacidades ante las diversas entidades de salud.
 Asegurar para el caso de retiros de personal de la Institución, que se realice
una adecuada entrega de la información y el conocimiento institucional que
posea el colaborador, así como la respectiva ACTA DE ENTREGA DE PUESTO.
 Realizar las demás funciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con la
naturaleza del cargo.

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