DEFINICIONES

Archivo central: Es el que coordina y controla el

funcionamiento de los distintos archivos de gestión y
reúne los documentos transferidos por los mismos, una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es
constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora
que reúne su documentación en trámite, sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas.
Archivo histórico: es aquel que se ha de trasferir desde
el archivo central la documentación que deba
conservarse permanentemente, por no haber sido objeto
de dictamen de eliminación por parte de la TRD.
 ARCHIVO gestión
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de
gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en
éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas
indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central.

Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y sub-series

documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la
TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos
documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y
previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares,
memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-
 transferencia
Son documentos que ya cumplieron su tiempo de servicio en el archivo de gestión y
deben ser trasladado sal archivo central para su conservación y custodia.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.

Paso:
1) DEPURADO: Consiste en sustraer del archivo de concentración los expedientes
cuyo término de conservación ha prescrito, a fin de darlos de baja definitivamente.

1) ORGANIZACIÓN: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya

finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales.
3) ORDEN: Atendiendo a la antigüedad del documento u ordenación en el tiempo.
Ejemplo: la fecha mas antigua es la primera que debe ir en un expediente y la mas
reciente de ultima.

4) FOLIACION: Esta Operación se incluye en el trabajo de la ordenación en la que

consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental recibida y/o generada por una institución o entidad (Foliación
consecutiva si se trata de un mismo tema (1-200) (201-400); de lo contrario si es
un tema diferente se iniciaría la foliación desde 1 hasta terminar tema.
• Se debe realizar la foliación borde superior derecho del documento, lápiz n°2.
• Si la información se encuentra de forma horizontal se debe realizar la foliación en el
borde superior derecho.
HOJA RECICLABLE
PROCESO A LA DOCUMENTACION
5) Carpetas 4 alas: Unidad de conservación a manera de cubierta que
protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Max.200 folios
6) CAJA X200: Método alternativo para organizar y facilita la organizacion de
los documentos de la entidad; y cumplen las normas generales de archivo
garantizando mayor protección, del polvo u otros elementos que pueden
deteriorarlos
7) Rotulación de Cajas y Carpetas
las carpetas y cajas debe llevar el distintivo en los cuales deben ir anotados los
datos que permitan identificar rápidamente el contenido y la ubicación de cada
carpeta y caja
8) Formato de transferencia de documentos: En este formato deben ir
anotados los datos a transferir en cada carpeta.