Ejemplo INFORME DE AUDITORÍA

RESUMEN EJECUTIVO

I. Objetivo

Verificar los planes de acción definidos por el Departamento de Compras y

Contratación como respuesta a los hallazgos identificados y emitidos en el informe AI -
061 por Auditoría Interna.

II. Alcance

Se realizó revisión y validación de los planes de acción definidos por el Departamento

de Compras y Contratación como respuesta al informe AI - 061, emitido por Auditoría
Interna.

III. Conclusiones

Como resultado del seguimiento a los planes de acción del proceso mencionado,
presentamos a continuación el resumen de los asuntos que requieren gestión y control
de parte de las áreas involucradas:

- Causación de gasto en mes vencido.

- Inconsistencias en el archivo de seguimiento

INFORME DETALLADO

1. Causación de gasto en mes vencido

Se identificaron suscripciones ingresadas en la contabilidad un mes posterior al

vencimiento de la suscripción por valor de $954.700, como se muestra en la tabla 1,
afectando presupuestalmente la cuenta número 5195100100 que corresponde a
Libros, suscripciones.
Tabla 1: Fecha de contabilización vs fecha de vencimiento de la suscripción

Archivo soporte analista de contratos y archivo SAP.

Lo anterior teniendo en cuenta el principio contable “Los hechos económicos deben

reconocerse y contabilizarse en el periodo contable en que estos ocurran”.

Riesgos

 Incumplimiento principio contable.

 Pérdida de control de la operación.

Plan de acción:

 Causar el gasto en el mes en que se vence la suscripción, evitando alteraciones

en el presupuesto y reprocesos en la realización de solicitudes de adiciones
 presupuestales para la cuenta número 5195100100 Libros, suscripciones, con el
fin de contar con información actualizada para la toma de decisiones.
Adicionalmente, es importante tener en cuenta que todos los gastos se deben
reconocer en el periodo en el cual ocurran, de acuerdo a lo establecido en el
Decreto 2649 en sus artículos 12 y 13.

2. Inconsistencias en el archivo de seguimiento

El archivo soporte utilizado por el responsable de las actualizaciones y seguimiento de

las suscripciones, tiene inconsistencias, como por ejemplo la ausencia de información
del servicio o dependencia beneficiaria de la suscripción, cantidad de suscripciones
solicitadas, valor unidad y valor total.

Por motivos de diligenciamiento en el archivo Excel y ser un proceso manual, la orden

de compra número 4000462009 centro de costo 100000000 correspondiente al pago
de la suscripción anual de Revista ABC, tiene una diferencia de menor valor pagado,
respecto al valor diligenciado en el archivo soporte de $ 5.000 pesos; así mismo en la
misma orden de compra con centro de costo 201000000, correspondiente al pago de la
suscripción anual de El Tiempo, tiene una diferencia de menor valor pagado respecto al
valor diligenciado en el archivo soporte de $ 28.000, errores que pueden suceder, no
solo en estas compras, sino en otras, impactando los costos de los servicios y el
presupuesto de los mismos.

Se realizó el análisis de las diferencias anteriormente mencionadas evidenciando que el

error no se presentaba en el valor pagado al proveedor si no en el la distribución del
gasto en los diferentes centro de costos como se muestra a continuación.

Tabla 2: Debilidades en el registro del gasto en el archivo soporte del Analista.

Fuente: Documento soporte Analista Administrativo de Contratos y SAP.

Por otro lado el archivo soporte del área responsable, tiene cargado gastos al
documento de compra 4000462009 centros de costos inexistentes en el archivo
generado por SAP. Aun así al sumar el total del documento de compra en los dos
archivos, los valores son los mismos, lo que se puede determinar es una incorrecta
digitalización del centro de costos correspondiente en el archivo soporte del área.

Algunos ejemplos son:

Tabla 3: Error en la digitalización de costos en el archivo soporte del área.

Fuente: Archivo soporte Vs SAP.

Riesgos

 Debilidades en la trazabilidad de la suscripción.

 Reprocesos en la operación.
 Desconocimiento del servicio de suscripciones causadas.

Plan de acción

 Elaborar una plantilla de seguimiento de las suscripciones, en donde se pueda

evidenciar como mínimo el servicio o dependencia beneficiaria de la suscripción,
cantidad de suscripciones solicitadas, frecuencias de recepción, valor unidad y
 valor total.

 Realizar una revisión aleatoria del archivo por parte del Jefe del Analista
administrativo, validando que los registros estén bien diligenciados, siendo
coherentes con lo registrado en SAP.