INFORME DE LAS PRÁCTICAS PROFESIONALES

Presentado por:
Paula Andrea Ortega Pérez
T00041737

Tutor de prácticas:
Misael Cruz Monroy

Jefe inmediato:
Suad Jaraba Medez

Compañía:

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE BOLÍVAR

Facultad de ingeniería
Programa de ingeniería industrial
Cartagena de indias
2020
INFORME DE PRACTICAS PROFESIONALES EN LA EMPRESA KATOEN NATIE
KATOEN NATIE es una empresa de origen Belga, lo que quiere decir que es una multinacional
radicada en varias partes del mundo, ejerciendo distintas actividades dependiendo del país
donde se encuentre, realiza actividades como: diseño, construcción y gestión de plataformas
logísticas, artes, alimentos, operaciones específicas, completa cadenas de suministro para
diferentes industrias, entre otros. KTN opera terminales portuarios, terminales logísticos y
terminales en el sitio. En Colombia la organización es conocida como POLYMER
CONTRACTORS CARTAGENA, está ubicado en MEXICHEM RESINAS COLOMBIA
S.A.S; aquí se encuentra encarga de la gestión logística de empaque de producto terminado,
funciona como contratista desarrolla tareas como: Embalaje de Producto, Manipulación y
Almacenamiento de Mercancías, Gestión de Almacenes “Bodegas”, Empaque de producto
(PVC/PP/PE), Mantenimiento de las líneas de envasado.

Visión de la empresa
Para el año 2021 nos proyectamos como empresa líder en soluciones de logística integral del
sector petroquímico colombiano, basados en nuestro enfoque proactivo, orientado a la
excelencia operativa y la mejora continua; desarrollando un equipo humano que marca la
diferencia para satisfacer ampliamente las necesidades de las partes interesadas.

Misión de la empresa
Ofrecemos servicios logísticos de alta calidad mediante soluciones que agregan valor a los
procesos de nuestros clientes brindando la respuesta requerida en el momento oportuno y con la
efectividad esperada. Nuestro compromiso es satisfacer las necesidades de nuestros clientes,
garantizando la mejora continua de nuestros procesos a través del desarrollo de un equipo
humano que marque la diferencia.

Línea de tiempo empresarial que incluya evolución estratégica y operativa de la

empresa
Katoen Natie fue fundada en 1854 por cuatro socios de trabajo. Su primera actividad consistió
en recibir algodón. Un barco fue descargado en el puerto por el capitán y la tripulación,
asistidos por estibadores reclutados localmente. Una vez que la grúa llevó los bienes al muelle,
fueron recibidos por el gremio. El gremio trabajó a comisión para el comprador de los bienes.
Katoen Natie [gremio del algodón] trabajó en su infancia para la industria del procesamiento del
algodón. El gremio recibió las balas de algodón y manejó su almacenamiento, pesaje, muestreo
y distribución.
1854 – Diversificación
Katoen Natie diversificó rápidamente
su gama. Manejó la recepción de
otros bienes: yute, café, hierro,
acero, frutas, tomates, etc. En los
años posteriores a la Segunda Guerra
Mundial, la organización comenzó
nuevas actividades: almacenamiento
en sus propios almacenes,
transporte, expedición y declaración
de aduanas.
1986 – Paso al agua 1990 – Especialización
En 1986, Katoen Natie dio el paso al En los años noventa, se agregaron los
agua con la adquisición de Seaport servicios especializados para la
Terminals, una gran empresa industria petroquímica, química,
estibadora de Amberes especializada automotriz y la distribución principal.
en carga general y contenedores.
Esta adquisición fue seguida por la de
otras quince empresas de estiba que
se integraron en la empresa matriz
Seaport Terminals.
1995 – Internacionalización

2000– Unidades de negocio En 1995, Katoen Natie invirtió por

2020 – Katoen Natie hoy
Hoy, Katoen Natie es un proveedor
global de soluciones de ingeniería
aplicada y logística de valor agregado.
primera vez en el extranjero con una
En 2000, las actividades se dividieron sucursal en Sarralbe (Francia).
en unidades de negocio orientadas al Después de Sarralbe, la inversión en
cliente. Katoen Natie trabaja con esta el extranjero se expandió
estructura, para gran satisfacción de rápidamente, con ubicaciones
nuestros clientes. adicionales en todas partes del
mundo. Katoen Natie es ahora un

Figura 1. Historia KTN. Elaboración propia.

Objetivo de la práctica
Apoyar a las diferentes actividades del área de recursos humanos, bienestar y administración,
fortaleciendo y aplicando los conocimientos teóricos adquiridos durante la carrera profesional.

Descripción de la práctica
Nombre del cargo: Aprendiz de recursos humanos y administración
Jefe inmediato: Suad Jaraba
Procedimientos del cargo:
1. SELECCIÓN DEL PERSONAL: Garantizar la Selección del personal requerido de
manera oportuna y eficaz con el ajuste al cargo indicado, mediante un proceso efectivo
y confiable de evaluación de acuerdo a las necesidades de la organización. Cumpliendo
con los parámetros legales establecidos para dicha actividad.
2. VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL: Garantizar la que el proceso
de vinculación y desvinculación de personal se realice de manera oportuna y
cumpliendo con los parámetros legales y los establecidos por el cliente.
3. INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO: Asegurar las competencias del
personal para el desarrollo de las funciones asignadas de acuerdo a la naturaleza de su
cargo y garantizar que la información pertinente a los aspectos e impactos ambientales,
peligros y valoración de riesgos y la información relacionada al sistema integrado de
gestión de la organización, sean comunicadas a los trabajadores y demás partes
 interesadas. Asegurar de igual forma la retroalimentación y formación complementaria,
a través de la observación y el análisis de la ejecución de las actividades de formación.
4. TARJETA DE IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE ACCESO: Establecer la
metodología, acciones y responsabilidades para la identificación y acceso de todo el
personal de POLYMER CONTRACTORS CARTAGENA SAS con el fin de
maximizar el control en la seguridad y darle cumplimiento a las normativas existentes.
5. GESTIÓN LOGISTICA DE TRANSPORTE: Recolectar información del personal
administrativo y operativo que requiere ruta(transporte) a las hora de salida de las
instalaciones, de lunes a sábado la aprendiz debe solicitar a la empresa transmamonal la
cantidad de vehículos que sea necesario para que todos los usuarios tengan transporte
para retornar a casa después de la jornada laboral, así mismo debe suministrar la
información de placas, numero de contacto y nombre del conductor designado para
hacer los recorridos.
6. GESTIÓN DE PAPELERIA E INSUMO: Recolectar los requerimientos de todas las
áreas de la empresa en cuento a papelería e insumo, cotizar y enviar solicitud de
papelería que se necesita por área. Control en la entrega de papelería e insumos al
personal.
7. GESTIÓN DE PAUSAS ACTIVAS: Liderar la realización de las pausas activas en el
área.
8. GESTIÓN DE MINI-AUDITS.
9. GESTIÓN DE ACTUALIZACIOÓN DE MATRICES y NEAR MISS: Registrar
retroalimentaciones, check list hojas de vida del cliente interno, inventario de almacén,
otros gastos del personal; son algunas de las matrices que se actualizan de manera
diaria.
10. GESTIÓN DOCUMENTAL: Cumplir correctamente con el procedimiento de archivo.
Ingresar en la hoja de vida de manera digital y física mediante archivos las novedades y
casos de cada empleado cuando se requiera para la operación diaria.
11. ACTIVIDADES DE BIENESTAR: Tareas como festejar los cumpleaños, entrega de kits
de nacimiento, día de la familia, empleados del mes, actualización de la información del
televisor, día de la mujer, entre otras fechas son apoyadas por la aprendiz de recursos
humanos.
12. SOCIALIZACIÓN DE INFORMACIÓN HSEQ: El departamento de HSEQ o recursos
humanos brindan Take 5 o puntos de acción mensuales los cuales deben ser
socializados con el personal de cada área para su conocimiento de las nuevas medidas
de seguridad en la empresa.

Plan de trabajo y Cronograma de actividades

La empresa katoen natie brinda 6 meses de prácticas a sus aprendices, por lo cual en ese tiempo
se ofrece cierto nivel de aprendizaje practico de acuerdo al área designada. En el puesto de
aprendiz de recursos humanos y administración dan la oportunidad de poner en práctica temas
afines con los conocimientos adquiridos en la carrera profesional; asignaturas como gestión
talento humanos, seguridad y salud en el trabajo, administración general, liderazgo y
emprendimiento son algunas de las materias que se evidencian con mucha frecuencia en el plan
de trabajo. A continuación se muestra el plan de trabajo designado a la aprendiz de RRHH y
ADMON en la empresa, allí podemos encontrar las actividades principales que ejerce y el
tiempo requerido para dichas tareas.
 ACTIVIDAD TIEMPO REQUERIDO
Ocasional( cada vez que haya
PROGRAMACIÓN DE POLIGRAFIA INGRESO
ingreso de personal nuevo)
PROGRAMACION DE PROFESIOGRAMA DE Ocasional( cada vez que haya
INGRESO ingreso de personal nuevo)
CONTROL DOCUMENTAL FISICO Y DIGITAL Diario
Ocasional( cada vez que haya
INDUCCIÓN GENERAL KTN
ingreso de personal nuevo)
TARJETA DE IDENTIFICACIÓN Y CONTROL DE Ocasional( cada vez que haya
ACCESO ingreso de personal nuevo)
GESTIÓN LOGISTICA DE TRANSPORTE Diario
GESTIÓN DE PAPELERIA E INSUMO Mensual
GESTIÓN DE PAUSAS ACTIVAS Diario
GESTIÓN DE MINI-AUDITS Semanal
GESTIÓN DE ACTUALIZACIÓN DE MATRICES Diario
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL PERSONAL Diario
ACTIVIDADES DE BIENESTAR Primeras semana del mes
SOCIALIZACION DE INFORMACION HSEQ Primera semana del mes
Tabla 1. Cronograma de actividades. Elaboración propia.

Contribución de tu práctica al logro de los objetivos estratégicos y operativos de la

empresa

La empresa como pilar tiene establecidos 3 objetivos fundamentales para el correcto

funcionamiento. El primer objetivo es la seguridad, el segundo la productividad y el tercero la
calidad. A partir de lo anterior la responsabilidad con la empresa es velar por que se cumplan
dichos objetivos, se lleva a cabo de la siguiente manera:
1. Seguridad. Dentro de las prioridades de la empresa una de la más importantes es la
seguridad de los empleados, por lo que continuamente se evidencia técnicas que sirven para
tener regulado el cumplimiento de las reglas pro- trabajo seguro. Dentro de mi puesto de
trabajo cumplo con este objetivo cuando ejerzo las pausas activas, de esta manera evito una
posible enfermedad laboral o cansancio en la cintura, ojos, hombros, entre otras partes del
cuerpo. Así mismo, reporto cuando sea necesario prácticas o condiciones que se presenten
en el ambiente laboral que perjudiquen o atenten en contra de mi seguridad puede ser riesgo
de iluminación, estrés, malas posturas, etc. Por ultimo si salgo de la oficina es muy
importante llevar todos los EPP obligatorios para entrar a la planta, esto incluye las gafas de
protección, chaleco reflectivo, casco, botas de seguridad, canguro de seguridad, entre otros;
es importante respetar las señalizaciones y lugares no autorizados. Actualmente PCC aplica
medidas en contra de la propagación del covid – 19 por lo que es de uso obligatorio el
tapabocas, lavado de manos y el distanciamiento social.

2. Productividad. Como empresa multinacional estamos en la obligación de cumplir con todos

los requerimientos del cliente en tiempo, cantidad y calidad esperada, por lo que cada una
de las actividades que ejerce el cliente interno es importante para llevar a cabo la
productividad deseada por los altos mandos, como aprendiz de recursos humanos y
administración está dentro de mis tareas tener la mejor actitud ejercer mis actividades
 dentro de las principales la gestión de transporte para cliente interno, de igual manera tener
actualizadas las matrices y archivos físicos del personal de trabajo demuestra la
productividad y efectividad de mis funciones, gracias a esto es más fácil poder ayudar a los
empleados en sus requerimientos.

3. Calidad. Brindando un buen servicio al cliente interno, se logra demostrar que de manera
cordial y amable manejamos un alto rango de calidad, de igual forma solucionando sus
dudas con pagos, libranzas, afiliaciones entre otras actividades damos a ver nuestro interés y
compromisos con ellos.

Avances de las actividades de acuerdo al Cronograma de Trabajo

1. Selección del Personal

KTN tiene un proceso estándar para cada puesto de trabajo que se ofrece, en este caso
como aprendiz de recursos humanos contribuyo en los procesos de selección de
auxiliares operativos, operarios de montacargas, conductores, inspectores HSEQ y
aprendices Sena.
El primer paso es escoger a los posibles candidatos, para esto informamos a los
colaboradores de la empresa que se abrirá una vacante y que ellos pueden participar
recomendando personas que consideren estar actos para el puesto. Luego se pasa al
primer filtro y es escoger de 15 a 20 hojas de vida y así la coordinadora de RRHH
puede escoger a las personas que seguirán en el proceso.
El siguiente paso es comunicarse con las personas pre-seleccionadas y preguntar por la
disponibilidad que tienen; Se les hace una mini entrevista vía telefónica donde se
incluye información de la empresa y del puesto en general. Luego, cuando queda todo
claro se procese a hacer programación de poligrafía y exámenes médicos.
Las personas que pasen las pruebas anteriormente mencionadas son las que siguen el
proceso, y lo que sigue es la programación de visita domiciliaria y la inducción con
mexichem la cual se realiza todos los martes de 7:00 am a 10:00 pm.
Solo las personas que pasen todos los filtros con éxito serán integrantes de la empresa
Katoen Natie.

2. Inducción General de la Empresa

Una de las funciones de la aprendiz de recursos humanos es realizar una inducción
general sobre la empresa de tal forma que abarque temas como origen de la empresa,
principales actividades, filosofía, reglas a tener en cuenta, estructura jerárquica, entre
otros puntos importantes, con el fin de que los nuevos colaboradores se comiencen a
familiarizar con la nueva familia que los acoge. A continuación se evidencia alguno de
los temas que se encurtan en la presentación corporativa.
 Imagen 1. Información extraída de las diapositivas corporativas para inducción
general.
3. Tarjetas de identificación o Carnet KTN
Polymer Contractors Cartagena (KTN) siendo empresa contratista de la planta
Mexichem Resinas Colombia debe manejar dos tipos de identificación para el
empleado, una de ellas contienen datos tales como: el nombre completo del
colaborador, tipo de sangre, EPS a la que pertenece, fecha de cumpleaños, entre otros
datos relevantes esto con el fin de que si ocurre algún tipo de emergencia se tenga la
información necesaria para atender al trabajador; Este carnet es proporcionado por
recursos humanos y la aprendiz es la encargada de la realización y entrega de la tarjeta.
Por medio de la aplicación CardStudio el aprendiz logra suministrar la información de
la persona a quien se le debe entregar el carnet el cual es impreso desde la impresora
Zebra.

4. Gestión Logística de Transporte (RUTAS)

Una de las funciones más importantes del aprendiz es la logística de transporte para el
personal administrativo y casos especiales del área operativa. Todo los días en horario
laboral se debe llamar a todas las áreas de la planta a preguntar quiénes son las personas
que salen a las 3 de la tarde y/o a las 5 de la tarde para ser agendados en las respectivas
rutas, luego de tabular la información esta se pasa a la compañía trasnmamonal vía
internet mediante un correo formal solicitando el servicio de vans o duster dependiendo
de la cantidad de personas que salgan a las horas indicadas con anterioridad.

Imagen 2. Tabla donde se asignan usuarios en cada ruta. Extraída del correo
electrónico.

Una hora antes de la hora pactada en el correo la empresa prestadora de servicios

responde el correo proporcionando la información de los conductores que realizaran los
servicios.
 Por último se hace retroalimentación a todos los usuarios con la información
recolectada a lo largo del día, se envía un correo donde están los integrantes de las
rutas, el nombre de la ruta, el conductor asignado y placa del vehículo.

Imagen 3. Tabla donde se informa a los usuarios a que ruta pertenece, sus compañeros
y que conductor y placa de vehículo se le asigno. Extraída del correo electrónico.

5. Control Documental Física y Digital (Archivos)

Día a día las hojas de vida de cada empleado debe ser retroalimentado con los diferentes
documentos generados al día, semana o mes, esta información sirve para tener a la

fecha los datos que afecten al empleado, antecedentes como: Libranzas,

retroalimentaciones o procesos disciplinarios, retiro de cesantías, formatos de
vacaciones, cambio de afiliaciones, copia de los documentos familiares, cursos,
 incapacidades, entre otros son algunos de los documentos que se archivan todos los
días; así mismo se deben mantener actualizadas las matrices donde se pueda tener
control de los acontecimientos importantes de los empleados y la empresa tales como:
retroalimentaciones, entrega de kits de nacimientos o para los hijo en épocas especiales,
gasto de transportes y/o alimentos adicionales, empleados del mes, fotos del personal
nuevo, check list de hojas de vida, inventario interno y de almacén KTN, certificados de
plan padrino, actualización de contrato, etc.
Imagen 4. Matriz de relación de otros gastos del personal. Fuente: KTN

Imagen 5. Matriz de inventario KTN. Fuente: KTN

6. Gestión de Papelería e Insumo

La papelería y los insumos de cada área se solicitan una vez al mes, en la tercera
semana recursos humanos envía un correo a todos los aprendices solicitando la
requisición con un plazo máximo antes del día 28 ya que ese día es cuando se manda la
orden de compra al proveedor. Lo solicitado es verificado primero con el inventario
interno de KTN con el fin de no pedir si se tiene en stock, luego es tabulado en un solo
formato y por último se genera la orden de compra. Los productos llegan de 3 a 4 días
hábiles después de envía la OC vía internet. Finalmente el aprendiz de recursos
humanos se encarga de revisar lo llegado para así identificar los faltantes y hacerle
seguimiento a la compra, posterior a esto se hace entrega de lo requerido a cada
aprendiz de área.
 Imagen 6. Formato de orden de compra destinado a la papelería. Fuente: KTN

Imagen 6. Formato de requisición destinado a la papelería e insusmos. Fuente: KTN

7. Actividades de Bienestar
Katoen Natie tiene como filosofía nuestra gente marca la diferencia, por ellos
mensualmente se celebra el empleado del mes en los 3 turnos dándole la oportunidad a
todos los clientes internos de participar, se hace con el fin de incentivar a los empleados
a cumplir con lo reglamentado, con las actividades, a reportar los malos hábitos y los
malos ejemplos que otros trabajadores pueden dar.
Imagen 7. Celebración del empleado del mes . Fuente: KTN

Así mismo se hace las celebraciones de los cumpleaños en cada turno, brindando un
refrigerio para toda la población.
Imagen 8. Celebración de cumpleaños. Fuente: KTN
Por otro lado es importante tener en cuenta que cada mes se puede celebrar diferentes
actividades como día de la familia, día de la mujer, día de la madre, navidad, fin de año,
despedida de aprendices, entre otras festividades.
 8. Gestión de Solicitud documental para Cliente Interno
Los trabajadores muchas veces solicitan a la aprendiz de recursos humanos documentos
como certificados laborales, volantes de pago, formatos de retiro de cesantías, formatos
de permisos, autorizaciones de descuento, certificado de ingreso y retención, copia de
contratos, formato de vacaciones, planes de entrenamientos, entre otro.

Imagen 9. Certificado de carta laboral y volante de pago. Fuente: KTN

Definir y evidenciar el problema, o la oportunidad detectada

En esta oprtunidad como proyecto de practica se hara la implementación de las 5S en un
espacio que recursos humanos y adminitración tiene destinado para guardar archivos de control
y materiales de la empresa ( Suvenirs, decoraciones, pendones de seguridad, etc).

1. Orden y Aseo (5S): Recursos humanos y administración cuenta con un area especifica
para archiviar todos los documentos de personal retirado, documentos de años
anteriores, entre otras cosas de bienestar como lo son: pendones, accesorios de
cumpleaños y navidad, suvenirs, entre otros. Teniendo en cuenta que el lugar esta
apartado de la zona de oficinas no se practica la limpieza y orden diario que
corresponde, ya que es un cuarto que no es concurrido y solo se va cuando es
necesario. Con el pasar del tiempo se va venido descuidado esta zona ubicando los
objetos en cualquier parte llenandose de polvo y resina. La principal falencia esta en el
arcivador destinado a las hojas de vida del personal retido por lo que se encuentra lleno.
La idea es organizar todas las hojas de vida que alli se encuentren por año y mes de
deceso y asi crear una matriz que permita encontrar los docuemntos con una mayor
agilidad.

Acontinuacion la evidencia del cuarto de archivos de recursos humanos y

administración de KTN.
Mediante la evidencia se logra apreciar que existe demaciadas cajas en mal estado lo que a
futuro tambien creara acumulación de resina, asi mismo estan apilas lo que puede ocasionar
algun tipo de riesgo por atrapamiento o riesgo fisico como lo son las temperaturas que se
maneja en ese espacio.
A continuación se muestra el conograma que se tuvo en cuenta para la realización e proyecto.
Cronograma de actividades para realización de proyecto

Segunda semana del Abril de 2020 Se identificó la oportunidad de mejora en el

Cuarta semana de Abril de 2020
Primera Semana de Mayo de 2020
25 de Mayo de 2020
Primera semana de Junio de 2020
área de archivos físicos de RRHH/ADMON
(Cuarto satélite).
Reunión con analista de recursos humanos
para autorización de llevar a cabo el
proyecto.
Recolección de evidencia de la falta de aseo
y organización del cuarto satélite.
Presentación de primer informe de prácticas.
Se acuerda con la analista los días que se le
dedicaran a área para la realización de las 5S

Segunda Semana de Junio de 2020
Tercera Semana de Junio de 2020
Primera semana de Julio 2020
Tercera semana de 2020
de tal forma que no interfiera las otras
actividades de aprendiz.
Identificación de documentos (hojas de vida
del personal retirado desde junio de 2019
hasta la fecha).
Se le hizo respectiva limpieza a cada hoja de
vida y luego se guardaron en bolsas ziploc
con el fin de proteger los documentos.
Clasificación de documentos de manera
alfabética.
Se arman cajas de archivos ergonómicas y se
guardan los documentos anteriormente
clasificados.
Se hizo limpieza general al cuarto satélite
identificando cosas que no eran útiles y
ocupaban espacio en las estanterías. Se
reubicaron las cajas con los archivos
respectivamente organizados por año y orden
alfabético.
Preparación de evidencias para el informe
final con sus respectivas conclusiones.
Entrega de informe final.

Establecido el problema principal: la falta de orden y limpieza en el cuarto satélite, proseguimos

con la búsqueda de causas que hacen que esa problemática persista, para tal fin se realiza un
diagrama fishbone que nos ayudara a identificar las razones por las que tenemos esta dificultad.
Todos los elementos que se mostraran a continuación han afectado al orden de área
considerablemente.

 Acumulación: En las evidencias observamos que existen muchas cajas en el piso y

estanterías del lugar; cada una de estas cajas tienen documento, decoraciones de las
diversas celebraciones que se hacen en el año e incluso hay suvenirs (Gorras, Mug,
Gafas, Porta PC, Termos, Tulas, ETC.); año tras año se guardan cajas nuevas en el
cuarto satélite por lo que no se tienen en cuenta una revisión semestral o anual de las
cosas obsoletas que se puede estar guardando en este espacio lo que a largo plazo
seguira ocupando espacio y en consecuencia genera desorden en el lugar creando
consigo acumulación.

 Tiempo: Tenido en cuenta el poco de tiempo que se le dedica a este espacio debido a las
condiciones en las que encuentra (falta de ventilación, acumulación de resina y polvo,
ruido) cuando se llevan documentos para guardar simplemente se dejan en la repisa o se
meten en una caja plastica, sin tener en cuenta un orden alfabético, o clasificación de
tipo de documento; esto genera desorden y en consecuencia promueve a la alta
exposición de la acumulación de polvos cuando se va a buscar un documento y este se
encuentra mezclado con otros archivos.

 Salud: El cuarto satélite por ser un lugar poco concurrido y alejado de la zona de
oficinas se encuentra descuidado en cuanto a la limpieza que se requiere por lo que la
acumulación de resina y polvo es muy habitual en esta zona, adicional a esto es un
espacio cerrado así que el propio ambiente no se lleva este tipo de partículas,
condescendiente a lo anterior esta condición genera en los usuarios congestiones nasales
 que a largas exposiciones las personas empiezan a estornudar por la alta concentración
de la misma. Es fácil ingerir el polvo por vía respiratoria debido a que al momento de
manipular los documentos estos se encuentran sucios a causa de un mal procedimiento
de archivos.
Siguiendo este orden de ideas se prosigue a evidenciar el diagrama fishbone mostrando el
problema principal, y casusas que ocasionan esta dificultad.

A partir del diagrama anterior, se observa que la mayoría de las incidencias están siendo
provocadas por factores alineados a la falta de tiempo invertido y método de almacenado para
los fines pertinentes del área.
Por tal motivo a continuación se muestran el análisis del método de las 5S el cual es el plan de
acción que se implementara en la empresa.
En primera instancia tenemos que el método 5S es un mecanismo japonés que busca optimizar
los lugares de trabajo. Para ello se basa en dos principios básicos: el orden y la limpieza.
Es una herramienta de aumento de la productividad muy barata, puesto que genera grandes
beneficios sin necesidad de invertir grandes cantidades económicas.
Los principios son los siguientes:
  Clasificación (Seiri)
Esta primera técnica del método de las 5S se resume en separar lo innecesario.

 Orden (Seiton)
Esta técnica ayudará a ser más rápido a la hora de encontrar las herramientas necesarias, así
como en una gran claridad a la hora de abordar el trabajo.

 Limpieza (Seiso)
Mejorar el nivel de limpieza de los lugares de trabajo y alrededores reducirá, entre otras cosas,
los accidentes de trabajo, aumentando exponencialmente la seguridad.

 Estandarización (Seiketsu)
Con la intención de prevenir que surja el desorden y la suciedad (ya eliminados mediante las
técnicas anteriores) en el lugar de trabajo, es necesario establecer estrictas normas y
procedimientos. De este modo, todo ello incidirá positivamente en la productividad.

 Disciplina (Shitsuke)
La técnica de la disciplina se centra en el hecho de seguir mejorando. El mantenimiento de la
disciplina irá en estrecha relación con la necesidad de aplicar un riguroso control del sistema en
su aplicación.
En base a lo anterior aplicamos estos pasos a nuestro cuarto de archivos y los resultados fueron
los siguientes:

METODO 5S
SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE
(CLASIFICAR) (ORDENAR) (LIMPIAR) (ESTANDARIZAR (MANTENER)
)
Se hizo revisión de En este paso las Ha medida que se Una vez guardo todo Consecuente a esto
cada una de las cajas decoraciones identifican las cosas lo que se queria se establecio que
que se encontraban restantes mas nuevas importantes que se conservar, se cada 6 meses se
en el lugar, esto con se almacenaron en debian conservar se idealizo un sistema hiciera una nueva
el fin de identificar una nueva caja en iba a haciendo la donde todas las cajas revision de estantes
que se guardaba en buenas condiciones, respectiva se encuentran y cajas que se
cada caja y asi poder esta fue sellada e eliminación de polvo identidicadas por lo encontraran hay con
hacer eliminación de identificada con el y resina. que tiene su el fin de evitar una
objetos obsoletos. nombre de dicha contenido, con fecha nueva acumulacion.
festividad. Se hizo aseo general, de documentos y por
A raiz de esto se se barrio y se orden alfabetico con Asi mismo se pacto
pudo sacar del cuarto Asi mismo los recogio toda el fin de reducir el que la aprendiz cada
decoraciones que no documentos fueron acumilación de cajas tiempo de estancia el dos semanas barreria
estaban en buen agrupados de extras y en mal cuarto satelite y asi y limpiaria las zonas
estado y que se acuerdo a su dueño, estado que se mismo se reduce el donde mas se
podian botar. y de manera encontraban en el tiempo de busqueda acumunlan restos de
alfabetica fue lugar. de decoraciones, resina y polvo.
Por otro lado clasificada para un pendones, suvenirs o
tambien se revisaron mayor orden.Debido a que es un documentos de la
los documentos que Tambien para una lugar poco empresa.
no estaban mayor conservación concurrido
almacenados de una de papel y limpieza mesualmente se le
correcta forma. cada documento y hace fumigación al
hoja de vida de cuarto por lo que se
personal retirado se encontro residuo de
guardo en una bolsa venenos y agentes
ziplo 30*40 insecticidas viejos
individual. los cuales tambien
fueron removidos
Por ultimo estas del lugar.
bolsas fueron
archivadas en cajas
para archivo
ergonomico para una
mejor organización.

Evidencia de la solución al problema detectado

Conclusiones
Para estar en vanguardia con la competitividad que exige el entorno laboral es importante
incorporar diariamente metodologías que permitan al progreso de la misma. En Polymer
Contractors Cartagena es muy impórtate lo que cada uno de sus colaboradores puede brindarle
para optimizar sus procesos productivos y climas laborales. Esta oportunidad el proyecto
propuesto ayudo a la empresa a garantizar un mejor espacio en el que se pueda trabajar de
manera segura y eficaz de tal forma que el tiempo invertido en la búsqueda de documentos sea
mínima y limpia.
Por otro lado implementar estas técnicas de orden y aseo nos ayudan a prevenir enfermedades
laborales y dar una buena impresión ante el cliente debido a que evidencia nuestra manera de
llevar a cabo las distintas actividades que se necesitan para cumplir con las expectativas que
ellos requieren.
Es importante que se sigan los nuevos lineamientos de orden y aseo, esto permitirá que a lo
largo del tiempo se implemente estas disciplinas en otras áreas en las que se necesite
esquematizar un programa para lograr una eficiencia en los procesos.

OTROS TRABAJOS REALIZADOS DURANTE LAS PRÁCTICAS

1. Sistema de evaluacion de desempeño (VISOP): El primer problema radica en los
conocimientos adquirido por el personal nuevo que ingresa al area, son muchos los
procedimientos que se deben tener en cuenta para ejercer en la oficina, puesto que el
personal es limitado y se debe estar en la capacidad de desempeñar diversas actividades
según lo requiera el jefe inmediato o la propia empresa. Por tanto se diseñara 8
evaluaciones, uno por cada procedimiento escencial del area con el fin de encontrar
oportunamente cuales son las falencias de cada colaborador y asi porder reforzar el
conocimiento de dicha persona.

2. Manual para nuevos aprendices de RRHH/ADMON: Teniendo en cuenta las

desventajas que ha creado el covid – 19 en las empresas. Se diseña un manual que
permita al nuevo aprendiz de área aprender sobre sus actividades diarias debido a que
por prevención no existe empalme entre la salida del antiguo aprendiz y el nuevo. Este
manual explica al detalle las actividades indispensables que el colaborador debe hacer
mensual, semanal y al día a día. Así mismo ofrece información sobre contactos
telefónicos, correos electrónicos que necesita saber la persona para ejercer con
eficiencia.