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C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
julio 2017
DATOS DEL APRENDIZ
Aprendiz:
Programa:
Jornada:
Nombre del Instructor:
Fecha:
Instructor
DERECHOS RESERVADOS © CENTRO DE CAPACITACIÓN BOLÍVAR
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN PREVIA DE C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

Organización Documental - Guia 1
GUIA DE APRENDIZAJE
C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R CÓDIGO: GP-FO20 FECHA: 12-07-2016 VERSIÓN: 05
NORMA DE COMPETENCIA FECHA DE ELABORACION:

Organizar los documentos de la 03-03-2014
NOMBRE DEL PROGRAMA: unidad administrativa, teniendo en
TECNICO LABORAL cuenta legislación vigente. NUMERO DE PÁGINAS:
ASISTENTE COMERCIAL
CODIGO 210601008 21
VERSIÓN 4
NOMBRE FECHA
REVISIÓN CONSEJO ACADEMICO 15-05-2014
APROBACIÓN CONSEJO DIRECTIVO 15-06-2014
1. IDENTIFICACIÓN
1.1 UNIDAD DE APRENDIZAJE: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
1.2 ELEMENTO ELEMENTO 1. Recibir los documentos de acuerdo con normas vigentes.
2. DESARROLLO DEL PROCESO
2.1 RESULTADO DEL APRENDIZAJE
• Radicar y registrar la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente
2.2 Estrategia Metodológica del aprendizaje

INSTRUCTOR
• Realiza prácticas demostrativas del eje temático
• Orienta a los estudiantes sobre la consulta bibliográfica
• Elabora talleres y guías de aprendizaje
• Formula casos hipotéticos para la resolución de problemas
• Realiza entrevistas personales
• Asesora al estudiante en el desarrollo de trabajos
• Propone planes de mejoramiento que permitan al estudiante superar las dificultades.
• Presenta el protocolo de servicio al cliente.
APRENDIZ
• Interpreta las lecturas propuestas
• Elabora mapas conceptuales, diagrama causa efecto, trama, matrices, diagramas de flujo, mapa de ideas,
cuadros sinópticos, arboles conceptuales
• Resuelve los casos planteados.
• Participa activamente en foros, debates, plenarias
• Desarrolla los talleres propuestos por el Docente.
• Realiza las consultas bibliográficas requeridas.
• Demuestra su nivel de competencia
• Realiza síntesis y esquemas
Cencabo tomara como referente la metodología de trabajo colaborativo a través de las TIC, con el fin de contri-
buir en el mundo de las tecnologías en la formación del aprendiz, para que este a su vez pueda enfrentarse al
mundo contemporáneo.
En el desarrollo de las diferentes actividades del módulo, el aprendiz aprenderá a manejar el portafolio, donde el
evidenciara el avance adquirido durante su formación.
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GUIA DE APRENDIZAJE
2.3 AMBIENTES DE APRENDIZAJE

El formador buscará desarrollar en el aprendiz el conocimiento, en su ser y en saber hacer un ambiente de
aprendizaje buscando un espacio adecuado y el aprendiz pueda desarrollar todas sus habilidades y destrezas.
2.4 EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE:
ELEMENTO 1
De conocimiento:
Prueba escrita y/o estudio de casos
De desempeño:
Observación durante el proceso de recepción y registro de dos documentos físicos y dos documentos electró-
nicos
De producto:
Registro de recepción de documentos físicos o electrónicos
ELEMENTO 2
De conocimiento:
De desempeño:
Observación durante el proceso de despacho de cinco documentos
De producto:
Registro de documentos despachados
ELEMENTO 3
De conocimiento:
De desempeño:
Observación durante el proceso de archivo de una serie documental
De producto:
Organización técnica de una unidad de conservación
ELEMENTO 4
De conocimiento:
Cuestionario y/o estudio de casos
De desempeño:
Observación de tres momentos en la consulta del archivo según rango de aplicación
De producto:
Respuesta a tres solicitudes de información, por cualquier medio
2.5 TECNICAS E INSTRUMENTO DE EVALUACION
• Verificación de los documentos que ingresan a la organización.

• Simulación de casos
• Formulación de preguntas sobre las normas de registro y radiación de correspondencia.
• Observación directa
• Solución de problemas que se presentan en el envío de correspondencia
• Entrevista con el personal de recepción de documentos
• Formulación de preguntas sobre archivo, tablas de retención de archivos y clases de archivo
• Simulación de situaciones en la organización del archivo
• Observación directa en el suministro de la información.
• Formulación de preguntas acerca de la producción, d los estándares de calidad de la información
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GUIA DE APRENDIZAJE
INSTRUMENTOS:
• Lista de verificación y de chequeo
• Juego de Roles
• Cuestionario de preguntas abiertas y cerradas
• Lista de control de cambios
3.0 CRITERIOS DE EVALUACION
GUIA 1 ELEMENTO 1
1. Clasifica los documentos teniendo en cuenta la normas de recepción establecidas por la organización
2. Radica y registra la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente.
3. Distribuye la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización.
4.Entrega la correspondencia a las oficinas encargadas de su trámite
GUIA 2 ELEMENTO 2
1.Verifica los documentos teniendo en cuenta las normas de despacho establecidas por la organización
2.Radica y registra los documentos enviados de acuerdo con las normas de la organización.
3.Despacha los documentos de acuerdo con las normas establecidas por la organización.
4.Archiva las copias de acuerdo con la legislación y las normas de la organización.
GUIA 3 ELEMENTO 3
1. Cumple el sistema de archivo empleado por la organización, de acuerdo a la legislación vigente
2. Utiliza la codificación exigida por la organización, de acuerdo con las normas internas de la misma y la legis-
lación vigente
3.Elabora los expedientes siguiendo las normas internas de la organización
4.Organiza y guarda los documentos de acuerdo con las políticas de la organización y la legislación vigente para
la disposición final de los mismos
5.Entrega los expedientes teniendo en cuenta el manual de archivo de la organización
6.Acondiciona los espacios para el archivo, teniendo en cuenta el volumen de la documentación
7. Controla el diligenciamiento de los formatos de acuerdo a la legislación y las normas internas
GUIA 4 ELEMENTO 4
1. Proporciona la información solicitada y reservada de acuerdo a la normatividad vigente.
2. Facilita los documentos de acuerdo a las normas y procedimientos señalados por la organización
3.Suministra la información de calidad de acuerdo a los estándares establecidos por la organización.
4.Ingresa a la información teniendo en cuenta el cumplimiento de las normas de la organización
5.Entrega la respuesta a la información solicitada en el tiempo estipulado, de acuerdo a los estándares estable-
cidos por la organización y legislación vigente
5. BIBLIOGRAFIA – CIBERGRAFIA
1.http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
2. http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf4.
3.http://www.docudigital.com/
4.http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2006/mayo/8.pdf
5. http://orfeogpl.org/ata/
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GUIA DE APRENDIZAJE
6. TABLA DE CONTENIDOS
Recordemos…

Que es un documento? Tipos de documento
Legislación documental
Normativa aplicable
Taller N° 1 6
Programa de gestión documental
Unidades de correspondencia
Taller N° 2
Leyes
Decretos
Norma técnica
Taller N° 3
Normas internacionales y nacionales para la organización documental
Procesos y procedimientos de la organización documental
Taller N° 4
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GUIA DE APRENDIZAJE
ACTIVIDAD E.A.E.
Radicar y registrar la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente.
CONCIENCIACIÓN / VIVENCIAS Y REFLEXIONES (INDIVIDUAL)

Evidencia la importancia del correcto diligenciamento de documentos en el diario vivir.
CONCEPTUALIZACION / HILOS CONDUCTORES (GRUPAL)
ACCIÓN INTERPRETATIVA
Reconoce cada uno de los elementos indispensables para diligenciar bien los distintos documentos
ACCIÓN ARGUMENTATIVA
Interpreta correctamente las normas para diligenciar documentos
CONTEXTUALIZACION / INTEGRACION (GRUPAL)

ACCIÓN PROPOSITIVA
Realiza los ejercicios planteados por el formador
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GUIA DE APRENDIZAJE
RECORDEMOS…
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es pro-
ducido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus activi-
dades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humana.
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos,
dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisua-
les (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales
(webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.
¿Qué es un documento archivístico?

Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman
parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publi-
caciones periódicas, etc., si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no
es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conser-
varán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo.
En consecuencia, un documento archivístico es aquel que es producido, recibido y conservado por una institución
y contiene información relativa al ejercicio exclusivo de las actividades y competencias que esta institución desa-
rrolla.
¿Qué son los tipos documentales?

Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en:
TIPO DOCUMENTAL SIMPLE
Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos:
• el oficio
• la carta
• el memorando,
• un libro de registro
• un libro de caja, recibo, etc.
TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad
de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para
licencias, etc.
¿Qué es una serie documental?

Es el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y
que, por consiguiente, es archivado, usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos:
• Resoluciones
• Supervisiones
• Legajos de personal
• Planillas
• Órdenes de compra, etc.
¿Qué es una sección documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por las diferentes unidades orgánicas o dependen-
cias del Municipio. Ejemplos:
• Alcaldía
• Gerencia Municipal
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GUIA DE APRENDIZAJE
• Secretaría General
• Gerencia de Planificación
• Registro Civil
• Tesorería, etc.
¿Qué es un fondo documental?

Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institución pública o privada en el ejercicio
de sus actividades. Ejemplos: Ministerio de Transportes y Comunicaciones, ministerio de Cultura, etc.
LEGISLACIÓN DOCUMENTAL
Contra lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no

pocas disposiciones atinentes a los archivos de gestión, centrales e
históricos.
La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obli-
gados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos
constitucionales, legales y obligatorios que tienen que ver con los
archivos. Por su parte, los responsables de esto no pueden actuar
frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacio-
nal en demanda de la atención que requiere el trámite documental o
el patrimonio histórico de la Nación.
Con esta breve relación el Archivo General de la Nación desea
informar a las autoridades, archivistas, funcionarios y ciudadanos en
general, acerca de los más importantes preceptos y las normas esen-
ciales relativas a los archivos para que con el esfuerzo y la participa-
ción de todos se cumplan las disposiciones vigentes y se avance en
la construcción de la política archivística en nuestro país.
El cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia,

como el Derecho a la Información (art.20), Derecho de Petición (art. 23), Acceso a los Documentos Públicos (art.
74), serán posibles si en la Administración Pública se establece una verdadera y responsable organización técnica
de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la información
requerida por los ciudadanos.
Los archivos de gestión y centrales son fundamentales para la administración pública y la guarda de los derechos
ciudadanos y los archivos históricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nación.
Por tales razones a ningún ciudadano y tanto menos a ningún funcionario le pueden ser indiferentes, desde su
producción hasta su disposición final, sea esta la eliminación o la conservación permanente.
Por todo lo anterior, invitamos muy especialmente a los funcionarios de la administración pública y a los archivistas
a consultar entre otras las siguientes disposiciones referenciadas a continuación, para sustentar la elaboración de
proyectos y la definición de acciones archivísticas que hagan de los archivos centros de información útiles para la
gestión administrativa y partes fundamentales del patrimonio cultural del país.
NORMATIVA APLICABLE
NORMAS TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN, CUSTODIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DO-
CUMENTOS
Las presentes normas técnicas tienen como objetivo regular la administración, custodia y conservación de los do-
cumentos y facilitar la interpretación y aplicación uniforme de las políticas archivísticas.
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GUIA DE APRENDIZAJE
 Norma No. 1.- Registro e inventario de la documentación.- Los documentos emitidos o recibidos deben
mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo.
 Norma No. 2.- Clasificación y ordenación de documentos.- Los documentos deben agruparse mantenien-
do su integridad orgánico-funcional y deben ordenarse siempre de la misma forma, cualquiera que ésta
sea. Debe existir un testimonio escrito de las normas de archivo que sigue cada dependencia de la institu-
ción, de manera que el sistema de clasificación y ordenación que se establezca pueda ser comprendido y
aplicado por otras personas si así se requiere.
 Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en car-

petas, prensas, cajas, ampos, o cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la
unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, guías o cualquier
otro tipo de señalización que contribuya con este propósito.
 Norma No. 4.- Custodia de documentos.- La custodia de los documentos implica la responsabilidad de ve-
lar por su adecuada preservación. La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida
a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.
 Norma No. 5.- Asignación de plazos de retención y transferencia.- Corresponde a los responsables de los
archivos gestionar la transferencia o eliminación de los documentos en los plazos que la institución crea
conveniente.
 Norma No. 6.- Descripción documental.- El acceso a la documentación bajo la responsabilidad de cada
dependencia de la institución debe estar garantizado mediante la elaboración de inventarios, índices,
catálogos o cualquier otro tipo de guía que permita su localización en un tiempo prudencial.
 Norma No. 7.- Acceso a los documentos.- Corresponde al responsable de la unidad definir al encargado
del archivo, los niveles, plazos y condiciones de acceso a la documentación bajo su custodia.

TALLER No. 1
1. Elabore un mapa conceptual con las normas para la administración, custodia y conservación de los
documentos
2. Cuál es la importancia de Los archivos de gestión y centrales, explique
3. De un ejemplo de tipo documental simple
4. De un ejemplo de tipo documental compuesto
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GUIA DE APRENDIZAJE
EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades admi-
nistrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibi-
da por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
El Archivo General de la Nación como entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística
en el marco del Sistema Nacional de Archivos y conforme a lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000,
está desarrollando
“La guía para la implementación de un programa de gestión documental” y en ese sentido, se orientará el progra-
ma de gestión documental definido como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para
el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recep-
ción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.
La guía Incluye: Objetivos:
 Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades
y hacer más eficiente su implantación.
 Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del docu-
mento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.
 Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armóni-
camente su desarrollo en una institución.
 Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la
Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
Marco legal:
Se constituye en un elemento indispensable para que el programa de gestión documental pueda ser adop-
tado de manera apropiada, bajo el cumplimiento de las diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo
General de la Nación y las demás normas aplicables en cada caso específico.
Componentes:
• Consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivístico.
• Aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnóstico y los requisitos previos al PGD.
• La adopción e implementación de las tablas de retención documental.
• La inclusión de las unidades de correspondencia como parte integral de la gestión documental.
• La formación de archivos según el ciclo vital de los documentos (Archivos de Gestión, Central e Histórico)
Los procesos de un programa de gestión documental y sus correspondientes flujos de información:
1. Producción documental
2. Recepción de documentos.
3. Distribución de documentos.
4. Trámite de documentos.
5. Organización de documentos.
6. Consulta de documentos.
7. Conservación de documentos y Disposición final de documentos.
La implementación y seguimiento de un PGD Procesos de un programa de gestión documental

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes pro-
cesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las
etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico):
1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, con-
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GUIA DE APRENDIZAJE
forme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia y la normalización de la producción
documental
2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión
de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean com-
petencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo
tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.
3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el
medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos
4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función admi-
nistrativa.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites adminis-
trativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos
para el trámite oportuno de las comunicaciones
5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institu-
ción, como parte integral de los procesos archivísticos.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archi-
vísticos de:
1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgá-
nico-funcional de la entidad”
2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden
previamente acordado.
3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que
permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y
necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usua-
rios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final.
6. CONSULTA DE DOCUMENTOS:
DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano,
etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia
de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes
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GUIA DE APRENDIZAJE
de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los
ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respec-
tiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución
y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable
del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico.
La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos
de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean in-
ventarios, guías, catálogos e índices.
7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y fun-
cional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el
establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informa-
ción en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y
unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación.
8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación tem-
poral, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas
de Valoración Documental.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligen-
ciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso
de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administra-
tivos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica
de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación cons-
tante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de
los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el
original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo
central correspondiente.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una deci-
sión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable,
fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de
prescripción aplicables en cada caso.
Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su
soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.
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GUIA DE APRENDIZAJE
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligen-
ciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso
de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya
aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administra-
tivos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas.
ACTIVIDADES:
La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen
por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y
políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo,
son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la
cultura. (Mini- manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada, AGN, 2001. P.88.)
1. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de reten-
ción o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y
secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
2. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración
documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carác-
ter representativo, para su conservación permanente.
3. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
4. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analó-
gica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada
por computador.
LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL

DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme
a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radica-
ción y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del
programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centra-
les e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u
otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observan-
cia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comu-
nicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia.
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GUIA DE APRENDIZAJE
TALLER No. 2
1. Elabore un mapa conceptual explicando el marco legal en materia de organización documental al interior de
una empresa. Tome cualquier empresa como ejemplo para su explicación.
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2. ¿Cómo define la ley 594 de 2000 la gestión documental?

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LEYES
 Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documen-

tos oficiales
 Ley 47 de 1920: Protección del patrimonio documental y
artístico.
 Ley 45 de 1923: Conservación de documentos bancarios. (Ar-
tículo 99)
 Ley 40 de 1932: Registro y reformas civiles de las personas (Ar-
tículo 29)
 Ley 14 de 1936: Aprueba tratado internacional sobre protec-
ción del patrimonio cultural
 Ley 163 de 1959: Protección del patrimonio cultural
 Ley 39 de 1981: Microfilmación y certificación de archivos (Ar-
tículos 1, 2, 3 y 4)
 Ley 23 de 1981: Regula archivos de las historias clínicas (Artículos 33, 34 y 35)
 Ley 23 de 1982: Derechos de Autor (Artículo2)
 Ley 57 de 1985: Publicidad y acceso a los documentos públicos (Artículos 1, 12, 13, 14,15, 16 al 27)
 Ley 63 de 1986: Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de
bienes culturales.
 Ley 6 de 1992: Reforma Tributaria - Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no mo-
dificables (Artículo 74)
 Ley 31 de 1992: Publicidad, reserva y República. (Artículos 54 y 55)
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GUIA DE APRENDIZAJE
 Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación

 Ley 80 de 1993: Estatuto de Contratación Administrativa (Artículos 39 y 55)
 Ley 44 de 1993: Derechos de autor funcionarios públicos (Artículo 10)
 Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79)
 Ley 270 de 1996: Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en los despachos Judiciales (Artículo 95)
 Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electróni-
co y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificación (Artículos 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 13)
 Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos.
 Ley 734 de 2002: Código Único Disciplinario (Artículo 34 Num. 1, 5 y 22 Artículo 35 Num.8, 13 y 21).
 Ley 795 de 2003: Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 22).
 Ley 951 de 2005 Por el cual se crea el acta de informe de gestión.
DECRETOS
 Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio
 Decreto 3354 de 1954: Restringe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la
incineración de documentos microfilmados.
 Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico,
artístico, monumentos.
 Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115)
 Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas (Artículos 8, 13 al 16)
 Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos (Ar-
tículos 1 a 5)
 Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria (Artículo 633)
 Decreto 1798 de 1990: Conservación de libros y papeles de los comerciantes (Artículos 31 a 33)
 Decreto 2126 de 1992: Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores (Artículo 51)
 Decreto 663 de 1993: Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Artículo 96)
 Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos
adecuados para conservar los archivos de los comerciantes.
 Decreto 2649 de 1993: Estatuto Contable (Artículos 123 y 134)
 Decreto 855 de 1994: Contratación Pública (Artículo 3)
 Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11)
 Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conser-
vación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
 Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación
 Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre
otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; limitar el Uso de las
tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, autoriza el uso de sistemas electrónicos
de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29)
 Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos (Artículos 1, 47, 49 y 62)
 Decreto 1094 de 1996: Facturas Electrónicas
 Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos
del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.
 Decreto 1725 de 1997: División de documentos DIAN (Artículo 54)
 Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados
 Decreto 254 de 2000: Expide el régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional
(Artículo 39)
 Decreto 1145 de 2004: Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de informa-
ción administrativa del sector público SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida (Artículo 12)
 Decreto 221 de 2004 Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades financie-
ras sujetas a toma de posesión y liquidación forzosa administrativa
15
GUIA DE APRENDIZAJE
 Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia.
 Decreto 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados
NORMAS TÉCNICAS
 NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística
 NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de
plata de 16mm y 35mm. Técnicas de operación.
 NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado, aplicación y loca-
lización. Clasificación de Microfilmes.
 NTC 4436: Información y Documentación.
 Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad
 NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos
 NTC 5174: Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
 NTC 5238: Normas sobre reprografía. Microfilmación Series. Procedimiento de operación
TALLER No. 3
(para elaborar en clase)
1. En equipos de trabajo exponer las leyes, decretos, y NTC y realizar una actividad lúdica sobre los instru-
mentos para la organización documental y el seguimiento al manejo de los documentos. Cuáles de las
normas mencionadas aplican? Analice.
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2. Desarrolle un marco legal para la organización de documentos al interior de la empresa. Tenga en cuenta
lo visto en clases anteriores.
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GUIA DE APRENDIZAJE
NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES

PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL.
NORMA ISO 15489
Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documentos. Fue lanzada en su primera
edición en septiembre de 2001 por el Technical Committee ISO / TC 46, Information and Documentation, Sub-
committee SC 11, Archives / Records Management.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los países miembros de la ISO, para normalizar a
nivel internacional la gestión de documentos tomando como base las normas australianas AS 4390: AS 4390.1 –
1996, AS 4390.2 –1996, AS 4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5– 1996 y AS 4390.6 – 1996.
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.

Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los documentos de archivo que nece-
sita.
Consta de dos partes:

1.- ISO 15489-1:2001.- que proporciona una guía sobre como gestionar los documentos de archivo.
2.- ISO/TR 15489-2:2001.- un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.
Tanto la parte general como el informe técnico se aplica a los documentos en cualquier formato o soporte,
creados o recibidos por cualquier organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades
Este informe técnico puede resultar una buena guía para los gestores de documentos, especialmente para aque-
llos que necesitan construir e implantar un programa de gestión de documentos partiendo de cero.
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: NORMATIVA

El sistema de clasificación debe incluir también información sobre:
 Legislación u otras fuentes que avalen o sustenten las funciones y actividades.
 Riesgos asociados con cada función y actividad: se trata de los hechos que exponen a la organización a
consecuencias perjudiciales.
Por ejemplo, el hecho de que una organización no sea capaz de justificar una decisión o de saber cómo se tomó,
puede implicar pérdidas financieras, enfado del público que se traduzca en litigios, etc.
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185
Tiene Como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el
fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas.
17
GUIA DE APRENDIZAJE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación documental • Identificación de unidades administrativas fun-
cionales
• Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la
dependencia
• Conformación de series y subseries documentales
2. Ordenación documental • Conformación y apertura de expedientes

• Determinación de los sistemas de ordenación
• Organización de series documentales
• Foliación
Transferencias documentales Organización y entrega de transferencias documen-

tales y aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD
ACTIVIDADES
PROCEDIMIENTOS
3.Descripción documental • Análisis de información y extracción de contenidos

• Diseño de instrumentos de recuperación como
• Guías, Inventarios, Catálogos e Índices
18
GUIA DE APRENDIZAJE
TALLER No. 4
1. Complete según corresponda:
a. Tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organiza-
ciones._____________________
b. Guía sobre cómo gestionar los documentos de archivo.______________
c. Un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.____________________
d. Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotoco-
pias de documentos que la entidad tenga en su poder.________________________________________
e. Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Na-

ción_____________________________
f. Ley General de Archivos.____________________________
g. Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79)___________
19
Nombre del Documento
LISTA DE CHEQUEO DE EVIDENCIAS
C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R CÓDIGO: GP-FO28 FECHA: : 29 -11 -2016 VERSIÓN: 03
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO:
PARAMETROS PARA EVALUAR

El rango de calificación es de 10 a 50, para demostrar competencia en la unidad el aprendiz deberá lograr la califi-
cación mínima de aprobación (35), en cada sesión la distribución de la nota será ponderada de la siguiente manera:
25% evidencia de conocimiento. (12,5 de la nota)
25% evidencia de desempeño. (12,5 de la nota)
50% evidencia de producto. (25 de la nota)
Nota final será la sumatoria de las notas ponderadas.
Si el aprendiz no es competente debe hacer un plan de mejoramiento por guía de acuerdo a lo consagrado en el
manual de convivencia.
_______________________________ _______________________________
FIRMA O SELLO DEL FORMADOR NOMBRE Y FIRMA DEL APRENDIZ

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C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

DATOS DEL APRENDIZ

PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL SIN AUTORIZACIÓN PREVIA DE C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R

NORMA DE COMPETENCIA FECHA DE ELABORACION:

2.2 Estrategia Metodológica del aprendizaje

2.3 AMBIENTES DE APRENDIZAJE

• Verificación de los documentos que ingresan a la organización.

3.0 CRITERIOS DE EVALUACION

Radicar y registrar la correspondencia de acuerdo a las normas de la organización y de la legislación vigente.

CONCIENCIACIÓN / VIVENCIAS Y REFLEXIONES (INDIVIDUAL)

CONCEPTUALIZACION / HILOS CONDUCTORES (GRUPAL)

Interpreta correctamente las normas para diligenciar documentos

CONTEXTUALIZACION / INTEGRACION (GRUPAL)

Realiza los ejercicios planteados por el formador

¿Qué es un documento archivístico?

¿Qué son los tipos documentales?

TIPO DOCUMENTAL COMPUESTO

¿Qué es una serie documental?

¿Qué es una sección documental?

¿Qué es un fondo documental?

Contra lo que suele creerse, en la legislación colombiana existen no

El cumplimiento y respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia,

 Norma No. 3.- Instalación y rotulación de documentos.- La ubicación de la documentación en car-

2. Cuál es la importancia de Los archivos de gestión y centrales, explique

3. De un ejemplo de tipo documental simple

4. De un ejemplo de tipo documental compuesto

EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La implementación y seguimiento de un PGD Procesos de un programa de gestión documental

5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEFINICIÓN

de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.

8. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL

2. ¿Cómo define la ley 594 de 2000 la gestión documental?

 Ley 43 de 1913: Provee a la conservación de ciertos documen-

 Ley 80 de 1989: Crea el Archivo General de la Nación

(para elaborar en clase)

NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES

OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización.

Consta de dos partes:

LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS: NORMATIVA

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

2. Ordenación documental • Conformación y apertura de expedientes

Transferencias documentales Organización y entrega de transferencias documen-

3.Descripción documental • Análisis de información y extracción de contenidos

1. Complete según corresponda:

b. Guía sobre cómo gestionar los documentos de archivo.______________

c. Un informe técnico que proporciona una metodología para su implantación.____________________

e. Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Na-

f. Ley General de Archivos.____________________________

g. Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79)___________

C E N T R O D E C A PA C I TA C I Ó N B O L Í VA R CÓDIGO: GP-FO28 FECHA: : 29 -11 -2016 VERSIÓN: 03

PARAMETROS PARA EVALUAR

Nota final será la sumatoria de las notas ponderadas.

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