MEMO-INSTRUCCTIVO Nº 0002- 14

(26 de Junio de 2014)

PARA: DIRECTORES, DIRECTORAS, COORDINADORES, COORDINADORAS, JEFES,

JEFAS DE LAS OFICINAS DE REGISTRO ESTUDIANTIL O REGISTRO Y CONTROL
DE ESTUDIOS DE LAS DIFERENTES UNIVERSIDADES E INSTITUTOS DE
EDUCACIÓN UNIVERSITARIA DEL ESTADO MÉRIDA

DE: LCDA. OLGA MARGARITA ESCALONA, DIRECTORA (E) ZONA EDUCATIVA

Nº 14 Y LCDO. HÉCTOR LOZADA (MSc), JEFE (E) DIVISIÓN DE REGISTRO
CONTROL DE EVALUACIÓN Y ESTUDIOS.

ASUNTO: AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS PROBATORIOS DE ESTUDIOS

EMANADOS DE LA DIVISIÓN DE REGISTRO, CONTROL Y EVALUACIÓN DE
ESTUDIOS, ZONA EDUCATIVA Nº 14 DEL ESTADO MÉRIDA, DURANTE EL
PROCESO DE AUDITORIA EN LA REVISIÓN DE EXPEDIENTES DEL SUBSISTEMA
DE EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

La Dirección de la Zona Educativa Nº 14, conjuntamente con la División de Registro, Control

y Evaluación de Estudios del Estado de Mérida, con el objeto de unificar criterios y
simplificar los trámites, en cuanto a la autenticación de documentos probatorios de
estudios emanados de la División de Registro, Control y Evaluación de Estudios, Zona
Educativa Nº 14 del Estado Mérida, durante el proceso de auditoria en la revisión de
expedientes del Subsistema de Educación Universitaria, a fin de garantizar la prosecución y
permanencia de estudios. En conformidad con lo dispuesto en los artículos 21, 102 y 103 de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, artículos 15 ,46, 47 y 48 de la Ley
Orgánica de Educación (L.O.E. - 2009), en concordancia con los artículos 4, 5, 9, 10, 20 y 45
de la Ley de Simplificación de Trámites Administrativos (2009) y en correspondencia con los
artículos 130 y 132 del R.G.L.O.E. (vigente), Circular 007506 (2010), la Circular 012 del 20-
05-2.013 (modificada el 26-6-14 por Memo-instructivo 0005-14 sobre el proceso de
acreditación y certificación de conocimientos por experiencia con base en el dialogo de saberes
para la modalidad de educación de jóvenes adultos y adultas), emitida por la Zona Educativa Nº
14 del Estado Mérida el Memorando-Circular Nº 0650/5 de fecha 10-11-2005, sobre las
instrucciones generales para los Directores y Directoras de las 24 Zonas Educativas del País en
la simplificación de trámites administrativos y los Convenios Educativos suscritos y ratificados
por Venezuela (Convenio “Andrés Bello”, de fecha 31-01-1970, ratificado en Cochabamba-
Bolivia el 15 de mayo de 1998. Convenio de La Haya para suprimir la exigencia de
legalización de los documentos públicos extranjeros (1961) ratificado el 16 de marzo de 1999),
y el Memorando – Instructivo Nº 0001-14, de fecha 25/06/14 emitida por la Zona Educativa del
Estado Mérida, sobre acreditación de los niños, niñas, adolescentes, jóvenes, adultos y adultas
del subsistema de educación básica y las modalidades del sistema educativo venezolano, en
condiciones de extranjeros, extranjeras sin cedula venezolana, solicitantes de refugio,
refugiados, refugiadas, desplazados y desplazadas.
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“No podemos optar entre vencer o morir… necesario es vencer”

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Y por cuanto, constantemente se presentan ante esta dependencia usuarios y usuarias
solicitando la autenticación y/o ratificación de documentos probatorios de estudio como
requisito exigido por las diversas Universidades e Institutos Universitarios. Al respecto se
imparten las siguientes instrucciones:

1. Los documentos que deben ser autenticados ante la División de Registro, Control y
Evaluación de Estudios y la Jefatura de la Zona Educativa Nº 14 del Estado Mérida, deben
corresponder a los emitidos exclusivamente por las instituciones educativas del Estado Mérida,
hasta el año 2009, y los emitidos por instituciones que han cerrado los cuales a saber son:
a) Certificación de Calificaciones.
b) Títulos de Bachiller o Técnico Medio (Hasta julio de 2009) y Títulos de Educación
Media General o Media Técnica de planteles que han cerrado a partir del 2010 hasta la
fecha.
c) Copia Fondo Negro de Título
d) Copia Certificada de Registro de Título (C.C.R.T.) (va en papel moneda seriado y con
sello de seguridad tanto en el anverso como en el reverso)
d.1. La expedición contendrá además de la CCRT, la autenticación grapada
a esta y sellada entre páginas con sellos húmedos.
d.2. En caso de extravío del Título se otorga constancia de CCRT en papel
bond tamaño carta, acompañada de autenticación de título y acta explicativa (Circular Nº 01
de fecha 02-07-2003 modificada el 30-03-2007 en su numeral 06, literal 5) grapadas a y
sellada entre páginas con sellos húmedos.

2. Los Títulos, Certificación de Calificaciones, Modificación al dorso del original del Titulo,
Cambio de Datos, Copia Certificada de Registro de Titulo (C.C.R.T.) y demás documentos
probatorios de estudios, deben ser validados (autenticados y/o ratificados) por:
a) La División de Registro, Control de Evaluación y Estudios de la Zona Educativa que
corresponda, siempre y cuando hayan sido emitidos antes del año escolar 2008 – 2009 (año
de egreso 2009) por los planteles o instituciones educativas adscritas a la Zona Educativa
correspondiente, incluyendo los emitidos por Zona Educativa.
b) Los Planteles o instituciones educativas a partir del año escolar 2009 - 2010 (Año de
Egreso 2010) en adelante según circular 007506 de fecha 22 de Octubre de 2010. Tienen
plena y legal validez con la firma y sello del Director o Directora de cada Plantel Educativo.

3. Los títulos que son emitidos y otorgados por la Zona Educativa, a través de la estrategia
“Libre de Escolaridad” o Acreditación por Experiencia, así mismo los otorgados por causa de
anulación previstas en la Circular 13 del 02-03-2003 (modificada el 30-03-2007), llevan un
sólo sello el cual corresponde a la Zona Educativa que emite y otorga el Título.

4. Los documentos probatorios de estudios, emitidos por la estrategia “LIBRE DE

ESCOLARIDAD” son autenticados por la Zona Educativa correspondiente.

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5. Para los documentos probatorios de estudios emitidos por el Plan Extraordinario José Félix
Ribas denominado “MISIÓN RIBAS”, aplica:
a) Circular 007506 de fecha 22 de Octubre de 2010 que establece a partir del mes de julio
de 2010. Antes de esta fecha son autenticados por la Zona Educativa que corresponda.
b) Los y las estudiantes que cursaron y aprobaron parcialmente los primeros tres años del
nivel de Educación Media del Régimen Regular y se inscriben para proseguir los estudios en
el Plan Extraordinario José Félix Ribas denominado “Misión Ribas” y en el cual, culminan
todos sus estudios obteniendo el Título de Educación Media General Integral, se les
otorgará Certificación de Calificaciones del 1er nivel (1ero, 2do y 3er año) y del 2do nivel
(4to y 5to año). Las calificaciones de los años cursados y aprobados en el sistema regular no
se tomarán en cuenta.
c) Si el o la estudiante aprobó el 3er año de Educación Media General en el sistema regular
y se inscribe en la “Misión Ribas” para culminar sus estudios, recibirá sólo la Certificación
de Calificaciones del 2do nivel (4to y 5to año). La Certificación de Calificaciones del 1ero al
3er año las otorgará la institución donde el o la estudiante las aprobó.

6. La Certificación de Calificaciones presenta ciertas características y nomenclatura que

muchas veces confunden al auditor o verificador de los expedientes, se recomienda revisar y
socializar la Circular Nº 05 de fecha 02-07-2003 (modificada el 30/03/2007) emitida por la
Dirección de Evaluación y Acreditación del M.P.P.E., a saber en el momento de revisar la
certificación encontramos además de los datos del o la estudiante, una serie de casillas las
cuales se describen a continuación:
a) En la casilla Calificación en Nº, en letra se puede observar la calificación obtenida por
el o la estudiante en número y en letra, si la asignatura está pendiente en número PE y en
letra PENDIENTE, si la asignatura fue exonerada en número EX y en letra
EXONERADA, si la asignatura no fue cursada en número NC y en letra NO CURSÒ. Si la
asignatura fue Reconocida o Concedida, la calificación en número y en letra será la que
corresponda después de realizada la Transferencia o equivalencia. Para este caso en las
casillas referidas a Tipo de Evaluación y Fecha (mes-año) se colocan asteriscos (*) y además
debe agregarse en observaciones la vía legal bajo la cual se ajustan las nomenclaturas en este
literal expresadas.
b) En la casilla T-E (Tipo de Evaluación) se puede ver el tipo de evaluación mediante el
cual el o la estudiante obtuvo la calificación en cada asignatura: Final (F), Equivalencia
(E), Quedada (Q), Revisión (R), Extraordinaria (X), No cursó (*), Libre Escolaridad
(L), Ubicación (U), Concedida (C), Transferencia (T), Pendiente (P), Revisión de Materia
Pendiente (M), Otras (O). Para las Certificaciones de Calificaciones emitidas a través de la
Misión Ribas la nomenclatura debe ser Integral (I), según circular Nº 03 modificada el
30/03/2007 sobre Certificación de Calificaciones (Misión Ribas) en su numeral 2-V en
Calificación en Nº, en Letras aparte T-E. Para cualquiera de los casos se debe agregar en
observaciones la vía legal bajo la cual se ajusta esta nomenclatura.
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 c) En la casilla FECHA se observa la el mes y el año en los cuales el o la estudiante aprobó
la asignatura, si la asignatura fue Exonerada, Reconocida o Concedida el mes y el año
corresponden a la fecha en que fue emitida la Transferencia, Equivalencia, Aplicación de
Materia Quedada o el documento que exonera la asignatura.
d) Las asignaturas deben estar indicadas respetando el orden de aparición del Pensum de
Estudio (Malla Curricular) y deben denominarse completas, sin abreviaturas.

7. MATERIA QUEDADA: correspondiente al Tipo de Evaluación la nomenclatura (Q),

significa que se aplicó el procedimiento legal para Asignatura Quedada, normado en la
Circular Nº 007 de fecha 27-10-2010, del MPPE. La expedición de este caso contendrá la
Constancia de Aprobación de Asignatura Quedada, la cual debe estar reflejada en las
observaciones de las Planillas de Resumen Final y la Certificación de Calificaciones,
debidamente grapadas y sellada entre páginas con sellos húmedos.

8. Los timbres fiscales corresponden al equivalente al valor de 10% del monto de la Unidad
Tributaria para el TÍTULO y 30% del monto para cada Certificación de Calificaciones.

9. Respecto a la Copia Certificada de Registro de Título (CCRT), Certificación de

Calificaciones y Autenticaciones que presentan una sola firma, se aclara que este escenario se
mantuvo hasta el año 2010, por cuanto, existía bajo Resolución Ministerial la figura de firma
delegada para la autenticación de documentos probatorios de estudios. Específicamente para el
Prof. Héctor José Lozada Parada según Resolución Nº 055 de fecha 10/10/2005 publicada en
Gaceta Oficial Nº 38291 de fecha 11 de Octubre de 2005 y la Lcda. Dora Hilda Méndez
Bonilla Resolución Nº 068 de fecha 26/08/2009 publicada en Gaceta Oficial Nº 39252 de
fecha 11 de Agosto de 2009.

10. En caso de duda sobre autenticidad de títulos, el portador o portadora debe solicitar ante la
DRCEE de manera formal la revisión y autenticación del mismo. Para tal fin habrá de anexar la
exposición de motivo y el Título original. Esta División responderá por escrito el
pronunciamiento posterior a la revisión técnica de la veracidad del o los mismos.

11. El AÑO DE EGRESO es el año en el cual el o la estudiante aprueba el plan de estudio

correspondiente. Y la FECHA DE EMISIÓN es aquella cuando se emite el Título y coincide
con el acta elaborada por la comisión encargada de verificar el cumplimiento de los requisitos
exigidos para el otorgamiento del Título (ver Circular Nº 13 numeral 04 de fecha 02-07-2003
(modificada el 30-03-2007). Ejemplo: caso de estudiante que culmina y aprueba el plan de
estudio en el año 2009, pero no se lo otorga el título por no cumplir con todos los requisitos
que exige la comisión verificadora basada en la Circular 13. Este estudiante pasa hacer
rezagado, en el 2011 el estudiante consigna todos los requisitos, se verifica y se aprueba el
otorgamiento el 25 de enero de 2011, el título tendrá como fecha de egreso el año 2009 y como
fecha de emisión el 25 de enero de 2011.

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12. En el Área EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO las Calificaciones reflejadas en la
Certificación de Calificaciones, hasta el año 1999 era cualitativa utilizándose los literales A-B-
C-D y E. A partir del año 2000 es cuantitativa usándose numerales de la escala del 01 al 20 pts.

13. En los casos que haya dudas por incongruencia en los lugares de nacimiento se recomienda
aplicar procedimiento expresado en Instructivo Nº 01 de fecha 02/07/2003 (modificado el
20/04/2007) sobre LLENADO DE FORMATOS DE DOCUMENTOS PROBATORIOS
DE ESTUDIO, párrafo titulado Identificación de el (la) Estudiante en su parágrafo último.

14. Cabe destacar que los documentos probatorios de estudio, de las egresadas y egresados en
Educación Media General o Educación Media Técnica, extranjeros y extranjeras sin cédula
venezolana, solicitantes de refugio, refugiados, refugiadas, desplazados y/o desplazadas
tendrán plena y legal validez con el Fotocopia del Pasaporte Diplomático, Carnet Diplomático;
Pasaporte Extranjero, Documento Provisional de Solicitud de Refugio, Notificación de
Decisión de Solicitud de Refugio, Visa de Permanencia: Transeúnte y/o Residente. De igual
manera, se tendrá en consideración cualquier otra forma de acreditación o identificación que
responda a acuerdos suscritos válidamente por la República Bolivariana de Venezuela.
14.1. Para los extranjeros y extranjeras de nacionalidad colombiana, se establecen como
documentos de identidad: El Registro Civil de Nacimiento, La Tarjeta de Identidad
(menores de 18 años), La Cédula de Ciudadanía (mayores de 18 años), El Pasaporte (si lo
tuviere). Documentos en los cuales se ve reflejado el número único de identificación
personal (NUIP). Según Circular S/N de fecha 21 de Marzo de 2013.
14.2. En el caso de las y los ciudadanos extranjeros y extranjeras en condición de
solicitantes de refugio deben presentar Documento Provisional de Solicitud de Refugio
vigente a la fecha del trámite, emitido por la Comisión Nacional para los Refugiados y
Refugiadas, ente encargado de decidir sobre el reconocimiento del estatus de refugiado en
Venezuela.
14.3. En el caso de las y los ciudadanos extranjeros y extranjeras en condiciones de
refugiado o refugiada que no hayan obtenido otro documento de identidad venezolana,
pueden presentar la Notificación de Decisión de Solicitud de Refugio emitida por la
Comisión Nacional para los Refugiados, donde se les reconozca el estatus de refugiado en
Venezuela.

CONSIDERACIONES FINALES

1. Las Actas de Nacimiento y las Certificaciones de Calificaciones emitidas antes del año
1980, no tiene fecha de vencimiento (Artículos 28 - 29 de la Ley de Simplificación de Trámites
Administrativos-2008 y Circular Nº 014624 de fecha 09/12/2013).

2. El Fondo Negro de Título, antes del 10 de febrero de 2014, tiene plena validez con el sello
húmedo de datos del Jefe (a) de la DRCEE y la firma, de los datos del funcionario que revisó el
documento, con su firma y el sello de la División (DRCEE). A partir del 10 de febrero de 2014,
solo tiene validez con sello de datos del Jefe de la DRCEE, del Coordinador de Control de
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Estudios y del Funcionario que revisó con las firmas respectivas, además de sello de la División
(DRCEE).

3. El Código de Plantel, según Circular Nº 0002, de fecha 24-04-2009, la cual deroga Código
DEA que estuvo vigente hasta el año escolar 2008-2009 y Código OMAD hasta el año escolar
2005-2006. Los Códigos de Planteles oficiales se identifican con dígitos alfa numéricos y las
iniciales al inicio a saber son: para instituciones OFICIALES OD; PRIVADAS PN-PD;
Modalidad de Jóvenes Adultos y Adultas LICEOS NOCTURNOS ON-SO-PN-TN-T0-S1-S2-
S3; para MISIÓN RIBAS el mismo código del plantel donde funcionan los ambientes
antecediéndole las iniciales MR y para LIBRE ESCOLARIDAD Z14 sin más numeración. Al
respecto se informa que el Código de Plan de Estudio debe coincidir con el que aparece en la
Resolución que da vigencia al Pensum de Estudios. Los errores que hubiere en relación a estos
casos deben corregirse por la Institución Educativa o DRCEE.

4. Socializar la normativa legal, que rige el otorgamiento de documentos probatorios de estudio

que a saber son:
a) Artículos del 124 al 132 del RGLOE (2003) de los certificados y títulos oficiales.
b) Resolución Nº 1871(1999) del MPPE, sobre las normas para el otorgamiento de
documentos probatorios de estudio.
c) Resolución 90 (2000), sobre Certificados de Educación Básica, Títulos de bachiller y
Técnico Medio, modelo de Título. (Ahora Título en Educación Media General o Educación
Media Técnica, a partir del año escolar 2010-2011).
d) Circular Nº 13 de fecha 02-07-2003, sobre el otorgamiento de Títulos de Bachiller o
Técnico Medio (ahora Título en Educación Media General o Título en Educación Media
Técnica), modificada el 30-03-2007.
e) Circular 0006 de fecha 23-03-2010, sobre expedición de certificados, notas, credenciales
y títulos oficiales que acrediten conocimientos académicos en los niveles y modalidades del
Subsistema de Educación Básica del Sistema Educativo Bolivariano.
f) Circular 007506 (2010), lineamientos para la firma de documentos probatorios de estudio
por los directores y directoras de los planteles.
g) Circular Nº 22 de fecha 10-09-1986 del MPPE, sobre régimen de evaluación de la
asignatura instrucción premilitar.

5. En cuanto a la Acreditación por Experiencias (Circular 012 del 20-05-2013 (modificada el

26-6-14 por Memo-instructivo 0005-14) sobre el proceso de acreditación y certificación de
conocimientos por experiencia con base en el diálogo de saberes en la Modalidad de Educación
de Jóvenes Adultos y Adultas a través de la División de Registro, Control de Evaluación y
Estudios, se orienta que en la Certificación de Calificaciones en la casilla correspondiente al
Tipo de Evaluación (T-E) se puede ver el tipo de evaluación mediante el cual el o la
estudiante obtuvo la calificación en cada asignatura la cual a saber será Libre de Escolaridad
(L). Y en la casilla correspondiente a FECHA en la que se observa la el mes y el año en los
cuales el o la estudiante aprobó la asignatura, será la misma para todos los años y materias.
Adicionalmente debe indicar en las observaciones, aprobadas según Circular 012 del 20-05-
2013 (modificada el 26-6-14 por Memo-instructivo 0005-14).
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6. Para la aplicación de Reválida de Estudios (Convenios Culturales y Educativos de La Haya
y Andrés Bello. Así como para aplicación de Transferencia y/o Equivalencia de Estudios la
expedición de estas contendrá la Certificación de Calificaciones con las debidas observaciones
de la circular aplicada y la constancia de aplicación de la circular con la información de la
misma, grapadas todas y selladas entre páginas con sellos húmedos.

7. Se exhorta a solicitar de manera formal el visado de Circular Nº 22 de fecha 10/09/1986

sobre REGÍMEN DE EVALUACIÓN DE LA ASIGNATURA INSTRUCCIÓN
PREMILITAR, la cual exonera esta asignatura por no contemplarse en los Planes de Estudio.

DISPOSICIÓN TRANSITORIA

ÚNICA: Para la situación específica del proceso de ANULACIÓN DE TÍTULOS POR

MENCIÓN expresado en la Circular Nº 13 de fecha 02-07-2003, sobre el otorgamiento de
títulos de Bachiller o Técnico Medio (ahora titulo en Educación Media General o titulo en
Educación Media Técnica), modificada el 30-03-2007. Se indica que a partir de la presente
fecha y hasta tanto no direccione lo contrario el MPPE, todos aquellos títulos que expresen la
palabra MENCIÓN, no serán motivo de ANULACIÓN, en concordancia en lo emanado en
la Circular Nº 12 de fecha 2 de Agosto de 1998, en su numeral 3.3.2 sobre las causas
comprobadas para anular los títulos.

Dado, firmado y sellado en el Despacho de la Dirección de Zona Educativa Nº 14 del Estado

Bolivariano de Mérida, a los veintiséis (26) días del mes de Junio del año 2014.

OLGA M. ESCALONA DE MARQUINA HÉCTOR JOSÉ LOZADA P.

Directora (E) Zona Educativa Mérida Jefe (E) División de Registro,

Según Resolución Nro. 024 de 19-11-2012 Evaluación y Control de Estudios
Publicada en Gaceta Nro. 40.053 Según Resolución Nro. 090 de 21-06-2013

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