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Caso Práctico: Proyecto Estudiantil para recabar fondos

Gestión de los Riesgos y de las Adquisiciones del Proyecto

Nidia Esperanza Munoz Villamil

Universidad Arturo Prat.

MBA con Especialidad en Gerencia de Proyectos
Julio 2020
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INTRODUCCIÓN

En este trabajo se realiza un análisis de la forma adecuada para recabar fondos

para un proyecto, lo cual aterriza el mismo, es importante analizar y tener la
claridad de los procesos, motivación, fracaso en un proyecto es la existencia de
problemas qu interrumpen la adecuada rocolección de aportes

OBJETIVO GENERAL

Establecer un análisis adecuado sobre el proceso de recolección de fondo para el

proyecto

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Desarrollar la capacidad de el análisis frente al proceso de recolección

económico y como esta interfiere en la planeación y estructura organizacional de
un proyecto.

Gestión de los Riesgos y de las Adquisiciones del Proyecto

MBA con Especialidad en Gerencia de Proyectos

Claudia Martínez Borja, PMP

Caso Práctico: Proyecto Estudiantil para recabar fondos

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DESCRIPCIÓN

En septiembre, en la primera junta del año académico, el consejo de sociedades

de alumnos, Council of Fraternities and Sororities (CFS), de la Universidad de
Mount Clement, decidió organizar un proyecto para recabar fondos que se
destinarían a mejorar la unidad de cuidados intensivos de pediatría del hospital
local. El CFS está compuesto por representantes de cada una de las 24
sociedades de alumnos. Esta junta contó con la presencia de 15 representantes.

Los miembros del consejo presentes en la junta manifestaron enorme entusiasmo

por esta labor, pero también plantearon algunas inquietudes, entre ellas:

• ¿Qué clase de proyecto desarrollaremos?

• ¿Cuál sería la mejor época del año para desarrollarlo?

• ¿Existe una meta para la cantidad de dinero que trataríamos de recabar?

• ¿Cómo asignaríamos las responsabilidades a todas las sociedades de alumnos?

• ¿Qué decir de los miembros del consejo que no han asistido a la junta? ¿Qué

sucedería si no apoyan la idea?

• ¿Necesitaremos algo de dinero al principio para poner el proyecto en marcha y

sufragar cosas como la publicidad y otras necesidades básicas?

• ¿Necesitamos autorizaciones de alguna especia?

“El asunto se está complicando. Han surgido muchas preguntas y hay elementos
que no conocemos”, dijo Hannah.

“¿Qué sucedería si no reunimos mucho dinero? Sería muy embarazoso, sobre

todo si tenemos que trabajar tanto”, agregó Marcus.
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“Claro que trabajaríamos mucho, pero nuestras sociedades incluyen a muchas

personas que nos ayudarían”, repuso Teresa.

“Quizá deberíamos tratar de identificar los riesgos que se podrían presentar y, a

continuación, analizaríamos si todavía pensamos que podemos hacerlo”, comentó
Cathy.

“No pienso pararme en las esquinas con una lata para recolectar dinero”. Afirmó
Meghan.

“Yo tampoco, pero podemos hacer muchas otras cosas para recabar dinero que
serían

divertidas para todos los estudiantes”, agregó Wendy.

Adaptación de:

Administración exitosa de proyectos / Gido, Jack, Clements, James

CENGAGE Learning

“Tal vez podamos convocar a la comunidad para que también venga. Eso nos
ayudará a reunir más dinero que sólo acudiendo a los estudiantes”, dijo Sophie.

“Estoy dispuesta a encabezar un comité de planeación. ¿Quién más quiere

participar en él?

No reuniríamos mañana a las cinco de la tarde. Enviaré un e-mail a los miembros

del CFS que no están presentes invitándoles a asistir. Nos divertiremos bastante y
reuniremos dinero.

Por supuesto que lo que hagamos entrañará riesgos, pero todo saldrá bien.
Debemos adoptar una actitud de triunfo”, opinó Saúl.
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Actividades.

1. En su opinión, ¿Cuáles deberían ser los próximos pasos a seguir?

es importante identificar distintas fuentes de financiación, dependiendo de la

finalidad y el tema del proyecto. Puede haber diversos donantes, entre ellos el
sector privado (empresas), fundaciones, y organizaciones internacionales.
Además, en tu comunidad pueden existir fuentes de financiación específicas, a
través de las autoridades locales y/o nacionales, hacer una búsqueda organizada,
empieza localmente, seguir por el país y después amplíala al mundo entero. Por
último, recurrir a mecanismos alternativos para obtener fondos, como las
campañas de crowdfunding o eventos locales de recaudación de fondos.

2. Identifique tres posibles proyectos para recabar fondos para la unidad de

cuidados intensivos de pediatría (describa de manera general los proyectos
propuestos).

Rifas, sorteos y subastas

Las rifas y sorteos son una opción que nunca falla para conseguir dinero en un
proyecto benéfico, se puede usar un producto propio o conseguir que otra
empresa ceda alguno en forma de donativo.

Crowdfunding o micromecenazgo

El Crowdfunding es una herramienta que en los últimos años han dado vida a
miles de proyectos interesantes. Consiste en la financiación colectiva de un
proyecto con la aportación económica de distintos usuarios a través de Internet.

Existen muchas plataformas que facilitan este tipo de financiación, algunas

plataformas de crowdfunding son Teaming, Lánzanos, Verkami, Kukumiku o
Goteo. Investiga y elige la que más se adapte a tu idea.
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Torneos Solidarios

Organizar un torneo deportivo que sirva para recaudar fondos. Al tratarse de un

torneo solidario, también se disfruta de las ventajas para organizar eventos de
todo tipo.

3. Elija uno de los tres proyectos e identifique, al menos, diez riesgos que pondrían
en peligro el éxito del proyecto.

1. Los riesgos ambientales, como las catástrofes naturales.

2. Los riesgos financieros
3. riesgos internos como problemas de cofinanciamiento o sistemas
financieros deficientes.
4. Los riesgos operativos, como aquellos que implican la compleja formulación
del proyecto, el trabajo en un entorno desconocido
5. Los riesgos de gestión ineficaz, la negligencia profesional, los errores
humanos o la incompetencia, la falta de seguridad, las fallas de
infraestructura, el control y la evaluación inadecuados y la demora en el
cumplimiento.
6. Los riesgos organizativos, como aquellos que entrañan los acuerdos
institucionales o de ejecución, la capacidad de los socios, etc.
7. Los riesgos políticos, como aquellos que conllevan los cambios en el
gobierno o en el compromiso, la voluntad política (gobernabilidad), la
corrupción, la inestabilidad política,
8. Riesgos de opinión pública desfavorable, la intervención adversa de los
medios.
9. Los riesgos regulatorios, como aquellos generados por la introducción de
medidas y políticas regulatorias imprevistas.
10. Los riesgos estratégicos, como aquellos que surgen cuando las
asociaciones no cumplen lo acordado.
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4. Genere el plan de gestión de esos riesgos, incluya: el registro de riesgos, dueño

del proyecto, priorización del riesgo (mediante indicativo de probabilidad/impacto)
y un plan de respuesta para evitar o mitigar cada uno de esos riesgos.
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Resultados (presenta acá los resultados de la tarea, en este caso la matriz)

matriz de comuncaciones qué comunicar? ¿cómo comunicar? ¿con qué frecuencia? ¿cuándo comunicar?
Documento digital
Datos y comunicación sobre la
(PDF) vía correo
reunión de iniciación del proyecto
tema electrónico
lanzamiento del Una sola vez Iniciación del Proyecto
1 Documento digital
proyecto Datos preliminares sobre el alcance del
(PDF) vía correo
proyecto
electrónico
reuniones Planificación detallada del Proyecto:
Documento digital
tema periódicas con el Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, RRHH, Planificación del
(PDF) vía correo Mensual
2 equipo del Comunicaciones, Riesgos, y Proyecto
electrónico
proyecto Adquisiciones
Estado Actual (EVM), Progreso (EVM),
tema presentación de Informe de Estado del
Pronóstico de Tiempo y Costo, Documento impreso Semanal
3 informes Proyecto
Problemas y –pendientes
Documento digital
Información detallada de las reuniones Reunión de
(PDF) vía correo Semanal
de coordinación semanal Coordinación Semanal
electrónico
Ocurrencias en la sesión, encuestas de
Documento digital
tema revisiones de evaluación de la sesión, lista de
(PDF) vía correo Una sola vez Informe de Sesión
4 estado asistencia, resultados del control de
electrónico
lectura, estadísticas de las encuestas
Objetivos, productos esperados,
análisis y resultados, conclusiones, Documento impreso informe mensual informe mensual
sugerencias, y/o recomendaciones
Objetivos, productos esperados,
tema reuniones con el
análisis y resultados, conclusiones, Documento impreso Una sola vez Informe Final
5 cliente
sugerencias, y/o recomendaciones
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RIESGO DUEÑO DEL RIESGO RESPUESTA

POTENCIAL AL
RIESGO

1. Los riesgos ambientales, como las catástrofes naturales. EQUIPAR

PROVEEDOR ADECUADAMENTE
PARTICIPANTES ENTRENAR PERSONAL
2. Los riesgos financieros

VERIFICAR AL
3. riesgos internos como problemas de cofinanciamiento o sistemas financieros PROVEEDOR

deficientes.
PROVEEDOR
VERIFICAR AL
4. Los riesgos operativos, como aquellos que implican la compleja formulación del PROVEEDOR

proyecto, el trabajo en un entorno desconocido

PROVEEDOR

5. Los riesgos de gestión ineficaz, la negligencia profesional, los errores humanos o la

incompetencia, la falta de seguridad, las fallas de infraestructura, el control y la
evaluación inadecuados y la demora en el cumplimiento.

VERIFICAR AL
6. Los riesgos organizativos, como aquellos que entrañan los acuerdos institucionales PROVEEDOR

o de ejecución, la capacidad de los socios, etc.

PROVEEDOR
VERIFICAR AL
7. Los riesgos políticos, como aquellos que conllevan los cambios en el gobierno o en PROVEEDOR

el compromiso, la voluntad política (gobernabilidad), la corrupción, la inestabilidad

política,
PROVEEDOR
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VERIFICAR AL
8. Riesgos de opinión pública desfavorable, la intervención adversa de los medios. PROVEEDOR
PROVEEDOR

9. Los riesgos regulatorios, como aquellos generados por la introducción de medidas

y políticas regulatorias imprevistas.

10Los riesgos estratégicos, como aquellos que surgen cuando las asociaciones no
cumplen lo acordado.

PROVEEDOR VERIFICAR EL SITIO

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Bibliografía

https://gestionporproyectos.wordpress.com/2015/11/11/como-mejorar-la-
comunicacion-del-proyecto-incluyo-plantilla-de-matriz-de-comunicacion/comment-
page-1/
http://www.avicol.co/descargas2/matrizdecomunicaciones.pdf