MARCO LEGAL SOBRE ARCHIVOS EN COLOMBIA

Es importante señalar que hablar de normatividad en relación con el archivo, es remitirse

necesariamente al conocimiento del marco dentro del cual ésta se expide y se debe
cumplir, por ello se ha dispuesto un módulo dedicado a tal fin. A continuación, se presenta
una síntesis de algunos aspectos relevantes para la fundamentación básica de la
Administración Documental.

Al entrar a definir cualquier tipo de reglamentación que afecte los procedimientos

relacionados con la administración de los documentos de archivo, es fundamental partir
del marco legal, general y específico vigente.

El marco legal puede definirse como el conjunto de normas jurídicas dentro del cual
deben actuar los archivos en sus diferentes procesos.

Las normas jurídicas fueron creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el
comportamiento de las personas dentro de la sociedad.

La normatividad archivística jurídica comprende el conjunto de normas que regulan la

gestión y todo el ciclo de los archivos.

Estas normas marco, en su gran mayoría, definen y establecen los alcances y usos de los
documentos, el modo y tiempo de conservación, así como las series documentales de
carácter histórico que deben ser transferidas a los archivos históricos. Por ello, ninguna
determinación podrá ser tomada sin consultar estas normas.

En Colombia, la normatividad sobre archivos se encuentra dispersa y diluida en normas

de carácter variado o múltiple, que de una u otra manera tienen que ver con los
documentos, sin embargo, el Archivo General de la Nación como ente rector de las
políticas archivísticas en Colombia, ha hecho una compilación de los más importantes
preceptos y las normas esenciales relativas a los archivos.

La legislación colombiana relacionada con los archivos, los documentos y el acceso a la

información se encuentra enmarcada por la Constitución Nacional de 1991(es el punto de
partida). Varios de sus artículos directa o indirectamente hacen mención a estos temas,
en particular al que tiene que ver con el acceso a los documentos. Se destacan los
siguientes:

Artículo 15. Derecho a la intimidad personal, familiar y al buen nombre.

Artículo 20. Derecho a la información.

Artículo 23. Derecho de petición.

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Artículo 67. Acceso al conocimiento y a la educación.

Artículo 70. Acceso a la cultura.

Artículo 72. Patrimonio cultural de la nación.

Artículo 74. Acceso a los documentos públicos.

Artículo 78. Regula el control de calidad de la información brindada a la comunidad.

Otros aspectos de la legislación colombiana en esta materia se hayan contemplados

particularmente en la Ley 80 de 1989, mediante la cuál se creó el Archivo General de la
Nación, y se estructuró un marco para la ley reglamentaria y ordenación de los archivos
públicos de Colombia, con miras a la preservación del patrimonio histórico.

En julio de 2000 fue promulgada la Ley 594 “por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Igualmente, aunque un poco dispersas, existen una variedad de normas y

reglamentaciones en Leyes, Decretos y Códigos que reglamentan el manejo,
conservación y acceso a la información contenida en los documentos de archivo, dentro
de las cuales se destacan las siguientes:

Código de Procedimiento Civil:

Artículo 251. Definición de documento.

Artículo 252. Documento auténtico.

Artículo 253. Aportación de documentos.

Artículo 254. Valor probatorio de las copias.

Artículo 255. Cotejo de documentos.

Artículo 256. Copias registradas.

Artículo 261. Documentos rotos o alterados.

Artículo 269. Instrumentos sin firma.

Artículo 276. Reconocimiento implícito.

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Código Contencioso Administrativo:

Artículo 12. Acceso de los ciudadanos a los documentos.

Artículo 13. Reserva legal.

Artículo 17. Acceso a los documentos públicos.

Código Penal:

Artículo 154. Revelación de secreto.

Artículo 218. Falsedad material de empleado oficial en documentos público.

Artículo 219. Falsedad ideológica en documento público.

Artículo 220. Falsedad material de particular en documento público.

Artículo 221. Falsedad en documento privado.

Artículo 222. Uso de documento público falso.

Artículo 223. Destrucción, supresión y ocultación de documentos. Modificado Ley 43/82.

Artículo 224. Destrucción, supresión y ocultación de documento privado.

Artículo 275. Obligación de entregar los documentos.

Código de Comercio:

Artículo 44. Certificación del contenido de documentos registrados.

Artículo 251. Comprobantes.

Artículos 60, 134 y Decreto 2649. Conservación y destrucción de libros y papeles del
comerciante.

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