Gestión de Proyectos con MS Project 2016

DIPLOMADO DE ALTA ESPECIALIZACIÓN EN

GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT 2016

Sesión 1: Introducción a la Gestión de proyectos con

Project 2016

ING. GINO PARRAVIDINO JACOBO

Gestión de Proyectos con MS Project 2016

Sobre el expositor

Gino Parravidino Jacobo

• Ingeniero de Sistemas
• Maestría en Gerencia de Proyectos y Gestión Pública
• +20 años de experiencia en TIC
• Jefe de Proyectos de Software, Redes, Internet, Gestión
• Consultor en Gerencia de Proyectos, TIC y Planificación Estratégica
• Certificaciones:
 PMP® – Project Management Institute
 PRINCE2 ® Foundation & Practitioner – Axelos
 ITIL Foundation – Axelos
 PM4R ® Professional - BID
 Microsoft Specialist - MS en Project - Microsoft
 MCSE y MCSA - Microsoft
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Conceptos fundamentales
de la gestión de proyectos
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¿Qué es un proyecto?

• Según la Guía del PMBOK® un

PROYECTO es:

“Un esfuerzo temporal que se lleva a

cabo para crear un producto, servicio o
resultado único*”

*Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía
del PMBOK®) – Sexta Edición, 2017, página 4
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Los proyectos impulsan un cambio

• Mueven la
organización de
un estado a otro
para lograr un
objetivo específico

Fuente: Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos
(Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, 2017, figura 1-1, página 6
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Ejemplos de Proyectos

Proyecto de Creación de Proyecto de Construcción de

Proyecto Minero Puesto de Salud Edificio

Proyecto de Transporte Desarrollo de un sistema de

Público información
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Contexto de iniciación del proyecto

Fuente: Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de

Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, 2017, figura 1-2, página 8
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La dirección de proyectos

“Es la aplicación de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas a las actividades del
proyecto para cumplir con los requisitos del
mismo"*

Una adecuada dirección de proyectos permite

administrar eficientemente:
• Los esfuerzos
• El tiempo, costos y recursos
• Los productos obtenidos

*Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición,
2017, página 4
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Proyectos, programas y portafolios

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Programa: Grupo
de proyectos Portafolio: Grupos
Proyecto:
relacionados, de proyectos o
Esfuerzo
gestionados de programas,
temporal
manera coordinada agrupados para
emprendido para
para obtener beneficios facilitar la gestión y
crear un
y control, no logro de los objetivos
producto,
disponibles si se estratégicos
servicio o
gestionaran
resultado único
individualmente
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Proyectos, programas y portafolios

Fuente: Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) – Sexta Edición, 2017, figura 1-3, página 12
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Proyectos y operaciones
El concepto de “proyecto” es comúnmente confundido con el de “operaciones",
dado que ambos ejecutan trabajos
PROYECTO OPERACIONES

• Realizados por personas

• Restringidos por limitación de recursos
• Planificados, ejecutados y controlados

Compiten por recursos

• Temporales y únicos • Continuas y repetitivas

• Cumplen objetivos y culminan • Adopta nuevos objetivos y continúan
• Proyectos implantan operación • Ejecutan las actividades del negocio
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Restricciones en un proyecto
La triple restricción clásica

*Pablo Lledó, El Director de Proyectos, – Sexta Edición, 2017, página 37

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La triple restricción extendida

*Pablo Lledó, El Director de Proyectos, – Sexta Edición, 2017, página 39

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El Project Management Institute

(PMI®)
• www.pmi.org
• Project Management Institute (PMI), con sede en
Estados Unidos
• Se fundó en 1969, con 40 voluntarios
• Hoy es una asociación sin fines de lucro, con más de
500,000 miembros en 207 países
• Orientada a difundir la profesión de Gerencia de
Proyectos a través de estándares y certificaciones
reconocidas mundialmente
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La Guía del PMBOK®

• La Guía del PMBOK® (Project Management Body of Knowledge)

• Estándar en la administración de Proyectos, desarrollado por el PMI
• La misma comprende dos grandes secciones:
1. La Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos
2. El Estándar para la dirección de proyectos

• Actualmente está en su sexta edición (septiembre 2017)

• Provee de referencias básicas a cualquiera que esté interesado en la gerencia
de proyectos. Posee un léxico común y una estructura consistente. Se
encuentra disponible en 11 idiomas, incluido el español
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Procesos de la Dirección de Proyectos

• Proceso es un grupo de acciones interrelacionadas hechas para producir un

producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso tiene sus entradas,
herramientas y técnicas que pueden emplearse y salidas que se obtienen.
• Los procesos del proyecto son realizados por el equipo del proyecto y caen en 2
clases:
• Procesos de la Dirección de Proyectos, garantizan que el proyecto
progrese de forma eficiente en el transcurso de la totalidad de su
existencia.
• Procesos Orientados al Producto, describen y generan el producto del
proyecto.
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PMBOK® 2017

49 procesos agrupados en:

10 Áreas de 5 Grupos de
Conocimiento Procesos
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PMBOK® 2017*

*Fuente: Pablo Lledó, El Director de Proyectos, – Sexta Edición, 2017, página 65

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Áreas de conocimiento - Integración

Acta de Constitución
Del Proyecto
Gestión de la Integración
1.Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
2.Desarrollar el Plan de Dirección del Plan para la Dirección
Proyecto Del Proyecto
3.Dirigir y Gestionar el trabajo del
Proyecto
4.Gestionar el conocimiento del proyecto
5.Monitorear y Controlar el Trabajo del Entregables
Proyecto
6.Realizar el Control Integrado de
Cambios
7.Cerrar el Proyecto o Fase Cambios
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Áreas de conocimiento - Alcance

Gestión del Alcance

1.Planificar la Gestión del

Alcance
2.Recopilar requisitos
3.Definir el alcance
4.Crear la EDT
5.Validar el alcance
6.Controlar del alcance

Estructura de Desglose del

Trabajo
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Áreas de conocimiento - Cronograma

Gestión del Cronograma

1.Planificar la Gestión del

Cronograma
2.Definir actividades
3.Secuenciar actividades
4.Estimar la duración de las
actividades
5.Desarrollar el cronograma
6.Controlar el cronograma

Cronograma
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Áreas de conocimiento - Costos

Gestión de los Costos

1.Planificar la Gestión de
Costos
2.Estimar los costos
3.Determinar el presupuesto
4.Controlar los costos

Presupuesto
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Áreas de conocimiento - Calidad

Gestión de la Calidad
1.Planificar la gestión de calidad
2.Gestionar la calidad
3.Controlar la calidad

Plan de Calidad
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Áreas de conocimiento - Recursos

Gestión de los Recursos Humanos

1.Planificar la Gestión de
recursos
2.Estimar los recursos de las
actividades
3.Adquirir recursos
4.Desarrollar el equipo
5.Dirigir al equipo
6.Controlar los recursos
Recursos del
Proyecto
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Áreas de conocimiento - Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones

1.Planificar la Gestión de las

comunicaciones
2.Gestionar las
comunicaciones
3.Monitorear las
Comunicaciones

Comunicaciones
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Áreas de conocimiento - Riesgos

Gestión de los Riesgos

1.Planificar la gestión de riesgos
2.Identificar los riesgos
3.Ejecutar el Análisis cualitativo de
riesgos
4.Ejecutar el Análisis cuantitativo de
riesgos
5.Planificar la respuesta a los riesgos
6.Implementar la respuesta a los
riesgos Plan de Respuesta a
7.Monitorear los riesgos riesgos
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Áreas de conocimiento - Adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones

1.Planificar la gestión de las
adquisiciones
2.Efectuar las adquisiciones
3.Controlar las adquisiciones

Adquisiciones
Externas
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Áreas de conocimiento - Interesados

Gestión de los Interesados del Proyecto

1.Identificar a los Interesados
2.Planificar el involucramiento de
los interesados
3.Gestionar a participación de los
Interesados
4.Monitorear el involucramiento de
los interesados

Interesados
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Interacción de los grupos de procesos

Define y autoriza un Define y refina los

proyecto o una fase objetivos y las acciones
para lograrlos.

Procesos de
Procesos de Planificación
Iniciación
Mide y supervisa el avance
para identificar variaciones
y poder tomar acciones Procesos de Procesos de
correctivas Seguimiento y Ejecución
Control
Integra a personas y
Procesos de recursos para ejecutar
Formaliza la
Cierre el plan del proyecto
aceptación del
resultado y termina el
proyecto o fase
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¿Qué es Project 2016?

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¿Qué es Project 2016?*

• Es una poderosa aplicación para planificar y gestionar
proyectos
• Project 2016 puede:
• Crear cronogramas de acuerdo al nivel de detalle adecuado para el
proyecto.
• Controlar las tareas en forma automática o manual
• Seguir y controlar el proyecto durante todo su ciclo de vida
• Gestionar tareas, costos, trabajo y recursos al nivel de detalle
apropiado para cada proyecto
• Obtener múltiples reportes y vistas con una gran variedad de
opciones
• Colaborar y compartir información eficientemente en la
organización
• Utilizar grupos de recursos, proyectos consolidados y enlaces entre
proyectos para trabajar con proyectos múltiples

*Fuente: Carl Chatfield, Timothy Johnson, Microsoft Project 2016 Step by Step
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Lo nuevo en Project 2016*

Project 2016 incluye nuevas características y mejoras respecto a Project 2013, entre las más
importantes están:
• Actualizaciones a las escalas de tiempo: Mostrar múltiples escalas de tiempo con rangos de
fechas personalizados
• “¿Qué desea hacer?” (“Tell me”): Esta nueva característica está disponible a través de un
cuadro de búsqueda y opción de ayuda en la cinta. Permite encontrar rápidamente una
funcionalidad de Project o información de ayuda sobre la misma
• Nuevos temas: Disponibles desde el menú Opciones para personalizar el estilo visual de
Project
• Funcionalidades que trabajan con Project Server: Negociaciones de Recursos, Vista para
el Gerente de Recursos del Programa, Mapas de capacidad de recursos
• Funcionalidades que trabajan con Project Online: Extensiones (Add-ins), Reportes para
proyectos ágiles (Scrum, Kaban)

*Fuente: Carl Chatfield, Timothy Johnson, Microsoft Project 2016 Step by Step
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La interfaz de Project
BARRA DE ¿QUÉ ESCALA DE
ACCESO PESTAÑAS DESEA TIEMPO
RÁPIDO HACER? CINTA

ÁREA DE
TABLA ÁREA DE GRÁFICA
DE GANTT
ETIQUETA DE
VISTA

BARRA DE ESTADO ATAJOS ZOOM

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El entorno de Project
Backstage View (“Archivo”): Permite acceder a las opciones principales de gestión de archivos
(Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Nuevo, Imprimir, Ver, Ayuda y editar información general
del proyecto. Asimismo permite acceder a las Opciones de configuración (para todo Project o un
archivo específico)
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El entorno de Project: Opciones

Opciones/ General: Permite configurar el tema de colores de Office, las vistas
predeterminadas y el formato de fecha:
Opciones / Mostrar: Permite configurar las opciones de moneda (ej. el símbolo S/.
de Perú), la cantidad de dígitos decimales (0-2), los indicadores y botones de opciones y la
visualización de la barra de entrada:
Opciones / Programación: Permite configurar las opciones de inicio de
semana, las horas laborables por día, el horario laboral, las horas por semana,
los días por mes y opciones predeterminadas de tareas, cálculos y acumulación
de costos:
Opciones / Guardar: Permite configurar las opciones de formato
predeterminado (por defecto *.mpp de Project 2010-2016), ubicaciones de
archivos, autoguardado y ubicación de plantillas
Opciones/ Avanzado: Permite configurar opciones avanzadas relacionadas a
tasas de recursos, edición, duración de tareas y valor acumulado del proyecto:

Opciones / Centro de confianza: Permite configurar opciones de

privacidad, complementos y opciones de seguridad de macros
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El entorno de Project: tipos de archivos

Project reconoce los siguientes formatos de archivos:

• *.mpp o Project (archivos de Project 2010 – Project 2016)
• *.mpp (archivos de Project 2007)
• *.mpt (Plantilla o template de Project 2016)
• Project 2016 puede leer sin problemas archivos de Project 2013, 2010,
2007 (lee archivos de versiones 2000 – 2003, pero no puede
guardar archivos en estos formatos). Tampoco permite utilizar los
antiguos reportes tabulares o características obsoletas de versiones
anteriores a Project 2013
• Project 2010 tendrá problemas para abrir archivos de Project 2013 y
2016, aunque compartan el mismo formato
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Información inicial
El calendario del proyecto
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Información del proyecto

• Se utiliza para ingresar datos generales del proyecto como Título, nombre del Gerente de Proyecto,
organización ejecutora, etc.
• Ir a menú Archivo /Información/Información del Proyecto/Propiedades Avanzadas:
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Propiedades avanzadas

• Ir a la pestaña Resumen
• Ingresar el título
• Objetivo (asunto)
• Gerente de Proyecto
(administrador)
• Resumen del alcance (comentarios)
• Si se desea, ingresar campos
personalizados como cliente, fecha
estimada de finalización, etc.
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Información del proyecto: Fecha de inicio

Los datos que debe ingresar son la fecha de inicio del proyecto y la
forma de programación (a partir de la fecha de inicio o fin)

Fecha de inicio = Hacia adelante Fecha de fin = Hacia atrás

Fecha fin es calculada Fecha de inicio es calculada
Se trabaja con la restricción Lo antes posible Se trabaja con la restricción Lo más tarde posible

Lo normal es programar a partir de la fecha de inicio. Programar a

partir de la fecha de fin se utiliza sólo para estimar cuándo debería
comenzar un proyecto y cumplir con un plazo específico de entrega
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Información del proyecto

Adicionalmente se puede
configurar la fecha de estado
(para seguimiento y control), el
calendario base del proyecto, la
prioridad del proyecto (para
entornos de proyectos múltiples
con recursos comunes) y ver los
campos personalizados (sólo en
Project Professional)
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El calendario base del proyecto

• Determina los días de trabajo para las tareas y los recursos humanos
• Define horas, días laborales y los días feriados
• Es el calendario predeterminado
• Project sólo puede tener un calendario base para un proyecto
• Project viene con 3 calendarios prediseñados: Estándar, Turno Noche y
24 horas
• Sin embargo pueden crearse tantos calendarios como se necesite y
tenerlos almacenados en un archivo .mpp o la plantilla Global.mpt
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Definir el calendario

• Para acceder al calendario laboral,

ingresar a Proyecto/Grupo
Propiedades/Cambiar Tiempo de
Trabajo
• Se muestra el formulario
Cambiar Calendario Laboral
• Hacer clic en Crear Calendario,
ingresar un nombre, luego hacer
clic en Crear Calendario y luego
clic en Aceptar
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Definir el calendario

El siguiente paso es definir la

Semana Predeterminada (clic en
la pestaña Semanas Laborales y
luego estando en la fila
[Predeterminado] hacer clic en
Detalles
Nota: La semana
predeterminada no tiene fechas
de comienzo ni fin (representadas
por NOD -No disponible), por lo
tanto aplica para cualquier fecha
del proyecto
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Definir el calendario
En la pantalla de Detalles definir la jornada laboral predeterminada para los días
laborables y qué días serán no laborables
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Definir el calendario
De ser necesario definir el rango de fechas y las jornadas laborables para
una Semana Laboral No Predeterminada
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Definir el calendario

Las excepciones:
• Se aplican principalmente a los días
feriados
• Pueden ser para sólo un año (Semana
Santa) o repetitivas (Navidad)
• Los patrones de repetición son
configurables en períodos de días,
semanas, meses o años
• Project acepta como fecha máxima el
31 de diciembre de 2149 y como
fecha más temprana el 1 de enero de
1984
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Definir el calendario

Para los patrones de repetición

de una excepción, considerar:
• Si es o no laborable
• Cada cuánto se repite la fecha
(diario, semanal, mensual,
anual)
• El intervalo de repetición
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Aplicar el calendario al proyecto

•Recordar que Project viene con los

calendarios 24 horas, Estándar y Turno
noche
• Estándar es el calendario por defecto y
no contiene ninguna semana laboral ni
excepción
•Se debería configurar el calendario
ANTES de ingresar las tareas
•Si no se aplica el calendario creado en la
ventana Información, Project seguirá
utilizando el calendario Estándar
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El Organizer u Organizador de plantilla global

Project permite que toda

información que se personalice
en un archivo como calendarios,
vistas, informes, tablas, etc. Este
disponible no sólo para el archivo
de origen, sino para todos los
archivos que se abran en un
equipo. Para ello se debe acceder
al organizador de la Plantilla
Global desde
Archivo/Información/
Organizar Plantilla Global
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El Organizer u Organizador de plantilla global

• Una vez en el formulario Organizador,

aparecen dos listas:
• La lista derecha muestra todo lo que
pertenece sólo al archivo actual
• La lista izquierda muestra lo que se
encuentra en la Plantilla GLOBAL.MPT y
por tanto está disponible para para cualquier
archivo que se abra en el equipo
• Seleccionar en este caso el calendario a
copiar, el botón Copiar apuntará a la
plantilla global y luego hacer clic en Cerrar
• Nota. Este formulario también permite
cambiar de nombre y borrar los calendarios
disponibles
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Muchas gracias por

su atención
• ING. GINO PARRAVIDINO JACOBO