Mv-Auditoria Administrativa PDF

GIDE CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
CURSO:
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las

demostraciones y registros administrativos. El Auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales
demostraciones, registros y documentos."

CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría?
“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse

formalmente a toda empresa, independientemente de su
magnitud y objetivos; aun en empresas pequeñas, en
donde se llega a considerar inoperante, su aplicación
debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia”.

CONCEPTOS INICIALES
¿Qué es una Auditoría Administrativa?
“Es el examen metódico y sistemático que permite

evaluar en forma integral o parcial a una organización
con el propósito de evaluar el nivel de rendimiento o
desempeño de las diferentes áreas o niveles funcionales
de ésta. Así como su interrelación con el medio ambiente
(Entorno)”.

Auditoría Administrativa en Empresas

que operan en base a función/proceso
EMPRESA
APLICACIÓN
AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
PROCESO
A
PROCESO
B
PROCESO
RETROALIMENTACIÓN C

Auditoría Administrativa en Empresas

que operan basadas en procesos
APLICACIÓN
EMPRESA
PROCESO
A
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
PROCESO
B
PROCESO
C
RETROALIMENTACIÓN

Polígono de Tendencias
Estrategia
Cultura Capital
intelectual
Competencias
Valores Rentabilidad
centrales
Liderazgo Tecnología
Estructura

CONCEPTOS INICIALES
Según William Leonard La Evaluación puede definirse como “un
examen completo y constructivo de la estructura organizativa de
una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de
operación y empleo que dé a sus recursos (Talento) humanos y
materiales”.

Resumen: CONCEPTOS INICIALES

AUDITORÍA
1.- Una o más funciones especificas. Elementos a 1.- Visión y Misión.

2.- Departamento o Grupos de Departamentos. Áreas a Revisar 2.- Objetivos y Planes.
Evaluar
3.- División o Grupo de Divisiones. 3.- Estructura de la Organización.
4.- Empresa como un todo. Proceso de 4.- Políticas, Sistemas y Procedimientos.
5.- Normas de Ejecución
Evaluación 6.- Talento Humanos y Recursos Físicos
7.- Métodos de Control.
1.- Estudiar los elementos. 8.- Medición de Resultados.
2.- Indagar problemas
3.- Hacer un diagnóstico detallado.
4.- Determinar finalidades y relaciones.
5.- Buscar deficiencias.
6.- Balance Analítico.
7.- Comprobar eficiencia .
8.- Determinar Alternativas.
9.- Precisar Soluciones.
10.- Aplicar el Método de Mejoramiento
Presentación
Discusión Verbal de Informe Final Vigilancia

Aspectos Informe Escrito
Importantes de Hallazgos y
Recomendaciones

CONCEPTOS INICIALES
Una Auditoría Administrativa es la

revisión analítica total o parcial de una
organización con el propósito de
conocer su nivel de desempeño y
perfilar oportunidades de mejora para
innovar valor y crear una ventaja
competitiva sustentable

CONCEPTOS INICIALES

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
¿Qué se quiere hacer?

Planificación
FASE I ¿Qué se va a ser?
Mecánica o
Estructural
Organización ¿Cómo se va a hacer?
ADMINISTRACIÓN
Dirección Ver que se haga

FASE II
Dinámica o
Operativa Control ¿Cómo se ha realizado?

CONCEPTOS INICIALES
Áreas de aplicación
PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS
PLANEACIÓN
DIRECCIÓN
Visión
Misión Liderazgo Adquisiciones
Objetivos Comunicación Almacenes e inventarios
Metas Motivación Asesoría externa
Estrategias / tácticas Grupos y equipos de trabajo Asesoría interna
Procesos Manejo del estrés, el conflicto y Coordinación
Políticas la crisis Distribución del espacio
Procedimientos Tecnología de la información Exportaciones
Programas Toma de decisiones Globalización
Enfoques Creatividad e innovación Importaciones
Niveles Informática
Horizontes Investigación y desarrollo
Marketing
Operaciones
Proveedores
ORGANIZACIÓN CONTROL Proyectos
Recursos financieros y contabilidad
Estructura organizacional Naturaleza Servicio a clientes
División y distribución Sistemas Servicios generales
de funciones Niveles Sistemas
Cultura organizacional Proceso
Recursos humanos Áreas de aplicación
Cambio organizacional Herramientas
Estudios administrativos Calidad
Instrumentos técnicos

CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la Auditorías
La Auditoría Externa es el examen crítico, sistemático y detallado
hecho por una persona o firma independiente de capacidad
profesional reconocidas, utilizando técnicas determinadas y con el
objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como
opera el sistema, el control interno del mismo y formular
sugerencias para su mejoramiento.
¿Porqué una Auditoría Externa? Cuando se tiene la intención de
publicar un producto con el fin de acompañar al mismo una
opinión independiente que le dé autenticidad y permita a los
usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las
declaraciones del Auditor.
CONCEPTOS INICIALES
Clasificación de la Auditorías
La Auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado
de un sistema de información de una unidad económica, realizado
por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando
técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la Organización.
¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son

hechas por personal de la empresa para que redunden en una
operación más eficiente y eficaz . Un auditor interno debe parecer
imparcial e independiente, aunque no siempre sea posible, puesto
que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta
Gerencia.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA
1.- Preparación de un Programa Auditoría Administrativa




1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa

1.1.- Ejemplo de un Programa Auditoría Administrativa

Las técnicas de Auditoría más utilizadas para reunir evidencia son:

Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados,
suficientes, competentes, relevantes y pertinentes que sustentan las
conclusiones del auditor.
Suficiente: Basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y
recomendaciones de los auditores.
Competente: En la medida que sea consistente, convincente,
confiable y validada por el Auditor.
Relevante: Cuando exista relación en su uso para demostrar o
refutar un hecho en forma lógica y patente.
Pertinente: Cuando exista congruencia entre las observaciones,
conclusiones y recomendaciones de la auditoría.
Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos

que contienen datos e información obtenida por el Auditor en su
revisión, en los cuales se describen las pruebas realizadas, los
procedimientos aplicados y los resultados con los que se sustentan
las observaciones, recomendaciones, acciones, opiniones y
conclusiones incluidas en el informe correspondiente.
Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la

elaboración, ordenamiento y consulta de las Cédulas de Trabajo y
la documentación soporte de las mismas, a fin de respaldar,
debidamente los trabajos desarrollados en cada revisión.
Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los

procedimientos de auditoría efectuados durante la revisión, así
como los resultados obtenidos.
Documentación Soporte: Son los documentos generados por las

operaciones de las Unidades Administrativas auditadas, que se
anexan a las Cédulas de Trabajo como evidencia de los hechos
observados y/o análisis efectuado (facturas, resguardos, contratos,
etc.).

Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus

cédulas para señalar o resaltar un hecho o prueba efectuada,
describiendo alcance de la misma y su significado.



2.- Desarrollo de la Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Planificar:
Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar

planes secundarios para coordinar las actividades.
Según Stoner:
“Planificar indica que los Administradores piensen con

antelación en sus metas y acciones, y que basan sus actos en
algún método, plan o lógica, y no en corazonadas”.
1.
ALINEACIÓN DE Propó-
OBJETIVOS DE NEGOCIO sito socioe-
conómico Casa Matriz
Y DESEMPEÑO Accionistas
2. Misión
3. Objetivos generales de la Presidencia

Vicepresidencias
organización (a largo plazo,
estratégicos)
4. Objetivos generales más específicos

(por ejemplo, en áreas claves de resultados)
Gerencias
5. Objetivos de Gerencia
6. Objetivos de departamentos
Nivel Supervisorio
7. Objetivos individuales y Operativo
• Desempeño
•Objetivos de Desarrollo Personal
JERARQUÍA DE JERARQUÍA
OBJETIVOS ORGANIZACIONAL
2.- Desarrollo de la Auditoría Administrativa
3.1) PLANES Y OBJETIVOS:
Evidencia 1: Una de las mayores deficiencias en las empresas es
que la administración de las mismas no da pleno cumplimiento de
los principios de la organización.
Evidencia 2: Los planes pueden ser muy acertados, pero la
organización falla en cuanto a alcanzar sus objetivos debido a un
cambio radical en su campo de actividades.
Evidencia 3: No se determinaron eficientemente los programas a
largo plazo en función a los horizontes que tenga la empresa o no se
informa adecuadamente sobre los cambios de los planes y objetivos
a la organización por temor a posibles fugas de información.
3.2) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA:
Organizar:
Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.
Según Stoner:
“Es el Proceso para comprender a dos más personas para

que trabajen juntas de manera estructurada con el propósito
de alcanzar una meta o una serie de metas específicas”.

Definición:
Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su
departamentalización, la descripción de las funciones de
cada unidad organizativa y como producto el diseño y
elaboración del Organigrama.
Definición de Organigramas:
Es un armazón, un esqueleto, una integración particular
especial y armónica de unidades estructurales de la
organización, las cuales mantienen una disposición de
interdependencia.
1
Estructural
Organigrama:____________ 2
Unidad Organizativa
3 Línea de Mando
4 Apoyo Externo
Comités 6
5 Unidad de Apoyo
Mesas de
________ ________________
Trabajo
7 Unidad Estratégicas
_______________ 8
Nivel Jerárquico
9 10
Descentralización Relación Funcional
Mes, Año

Organigrama
1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS
Organigrama de Racimo
Existes una relación Reciproca,
constituida por competencia
y cooperación. Gerencia
(INTERDEPENDENCIA) General
Auditoria,
Área
Contabilidad
de Producción
Y Asesoramiento
fiscal
Servicios Área
Jurídicos PRESIDENCIA de Finanzas
Área
Tecnología de Otros de Recursos
La Información Servicios.
(Estudios
de mercado, etc

Caso Venezolano:
DBACCESS

Evidencia: En esta sección los casos más comunes de vigilancia son
los Niveles Gerenciales ya que no delegan la “Autoridad Suficiente”
a los individuos calificados para ello,

3.3) POLÍTICAS, SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS:
Definición de Políticas:
Según Stoner, Freeman y Gilbert: “Es un plan permanente que
establece lineamientos generales para la toma de decisiones”.
Definición de Sistemas:
“Es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados
formando una actividad para alcanzar un objetivo operando
sobre datos, energía y/o materia para proveer información, el
cual puede estar integrado con y por otros sistemas”.

Definición de Procedimientos:
Son secuencias de trámites que pueden establecerse para el
desenvolvimiento de las operaciones de la Empresa.
Definición de Manuales:
En esencia los manuales representan un medio de comunicar las
decisiones de la Alta gerencia, concernientes a organización,
políticas y procedimientos.

Sección: Normas y Procedimientos
o Objetivo.
o Alcance (Unidades Organizativas / A quién va dirigido)
o Normas Específicas del procedimiento.
o Descripción de Acciones (Instrucciones).
o Diagramas de Flujo.
o Instructivo de Formularios y/o Pantallas de Sistemas.
o Formularios / Pantallas.
o Glosario de Términos Específicos
Modelo Mejoramiento de procesos
PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING,
Plan / Do / Check / Action
En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe
Estudiar el Proceso:
• Estudiar resultados 1 • Que cambios son deseables?
4
• Revelar nuevo aprendizaje • Con qué datos se cuenta?
• Reiniciar la secuencia 1-2-3-4, A P
Basándose en los nuevos
Conocimientos.
V H
Observar efectos 3 2 • Obtener respuestas al paso 1.

• Efectuar el cambio o la prueba

Evidencia 1: Las políticas por muy buenas que sean, no surtirán
buenos efectos si no están apoyadas por sistemas y procedimientos
apropiados.
Evidencia 2: La Evaluación determinará las posibles diferencias e
irregularidades verificando acciones que son ejecutadas tal cual se
implementaron siempre con la idea de simplificar y/o automatizar
los procesos como medio para reducir los costos.

3.4) El TALENTO HUMANO:
Dirigir:
Conducir y motivar a todas las partes involucradas y

resolver conflictos.
Según Stoner:
“Es el proceso para dirigir e influir en las actividades de

los miembros de un grupo o una organización entera con
respecto a una tarea”.

3.4) TALENTO HUMANO:
Evidencia 1: En toda empresa se hace necesario evaluar las

políticas y prácticas del personal para mantener una buena relación
Patrono-Trabajador a través de un sistema de clasificación de
méritos, servicios que le brindan la empresa cuidando que los
mismos sean eficaces.
En este sentido, la evaluación informará sobre la rotación interna y

externa de la empresa y causas de descontento, negligencias, etc.

3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:

Talento

3.5) DISPOSICIÓN GENERAL Y RECURSOS FÍSICOS:
Evidencia: En este renglón son aplicados los Mantenimientos
Preventivos y Correctivos de la empresa para mantener en óptimo
funcionamiento los equipos, accesorios, herramientas, vehículos,
mobiliario, etc.
La Evaluación se encarga si los gastos de mantenimiento, los

presupuestos, las partidas contables y los inventarios son los
adecuados.

3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Controlar:
Validar las actividades a fin de garantizar que se cumplan

de acuerdo a los planes.
Según Stoner:
“Es el proceso para asegurar que las actividades reales se

ajustan a las actividades planificadas”.

TÉCNICAS DE CONTROL
Medir Proceso de Control

a Desempeño
Real Comparar ¿Ha sido si No hacer
Acción Desempeño Alcanzado el
nada
a
Corregir Real / estándar estándar?
El
b Desempeño
no
Es aceptable si No hacer
a
Planificación la variación? nada
Objetivos Estándares
no
a no si Identificar
Revisar ¿Es aceptable
El Estándar?
La causa b
El Estándar de variación

3.5) OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL:
Evidencia 1: Consiste en comparar el desempeño planificado en
cualquiera de las áreas de la empresa (Objetivos, Normas,
Procedimientos, Costos, etc).
La evaluación persigue en éste aspecto verificar si los controles son

los suficientemente estricto, el control deficiente puede ser por
procedimientos mal aplicados o fallas en la supervisión de los
mismos.

3.- Presentación del Informe
El Informe de Auditoría es el producto final del trabajo del Auditor,
en el cual presenta sus observaciones, conclusiones y
recomendaciones.
Por esta razón el informe de Auditoría tiene dos (2) funciones
básicas:
• Comunica los resultados de la Auditoría realizada.
• Persuade a la Gerencia para adoptar determinadas acciones y,
cuando es necesario llama su atención, respecto de algunos
problemas que podrían afectar adversamente sus actividades y
operaciones.

CONSIDERACIONES FINALES:
El borrador del Informe de Auditoría, debe ser redactado por el Jefe
del equipo de Auditoría y revisado por el supervisor asignado para
su aprobación y posterior envío a la entidad auditada.
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito
efectuadas por los funcionarios o empleados a cargo de las
actividades objeto de la auditoría.
El trabajo de la Auditoría Administrativa no sería de utilidad, si no

se lograran concretar y materializar las recomendaciones incluidas
en el informe.
CONSIDERACIONES FINALES:
El acto de implementación de recomendaciones

debe ser dirigido por la alta dirección de la
entidad auditada, con el apoyo de un consultor
externo, si fuera el caso, a fin de establecer
mecanismos de evaluación continua, metódica y
detallada del aludido proceso.

ESTUDIO DE CASOS
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD COMO
HERRAMIENTA PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LOS
PROCESOS EN EL DEPARTAMENTO DE TURISMO DE UNA
AGENCIA DE VIAJES

Describir cuales son los procesos que se realizan en el Departamento de Turismo de una Agencia de Viajes
1- Requisitos de la Norma ISO 9000: 2008

a) Requisitos de la documentación (política de calidad) f) Infraestructura (Espacio físico y equipos)
b) Manual de la Calidad (Procedimientos documentados) g) Ambiente de Trabajo ( confort)
REQUISITOS c) Control de los documentos (revisar y actualizar)

d) Gestión de los Recursos
h) Procesos relacionados con el Cliente
(retroalimentación)
(aumentar satisfación de los Clientes) i) Propiedad del Cliente (Proteger los bienes)
e) Recursos Humanos ( Formación del Personal)
MEDICIÓN,
ANÁLISIS Y
MEJORA
SISTEMA DE 1- Planificar e Implementar procesos
GESTIÓN DE LA CALIDAD 2- Seguimiento y medición
2.- Acción Correctiva (eliminan la causa)

1.- Acción Preventiva ( previene la causa) AUDITORÍA
1.- Seguimiento y medición del 2.- Control de producto no
Producto. conforme (no conformidad) INTERNA
MEJORA SEGUIMIENTO
1.- Planificar un Programa de
CONTINUA Y MEDICIÓN Auditoría (importancia de los
DE LOS PROCESOS procesos)

IMPLANTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Defina el propósito
de la organización
¿QUÉ HACER?
La organización debería identificar sus
clientes y otras partes interesadas, así
como sus requisitos, necesidades y
expectativas para definir los resultados
previstos por la organización.

PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Defina las políticas y

objetivos de la
organización ¿QUÉ HACER?
Basándose en el análisis de los
requisitos, necesidades y expectativas,
establezca las políticas y objetivos de
la organización.

ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN

PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Determine los
procesos
en la organización ¿QUÉ HACER?
Determine los procesos necesarios
para alcanzar los resultados previstos.
Estos procesos incluyen gestión,
recursos, realización y medición y
mejora.

ENFOQUE DE SISTEMAS PARA LA GESTIÓN

REGISTRO DE PROVEEDORES:
Número de Registro de Proveedor:
REGISTRO DE PROVEEDORES
Favor llenar con la información las líneas dispuestas para cada dato requerido. Todos y cada uno de los campos son obligatorios
Razón Social de la Empresa:
Nombre de la Empresa:
(Razón Comercial)
Objeto de la Compañía:

Actividad Económica:
Dirección Fiscal:
(como aparece en el comprobante del RIF)
Dirección Comercial:
Número de Teléfono:
Número de Fax:
Correo Electrónico:
RIF / NIT
Representante Legal de la Compañía:
Persona Contacto y Teléfono:
Número de Cuenta Bancaria:

(número de cuenta de 20 dígitos)
Sucursales de la Compañía:
Nota: toda la información de la planilla es requerida para la apertura del proveedor en el sistema. Los datos bancarios son
solicitados en caso para poder efectuar los pagos mediante transferencias bancarias.
DOCUMENTOS REQUERIDOS
Favor enviar copias legibles
Documentos Constitutivos y Estatutos Sociales *
Comprobante de RIF /NIT (con dirección fiscal) *
Cédula de Identidad del Representante Legal de la Empresa *
Carta Bancaria o comprobante con detalle de número de cuenta de 20 dígitos *
Última Declaración del ISLR *
Solvencias del INCE, IVSS e Impuestos Municipales
Estados Financieros preferiblemente auditados
Lista de Empresas principales a las cuales prestan servicios

PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Defina los dueños

del proceso ¿QUÉ HACER?
Asigne la responsabilidad y autoridad
para cada proceso.
Establecer un “equipo de gestión del
proceso” que tenga una visión general
de todos los procesos, y que incluya a
representantes de cada uno de los
procesos que interactúan.
Roles Responsabilidades Estimado de Horas

Hombre
Pronosticador Obtener el pronóstico de ventas 24 horas
de Ventas mensual, revisar con el Gerente de
Ventas y generar un reporte a ser
entregado al área de compras
Comprador Revisar los requerimientos del área de 72 horas
ventas, obtener los presupuestos,
realizar la compra
Almacenista Ingresar los productos al almacén de 3 horas
acuerdo a la orden de compra e
informar al área de Ventas del ingreso
de los productos al almacén
Roles Cargos Unidad de Adscripción

Pronosticador Coordinador de Gerencia de Ventas / VP Ventas
de Ventas Procesos
Comprador Asesor de Gerencia de Compras / VP Administración
Compras
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración

PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Defina la
documentación
Del proceso
¿QUÉ HACER?
El propósito principal de la
documentación es permitir la
operación coherente y estable de los
procesos.


Término y definiciones:
Calidad:
Grado en que un conjunto de características inherentes cumple

con los requisitos.
Requisitos:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita o

obligatoria.


Trazabilidad:
Es la capacidad para seguir la historia, la aplicación o localización

de todo aquello que está bajo consideración.
No Conformidad:
Incumplimiento de un requisito.


Acción Preventiva:
Acción tomada con anticipación para eliminar la causa de una no

conformidad.
Acción Correctiva:
Acción tomada para prevenir que algo vuelva a producirse.


Hallazgos de las Auditorías:
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría,

recopilada frente a los criterios establecidos.
Control de Cambio:
En caso de haber algún cambio por parte del cliente en un servicio

ya confirmado. Ejemplo: En caso que la transferencia haya sido
realizada, se comienza el proceso de reembolso o nota de crédito
al Proveedor.
PASOS DEL ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS
Defina los requisitos

y seguimiento de
medición ¿QUÉ HACER?
Identifique los criterios de
seguimiento y medición para el
control y desempeño del proceso.
Especial atención en: Tasas de fallas
y frecuencia de incidentes.


Documentación de Procesos
DOCUMENTO PARA DEFINICIÓN DE PROCESO
Proyecto: Nombre
Proceso: Nombre
Fecha de última
actualización:
Autores: Nombre Apellido – Unidad de Adscripción


Aprobaciones:
Nombre: Cargo: Firma: Fecha:
El documento deberá ser aprobado por el responsable del proceso y por un

representante de las áreas que intervienen en el mismo.


1. OBJETIVO DEL PROCESO
Describa brevemente el objetivo o la razón de ser del proceso. El objetivo debe indicar
de forma resumida la misión y finalidad del proceso.
2. ALCANCE
Describa el ámbito funcional que abarca el proceso. Es recomendable definir el

alcance mencionando:
a. Ámbito territorial
b. Líneas de negocio
c. Áreas de la Organización
d. Productos o servicios a los que afecta el proceso
e. Tipos de clientes
f. Cualquier otro criterio que permita delimitar el proceso


1. DEFINICIONES
Indique y defina los términos propios del proceso o aquellos relacionados con el
mismo.
2. REGLAS DEL NEGOCIO
Especifique las Reglas de Negocio o Políticas Generales, que regulan el proceso para
que se desarrolle efectivamente.

1. ENTRADAS Y SALIDAS
Especifique las Entradas (inputs) y las Salidas (outputs) del Proceso, tales como:
Información, Formatos, Reportes, Recursos, Materiales y Procesos, entre otros.
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Describa la secuencia del proceso, mencionando las actividades a realizar, dando

respuestas a las siguientes inquietudes: ¿Qué se hace?, ¿Cómo lo hace?, ¿En dónde
lo hace?, ¿Quién lo hace? y ¿Por qué lo hace?

Actividad Responsable Recursos
1 Sistema o
Aplicación
que está
involucrada
en la
actividad.
2
3
1. PERIODICIDAD Y DURACIÓN DEL PROCESO
Indique la periodicidad y duración del proceso. Por ejemplo: Se ejecuta mensualmente,

el último día hábil de cada mes y posee una duración total de 12 horas.


1. ROLES, CARGOS Y RESPONSABILIDADES
Especifique las Roles y Responsabilidades dentro del proceso, así como la asociación
de Roles a los Cargos. Por ejemplo:
Roles Responsabilidades Estimado de Horas

Hombre
Pronosticador Obtener el pronóstico de ventas 24 horas
de Ventas mensual, revisar con el Gerente de
Ventas y generar un reporte a ser
entregado al área de compras
Comprador Revisar los requerimientos del área de 72 horas
ventas, obtener los presupuestos,
realizar la compra
Almacenista Ingresar los productos al almacén de 3 horas
acuerdo a la orden de compra e
informar al área de Ventas del ingreso
de los productos al almacén
Roles Cargos Unidad de Adscripción

Pronosticador Coordinador de Gerencia de Ventas / VP Ventas
de Ventas Procesos
Comprador Asesor de Gerencia de Compras / VP Administración
Compras
Almacenista Almacenista Gerencia de Almacén / VP Administración


1. ACTIVIDADES DE CONTROL
Especifique las Actividades de Control, entendiéndose a éstas como toda tarea que
contribuya a la disminución de riesgos y errores dentro del proceso, tales como:
Verificaciones y Aprobaciones, Controles de Acceso en Sistemas y Conciliaciones,
entre otros.
Actividad Periodicidad Responsable Tipo de Control

Autom Manual
Autom Manual
2. SISTEMAS DE APOYO
Mencione los sistemas de información involucrados en el proceso, así como

herramientas o aplicaciones de apoyo.

1. IMPACTO FUNCIONAL
Indique los impactos de mayor relevancia en el proceso
Cambios Sustanciales Impacto Áreas Impactadas

Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo
Alto Medio
Bajo


1. IMPACTO EN SISTEMAS DE APOYO
Mencione y detalle los cambios requeridos en los Sistemas de Apoyo, considerando

los siguientes aspectos, dependiendo de su aplicabilidad al proceso:
11. l
11.1. Configuraciones o Nuevos Parámetros en los Sistemas
11.2. Conversión de Archivos o Carga de Datos
11.3. Interfaces Requeridas
11.4. Reportes generados y/o requeridos dentro del nuevo proceso
11.5. Deficiencias funcionales (GAP o Brechas). Mencione y explique las
deficiencias funcionales que no serán cubiertas por los sistemas de apoyo en
el nuevo proceso definido. Así como las acciones sugeridas para cubrir dichas
deficiencias.



Matriz de Responsabilidades:
LEYENDA: Responsabilidad directa XX

Responsabilidad indirecta X
Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.

Enrique Benjamín Franklin:
“El gran reto acerca de crear el futuro no es

predecirlo. La meta es tratar de imaginar un futuro
que sea verosímil: el futuro que podemos crear.
Para ese efecto, las nuevas herramientas de
estrategia tienen que echar raíces porque
no se puede crear el futuro utilizando las viejas
herramientas de estrategia.
El esfuerzo que realiza para crear un punto de vista

sobre el futuro y una estrategia para manejar el
cambio, representa la capacidad de desarrollar
un sentido profundo de discontinuidades para
crear una jerarquía de imaginación”.

Mensaje del Dr. Deming para los Gerentes.
Dejar de juzgar los resultados y comenzar

a concentrarse en el mejoramiento de los
los procedimientos que causaron dichos
resultados.


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GIDE CURSO: AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

¿Qué es una Auditoría?

Según Holmes "... La Auditoria es el examen de las

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

¿Qué es una Auditoría?

“…La Auditoria es dinámica, la cual debe aplicarse

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

¿Qué es una Auditoría Administrativa?

“Es el examen metódico y sistemático que permite

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Auditoría Administrativa en Empresas

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Auditoría Administrativa en Empresas

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Resumen: CONCEPTOS INICIALES

1.- Una o más funciones especificas. Elementos a 1.- Visión y Misión.

Discusión Verbal de Informe Final Vigilancia

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Una Auditoría Administrativa es la

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

¿Qué se quiere hacer?

Dirección Ver que se haga

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

PROCESO ADMINISTRATIVO ELEMENTOS ESPECÍFICOS

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

¿Porqué una Auditoría Interna? Las auditorías internas son

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

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Los Papeles de Trabajo: Son el conjunto de Cédulas y Documentos

Objetivo de los Papeles de Trabajo: Uniformar los criterios para la

Cédulas de Auditoría: Son las hojas en las que constan los

Documentación Soporte: Son los documentos generados por las

Facilitador: Msc (pa) - Esp. Jesús R. Monascal L.

Marcas de Auditoría: Son signos que al auditor anota en sus

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Definir las metas, establecer las estrategias y elaborar

“Planificar indica que los Administradores piensen con

3. Objetivos generales de la Presidencia

4. Objetivos generales más específicos

Determinar lo que se debe hacer quién y como lo hará.

“Es el Proceso para comprender a dos más personas para

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Sección: Normas y Procedimientos

Observar efectos 3 2 • Obtener respuestas al paso 1.

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