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Paneador de Auditoria de Gestion
Paneador de Auditoria de Gestion
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE 4
PROCEDIMIENTO VERSIÓN
AUDITORÍAS DE GESTIÓN
ELABORÓ:
REVISÓ: APROBÓ:
Profesional Oficina de Control Interno
Jefe Oficina de Control Interno Jefe Oficina de Control Interno
Profesional Oficina Asesora de
Jefe Oficina Asesora de Planeación
Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
DEFINICIONES
Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria, que se informa en el Plan de Auditoría. El alcance de la auditoría incluye
generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el período de tiempo
cubierto.
Auditado: Responsable de la dependencia, proceso, sistema, operación, actividad u otro asunto objeto de verificación. Toda la organización es
susceptible de ser auditada, es decir, en todos los niveles jerárquicos e independientemente de la vinculación de sus servidores públicos o
colaboradores
Auditor: Persona o Grupo de Personas (Equipo) que lleva(n) a cabo una auditoría
Auditor Líder Será quien se designe para tal fin en el Memorando en el que se comunica el Plan de Auditoría y es el Interlocutor permanente
entre los auditores que conforman el equipo auditor y el Jefe de la Oficina de Control Interno, así como entre este último y el responsable de la
dependencia auditada. El auditor líder, lidera el proceso de auditoría, por esta razón, es indispensable que quien cumple esta tarea posea un alto
grado de aceptación y liderazgo dentro de los integrantes del equipo auditor, de manera tal que garantice el trabajo en equipo.
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DEFINICIONES
Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.
Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos para la
organización y con los que se han manejado los recursos. Tiene como objetivo primordial evaluar los objetivos y planes organizacionales, vigilar
la existencia de políticas adecuadas y su cumplimiento, comprobar la confiabilidad de la información y de los controles, verificar la existencia de
métodos adecuados de operación y comprobar la correcta utilización de los recursos.
Conclusiones de Auditoria: Resultado de una auditoria proporcionada por el equipo auditoria, tras considerar los objetivos de la auditoria y
todos los hallazgos de la misma.
Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es el “deber ser” de la organización y se
constituyen en las normas razonables sobre las cuales pueden evaluarse las prácticas administrativas y de gestión en forma adecuada. Dichos
criterios deben ser utilizados para evaluación del grado en el cual la organización cumple con las expectativas que se habían determinado y
dispuesto en forma explícita. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. A un auditor del
equipo auditor se le designa como líder del mismo. El equipo auditor puede incluir auditores en formación.
Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoria y
que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.
Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.
Informe de Auditoría: Es el resultado del trabajo realizado por el auditor que contiene las observaciones y recomendaciones, producto de los
hallazgos evidenciados.
Modelo Estándar de Control Interno: Estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del
proceso administrativo y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos,
estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del Control interno es orientar a la compañia hacia el
cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales de los accionistas.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, que no permiten
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DEFINICIONES
alcanzar los objetivos de calidad.
Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño
de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial.
Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: Documento de trabajo que permite estructurar la auditoria y desarrollar los procedimientos
definidos. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte
para realizar las entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración
del Informe de Auditoria. Al ser un instrumento propio del auditor líder y de los auditores que conforman el equipo de auditoría, los papeles de
trabajo pueden ser diseñados por cada uno de los mismos, en busca de cumplir con el objetivo de la auditoría; y por tanto no estarán
codificados.
Plan de Auditorias: Es el conjunto de actividades diseñadas por el auditor, que contiene los pasos mínimos a seguir en la auditoría.
Programa de Autoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito
específico. Un programa de auditoria incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a
garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.
Es importante destacar que cuando se habla de sistema de gestión no solamente se entiende Calidad o Control Interno, sino también otros como
Desarrollo Administrativo, Ambiental, Seguridad Industrial y Salud Ocupacional, Seguridad de la Información, Responsabilidad Social, Gestión
Documental y Archivos, entre otros que pueda tener la entidad. Esto implica que la auditoría puede centrarse en uno o en varios de los
subsistemas que se encuentren implementados.
Técnicas de Auditoria: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que
fundamente sus opiniones y conclusiones.
Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
1. Para efectos de la generación del Programa de Auditoría deberá tenerse en cuenta el nivel de Riesgo de los procesos y procedimientos con
que cuenta la Entidad.
2. Las Auditorias de Gestión deberán ser programadas y planificadas para ser ejecutadas durante una vigencia; programación que deberá estar
contenida en el Plan de Gestión (PG), el cual es aprobado por la Alta Dirección de la Compañia.
3. La clasificación de las auditorías que ejecuta la Oficina de Control Interno, son: Auditorías de Gestión y Auditorías al Sistema Integrado de
Gestión (SIG).
En las Auditorías de Gestión, podrá verificarse aspectos referentes al Sistema Integrado de Gestión (SIG); sin embargo, en las Auditorías al
Sistema Integrado de Gestión (SIG), solo se verificarán las normas atinentes a los subsistemas definidos y aprobados en la Entidad.
4. En el caso que la Alta Dirección de la Entidad solicite la realización de Auditorias especiales de Gestión no definidas en el Programa Anual de
Auditorías, el Jefe de la Oficina de Control Interno, revisará la viabilidad y factibilidad para la ejecución de la Auditoría; y en caso de serlo, estas
deberán ser ejecutadas, de conformidad a lo establecido en los procedimientos Planeación y Ejecución de las Auditorías Gestión (IGPD01).
5. Los Profesionales de la Oficina de Control Interno deberán dar cumplimiento a lo establecido en la “Guía de Orientación de Actividades de la
Oficina de Control Interno”; el cual tiene como anexo técnico el Instructivo del sistema o aplicación definido por la Entidad.
6. Las Auditorías de Gestión, comprenden las siguientes etapas: Planeación, ejecución, presentación de informe (preliminar y final), y
seguimiento a los planes de mejoramiento o acciones correctivas formuladas por el (los) proceso (s) auditado (s), a través de la herramienta
tecnológica dispuesta por la Entidad, actividad que deberá ser ejecutada por el (los) profesional (es) designado (s), de conformidad al “Plan
Padrino” establecido por la Oficina de Control Interno; lo anterior con el fin de determinar la eficacia del mismo.
7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, en coordinación con el Gestor de la misma, deberá propender por la actualización y gestión del
presente procedimiento, así como la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01) e Instructivo del sistema o
aplicación definido por la Entidad.
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1.2. Formulación A partir de los resultados de la priorización de Oficina de Jefe de Oficina Oficina de
Programa Anual de necesidades para la estructuración del Programa Control de Control Control
Auditorías y de Auditorías y Seguimientos (PAS), este se Interno Interno Interno
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1. Auditor Líder.
2. Auditor (es) acompañante (s).
3. Auditor (es) observador (es).
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PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA
ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Memorando,
Recopilar la
código
información Registro en la hoja electrónica con el propósito de
ASFL01
necesaria para identificar y controlar las fuentes de información y las
Oficina de Control solicitud de
1. estructurar el áreas responsables de remitir la información que pueda Anual
Interno-Profesional información
Programa Anual de considerarse como insumo para la elaboración del
radicado para
Auditorías Programa Anual de Auditorias Integrales.
el caso que
Integrales.
aplique
2. Presentar y aprobar Revisión y validación del Programa Anual de Auditorias Anual Jefe Oficina de Programa
el Programa Anual de Gestión por parte del Comité de Control Interno en el Control Interno Anual de
de Auditorias momento de la aprobación del Programa. Auditorias de
Integrales Oficina Asesora de Gestión
Planeación aprobado.
Comité de Control
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PUNTOS DE CONTROL
Interno
La verificación de requisitos de perfil profesional, así
como los atributos, conocimientos y/o habilidades
Guía de
personales.
Orientación
Designar al Auditor
de
Líder y al Equipo Cuando el equipo y líder auditor se hayan seleccionado Oficina de Control
3 Anual Actividades
Auditor para cada se deberá proceder a la elaboración del Plan de Interno
de la Oficina
auditoría integral. Auditoría, en el cual se incorpora el Equipo Auditor y se
de Control
designa el Auditor Líder, Plan de Auditoría de
Interno
conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación
de Actividades de la Oficina de Control Interno.
El Auditor líder revisa la documentación de trabajo, listas
de verificación, cuestionarios relacionados y demás
información que aplique en coherencia con el Plan de
Auditoria referente.
Oficina de Control
Consolidar y
Interno
revisar el Plan de Teniendo la propuesta de Plan de Auditoria de Gestión Plan de
4 mensual
Auditoría Integral definitiva, es revisada y validada por el Auditor Líder con Auditoria
Auditor Líder y
de Gestión el Jefe de la Oficina de Control Interno, específicamente
Equipo Auditor
en la verificación de la consistencia de las técnicas de
auditoría a utilizar, la composición del equipo auditor y su
competencia colectiva y el riesgo creado por la auditoría
para la organización de este.
ANÁLISIS DE TIEMPO
La elaboración del Programa Anual de Auditorias de Gestión aproximadamente demanda un mes, ubicado específicamente en el mes de
noviembre de cada vigencia, incluye las distintas instancias de revisión, validación y envío a la Oficina Asesora de Planeación para su
correspondiente aprobación y publicación.
La elaboración del Plan de Auditoria de Gestión se estima aproximadamente una semana, que incluye la selección de equipo auditor,
posteriormente la estructuración de planificación y los papeles de trabajo de la auditoría por parte del auditor líder y demás miembros del equipo
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En el caso de estructurar un Plan de Auditoria de Gestión para aquellas solicitudes especiales y extemporáneas, se estima una semana para la
revisión de viabilidad de planificación de la auditoría, si el resultado es favorable se estima el mismo tiempo para elaborar el Plan de Auditoria
establecido anteriormente.
Lo anterior, de conformidad a lo establecido en la Guía de Orientación de Actividades de la Oficina de Control Interno (IGGU01).
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2019.
NTC-ISO 19011 Directrices para la Auditoria de los Sistemas de gestión de la Calidad y/o ambiental
ISO 9001 – 2019
ISO 14001 – 2019
ISO 27001 – 2013
OHSAS 18001 – 2007
Cartillas de Administración Pública Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría interna o quien haga sus veces, vigentes.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE FECHA DEL CAMBIO VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS LA SOLICITUD DEL DD/MM/AAAA
CAMBIO
Adopción del documento Mediante el artículo 7 de la Resolución Jefe de la Oficina de 21/08/2019 1
1622 del 21 de agosto de 2019 se adoptó Control Interno
el proceso y la documentación
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relacionada en él.
Mediante Resolución 4086 de 2019 se
derogó la Resolución 1622 del mismo año Jefe de la Oficina de
Adopción del documento 19/12/2019 1
y se adoptó el Manual de Procesos y Control Interno
Procedimientos de la Entidad.
Se eliminó el Decreto 1599 de 2005,
Normatividad MECI. Se cambió el punto de control 7.4
Jefe de la Oficina de
Puntos de Control por el 7.3 y se agregó el código de la 26/08/2019 2
Control Interno
Documentos de referencia Guía de auditorías.
NURC-3-2019-016802.
Mediante memorando NURC: 3-2019-
017093 se solicita la inclusión del punto
14, en la Actividad relacionada con el Jefe de la Oficina de
Ajuste documento 01/11/2019 3
numeral 3.1 Control Interno
Se aprueba ajuste mediante memorando
NURC: 3-2019-017122
Mediante NURC 3-2019-019936, se
solicita LA separaron los procedimientos
referentes a auditorias de gestión y al
Sistema Integrado de Gestión y se creó el
procedimiento, se consolidaron los
Actualización procedimiento procedimientos Ejecución de Auditorias
Jefe de la Oficina de
Planeación y Ejecución Auditorías Integrales de Gestión IGPD02 y 13/12/2019 4
Control Interno
de Gestión Planeación de las Auditorías Integrales
de Gestión en el procedimiento IGPD01
PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE
AUDITORÍAS DE GESTIÓN IGPD01, Y
se da respuesta de aprobación con
NURC 3-2019-019947
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