Anexo 3.

OAF-010 Matriz de riesgos administrativa-Gestión del talento humano

MATRIZ DE RIESGOS GESTION DEL TA

ANALISIS CUALITATIVO
Fecha IDENTIFICACION DESCRIPCION DEL PROBA
Identificacion RIESGO RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS BILIDAD IMPACTO Matriz Riesgo- Ranting
No.

Riesgo (%)
90% Muy Bajo MB 0
70% Bajo B 0
50% Moderado M 1
30% Alto A 1
10% Muy Alto MA 1
(1) (4) (5) (7) (8) (9)
Fecha Iden.
90%

Inducción y Inadecuada formación de los 1. Deficiencias de los procesos

capacitación deficiente funcionarios de la 2. Baja calidad de los productos y/o 70%
05/06/2015 e insuficiente Entidad,Incluye servicios
el incumplimiento del Plan de 3. Incumplimiento de objetivos X
Capacitación institucionales. 50%

Probabilidad
Fecha Inicio
1 0.5 Moderado M 30%

10%
05/06/2015
M M
B M A
B A
Impacto
Fecha Iden. incumplimiento de funciones y 1. Deficiencias de los procesos 90%
objetivos por parte de cada uno 2. Baja calidad de los productos y/o

Probabilidad
05/06/2015 de los empleados servicios 70%
y/o funcionarios que ocupan los 3. Incumplimiento de objetivos
cargos de la institucionales
50%
Deficiente desempeño
2 Fecha Inicio laboral Entidad 4. Desconocimiento del personal de los 0.3 Alto A 30% X
objetivos institucionales
10%
05/06/2015 M B M AM
B
Impacto A
Fecha Iden. Errores en la Errores que se pueden presentar 1. Pagos errados en la nómina de
liquidación en la liquidación o generación de funcionarios 90%
de nóminas y pago de nóminas Incumplimiento 2. Demandas laborales
05/06/2015 seguridad social fuera actualización de novedades de 3. Sobrecostos por porcentaje de mora 70%
del tiempo legal personal Pago indebido de por el no pago a tiempo o datos mal
establecido aportes y/o fuera del tiempo legal liquidados en nómina. X
3. No atención al empleado en 50%
seguridad social por no informar la

Probabilidad
Fecha Inicio novedad
3 0.5 Moderado M 30%
3. Sanciones para la entidad por
incumplimiento de la legislación
laboral 10%

05/06/2015 M M
B M A
B A
Impacto
Fecha Iden. Insatisfacción en el cumplimiento 90%
de los términos de tiempo en la
05/06/2015 70%
Probabilidad

presentación de respuestas a
Incumplimiento en las solicitudes y requerimientos 1. Exposición a demandas 50% X
respuestas a externos e internos 2. Sanciones legales
4 Fecha Inicio concernientes al personal de la 0.5 Moderado M 30%
solicitudes y 3. insatisfacción por parte de los
Entidad
requerimientos funcionarios 10%
05/06/2015 M B M AM
B A
Impacto
Fecha Iden. Deficiencias y demora Incumplimiento de las 1. Exposición a sanciones legales por 90%
en las legalizaciones disposiciones reglamentarias parte de entes de control.
05/06/2015 de contratos laborales aplicables a los contratos 2. Demandas laborales 70%
Probabilid

laborales y legalización de 50% X

contratos.
5 Fecha Inicio 0.5 Moderado M 30%
05/06/2015 10%
M B M AM
B
Impacto A
Fecha Iden. 90%
1. Atención de baja calidad para los 70%
05/06/2015 usuarios
Probabilidad

2. Bajo rendimiento en las tareas 50% X

asiganadas
Fecha Inicio ineficiencia en las actividades a 3. Desgaste en tiempo y recursos del 30%
Contratación personal
6 no idoneo
desarrollar por parte de los área administrativa y 0.5 Muy Alto MA
05/06/2015 funcionarios capacitación 10%
M B M AM
B A
Impacto
Fecha Iden. 90%
22/03/2016 Que no existan Politicas inexistentes o Sanciones 70%
Probabilida

politicas desactualizadas sobre el Talento Perdida de Credibilidad Interrupcion de la

para la gerencia del Humano actividad desarrollada
50% X
Fecha Inicio Talento Humano 30%
7 0.5 Moderado M 10%
M B M AM
B A

Impacto
ANALISIS CUALITATIVO
No.
 Fecha IDENTIFICACION DESCRIPCION DEL PROBA
Identificacion RIESGO RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS BILIDAD IMPACTO Matriz Riesgo- Ranting
No.

Riesgo (%)
90% Muy Bajo MB 0
70% Bajo B 0
50% Moderado M 1
30% Alto A 1
10% Muy Alto MA 1
(1) (4) (5) (7) (8) (9)
Fecha Iden. 90%

Probabilidad
Canales no viables No existen los canales 1. Demora en el proceso de ocupar las 70%
para el reclutamiento adecuados para dar a conocer vacantes requeridas. 2. Perdida de
de personal las ofertas laborales de la CCV captaciòn de personal idoneo para la 50%
8 Fecha Inicio vacante requerida 0.3 Bajo B 30% X
10%
M B M A M
B A
Impacto
Fecha Iden. 90%
70%

Probabilidad
Procesos de selecciòn 50%
Fecha Inicio Proceso de inadecuados que no 1. No se filtra de manera idonea los 30% X
postulados. 2.
9 Selecciòn permiten filtrar los Posible selecciòn inaecuada de 0.3 Moderado M 10%
personal.
inadecuada postulados de manera M B M A M
correcta. B A

Impacto
Fecha Iden. Tipos de contrataciòn al personal 90%
que afecte negativamente el
70%

Probabilidad
desempeño del personal.
Tipo de contrato no 1. Alta rotaciòn del personal 50% X
10 Fecha Inicio adecuado para el 2. Poca motivaciòn del personal 3. 0.5 Alto A 30%
personal Bajo desempeño del personal 10%
M B M A M
B A
Impacto
Fecha Iden. 90%
1. Falta de informaciòn general
70% X

Probabilidad
sobre la CCV (Misiòn, Visiòn,
50%
Inducciòn insuficiente Inadecuada inducciòn general y Historia, Politicas, etc)
Fecha Inicio 30%
al personal nuevo especifica a los nuevos 2. Desconocimiento de las areas de
funcionarios de la Entidad trabajo y de los compañeros con que 10%
11 0.7 Alto A
tendrà contacto permanente en M B M A M
la realizaciòn de sus funciones.
B A
3. Bajo sentido de pertenencia
hacia la Entidad Impacto
Fecha Iden. 90%

Probabilidad
70%
50% X
Fecha Inicio 30%
12 Incumplimiento del Inadecuada formación de los 1. Desactualizaciòn de los 0.5 Moderado M 10%
Plan de Capacitaciòn funcionarios de la Entidad. funcionarios en temas necesarios para M B M A M
la realizaciòn adecuada de sus funciones. B A

Impacto
Fecha Iden. Estructura inadecuada Formatos de Perfiles de Cargo 1. No permite evaluar los cargos para 90%
de los perfiles de no estandarizados y con la su jerarquizaciòn y asignaciòn salarial.
Probabilidad

Cargo de la Entidad estructura inadecuada 70%

50% X
13 Fecha Inicio 0.5 Bajo B 30%
10%
M B M A M
B A
Impacto

MATRIZ DE RIESGOS GESTION DEL TALENTO HUMANO
CONTROL EXISTENTE
Seguimiento y Revisión al
indicador de cumplimiento
Verificación del Plan de
Capacitaciones
Seguimiento de los objetivos
concertados, formatos y
cumplimiento en la evaluación
Seguimiento y Revisión
periódica de los resultados
detectados por los asistentes
en el proceso de liquidación y
pago de nóminas
Planilla de ingresos mesuales
mediante operador de aportes
en línea
Revisión de cumplimiento de
los soportes de solicitudes y
control documental de
solicitudes recibidas
Verificación de requisitos y de
documentación
Verificación de los requisitos de
acuerdo al perfil del cargo
Existe un documento que
soporta la politica de talento
humano (manual del buen
gobierno). Sin embargo se
actualizara esta politica según
las necesidades
actuales del proceso.
Código OAF-010
Aprobó 10/06/2015
Versión 3
SEGUIMIENTO
CONTROLES
RESPONSABL ES
ACCIONES PERIODICIDAD INDICADORES
1, Actualización de información que alimente el
indicador
2, Realizar seguimiento de las capacitaciones
impartidas en la entidad a través de la encuesta Director # de personas con resultados
de satisfacción 3, Realizar seguimiento a las Administrativ o de evaluación de desempeño
capacitaciones a través de los certificados de -Talento favorables Encuesta de
estudio /o evaluación de la eficacia Humano satisfacción de las
4, Realizar seguimiento a los resultados del capacitaciones seguimiento
ítem prueba de conocimiento para determinar plan de capacitaciones
cumplimiento de objetivo de formación del evaluación de la eficacia de
talento humano Cuatrimestre las capacitaciones
Director
Administrativ o
Talento
Permanente seguimiento y control a los Humano /
resultados de los planes de acción, Directores y
establecimiento de la reglamentación de la coordinadord Cuatrimestre Evaluación de desempeño
evaluación del desempeño. es
Registro de novedades Director Errores generados por el
de nómina reportados en la carpeta Administrativ o programa JSP7
correspondiente. Talento # errores generados en el
Revisión y seguimiento de la nomina liquidada Humano / pago de aportes en línea/
para pago. nómina Número empleados
Revisión del listado para la inclusión de las
novedades y verificación de pago
Registro de errores del aplicativo JSP7 en la
generación de la nómina
Mensual
Archivo de las respuestas a solicitudes Director inconformidades recibidas del
realizadas vía e-mail y físico Administrativ o solicitante/ Número total de
Control documentación recibida y entregada a Talento solicitudes
los responsables del área administrativa. Humano / Control de radicación y
Gestión respuesta ante solicitud de
Jurídica / Semestral tramites del personal
Gestión
Documental
Disposiciones para el cumplimiento de los Director Check list de los Contratos
términos de tiempo de las legalizaciones e Administrativ o realizados por la entidad
inicio del ejercicio de sus funciones Talento
Humano
Semestral
Seguimiento al indicador
Se evalua por parte de la Psicologa quien Director
recomienda a la entidad si la persona tiene la Administrativ o
aptitud para el cargo a ocupar Talento
Se realiza la entrevista por parte del Presidente Humano
Ejecutivo para evaluar y recomendar Check list Verificación de los
cumplimiento de funciones en caso de quedar Trimestral requisitos de acuerdo al perfil
elegido. del cargo
reiterar comunicado de generacion de politicas Director Evaluaciòn al personal sobre
de talento humano Administrativ o el conocimiento de las
generar citacion de reunion con Representante Talento politicas de Talento Humano
de la Alta Humano
Direccion para revisar el avance de la politica
Trimestral
SEGUIMIENTO
CONTROLES
 RESPONSABL ES
CONTROL EXISTENTE ACCIONES PERIODICIDAD INDICADORES

Publicaciòn de las vacantes a Se da a conocer a la Bolsa de Empleo el perfil Director Nº de personal contratados
traves de bolsas de empleo que debe poseer el postulado para la vacante. Administrativ o por la Bolsa de Empleo
(Bolsa de Empleo de Talento
COFREM) Humano Cuatrimestre

1. Verificar la informaciòn suministrada en la Director Nº de subprocesos de

Hoja de vida. Administrativ o selección realizados/ Nº de
2. Realizar una entrevista semi- estructurada Talento subprocesos de selecciòn que
que permita conocer mas a fondo las Humano se deben realizar
competencias del candidato.
Proceso de entrevistas, 3. Realizar pruebas Psicotecnicas para evaluar
verificaciòn de antecedentes y su posible desempeño laboral y Cuatrimestre
pruebas psicotecnicas. relaciones interpersonales con sus compñaeros
de trabajo.

1. De acuerdo a la complejidad del cargo Matriz de relaciòn de los tipos

determinar un tipo de contrato que de contrato utilizado por cada
Director
permita un alto desempeño y motivaciòn en el puesto de trabajo.
personal. Administrativ
o Cuatrimestre
Talento
Humano

1. Elaborar un Plan de Inducciòn el cual

contenga un Check List de los temas a Director Nº de items a enseñados y
presentar al nuevo personal y los responsables Administrativ o que consten en la Acta de
de llevarlos a cabo. 2. Talento Inducciòn / Nº de items a
Cuatrimestre
Elaborar un Acta de inducciòn en el que Humano enseñar en el plan de
se haga constar que el nuevo personal capacitaciòn

si recibio la inducciòn correspondiente.

1, Actualización de información que alimente el # de personas con resultados

indicador de evaluación de desempeño
2, Realizar seguimiento de las capacitaciones favorables Encuesta de
impartidas en la entidad a través de la encuesta satisfacción de las
de satisfacción 3, Realizar seguimiento a las capacitaciones seguimiento
capacitaciones a través de los certificados de plan de capacitaciones
Seguimiento y Revisión al estudio /o evaluación de la eficacia Director Cuatrimestre evaluación de la eficacia de
indicador de cumplimiento 4, Realizar seguimiento a los resultados Administrativ o las capacitaciones
Verificación del Plan de del ítem prueba de conocimiento para -Talento
Capacitaciones determinar cumplimiento de objetivo de Humano

1. Diagnosticar el formato de perfil de cargo. Director Nº de perfiles de cargo

2. Modificar el formato de perfil de cargo de Administrativ o modificados/ Nº de perfiles de
acuerdo a la tendencia actual en la -Talento cargo de la Entidad
Disciplina de la Gestiòn Humana. Humano
Semestral