CONSULTAS

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para
conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access
2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente la
información que deseas

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes usar para
encontrar los datos de una tabla. Con estas, puedes acceder a información de múltiples
tablas.

Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla. Pero cuando
la estás diseñando, te aparecerá la vista Diseño de consulta. Allí, podrás hacer toda la
configuración de datos para tus búsquedas.

Ejemplo:
Los criterios que especifique para los distintos campos de la fila Criterios se combinan
mediante el operador Y. En otras palabras, los criterios especificados en los campos
Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha (" aaaa ", -40, Fecha())

1. Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

2. Solo los registros en los que el valor del campo Ciudad sea Chicago cumplirán este
criterio.

3. Solo los registros de aquellos que tengan por lo menos 40 años cumplirán este criterio.
4. Solo los registros que cumplen con ambos criterios se incluirán en el resultado.

¿Qué sucede si desea que solo se cumpla una de estas condiciones? En otras palabras,
si tiene criterios alternativos, ¿cómo los escribe?

Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes en los que es

suficiente que se cumpla con un conjunto, use ambos Criterios y las filas o en la
cuadrícula de diseño.

1. El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

2. El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila o.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan con el operador O, tal
como se muestra a continuación:

Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Si necesita especificar más alternativas, use las filas debajo de la fila o.

 FORMULARIO
Un formulario es un documento con espacios (campos) en donde se pueden escribir o
seleccionar opciones. Cada campo tiene un objetivo, por ejemplo, el campo "Nombre" se
espera que sea llenado con un nombre, el campo "año de nacimiento", se espera que
sea llenado con un número válido para un año, etc.

Los formularios presentan una visión ordenada de múltiple información sobre algo, y son
útiles para llenar bases de datos.
 INFORMES
Los informes nos sirven para realizar listados por impresoras de los datos de una tabla.
Estos listados se pueden personalizar o bien utilizar un asistente (parecido al de los
formularios)

De hecho, la función de los informes y los formularios es muy parecida: mejorar el aspecto
de la tabla con colores, fondos, etc. La única diferencia, prácticamente, es que los
formularios se utilizan para trabajar con la tabla en pantalla y los informes para realizar
listados en la impresora. * Un informe es un método eficaz de presentar los datos en
formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el
informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.

Ejemplo:
Crear un informe
La forma de crear un informe es similar a la usada para los formularios: emplear un
asistente. Los siguientes pasos muestran cómo hacerlo:

1. En el panel de exploración, haz clic sobre el menú y elige Informes.

2. Haz clic en la ficha Crear y ejecuta el Asistente para informes del grupo Informes para
abrir la primera ventana del asistente.

3. Utiliza esta ventana de igual forma que en los ejemplos de formularios. Si quieres usar
datos de varias tablas, añade campos de tantas -tablas como desees. En nuestro
ejemplo, hemos añadido los campos IdCurso, Nombre, FechaInicio, FechaFin y Precio
de la tabla Cursos. De la tabla AlumnosPorCurso el campo IdAlumno. Y de la tabla
Alumnos, el nombre, los apellidos y el teléfono móvil.

4. Al hacer clic en Siguiente, aparece la segunda ventana del asistente (figura 10.2). En
ella, al ser varias las tablas involucradas, Access pregunta si quieres mostrar la
información por Curso o por Alumno. A nosotros nos interesa por cursos, así que haz clic
en Siguiente.
Figura 10.2. Ventana del asistente

5. La siguiente ventana pregunta si quieres agrupar los datos por algún tipo de campo.
Es útil si se desea realizar alguna suma o contar algún tipo de dato. En este ejemplo no
tiene sentido, así que haz clic en Siguiente.

6. La siguiente ventana permite clasificar la salida por un campo (igual que ocurría en
las consultas). En nuestro ejemplo, es útil ordenar los alumnos de los cursos primero por
nombre y, después, por apellidos (figura 10.3).

Figura 10.3. El informe de varias tablas terminado