Formularios en Access El uso de formularios permite la fcil visualizacin, modificacin e introduccin de datos en la base de datos.

Ya hemos visto cmo operar con los datos directamente a travs de las tablas. Sin embargo, la modificacin directa de los datos presenta varios problemas La informacin se presenta "en bruto", en el orden en el que se halla almacenada en la tabla y puede resultar difcil de entender e interpretar Para modificar los datos es preciso tener acceso directo a las tablas, lo que puede resultar en un problema de seguridad si al tratar los datos, se borran -aunque sea inadvertidamente- la informacin de los registros Cuando se trata de relacionar la informacin de varias tablas entre s, la manipulacin de la informacin desde la tabla resulta

compleja, y en ocasiones, sumamente laboriosa. Los formularios actan de modo similar a un formulario impreso: en el formulario de una base de datos disponemos de una serie de casillas vinculadas a campos de una o ms tablas. En dichas casillas, introduciremos o visualizaremos, o modificaremos la informacin contenida en las tablas de la base de datos En el formulario disponemos de una serie de casillas con sus correspondientes etiquetas, en las que se muestran

El DNI, el cdigo del alumno, su nombre y apellidos, su telfono y el cdigo de curso en el que est matriculado

En la parte inferior del formulario, una casilla nos indica tanto el nmero de registros de la tabla como el registro en el que nos encontramos. Mediante las flechas izquierda y derecha, situadas junto al nmero de registros, podemos movernos hacia delante y hacia atrs por los registros existentes.. En el formulario podremos tambin modificar la informacin de cada alumno y tambin buscar en los registros de dicha tabla cualquier texto o fragmento que deseemos.

DISEO DE FORMULARIOS Para modificar la presentacin y las propiedades de un formulario existente, en primer lugar , abrirlo en la vista diseo. Podemos hacerlo de dos modos: seleccionando y hacer clic sobre el botn Ver en la ficha Inicio o bien hacer clic sobre l y seleccionar Vista diseo en el men emergente. La vista diseo se nos muestra en una ventana como la que muestra la figura.. En ella podemos ver una serie de objetos; en la figura aparece seleccionado uno de ellos: este consta de una etiqueta y una casilla seleccionada con borde amarillo.

Para configurar las caractersticas y propiedades del formulario, disponemos de dos fichas que se activan cuando abrimos el formulario en la vista diseo. La ficha Diseo y la ficha Organizar.

Mediante la ficha Diseo podemos especificar diversas caractersticas del formulario, como su formato (grupos Fuente y Lneas de Divisin) o bien aadir elementos al formulario, unos simplemente estticos y otros dotados de ciertas funcionalidades (Cuadros de texto vinculados a un campo de una tabla, botones para efectuar cierta accin, etc.) En la ficha Organizar, por otra parte, encontraremos otra serie de botones con los que podremos modificar la disposicin de los elementos del formulario: controlar su diseo, su alineacin, tamao o posicin relativa con respecto a otros controles. Existe tambin la posibilidad de desplegar una lista completa de las propiedades de cada control del formulario. Lo haremos seleccionndolo y haciendo clic sobre el botn hoja de Propiedades , en la ficha diseo, en el grupo herramientas. La hoja de propiedades est dividida en varias pestaas: con las propiedades de Formato podremos especificar todas las caractersticas visuales del cuadro de texto; con la de datos, podremos vincular el elemento a un campo de una tabla de la base de datos, adems de establecer reglas de validacin, mscaras de entrada, textos

predeterminados, etctera (de modo similar a cuando hicimos en el diseo de tablas.); las propiedades de las de la pestaa Eventos permiten determinar caractersticas como que, al modificar un registro, se incluyan la fecha y la hora actuales.

CREACIN DE FORMULARIOS Para abrir el Asistente para la creacin de un nuevo formulario, acudiremos a la Ficha Crear y en el botn desplegables Ms formularios (grupo formularios) haremos clic sobre la opcin Asistente para formularios. El asistente consta, bsicamente, de los siguientes pasos: En el primero de ellos, seleccionaremos la tabla o consulta con la que queremos vincular el formulario y los campos que habr de contener. El segundo paso es especificar el diseo o distribucin que habr de tener el formulario. En tercer lugar seleccionaremos un estilo para el formulario. El estilo, al igual que en otras aplicaciones ofimticas es una combinacin de colores, lneas, tipografas, etctera, que proporcionarn a nuestro formulario diversas apariencias. Existen mltiples estilos para seleccionar En el paso final del asistente, simplemente deberemos proporcionar un nombre de formulario y especificar si lo queremos abrir en vista diseo o en vista formulario. Esta ltima es la que nos permite visualizar y editar la informacin de las tablas, es decir, comenzar a usar el formulario que acabamos de crear. SUBFORMULARIOS Existen ocasiones en las que un formulario debe manejar datos de varias tablas a la vez. Generalmente, cuando existe una relacin uno a varios entre dos tablas ser preciso mostrar los datos de la tabla principal y los datos de la tabla secundaria. Los datos de la parte individual de la relacin

se muestran en el formulario principal mientras que los datos de la parte mltiple lo hacen en el subformulario. Tal y como se muestra en la figura:

Cuando en Access iniciamos el asistente para formularios y creamos un formulario asociado a una tabla que tenga otras tablas relacionadas con ella, el asistente nos ofrecer la posibilidad de crear un formulario con subformularios. Para ello, deberemos incluir, en el paso inicial del asistente, los campos de ambas tablas que queremos mostrar en el conjunto formulario/subformulario. El asistente nos mostrar entonces la posibilidad de visualizar los datos mediante un formulario con

subformularios. Tras este paso, escogeremos una disposicin para los datos y un estilo de formulario, exactamente igual que hacamos al crear formularios sencillos EJERCICIO DE BASE DE DATOS DE VIDEOCLUB La cadena de Videoclubs online Globguster ha decidido emplear una base de datos para almacenar la informacin referente a las pelculas que ofrece en alquiler. Esta informacin es la siguiente: Una pelcula se caracteriza por su ttulo, nacionalidad, productora y fecha En una pelcula pueden participar varios actores(nombre, nacionalidad, sexo), algunos de ellos como actores principales Una pelcula est dirigida por un director (nombre, nacionalidad) Los socios(nombre, direccin, email) pueden descargarse pelculas. Se desea almacenar la fecha de la descarga, y el precio de la descarga