CREACIN DE TABLAS - CONSULTAS - FORMULARIOS

CREAR LAS SIGUIENTE TABLAS

A continuacin crearemos la base de datos SOFTWARE.MDB , esta base de datos tendr las
siguientes tablas :
Tabla : TABALU ( Alumnos )
Campo
CodAlu
ApePat
ApeMat
NomAlu
FecNac
DirAlu
DisAlu
TelAlu

Indice

Tipo

Tamao

Texto
Texto
Texto
Texto
Fecha/Hora
Texto
Texto
Texto

Formato

Mascar Entrada

5
15
15
20

>LL000

Fecha corta
50
20
7

Campo

Primary Key
CodAlu
ApePat
ApePat
NomAlu
NomAlu
FecNac
FecNac
DisAlu
DisAlu
NombreCompleto ApePat
ApeMat
NomAlu

00/00/00
\(000\-0000\)

Orden
Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente

Titulo
Codigo
Ap.Paterno
Ap.Materno
Nombres
Fecha Nacim.
Direccin
Distrito
Telefono

Principal

Unico

Si
No
No
No
No

Si
No
No
No
No

Tabla : TABNOT ( Registro de Notas )

Campo

Tipo

Tamao

CodAlu
CodCur
PraCal
TrbFin
ExaFin

Texto
Texto
Numero
Numero
Numero

5
4
Byte
Byte
Byte

Indice

Campo

Primary Key

CodAlu
CodCur
CodAlu
CodCur

CodAlu
CodCur

Formato

Mascar Entrada
>LL000
>LL00
00
00
00

00
00
00

Orden

Principal

Ascendente
Ascendente
Ascendente
Ascendente

Titulo
Codigo
Curso
Practica Calif.
Trabajo Final
Examen Final

Unico

Si

Si

No
No

No
No

Tabla : TABCUR ( Cursos )

Campo
CodCur
NomCur

Tipo

Tamao

Texto
Texto

Formato

4
25

Mascar Entrada
>LL00

Indice

Campo

Orden

Primary Key
NomCur

CodCur
NomCur

Ascendente
Ascendente

Titulo
Codigo
Curso

Principal

Unico

Si
No

Si
No

Nota : Para los campos PraCal , TrbFin y ExaFin establezca adicionalmente las siguientes
propiedades :
Regla de Validacin :
Texto de Validacin :

> =0
Y
< = 20
El Valor Ingresado no es una Nota Valida .

A continuacin establezca las relaciones entre las tablas ,obteniendo el siguiente diagrama

Despus de haber realizado las relaciones entre tablas y establecer las reglas de integridad
referencial , realizaremos el ingreso de datos en las tablas creadas .
Para obtener los mismos datos al realizar las consultas ,se pide que el ingreso de datos sea sin
errores ,ni modificaciones que el alumno pueda realizar .
Las tablas a continuacin muestran sus datos en la siguiente vista .
Datos de la Tabla TABALU ( Alumnos )

 Datos de la Tabla TABCUR ( Cursos )

Datos de la Tabla TABNOT ( Notas )

CONSULTAS
1.- CONSULTAS DE SELECCION : Para buscar y recuperar tan solo los datos que cumplan
las condiciones especificas ,incluyendo datos de varias tablas ,se crea una consulta .Una consulta
tambien puede actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo ,y realizar calculos
predefinidos o personalizados en los datos . Existen varios tipos de consultas o busquedas ,por
ejemplo : de seleccin ,tabla de referencias cruzadas,creacin de tablas,actualizacion , consulta de
eliminacin , de datos anexados, accion y consulta SQL .

Despus de haber diseado la Base de Datos e ingresado los datos a la tablas correspondiente
,realizaremos diferentes tipos de consultas . Ejemplos :

Consulta 1

Consulta 2

Tablas
TABALU
TABNOT
TABCUR

Tablas
TABALU
TABNOT
TABCUR

Campos :
Campo
CodAlu
ApePat
ApeMat
NomAlu
NomCur
PraCal
TrbFin
ExaFin

Campos :
Tabla

Orden

TabAlu
TabAlu Ascendente
TabAlu Ascendente
TabAlu Ascendente
TabCur
TabNot
TabNot
TabNot

Campo

Tabla

CodAlu
ApePat
ApeMat
NomAlu
NomCur

TabAlu
TabAlu
TabAlu
TabAlu
TabCur

Orden
Ascendente
Ascendente
Ascendente

Expresiones : Microsoft Access 2003 permite mostrar valores obtenidos a partir de campos que
pertenecen a las tablas seleccionadas para crear la consulta.
Estas expresiones se pueden digitar directamente en la fila que corresponde el campo o utilizar un
asistente que permita generar expresiones.
Para acceder al generador de expresiones ,ubiquese en la columna que desea generar y luego
presione el boton generar.

Generador de Expresiones
Campo a Generar

Luego de presionar el boton generar,aparecera la ventana del Generador de Expresiones tal como
se muestra en la siguiente figura .

La expresin que se debe generar es el Promedio ,aplicando la siguiente formula :

Promedio: ( [TABNOT]![PraCal] + [TABNOT]![TrbFin] + [TABNOT]![ExaFin] )/3
Considerando que para hacer referencia a un campo ,se aplica el siguiente formato :
[ Tabla ]![ Campo ] y para dar titulo a la expresin ,se debe colocar al inicio de la expresin
seguido de dos puntos ( Titulo : ) .
La expresin Promedio mostrara su resultado en algunos registros con varios decimales ,para
redondearlo se tiene que emplear la siguiente formula :
Promedio: Redondear ( ( [TABNOT] ! [PraCal] + [TABNOT] ! [TrbFin] + [TABNOT] ! [ExaFin] ) /3,0 )

Consulta 3
Tabla : Consulta 2
Campo

Tabla

*
CodAlu

Consulta 2
Consulta 2

Mostrar
Si
No

Criterio
[ Codigo de Alumno : ]

Esta consulta permite utilizar un argumento variable para condicionar los resultados mostrado por
la consulta . Al ejecutar la consulta Access muestra una ventana en la que pide se ingrese el
Codigo del Alumno , el cual sera ingresado y presionar el boton aceptar . Ejemplo.

Este cuadro de dialogo permite introducir un valor parmetro Codigo de Alumno

Consulta 4

Tabla : Consulta 2
Campo

Tabla

*
NomCur

Consulta 2
Consulta 2

Mostrar

Criterio

Si
No

[ Curso : ]

Expresiones

Observacion: SiInm([Promedio]>=10.5,"Aprobado","Desaprobado")
La funcion SiInm permite evaluar un valor y luego devolver un valor si la expresin se evalua
como verdadera u otro valor si la expresin se evalua como falsa .Se emplea el siguiente formato :

SiInm ( Expresin , Parte Verdadera , Parte Falsa )

Consulta 5
Tabla : TabCur - TabNot
Campo

Tabla

NomCur
CodAlu

TabCur
TabNot

Total
Agrupar por
Cuenta

Orden
Descendente

Consulta 6
Tabla : Consulta 4
Campo
NomCur
Observacion
Observacin

Tabla
Consulta 4
Consulta 4
Consulta 4

Total
Agrupar por
Agrupar por
Cuenta

Orden
Ascendente

Tipos de Consultas
Microsoft Access 2003 permite generar consulta de accin ,las cuales nos permiten realizar
operaciones en la BD como crear tablas, actualizar campos ,eliminar registros,etc .En esta seccin
emplearemos la base de datos Enfermeria.MDB
Nota : Cuando se crea una consulta ,por defecto es de Tipo Seleccin ,para cambiar de tipo de
consulta desde la ventana de diseo de consulta ,debemos desplegar la lista de la herramienta Tipo
de Consulta y Seleccionar el tipo de Consulta que se desea realizar .

2.- Consulta de Creacin de Tablas .- Este tipo de consulta permite crear tablas a partir de
una seleccin de datos .
Por ejemplo emplearemos la Consulta 1 para crear una tabla que tenga la estructura de esta
consulta .
Pasos :
Activar la lista de consulta mediante el objeto correspondiente
Presionar el botn nuevo
Seleccionar vista de diseo
Agregar la Consulta1
Seleccionar todos los campos
Cambiar el tipo de consulta a Creacin de Tablas
Introducir el Nombre de la Tablas ejemplo Alumnos_Notas
Guardar con el Nombre de Consulta Creacin Tablas
Ejecutar y confirmar el cuadro de dialogo de confirmacin

Luego de confirmar la ejecucin de la consulta nos muestra un mensaje indicando la cantidad de

registro que se insertara en la tabla Alumnos_Notas .Estos registros sern independiente a los
datos de tabla origen ,significa que si se realiza una modificacin en las tablas de origen ,los
registros de la tabla Alumnos_Notas no se actualizaran .

Posteriormente activemos la lista de tablas y encontraremos una tabla adicional llamada

Alumnos_Notas . Si abrimos la tabla ,encontraremos registros con todos los datos provenientes de
las 3 tablas de origen .

3.- Consulta de Actualizacin .- Este tipo de consulta se caracteriza por la capacidad de

modificar campos de una o mas filas .Su aplicacin es sencilla pero hay que tener cuidado al
definir los criterios de actualizacin ,ya que un mal uso de estos criterios puede producirse
resultados inesperados .

Por ejemplo ,crearemos la consulta de actualizacin que nos permita actualizar en cero (0) los
campos de notas PraCal, TrbFin y ExaFin de la Tabla Alumnos_Notas

Luego ejecutamos la consulta de actualizacin y confirmamos el mensaje de actualizacin de

registros . Seleccionamos la lista de tablas, abrimos la Tabla Alumno_Notas y verificamos que
todas las notas de los alumnos en todos los cursos es cero 0.
Ahora crearemos la Consulta 9 ,la cual nos permitir actualizar a 15 en Campo PraCal de la
Tabla Alumnos_Notas solo en el curso de Ms. Access 2003 .Para lo cual debemos de realizar la
siguiente configuracin .

Despus de ejecutar la Consulta9 , todos los alumnos en el curso de Ms. Access 2003 tienen 15 en
el campo PraCal.
Ahora crearemos la Consulta10 la cual nos permitir aumentar en 3 puntos mas el campo
PraCal a todos los alumnos en el curso de Ms. Access 2003 de la Tabla Alumnos_Notas .
Debemos de realizar la siguiente configuracin .

4.- Consulta de Datos Anexados .- Este tipo de consulta se emplea para adicionar un grupo
de filas hacia una tabla .El origen de filas o registros pueden venir de una o mas tablas previa
seleccin lgica .El destino debe coincidir con la estructura de cada campo a insertar para no
producir errores .

Por ejemplo emplearemos la base de datos Enfermeria.MDB para crear una consulta de datos
anexados que se encargara exclusivamente de adicionar los registros a la Tabla Alumnos_Notas,
desplegamos el cuadro combinado de tablas y seleccionamos la mencionada tabla .Todos lo
registros de notas que seleccione los adicionara a la tabla.Si los datos existen ,entonces los
duplicara sin ningn problema ,ya que no hemos establecidos ninguna validacin mediante
clave o ndice.

Luego de seleccionar la tabla ,aceptamos el cuadro y realizamos la siguiente configuracin .

Con esta configuracin estamos anexandos todos los registros de la Consulta1 ,hacia la tabla
Alumnos_Notas .Tambin podemos aplicar criterios de seleccin .Podemos poner un criterio fijo o
uno variable aplicando parmetros los cuales se colocan entre corchetes.
Por ejemplo crearemos una consulta que nos permita adicionar las notas pero por un cdigo de
alumnos que se ingrese por teclado .A esta consulta la llamaremos Consulta 12,la cual tendr la
siguiente configuracin .

La fila Anexar aparece cuando cambiamos a Consulta de Datos Anexados .Anexaremos a Tabla
Alumnos_Notas .Por lo tanto seleccionamos el asterisco (*) .Para seleccionar todos los campos
,para aplicar el filtro o criterio seleccionamos el campo CodAlu , en la fila Anexar a, borramos el
campo que se muestra dejndolo en blanco y aplicamos el parmetro [ Cdigo Alumno: ] en el
criterio ,tal como se muestra .

Al ejecutar la consulta ,solo se anexaran la notas del alumno que corresponda al cdigo que se
especifico en el parmetro .

5.- Consulta de Eliminacin .- Este tipo de consulta permite eliminar registro de una tabla
.De igual forma que una consulta de actualizacin ,sino se especifican criterios ,la consulta
afectara a todos los registros almacenados en la tabla ,es decir eliminara todos los registros
,considerar las reglas de integridad referencial ,ya que estas pueden generar excepciones e
imposibilitaran la eliminacin de registros en el caso que sea una tabla relacionada y la reglas de
eliminacin no lo permita .

Para crear una consulta de eliminacin realice los siguientes pasos :

Por ejemplo ,crearemos una consulta que nos permita eliminar todos los registros almacenados
en al Tabla Alumnos_Notas . Esta consulta se llamara Consulta 13 .
Considerar que no hay criterios ,por lo tanto la configuracin ser la siguiente :

Nota : Observe que no se selecciono ningn campo de criterio para eliminar todos los registros .
Al ejecutar nos mostrara un cuadro de dialogo para confirmar la eliminacin de las filas existentes
en la tabla Alumnos_Notas .
Sin ningn problemas podemos eliminar los registros ,ya que contamos con la Consulta 11 de tipo
Datos Anexados ,la cual nos permitir llenar de notas nuevamente la Tabla Alumnos_Notas . As
que ejecutemos una vez la Consulta 11 para llenar nuevamente los registros .
Ahora crearemos la Consulta 14 .Esta consulta nos permitir eliminar los registros que
correspondan a un curso que se ingrese por teclado .Por ejemplo realizaremos la siguiente
configuracin .

Cuando ejecutemos nos muestra una ventana que nos permitir que ingresemos un curso ,cuando
aceptemos ,la consulta se encargara de eliminar a todos los registros que coincidan el campo
NomCur con el valor ingresado .Si no coincide el nombre del curso ,la consulta no eliminar
ningn registro .

En este cuadro debemos de ingresar el nombre del curso que nos servir como parmetro para
eliminar registro en la tabla Alumnos_Notas .
Luego debemos de confirmar la eliminacin

6.- Consulta de Referencias cruzadas .- Las consultas de tablas de Referencias Cruzadas

calculan una Suma ,promedio,cuenta u otro tipo de totales sobre los datos ,agrupando los
resultados en 2 tipos de informacin : uno en la parte inferior izquierda de la hoja de datos y otra a
lo largo de la parte superior .

Para entender esto es mejor realizaremos el siguiente ejemplo de consulta de Referencias cruzadas
que nos permita saber cuantos Aprobados y Desaprobados tenemos en cada curso .

Paso 1 : Determinar el origen de datos .

Debemos de crear una consulta de seleccin llamada Consulta 15 que nos muestre la condicin de
Aprobado y Desaprobado por curso .Para lo cual debemos de realizar la siguiente configuracin .

Paso 2: Creacin de Consulta de Referencia Cruzadas . Luego de crear la Consulta 15,crearemos

una nueva Consulta 16 ,aqu seleccionamos la consulta 15 como origen de datos . Cambiamos el
tipo de Consulta a Consulta de Referencias Cruzadas y realizamos la siguiente configuracin .

FORMULARIOS
Un formulario es un objeto contenedor que muestra en una ventana un conjunto de controles que
en la mayora de casos se encuentran enlazados a datos provenientes de Tablas o Consultas .

En trminos sencillo un formulario es empleado para que el usuario pueda interactuar con la base
de dato. Desde un formulario podr ver ingresar ,modificar o eliminar registros de datos ,as como
tambin realizar procesos transaccionales ( Ventas , Compras ,etc ) .
Para disear un formulario en Microsoft Access 2003 es bastante fcil . Podemos crear un
formulario en Vista de Diseo o Hacer uso del Asistente para que paso a paso nos permita obtener
un formulario automticamente .
En esta seccin de Formulario seguiremos utilizando la Base de Datos Enfermeria.MDB
Para crear formulario realice los siguientes pasos :

A) Vista de Diseo :

Active la lista de objeto formulario desde la ventana Base de Datos .

Presionar el botn nuevo .
Inmediatamente nos aparecer el cuadro de dialogo Nuevo Formulario .
Aqu debemos de seleccionar como queremos crear el formulario y adems
seleccionar el origen de datos .

En este caso seleccionaremos vista de diseo y seleccionamos la tabla Alumnos_Notas.

A continuacin aparecera la vista de diseo y seleccionar los elemento que se desea
mostrar en nuestro formulario .
Despus de haber terminado guardarlo y despus abrirlo

B) Utilizando el Asistente para la creacin de Formulario .

Active la lista de objeto formulario desde la ventana Base de Datos .
Presionar el botn nuevo .
Inmediatamente nos aparecer el cuadro de dialogo Nuevo Formulario .
Seleccionar el Asistente para la creacin de Formulario .
Seleccionar los campos que se desea visualizar .
Luego clic en siguiente .

Seleccionar que distribucin desea aplicar al formulario

En el siguiente cuadro elegir que estilo desea aplicar a su formulario
Luego en el siguiente cuadro asignarle un titulo y clic en el botn de comando
Finalizar y obtendremos la siguiente vista.