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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

FORMATO INFORME DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES


F003-P001-GDPS V.1
Proceso de Gestión y Desarrollo del Producto y/o Servicio
Procedimiento de Diseño y Desarrollo de Producto y/o Servicio

Nombre asesores:
Grupo 69115

Laura Lorena Cerquera Barrera


Laura Daniela Zea Noy
Natalia Bocanegra Veloza
Andrea Carolina Vega Rojas
Evelin Medranda Andrade

Grupo:
69115

Trabajando Juntos S.A.S


Centro de Gestión Administrativa
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Coordinación Académica de Gestión del Talento Humano


Junio del 2014

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DEL PROCESO DE DESEMPEÑO DE


LOS TRABAJADORES

OBJETIVO:

Dar a conocer por medio del informe presentado, los resultados obtenidos,
referentes al Instrumento Diagnóstico, analizando lo que se aplicó, los factores
que se observaron y reconociendo las necesidades, así mismo diseñando
estrategias para suplirlas con el fin de “vender” la idea y las mejoras que se
vean necesarias para aplicar en la PYME. Todo esto con la finalidad de aplicar
las competencias adquiridas durante toda la formación en la etapa lectiva.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

 Identificar las falencias de la PYME Andiláminas Ltda., respecto a


Preselección de Candidatos, Estructurar Cargos, elaboración de Manual de
Funciones e interacción idónea, respectivamente.

 Determinar de qué manera se podría ayudar a la PYME en los diferentes


aspectos como el Talento Humano (Visión, Misión, Políticas, Valores,
Hojas de Vida, Formato de requisición, Manual de Funciones, Estructurar
Cargos, Ética empresarial, entre otros).

 Diseñar una buena propuesta que se adapte a la necesidad de la PYME.


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JUSTIFICACIÓN

Este informe fue elaborado con el fin de reconocer la problemática de la PYME


Andiláminas Ltda., a través de las teorías modernas de la administración, el libro
“Desarrollo a escala humana” y los diferentes temas de Preselección de
candidatos, por lo cual se puede observar que todas las ramas de las teorías se
podrían implementar recolectando la información mediante instrumentos
diagnósticos, con el objetivo de identificar cual es la necesidad que esta presenta,
analizando de qué manera podemos asesorarla y cómo podríamos contribuir en su
desarrollo y organización de la misma, a través del área del Talento Humano.
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1. ELABORACIÓN DE INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN


LISTA DE CHEQUEO

1. Búsqueda de PYME.

2. Indagar sobre PYME.

3. Diseñar e implementar la técnica de información.

4. Se obtuvieron resultados de la recolección de información.

5. Se estableció una relación concreta entre las necesidades de la PYME.

6. Se dio a conocer un avance del proyecto.

2. APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO

Se visitó la PYME Andiláminas Ltda., se presentó el instrumento de


diagnóstico el día 19 de Mayo de 2014 por parte del grupo 69115 con las
asesoras Laura Lorena Cerquera Barrera, Laura Daniela Zea Noy, Evelin
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Medranda Andrade, Natalia Bocanegra Veloza, Andrea Carolina Vega


Rojas, posteriormente se aplicó un instrumento diagnóstico, luego se dio
una declaración y finalmente se dio a conocer el instrumento diagnostico

 Posteriormente se aplicó un instrumento diagnóstico como método


para conocer más a fondo la organización, a partir de los resultados
se establecieron las necesidades que requieren.
 Se hizo una aclaración del procedimiento a seguir con la aplicación
del instrumento.

 Se dio a conocer el instrumento diagnóstico de acuerdo a lo


establecido con las necesidades encontradas en la PYME.

 Se concretó el objetivo de su aplicación.

 Se aclararon los procedimientos de acuerdo a la información


suministrada por la PYME, ya que de acuerdo a esta información se
identificó las necesidades y falencias que posee la organización.

 Se dio a conocer al gerente de la PYME Andiláminas Ltda. los


procedimientos que se van a brindar para beneficio de su
organización, el gerente siempre estuvo de acuerdo con los pasos a
seguir.
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3. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA A TRAVÉS DEL


INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS E
INTERACCIÓN IDONEA

A continuación se mostrará la aplicación del instrumento diagnóstico para así


llevar a cabo la obtención de resultados claros y específicos, estableciendo las
necesidades de la PYME Andiláminas Ltda., con el apoyo y guía de los
instructores.
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PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA A TRAVÉS DEL


INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO ESTRUCTURAR CARGOS, MANUAL DE
FUNCIONES

A continuación se mostrará la aplicación del instrumento diagnóstico para así


llevar a cabo la obtención de resultados claros y específicos, estableciendo las
necesidades de la PYME Andiláminas Ltda., con el apoyo y guía del instructor.
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PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA A TRAVÉS DEL


INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS E
INTERACCIÓN IDONEA

Asesores Ruth Castillo y María Cecilia Arias

EMPRESA DIDÁCTICA TRABAJANDO 8/ABRIL/2014


JUNTOS S.AS.
Versión 1

Página 1 de 1
Formato Diagnostico Preselección
de candidatos.

DATOS GENERALES
NOMBRE PYME: ANDILAMINAS LTDA
NIT: 900084591-6
DIRECCION: cra 22 # 15-20
TELÉFONO: 2015028
GERENTE Y/O CONTACTO: Hernando Vélez Arredondo
GERENTE EMPRESA DIDACTICA: DIANA CAROLINA RIOS MENDEZ

ITEM Preguntas Observación

1. ¿Conoce el proceso de preselección De acuerdo con la respuesta Sí , es


de candidatos? conocido pero este proceso es realizado
por el gerente

2. ¿Su empresa tiene elaborado el perfil De acuerdo en la respuesta Si está


para los cargos? elaborado el perfil pero no está escrito

3. ¿En su PYME maneja algún tipo de De acuerdo con la respuesta en la pyme


convocatoria? si se maneja un tipo de convocatoria pero
esta se hace voz a voz o por
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recomendaciones

4. ¿En su PYME se realiza Según la respuesta la PYME no maneja


reclutamiento de hojas de vida? el método de reclutamiento de hojas de
vida.

5. ¿Su empresa maneja medios No se maneja ningún medio masivo


masivos para sus convocatorias? porque en la pyme no se hace
convocatoria externa.

6. ¿Codifica la información los datos de Según la respuesta la PYME NO codifica


los candidatos en una base de la información de los candidatos.
datos?

7. ¿Su PYME tiene el presupuesto para De acuerdo con la respuesta la pyme No


realizar el proceso de preselección y tiene ningún presupuesto en el momento
convocatoria? de hacer el proceso de preselección y
convocatoria.

8. ¿Tiene usted conocimiento acerca de Según la respuesta SI tiene


un formato de requisición del conocimiento acerca de un formato de
personal? requisición pero no lo aplican.

9. ¿En caso de no contar con un Según la respuesta Si estaría dispuesto a


formato de requisición de personal adquirir el formato de requisición.
estaría dispuesta a adquirir uno?

10. ¿En su PYME incorporan el uso de Según la respuesta No incorporan las


las TICS para convocar a los TICS ya que no se hace una convocatoria
candidatos? como tal. Los candidatos llegan por
recomendaciones de los demás
empleados vinculados en la empresa.

11. ¿En su PYME tienen en cuenta como De acuerdo con la respuesta dada No se
se elabora un informe para la tiene en cuenta un proceso de
preselección de candidatos? preselección de candidatos.
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12. ¿Su PYME conoce los diferentes De acuerdo con la respuesta la PYME no
tipos de hoja de vida? tiene hoja de vida

13. ¿Su pyme verifica la referencia Según la respuesta el gerente al


laboral en el momento de momento de preseleccionar pasa por alto
preselección? este procedimiento.

14. ¿Su pyme sabe la importancia de la De acuerdo con la respuesta dada sabe
hoja de vida? la importancia pero no la tiene en cuenta
en el momento de la preselección.

15. ¿Su PYME clasifica las diferentes Según la respuesta si se clasifica un tipo
hojas de vida en momento de la de hoja de vida pero no en su totalidad.
preselección

16. ¿Su PYME maneja solamente un Con respecto la respuesta No, tiene en
formato de hoja de vida? un formato como tal se tiene en cuenta
cualquiera.

17. ¿Su pyme está legalmente De acuerdo con la respuesta Si está


constituida? legalmente constituida la PYME.

18. ¿Su PYME cuenta con un No tiene establecido un organigrama.


organigrama establecido?

19. ¿Su PYME cuenta con un manual de De acuerdo con la respuesta del gerente
funciones? la PYME no cuenta con un manual de
funciones lo cual las funciones de los
empleados no están muy claras.

20. ¿Su PYME cuenta con un área de Según la respuesta la PYME NO, cuenta
talento humano? con el área de talento humano porque
hasta ahora no se ha visto en la
necesidad de crearla.
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PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN RECOPILADA A TRAVÉS DEL


INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO ESTRUCTURAR CARGOS Y MANUAL DE
FUNCIONES

Asesor Franklin Arévalo

8/ABRIL/2014

EMPRESA DIDÁCTICA TRABAJANDO Versión 1


JUNTOS S.AS.
Formato Diagnostico Página 1 de 1

DATOS GENERALES
NOMBRE PYME: Andilaminas Ltda.
NIT: : 900084591-6
DIRECCION: cra 22 # 15-20
TELÉFONO: 2015028
GERENTE Y/O CONTACTO: Hernando Vélez Arredondo
GERENTE EMPRESA DIDACTICA: DIANA CAROLINA RIOS MENDEZ

Cuadro 1. Preguntas cerradas

ITEM Preguntas Observaciones


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1. ¿La Empresa cuenta con una misión Según la respuesta dada la misión
estructurada? ¿Cuál es? de la empresa No está
estructurada.

2.
¿La visión de la empresa está Según la respuesta la visión de la
estructurada y actualizada? empresa no está estructurada.

3.
¿La Empresa cuenta con Objetivos, De acuerdo con la respuesta no
Políticas y normas establecidas? están establecidas las políticas.
Normas y objetivos.
4. ¿La Organización tiene plasmada su
estructura organizacional en un De acuerdo con la respuesta NO
Organigrama? está plasmada una estructura
organizacional ya que la PYME no
cuenta con un organigrama.
5. ¿Existe un manual funciones?
De acuerdo con la repuesta no
existe un manual de funciones pero
está en proceso.
6. ¿Los Empleados y/o colaboradores
conocen las funciones que desempeñan Según la respuesta los empleados
en su cargo? SI conocen sus funciones dentro de
su cargo pero tienden hacer varias
funciones.
7. ¿Los empleados y/o colaboradores
conocen las responsabilidades que tiene Se encuentra que Si conocen las
el cargo que ocupan? responsabilidades pero confunden
las tareas específicas de su cargo.
8.
¿Los Empleados y/o colaboradores
tienen claro los riesgos laborales a los Si saben los riesgos labores a los
cuales están expuestos en el desarrollo que se exponen pero en ocasiones
de sus actividades? suelen no tenerlos en cuenta.

9. ¿La organización cuenta con un perfil


para cada cargo? De acuerdo con la respuesta dada
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No cuenta ya que el gerente no


piensa que sea necesario

PREGUNTAS RESPUESTA

1.1 ¿Cuál es el objetivo principal que Vender láminas de acero para


desarrolla en la organización? suplir la necesidad del cliente.
1.2 ¿Cuál es su meta a cumplir en 5 o 10
años? Posicionarse en el mercado
medio económico.
1.3 Defina los lineamientos establecidos para
la realización de actividades en la empresa. El uso de las dotaciones
Políticas establecidas.
2. ¿La empresa cuanta con el Área de
Talento Humano? No cuenta pero si le gustaría
implementarla.
3. ¿Cuántos cargos tiene la organización?
Cuenta con 10 cargos.
4. Mencione las áreas dentro de la empresa.
 Área administrativa
 Área financiera
 Área de comercialización
 Área de transformación
 Área de servicios
generales

5. ¿A qué sector económico pertenece la


Organización? Pertenece al sector comercio
secundario.
6. ¿Cuál es la actividad económica de la
Empresa (RUT)? 4663- comercialización de
productos de ferretería y
materiales.
7. Número de Empleados en la Organización. La organización cuenta con 10
empleados.
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ANÁLISIS DE INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO PRESELECCIÓN DE


CANDIDATOS
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DIAGNÓSTICO DE PRESELECCIÓN DE CANDIDATOS

ITE HALLAZGOS CON LO QUE HALLAZGOS CON LO QUE NO


M CUENTA LA EMPRESA EN CUENTA LA EMPRESA EN EL
EL PROCESO PROCESO
Si, ya que el gerente es el
encargado de hacer este
1. proceso.
Sí, pero no se encuentra
documentado es decir escrito
2. o en físico.
Si, es una convocatoria de
tipo “Voz a Voz”.
3.
No, porque el reclutamiento se maneja
voz a voz o por recomendación de los
4. empleados de la PYME.

Todo se hace por convocatoria interna,


como se evidencia en el hallazgo
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5. anterior.
Evidenciamos que no hay nada
documentado o en físico, todo lo maneja
6. “Porque está en la mente”.
No, por la misma razón que se vino
evidenciando hasta ahora, su
7. reclutamiento de personal es como de
tipo interno, es decir voz a voz o por
medio de recomendaciones.

Si, tiene conocimiento sobre


este, pero no sabe de qué
8. consta o como se realiza uno
de estos formatos.
Si, como se notó en el anterior
9. hallazgo, le gustaría
implementarlo en su
organización, pero primero le
gustaría que lo diseñáramos
para él.
10. Revisa constantemente las
aplicaciones del SENA, ese es
el contacto más cercano con
las TIC.
11. No, porque pasan por alto este proceso
que sabemos muy bien, no es corto.

12. No, conocen varios tipos de hoja de


vida, y aun así no saben ¿Por qué? O
¿Para qué? sirven y en qué ocasiones
se utilizan.
13. Pasa por alto el procedimiento por que
el gerente (Quien hace el proceso de
preselección y selección) hace un perfil
“psicológico” de las personas que
quieren adquirir un cargo y no le presta
atención a esto.
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14. Pero aun así no le brinda la


relevancia que según él se le
debería prestar a este aspecto.

15. Pero no en su totalidad por


que como en anteriores
hallazgos muestra, se utiliza
mucho el voz a voz y
recomendaciones.
16. No, Ellos reciben cualquier formato
según el Gerente desde que note en el
candidato “ganas” de trabajar no le
presta mucha importancia a cual formato
de hoja de vida le presentan.

17. Nos ha dejado ver todos los


papeles que hace que una
empresa o PYME se encuentre
legalmente constituida.

18. Tiene conocimiento acerca de que es un


organigrama pero no ha visto la
necesidad de hacerlo, por lo cual
nosotros trabajaremos en ello.

19. Se encuentra en proceso, ya que luego


del tiempo en que ha estado funcionando
su PYME vio que tal vez era una
herramienta necesaria para el buen
desarrollo de la misma.

20. No, no cuenta con esta área porque cree


que su PYME es bastante pequeña para
contar con esta, además de que no lo ha
visto necesario.
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CONCLUSIONES INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO PRESELECCIÓN DE


CANDIDATOS

Tenemos claro que el proceso de preselección es bastante importante dentro


de una organización y que es casi que vital para ellas, pero evidenciamos por
medio del instrumento diagnóstico de preselección de candidatos y concluimos
lo siguiente.

1. No hay un área que se haga responsable de este proceso.

2. No existe una convocatoria formal dentro de la PYME Andiláminas Ltda.

3. En muchas empresas u organizaciones la importancia de las hojas de vida


es bastante alta, pero pudimos evidenciar que aquí no es muy importante, lo
cuál puede ser perjudicial a largo plazo para la PYME.

4. Aunque tiene falencias en muchos aspectos, que para la mayoría de las


organizaciones son de vital importancia para su desarrollo, le gustaría
implementarlos en su PYME.
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ANÁLISIS DE INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO ESTRUCTURACIÓN DE


CARGOS

DIAGNÓSTICO FORMATO ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS

ITE HALLAZGOS CON LO QUE HALLAZGOS CON LO QUE NO


M CUENTA LA EMPRESA EN CUENTA LA EMPRESA EN EL
EL PROCESO PROCESO
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No, limitándose a que documentada no


está pero se encuentra “En su mente”.
1
No, al igual que el anterior hallazgo
también se encuentra “En su mente”.
2
Similar a los anteriores hallazgos,
documentada no se encuentra, saben
3 cuáles son pero todo se maneja “En su
mente”.
No, conocen sobre qué y para qué sirve
4 este aspecto pero no han visto la
necesidad de estructurarlo.

Está en proceso, ya que después de


cierto tiempo de funcionamiento de la
5 PYME consideró la necesidad de
realizarlo, por las facilidades e
información que ofrece esta
herramienta.
Sí, pero notamos que tienen
ciertas confusiones en el
6 momento de desempeñarlas.
Al igual que el anterior
hallazgo evidenciamos que
7 tienen varias confusiones
frente a sus funciones
específicas, pero tal vez sea
porque tiene varias funciones
a su cargo.
Sí, pero no lo tienen muy en
cuenta.
8
No ha visto necesario elaborarlo, pero
9 cree que podemos ayudar por que le
interesa obtenerlo.

ANÁLISIS PREGUNTAS ABIERTAS


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DIAGNÓSTICO FORMATO ESTRUCTURACIÓN DE CARGOS

ITEM PREGUNTA RESPUESTA OBSERVACIÓN U


HALLAZGO

1.1 ¿Cuál es el objetivo Vender láminas de Tiene su objetivo


principal de la acero para suplir las estructurado (aunque no
organización? necesidades del documentado) lo cual es
cliente. una pieza clave para
estructurar la misión.

1.2 ¿Cuál es su meta a Posicionarse en el Al igual que en la


cumplir en 5 o 10 mercado medio observación anterior
años? económico, en un también tiene claro este
intervalo de 5 a 10 aspecto lo cual es base
años para estructurar la visión
(que aún no tienen).

1.3 Defina los  Cumplimiento de Los lineamientos los tienen


lineamientos un horario claros pero no
establecidos para la  Dotación documentados pero lo
realización de  Fácil acceso a quiere hacer.
actividades de la los implementos
empresa. de trabajo

2 ¿La empresa cuenta No No considera esto como


con el área de talento una necesidad, ya que cree
humano? que su PYME es aún muy
pequeña.

3 ¿Cuántos cargos Tiene 10 cargos. Cuenta con esta cantidad


tiene la organización? de cargos pero creemos
que a lo largo del proceso
se vaya aumentando la
cantidad de los mismos, ya
que evidenciamos el
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exceso de funciones en
algunos de los empleados.

4 Mencione las áreas  Área Sin observaciones.


dentro de la empresa administrativa
 Área financiera
 Área de
comercialización
 Área de
transformación
 Área de
servicios
generales
5 ¿A qué sector Sector comercio, Sin observaciones.
económico pertenece secundario.
la organización?

6 ¿Cuál es la actividad 4663: comercialización Tiene claro y presente el


económica de la productos ferretería y RUT.
empresa (RUT)? materiales

7 Número de 10 empleados Para cada cargo hay un


empleados de la solo empleado.
organización

CONCLUSIONES INSTRUMENTO DIAGNÓSTICO ESTRUCTURACIÓN DE


CARGOS

1. Es importante tener en cuenta que la misión y visión estructurada y


documentada es de vital importancia en una organización y que aunque ellos no lo
tienen de esta manera nosotras podemos proponerlo.
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2. Al ellos no tener un organigrama estructurado, permite que podamos poner en


práctica nuestros conocimientos adquiridos hasta la fecha.

3. Evidenciamos que lo empleados de la PYME no tenían muy claras sus


funciones y al crear un Manual de Funciones permitirá que ellos puedan
desarrollar mejor sus funciones sin confusiones y con delimitaciones, sin
equivocaciones ni cargas excesivas de trabajo.

4. Al mejorar su estructura organizacional se vería o se verá reflejado el aumento


de cargos en la PYME.

5. La conclusión en general es que podremos trabajar arduamente y ampliamente


en la PYME ya que tiene necesidad de implementar varios recursos y así
podemos ejecutar nuestros conocimientos.

Control del documento


Nombre Cargo Dependencia/ Fecha
Área
Realizo Laura Lorena Asesoras y Junio 2014
Cerquera Barrera. Coordinadora
Evelin Medranda
Andrade.
Natalia Bocanegra
Veloza.
Andrea Carolina
Vega Rojas.
Laura Daniela Zea
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Noy.

Reviso Ruth Castillo Instructores Junio 2014


Franklin Arévalo
María Cecilia Arias
Aprobó Diana Carolina Gerente Junio 2014
Ríos

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