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Facultad de Ciencias Agrarias
Escuela Profesional de Ingeniería Agroindustrial

Tabla de contenido
1 PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN.....................................................................................2
2 PROCESO DE COMUNICACIÓN.............................................................................................2
3 Comunicación en la organización.........................................................................................3
3.1 La necesidad de saber de los gerentes.........................................................................3
3.2 La Comunicación Formal..............................................................................................3
3.3 Comunicación oral, escrita y no verbal.........................................................................5
3.3.1 La comunicación escrita........................................................................................5
3.3.2 Comunicación no verbal.......................................................................................5
3.3.3 La comunicación oral............................................................................................5
4 LAS BARRERAS EN EL PROCESO DE LA COMUNICACIÓN......................................................5
4.1 Las barreras semánticas...............................................................................................5
4.2 Las barreras físicas........................................................................................................6
4.3 Las barreras administrativas.........................................................................................6
4.3.1 En la Comunicación Horizontal:............................................................................6
4.3.2 En la Comunicación Ascendente:..........................................................................6
4.3.3 En la Comunicación Descendente:........................................................................7
5 HACIA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA...................................................................................7
5.1 GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN.................................................................7
5.1.1 Escuchar: una clave para comprender..................................................................7
5.2 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ESCRITA......................................8
5.3 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORAL...........................................9
5.3.1 ¿COMO MANTIENEN LA ATENCION DE LA AUDIENCIA DE TELEVICION A PESAR
DE LOS MUCHOS PROGRAMAS IMPORTANTES DE OTROS CANALES?.................................9
6 MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN.................................................................9
6.1 TELECOMUNICACIONES................................................................................................9
6.2 TELECONFERENCIAS...................................................................................................10
6.2.1 VENTAJAS...........................................................................................................10
6.2.2 DESVENTAJAS.....................................................................................................10
6.3 Uso de computadoras para el manejo de la información y el trabajo en redes.........10
7 Bibliografía.........................................................................................................................11

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LA IMPORTANCIA DE LA
COMUNICACIÓN
1 PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN
El propósito de la comunicación en una empresa es tener información
disponible para actuar o facilitar procesos de cambio, influir la acción hacia el
bienestar de la empresa. Es esencial para el funcionamiento interno de las
empresas porque integra las funciones gerenciales.
• Establecer y diseminar las metas de una empresa
• Desarrollar planes para su logro
• Organizar los recursos humanos y otros de la manera más eficiente y
efectiva
• Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización
• Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en que las personas quieran
contribuir
• Controlar el desempeño

2 PROCESO DE COMUNICACIÓN

3 Comunicación en la organización
En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes.
Hasta un paro breve en una línea de producción de rápido movimiento puedes
ser muy costoso en términos de producción perdida. Otro elemento importante

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es la cantidad de información que se ha incrementado enormemente con los
años, ocasionando con frecuencia una sobrecarga de información.

3.1 La necesidad de saber de los gerentes


Para ser efectivo, un gerente requiere de la informacion necesaria para
desempeñar funciones y actividades gerenciales. Una forma sencilla para que
un gerente empiece es preguntarse: ¿Que es lo que en verdad necesito saber
para mi trabajo? ,¿que sucederia si no recibo esta informacion con regularidad?

3.2 La Comunicación Formal

"La comunicación formal es aquella prevista y ejecutada de acuerdo a la


estructura orgánica establecida y a los objetivos que la organización desea
alcanzar. Se traduce en la relación existente entre órganos y el personal
componente de las mismas".

La comunicación formal tiene lugar entre el personal de acuerdo con las


líneas de comunicación señaladas y los procedimientos establecidos en la
organización formal.

"El sistema formal de comunicación está constituido por el consumo de vías o


canales establecidos por donde circula el flujo de información con datos
relativos al trabajo, entre las diversas unidades administrativas, a su vez, este
sistema tiene por objeto lograr la coordinación eficiente de todas las
actividades distribuidas en la estructura de la organización formal".
Esta organización puede ser de 3 clases: Vertical, Horizontal
y Transversal. Comunicación Vertical

Es la establecida por la línea de autoridad o de mando; es decir, aquellas que


parten de un miembro del organismo administrativo de un nivel distinto al del
destinatario, la cual proporciona canales de comunicación que se extiende a
través de toda la estructura administrativa.

La comunicación Vertical se clasifica en Descendente y


Ascendente.

a) descendente: Es la comunicación que se genera de un nivel


superior hacia un nivel inferior de la organización puede darse de las
siguientes formas:

 Las Ordenes: Son comunicaciones que sirven para mandar a


otros lo que deben o no deben hacer. Se basan en la autoridad de
quien las da sobre quien las recibe. Provienen de un jefe y se
dirigen a uno o varios subordinados.
 Las Instrucciones: Son preceptos que casi siempre dan
información o conocimientos sobre una manera satisfactoria y
recomendable de efectuar una labor determinada. Recalcan la
forma de hacerlo y el acatar las ayudas a una ejecución correcta y

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ordenada.
 Las Reglas: Son guías de acción concretas que han sido
formuladas con autoridad y sirven para que los trabajadores se
enteren de las condiciones en que deben efectuarse las
actividades designadas.
 Informes o avisos: Constituyen el flujo de información
descendente, formal entre la autoridad y los subordinados que
entera al trabajador sobre los acontecimientos que pueden influir
en su situación de trabajo, incluyendo las noticias sobre su
especialidad.
 Comunicaciones Disciplinarias: Aparecen con frecuencia en la
actividad de un jefe, supervisor u otra autoridad.

b) Ascendente: Es la comunicación que se origina en los niveles


inferiores y se proyecta hacia los niveles superiores. Puede darse de
las siguientes formas:
 Las Quejas: Manifiestan una inconformidad del trabajador que da
a conocer a sus superiores.
 Las Sugerencias: Son iniciativas del personal para mejorar
diversos aspectos de la organización.
 Los Reportes: Son las comunicaciones de los subordinados a
los jefes, las que contienen diferentes aspectos del trabajo. Los
jefes están en condiciones de conocer sistemáticamente el trabajo
de sus subordinados y son excelentes medios de control.
 Las Consultas: Son comunicaciones de los subordinados a los
jefes en forma de preguntas sobre aspectos del trabajo que
ameritan respuestas. Permiten aclarar muchas dudas del personal
y dan ocasión de fomentar su orientación debida y mejorar la
eficiencia en múltiples aspectos.
 Las recomendaciones: Son simples consejos, opiniones o
recomendaciones, de las unidades asesoras para los jefes de línea
de quienes dependen.
c) Comunicación horizontal:
Es la comunicación establecida con la finalidad de coordinar entre
órganos y personas de igual jerarquía en la organización. Por
intermedio de ésta se puede definir objetivos, políticas y procedimientos
así como efectuar intercambio de ideas y lograr una familiarización con
el quehacer de otras dependencias.
d) Comunicación Transversal:

Es la comunicación que permite o establece el ejercicio de la autoridad


funcional o técnica dentro de la organización y se da a través de
acciones de asesoramiento y apoyo.

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3.3 Comunicación oral, escrita y no verbal
Los medios de comunicación escrita y oral tienen características favorables y
no favorables, en consecuencia, a menudo se utilizan juntos para que las
cualidades favorables de cada uno puedan complementar las limitaciones del
otro, además se pueden emplear ayudas visuales para complementar la
comunicación oral y escrita.
3.3.1 La comunicación escrita
La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar registros, referencias
y defensas legales. Un mensaje puede ser preparado con cuidado y luego
dirigido a una audiencia grande mediante el correo masivo. La comunicación
escrita puede también promover uniformidad en política y procedimiento y en
algunos casos reducir costos
3.3.2 Comunicación no verbal
Es evidente que la comunicación no verbal puede apoyar o contradecir la
comunicación verbal, dando lugar al adagio de que las acciones a menudo
hablan más fuerte que las palabras.
3.3.3 La comunicación oral
La comunicación oral puede ocurrir frente a frente en una reunión de dos o
más personas, o en la presentación de un gerente en una auditoria grande.

4 LAS BARRERAS EN EL PROCESO DE LA


COMUNICACIÓN
Es natural que entre los elementos del proceso surjan obstáculos, llamados
barreras por los psicólogos, que es necesario salvar para que la comunicación
sea efectiva.

Estas barreras pueden ser de distintas clases:

a) Barreras semánticas;
b) Barreras físicas;
c) Barreras fisiológicas;
d) Barreras psicológicas;
e) Barreras administrativas.

4.1 Las barreras semánticas


Estas se derivan del problema consistente en que los símbolos trasmitidos
transporten precisamente el significado deseado.
La palabra, ya sea hablada o escrita, es generalmente el símbolo usado en la
comunicación administrativa. El hecho de que cada palabra tenga varias
acepciones oficialmente reconocidas y algunas otras sancionadas por el uso
común, ya es un obstáculo para lograr una comunicación efectiva. No es
posible detenerse a explicar en qué sentido se está usando cada palabra.
La deformación del contenido del símbolo (o sea del significado de la palabra)
puede no deberse al significado en sí, sino a la interpretación que le da el
receptor a sus características psicológicas transitorias o permanentes.

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La comunicación puede ser recibida en forma bastante diferente de la que se
ha intentado.
La palabra utilidades puede representar para el ejecutivo una medida del éxito
y un rédito merecido por una compañía; mientras que para el empleado puede
representar algunos de los fondos que debería haber recibido en forma de
mayores salarios. La diferencia del significado en este caso está en las
personas y no en las palabras.

4.2 Las barreras físicas

Se refieren a las deficiencias de los medios físicos empleados en la transmisión


y recepción del mensaje. Estas deficiencias pueden ser de naturaleza
puramente mecánica, eléctrica, electrónica, magnética, acústica, óptica, etc.,
según el medio transmisor o receptor que se use.
Las barreras fisiológicas
Independientemente de que el mensaje se transmita por la parte que lo emite a
través de un aparato (telefónico, telégrafo, radio, televisión, cinta magnética,
etc.), o directamente, los defectos de pronunciación de quien habla; del oído en
quien escucha; de atención visual en quien lee, son frecuentemente motivo de
equívocos que deforman la comunicación.
Las barreras psicológicas
"Todos los hombres son distintos. Tienen diferente personalidad, porque nacen
con distintas potencialidades que constituyen su temperamento, y en su vida
tienen diferentes experiencias que conforman su carácter. Esta diferente
personalidad da lugar a una manera

4.3 Las barreras administrativas


La organización y el funcionamiento mismo de las organizaciones
administrativas provocan la aparición de algunas barreras que deforman la
comunicación.

Las más importantes son:

4.3.1 En la Comunicación Horizontal:


La competencia desleal. En competencia mal entendida para ganar prestigio
ante sus supervisores, es frecuente que algunos funcionarios oculten
información a otro funcionario de su mismo nivel, para que la actuación de éste
desmerezca.
4.3.2 En la Comunicación Ascendente:
El deseo de agradar y el temor al castigo. El deseo natural de agradar o el
temor al castigo, hacen que se oculte o se deforme al superior información
sobre faltas o hechos desagradables.
Los problemas de rango. En un esfuerzo por mantener su posición superior y
para racionar su escaso tiempo, el supervisor puede aislarse de sus
subordinados levantando barreras.
4.3.3 En la Comunicación Descendente:
Los secretos del puesto. El supervisor, debido a sus obligaciones con otros
subordinados o con su superior, no está "libre" de comunicar a uno de sus

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subordinados todo lo que sabe acerca de un asunto particular. Como resultado,
sufre la calidad de la comunicación.
"El deseo de quedar bien. El deseo de quedar bien con el jefe puede llevar al
subordinado a exagerar el contenido de la comunicación descendente".
Restar importancia a las órdenes. Otro tipo de común de deformación
descendente es la tendencia a "restar importancia a las órdenes", y esto
provoca que los niveles inferiores de la dirección ejecuten las órdenes con
desgano, o bien se atengan a la letra y no al espíritu.

5 HACIA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA


El método de protocolo de comunicación ayuda a identificar los elementos
importantes en el proceso de comunicación. Pueden ocurrir interrupciones en
cada etapa: en la codificación del mensaje por el receptor. En verdad el ruido
interfiere con la comunicación efectiva en cada etapa del proceso.
5.1 GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN
La comunicación efectiva es la responsabilidad de todas las personas de la
organización, gerentes y no gerentes, de trabajar hacia una meta común.
Determinar si la comunicación es efectiva puede ser evaluado por los
resultados propuestos
Las siguientes guías ayudan a mejorar la barrera de la comunicación
1. Aclarar el propósito del mensaje.
2. Utilizar codificación inteligible.
3. Consultar los puntos de vista de otros.
4. Considere las necesidades de los receptores.
5. Utilice el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad.
6. Obtenga la realimentación.
7. Considere las emociones y motivaciones de los receptores.
8. Escuche.

La comunicación efectiva no solo es responsable del emisor si no del


receptor de la información. A si, escuchar es un aspecto que necesita un
comentario adicional.
5.1.1 Escuchar: una clave para comprender
El gerente apresurado que nunca escucha, pocas veces tendrá una
visión objetiva del funcionamiento de la organización. Tiempo, empatía y
concentración en el mensaje del comunicador son pre requisitos para
entender. Las personas quieren ser escuchadas, tomadas en serio,
comprendidas. A si los gerentes deben evitar interrumpir a los
subordinados y ponerlos a la defensiva, también es prudente dar y pedir
realimentación, ya que sin ella nunca podemos estar seguros de si el
mensaje fue comprendida, para provocar realimentación sincera, los
gerentes deben desarrollar una atmosfera de confianza y un estilo de
liderazgo que apoye, quitando la importancia al estatus (como colocarse
detrás de la barricadas de un escritorio extra ancho).

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Escuchar es una habilidad que se puede desarrollar
John w, newtron y keith Davis proponen diez técnicas para mejorar el arte de
escuchar
1. Deje de hablar.
2. Ponga cómodo al que habla.
3. Demuestre al que habla que quiere escuchar.
4. Retire las distracciones.
5. Cree empatía con el que habla.
6. Sea paciente
7. Conténgase
8. Vaya suave en sus argumentos y críticas
9. Haga preguntas
10. ¡Deje de hablar!
5.2 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ESCRITA
La escritura efectiva puede ser más a la excepción que la regla; tampoco
la inteligencia y la educación garantizan buena escritura.
Muchas personas caen en el hábito de utilizar un lenguaje técnico que
solo se puede entender por expertos en ese campo.
Problemas comunes en la comunicación escrita es cuando los autores
omiten la conclusión, o la entierran en el reporte, utilizan demasiadas
palabras y mala gramática, palabra inapropiadas, escritura de frases
ineficaces y mala ortografía.
No obstante algunas guías hacen mucho para mejorar la comunicación
escrita.

 Utilice palabras y frases sencillas.


 Utilice palabras cortas y familiares.
 Utilice pronombres personales (como “usted ``) cuando sea
apropiado.
 Presente ilustraciones y ejemplos, gráficos.
 Utilice oraciones y párrafos cortos.
 Utilice verbos activos, como (el presente proyecta…).
 Evite palabras innecesarias.

John fielden sugiere que el estilo de escritura debe ajustarse a la situación y al


efecto que el escritor quiere lograr.
Específicamente recomienda
 Estilo fuerte: cuando el escritor tiene poder, utilizar un tono cortes, pero
firme.
 Estilo pasivo: es apropiado cuando 4el escritor esta al inferior a la del
receptor de mensaje.
 El estilo personal: es generalmente correcto para transmitir información
negativa.

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 Estilo animado: o festivo es para buenas noticias, anuncios y cartas de
ventas.
 Por otra parte un estilo menos pasivo: que combina el interpersonal con
el pasivo. Puede ser apropiado para escritos de negocios comunes
5.3 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORAL
Aprender de los comentaristas de noticias.
Algunos de los comunicadores son los conductores de noticias de televisión
estadounidenses como Tom Brokaw de NBC, Peter Jennings de ABC, y entre
otros.
5.3.1 ¿COMO MANTIENEN LA ATENCION DE LA AUDIENCIA DE
TELEVICION A PESAR DE LOS MUCHOS PROGRAMAS IMPORTANTES
DE OTROS CANALES?
5.3.1.1 SUGERENCIAS
 Comuníquese con una audiencia grande como lo haría en una
conversación de uno a uno.
 Cuente una historia, una anécdota y presente ejemplos.
 Haga pausas no se apresure.
 Utilice ayudas visuales como diagramas.
 Comunique seguridad y establezca confianza.
 Utilice un lenguaje florido y especifique.
Un ejemplo clásico de cómo podemos aprender la comunicación oral es
Demóstenes, el estadista griego, quien muy descorazonado después de su
primer mal discurso en público, se convirtió en uno de los más grandes con
práctica, practica y más práctica.

6 MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN


Las organizaciones adoptan cada vez más varios dispositivos electrónicos que
mejoran la comunicación
6.1 TELECOMUNICACIONES
Tiene un amplio uso, muchas organizaciones ya han utilizado de manera
efectiva la nueva tecnología de una variedad de formas, como se muestran en
los siguientes ejemplos.
 Algunos bancos proporcionan hardware y software a sus clientes
corporativos para que puedan transferir fondos a sus proveedores con
facilidad.
 La información puede ser transmitida en segundos o minutos a países al
lado opuesto del mundo por fax o correo electrónico.
 Los fabricantes de autos se mantienen en estrecho contacto con sus
proveedores a través de los medios de telecomunicación para
informarlos de sus necesidades, permitiendo así la entrega justo a
tiempo y reducir los costos de inventarios.

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 Los sistemas de reservaciones computarizados de las aerolíneas
facilitan la propagación de vuelos.
 Muchas empresas ahora cuentan con bancos de datos con información
del personal detallada, que incluyen evaluaciones del desempeño y
planes para el desarrollo en la carrera.
6.2 TELECONFERENCIAS
Dada la amplia variedad de sistemas, incluso los de audio, audio sistemas con
fotografía mostradas en un monitor de video y sistemas de video en vivo, el
termino teleconferencia es difícil de definir.
El video en movimiento pleno es utilizado con frecuencia para celebrar
reuniones entre gerentes. No solo se escuchan, sino que pueden ver sus
expresiones y presentaciones visuales. Este tipo de comunicación es un tanto
costosa y en lugar de él se puede usar el audio con video sin movimiento. Este
método de comunicación es útil para mostrar gráficos o ilustraciones durante
un análisis técnico.
6.2.1 VENTAJAS
 Ahorros en gastos y tiempo de viaje.
 Las conferencias se pueden celebrar cuando sea necesario ya que no
se necesitan planes de viaje. Puesto que las reuniones pueden
celebrarse con mayor frecuencia, la comunicación se mejora, por
ejemplo entre las oficinas principales y las divisiones dispersas
geográficamente.
6.2.2 DESVENTAJAS
 Dada la facilidad para tener reuniones de esta manera, pueden
celebrarse con mayor frecuencia que la necesaria
6.3 Uso de computadoras para el manejo de la información y el trabajo en redes
El procesamiento de datos electrónicos ahora hace posible manejar grandes
cantidades de datos y poner la información al alcance de un gran número de
personas. Así podemos obtener, analizar y organizar datos oportunos de
manera bastante económicos.
Pero nunca debemos olvidar que los datos no son información necesariamente,
la información debe informar a alguien. Nuevas graficas de computadora
pueden informar visualmente, mostrar importante información de la compañía
en cuestión de segundos.
La nueva tecnología de la información cambia la comunicación de manera
fundamental. Fax, e-mail y mensajes instantáneos reemplazan los canales de
comunicación tradicionales como el correo postal.
Proveedores de acceso a internet como América Online, AT&T, EarthLink y
MSN proporcionan sistemas atreves de los cuales el correo puede ser enviado
por medios electrónicos con rapidez y un bajo costo. La tecnología de la

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información hace posible la organización mundial y permite a las compañías
responder con mayor rapidez a los cambios mundiales.
Las computadora extiende su rol del simple administrar la información a la
comunicación. El trabajo en redes (networking) puede abrir canales de
comunicación que nunca existieron antes y convertirse en una herramienta
para la organización que aprende. Internet por ejemplo facilita en trabajo en
redes d la inteligencia humana. Pero la nueva era de la tecnología trae consigo
un cumulo de nuevos problemas, como la invasión de la privacidad,
quebramiento de la seguridad.

7 Bibliografía
- BONILLA GUTIERREZ, Carlos. “La Comunicación: Función Básica de las
Relaciones Públicas”. 1ra. reimpresión. México. Editorial Trillas, 1994.
- DUHALT KRAUSS, Miguel F. “Técnicas de Comunicación Administrativas”. 3ra.
edición. México. Universidad Autónoma de México. 1974
- KOONTZ, Harold; O'DONNELL, Lyryl. “Curso de Administración Moderna”. 6ta.
Edición. Editorial México Mc. Graw Hill. 1979.
- KOONTZ, Harold; WEIHRICH, Heinz; CANNICE, Mark “ADMINISTRACION: una
perspectiva global y empresarial”. 13ra Edicion. Editorial Mexico Mc. Graw Hill
2008
- PRADO MORALES, Carlos. “Comunicaciones Escritas para Relaciones Públicas”.
Lima. En Series Académicas # 10. Impresiones y Publicaciones U.I.G.V. 1994.

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