REUNIÓN OPERATIVA ORDINARIA

SEGUIMIENTO PROYECTOS DE GESTION DOCUMENTAL

ACTA 002

FECHA: Bogotá D.C., 24 de Agosto de 2015

HORA: De las 09:00 a las 11:00 horas

LUGAR: Sala de Juntas Proyecto Alamaviva S.A

ASISTENTES: Luis Moreno Rozo, Gerente de Gestión Humana

Gustavo Rodríguez, Coordinador Operativo
Armando Pérez Camargo, Coordinador de Proyecto
Jhon Jairo Fonseca Ríos, Coordinador de Capacitaciones
Angélica Moya Giraldo, Secretaria

AUSENTE: Germán González Núñez, Coordinador Archivo General (Con excusa)

ORDEN DEL DÍA

i. Verificación de quórum

ii. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior

iii. Presentación nuevo Coordinador operativo archivo

iv. Presentación informes meses de junio y julio de 2015

v. Compromisos adquiridos

vi. Conclusiones

vii. Recomendaciones
DESARROLLO

i. Verificación de quórum

El Coordinador operativo dio comienzo a la reunión al verificar que se contaba con el

quórum reglamentario para deliberar.

Reunión operativa ordinaria – Acta 002 2

ii. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior

La secretaria leyó el Acta 001 de la reunión del 18 de julio de 2015, la cual fue
aprobada sin modificaciones.

iii. Presentación nuevo Coordinador operativo archivo

El Gerente de Gestión humana presentó al señor Gustavo Rodríguez, como el nuevo

Coordinador operativo, dándole una calurosa bienvenida a la Organización.

iv. Presentación informes meses de junio y julio de 2015

Se realizó la entrega y presentación formal a la interventoría del proyecto Almaviva

S.A., de los informes correspondientes a los meses de junio y julio en los que se
registran todas las actividades realizadas como lo son capacitación de TDR para
funcionarios de Almaviva S.A., fecha, lugar, asistencia y cumplimiento.

Se entregó la tabulación de información de resultados de evaluación realizados a los

funcionarios sobre capitación de la elaboración de las TDR.

v. Compromisos adquiridos

Por medio de un cronograma de actividades se coordinaron los siguientes

compromisos:

Capacitación adicional de los funcionarios sobre las TDR, con una duración de 4 horas
el 24 de septiembre de 2015, responsable Coordinador de Capacitaciones.

Se solicitó disponibilidad de los documentos del año 2014, para visita de la Contraloría
General de la Nación, de igual manera se solicita claridad en las transferencias de
unidades documentales del área de compras del año 2013 ya que no se conoce la
situación actual, teniendo en cuenta que la visita de la Contraloría es el día 15 de
octubre, dicha información deberá ser entregada el 30 de septiembre del presente año,
responsables Coordinador de Proyecto y Coordinador de Archivo General.

De forma conjunta se determinó que se debe plantar un control para la asignación de

las diligencias de la entrega de correspondencia enviada a los mensajeros internos,
siendo está de lunes a viernes en el horario comprendido de 8:00 a 9:00 a.m., a partir
del 25 de agosto, responsable Coordinador de Operaciones.

vi. Conclusiones

La interventoría del proyecto de Almaviva S.A., informó que se encuentra pendiente por
realizar las transferencias de los documentos de la unidad documental del archivo de
gestión al archivo central debido a información de las TDR.
Reunión operativa ordinaria – Acta 002 3

vii. Recomendaciones

Se recomendó ampliar la información de directrices para el manejo de archivo para la

sucursal de Medellín para que se empiece a manejar con los mismos lineamientos de la
sucursal de Bogotá.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará en la Sala de Juntas Proyecto

Alamaviva S.A, el 20 de septiembre de 2015, a las 10:00 horas.

LUIS MORENO ROZO GUSTAVO RODRÍGUEZ

Gerente de Gestión Humana Coordinador Operativo

ARMANDO PÉREZ CAMARGO JHON JAIRO FONSECA RÍOS

Coordinador de Proyecto Coordinador de Capacitaciones

ANGÉLICA MOYA GIRALDO

Secretaria

Anexos: uno (un folio)

Transcriptor: Angélica Moya