El RPA acelera la transformación digital en el sector público

Casos de Uso

Municipio de Trelleborg

Trelleborg es el municipio más meridional de Suecia y tiene una población de 44,000 habitantes. Es una
de las áreas donde se espera un crecimiento continuo de la población, con 8,000 nuevas viviendas
planificadas para construir en los próximos 10 a 15 años para dar cabida a los habitantes entrantes. Esto
ha traído nuevos desafíos y el aparato administrativo se tensó por las diferentes necesidades y
requisitos de cada ciudadano.

El director ejecutivo municipal, Frederik Geijer, y su equipo directivo han decidido que una revisión del
flujo de trabajo era obligatoria para brindar la misma calidad de servicios en el futuro. La solución
elegida fue RPA porque era simple de implementar e integrar en los flujos de trabajo actuales, y con el
mayor potencial para permitir a los empleados dirigir sus esfuerzos hacia mejores servicios y una
interacción más cercana con los ciudadanos.

La solución

Después de una cuidadosa selección de las tareas administrativas más adecuadas para la
automatización. Estos pertenecían al departamento de Servicios Sociales, la administración del mercado
laboral y los procesos involucrados relacionados con las solicitudes de atención domiciliaria, pagos de
beneficios por enfermedad y desempleo, manejo de impuestos y aranceles.

La automatización robótica de procesos condujo a un ahorro de tiempo administrativo de no menos del

79% en el departamento de Servicios Sociales y del 95% en el departamento del Mercado Laboral. Los
ciudadanos también se han beneficiado de la automatización: 50% más de ellos participan en iniciativas
del mercado laboral, mientras que 12% más ciudadanos comienzan a trabajar o estudiar. El proyecto ha
traído reducciones de costos para las iniciativas del mercado laboral en un 44% y para el apoyo
financiero en un 22%, y una disminución del 60% en los costos de administración.

Desde la primavera de 2017 hasta el otoño de 2017, se automatizó más de 6,500 transacciones en el
municipio de Trelleborg. Además de los obvios ahorros de costos y tiempo, la automatización también
permitió a los empleados usar sus recursos en servicios de valor agregado que se enfocaban
principalmente en los ciudadanos. Frederik Geijer dice:

"RPA nos ha permitido reducir nuestros costos administrativos, que es algo que todos los municipios y
condados suecos quieren hacer".

Los propios empleados encuentran que la automatización es rápida, indolora y muy satisfactoria.
Annikki Tinmark, jefe del departamento de servicios sociales en el municipio de Trelleborg declaró:
"Creo que solo la imaginación establecerá el límite para las posibles aplicaciones".
Fuerza policial del Reino Unido

El RPA tiene un gran potencial para resolver los desafíos que enfrentan los oficiales de policía y el
personal todos los días.

Hay una variedad de procesos repetitivos, transaccionales y que requieren mucho tiempo. Estos a
menudo requieren poco juicio y son desmotivadores, lo que lleva a la inexactitud. Lo que es más
importante, estos procesos desvían a la policía de sus roles centrales: servir a las comunidades, atrapar
delincuentes y proteger a los vulnerables.

Se realizó la primera revisión importante de RPA en el sector, en asociación con una importante fuerza
policial del Reino Unido. Encontrando una gama de oportunidades potenciales, como la automatización
de infracciones de tráfico, la actualización de licencias de alcohol, la realización de consultas de
personajes, el apoyo a la denuncia de delitos, la auditoría de sistemas de inteligencia y el apoyo a la
lucha contra el delito cibernético

El RPA jugará un papel importante para las fuerzas durante la próxima década, particularmente a
medida que los delitos se vuelven cada vez más complejos y costosos de investigar.

También contribuye a la fuerza laboral policial del futuro. La automatización de las tareas
administrativas permite a los oficiales y al personal, dándoles más tiempo en primera línea. Ayuda a
proporcionarles las herramientas que necesitan para vigilar de manera eficiente y efectiva.

RPA brinda oportunidades para acelerar la transformación de la tecnología en el sector, a medida que
las fuerzas actualizan sus variados y complejos sistemas. Con el movimiento hacia los servicios digitales y
el aumento de los volúmenes de datos electrónicos, RPA puede respaldar una mejor gestión de riesgos y
una entrega continua de servicios las 24 horas, los 7 días de la semana.

Finalmente, además de mejorar la integración del sistema, RPA puede ayudar a la policía a enfrentar el
desafío de la era de la austeridad. Nuestra experiencia sugiere que una fuerza típica podría ahorrar
millones de libras, con una rápida recuperación de lo que es una inversión de capital baja.
La automatización en el sector de los servicios públicos ya ha comenzado a mostrar beneficios
comprobados, particularmente al permitir que las administraciones de todo el mundo brinden mejores
servicios a los ciudadanos y reduzcan sus costos operativos. UiPath considera que todavía hay un gran
potencial sin explotar en público

Sabemos lo importante que es la seguridad para las organizaciones del sector público, sin mencionar la
preservación segura de los datos confidenciales de los ciudadanos.
RPA permite a las organizaciones liberar capacidad para abordar sus prioridades tácticas. Muchas
organizaciones del sector comercial que han establecido una estrategia de automatización lo han hecho
así, en respuesta a los mismos problemas. El Sector Público está lidiando con:

 Congelaciones de contratación o reducciones de personal

 Una creciente acumulación de trabajo y capacidad limitada para abordarlo;
 Un montón de casos,
 Cambios frecuentes de políticas que deben ser integrado en las prácticas comerciales;
 Falta de ancho de banda entre los equipos para abordar su torbellino diario mientras intenta
moverse su organización hacia adelante.
 ¿Qué se puede automatizar?
Hay características específicas que hacen que un proceso sea más apropiado para la
automatización que otro. Afortunadamente, estas características están bien definidas y es
relativamente sencillo identificar procesos que sean adecuados para la automatización.
Idealmente, poseen algunas o todas las siguientes características:
• Son procesos basados en reglas, que no requieren juicio humano;
• Son de naturaleza repetitiva;
• Se pueden realizar fuera de horario;
• Implican manipulación de datos, como cálculos y migración de datos;
• Son intensivos en datos;
• Se activan electrónicamente;
• Tienen una alta tasa de error;
• Implican conciliaciones.

Gobierno central: cálculos de crédito universal y beneficios, cálculos de impuestos, controles

antifraude, procesamiento de solicitudes de licencias.
Gobierno local: recaudación de ingresos, solicitudes de permisos, informes de incidentes,
gestión de casos, administración de contratos.
Vigilancia: procesamiento de multas fijas, informes de inteligencia, informes de delitos,
procesamiento de licencias de armas de fuego y reemplazo de la necesidad de que los oficiales
usen doble clave para la misma información en diferentes sistemas.