Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral

Actividad 4

Guía de Aprendizaje 04

Informe la Importancia de la Conservación de los Archivos

Instructora
MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA

Aprendiz
ANTONIO AGUILERA SANCHEZ

Fecha de Entrega
25 ago. 19
INTRODUCCION

El objetivo del presente trabajo es el de presentar un documento que enmarque los

conceptos y teorías que fueron trabajados en el proceso de formación llevado a
cabo en la división de formación avanzada, más específicamente en los estudios
realizados en la especialización de sistemas de información y gerencia de
documentos

De igual manera todo el proceso de observación en la operación de los archivos de

las compañías, ayudo a obtener una idea más clara y precisa de los problemas que
en diferentes aspectos se estaban presentando en relación directa con la
conservación y preservación de documentos. Además, con este proceso se
identificaron problemas que generaban en cierta medida no solo caos
administrativo, sino la pérdida de tiempo en la recuperación de documentos y la
pérdida definitiva de información en algunos casos, al no contar con un documento
que ayudara a guiar a los responsables de la custodia de los archivos, en tomar
medidas de primer orden para la conservación de documentos, siendo esto el
objetivo principal del presente trabajo

Con los conceptos y teorías recibidos, así como la observación del problema que
se estaba presentando en las compañías, permitió identificar y trabajar un tema de
investigación que se enmarcara en los procesos y procedimientos tendientes a
evitar la degradación de los documentos, y por ende de la información contenida en
los mismos, notándose la importancia de este trabajo en ofrecer los lineamientos
para que los jefes y encargados de archivos en las organizaciones y,
específicamente, puedan llevar a cabo las tareas necesarias para realizar una mejor
conservación de sus archivos en todo el ciclo vital del documento.
 LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS
ARCHIVOS

La organización de documentos se establece como la primera herramienta para la

conservación de archivos al interior de cualquier unidad administradora de
documentos.
La conservación documental busca en todos sus aspectos preservar y perpetuar en
óptimas condiciones los documentos históricos, y los que se generan por la
administración de funciones en las organizaciones.
Las deficiencias en las áreas de depósito y la falta de organización, se constituye
en la característica más palpable para que se produzca el deterioro de la
documentación, sobre todo en los archivos de tipo histórico y central de las
compañías.
Con la promulgación de la ley 594 de 2000 y la ley general de archivos, se establece
la responsabilidad de la administración pública y de los funcionarios de archivo en
la conservación de los documentos en soporte papel.
Con todo esto es necesario tener en cuenta las medidas pertinentes para la
conservación física, condiciones ambientales, seguridad, perdurabilidad y
producción de información.
En esta medida la conservación documental es definida como el “conjunto de
medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos.
La conservación puede ser preventiva o curativa.
La primera supone métodos científicos de almacenamiento, la reproducción de
documentos y otros; la segunda la restauración
La conservación de documentos juega un papel importante ya que “conservar para
el futuro los testimonios de siempre es el reto que deben enfrentar los archivistas,
apoyados por profesionales y técnicos de la especialidad, a fin de emplear los
nuevos recursos tecnológicos para la preservación de la memoria colectiva,
mantenida tanto en soportes tradicionales como en los propios de la compleja era
de la información.”
Sobre las perspectivas y problemas en conservación documental” se tiene cuenta
la enorme variabilidad de los archivos ya que se encuentran grandes cantidades de
documentos con diferentes soportes que varían mucho en soporte y formato. La
consulta se convierte en un factor de vital importancia a la hora de evitar que los
documentos se degraden por la forma en que se toman para su análisis y estudio.
Uno de los problemas más grandes que tiene el patrimonio documental en la
Organización Corona y sus filiales es el de su conservación, tanto en su integridad
física como en su integridad funcional, es por eso que “existen dos corrientes
diferentes sobre la disciplina de la conservación.
La anglosajona, que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada
preservación, que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad
de los documentos, y la conservación que determina las medidas a tomar para la
restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se contempla
una única disciplina llamada conservación, de la que forman parte la preservación
y la restauración.
La primera, también denominada conservación preventiva, se ocupa de la
prevención del deterioro de los documentos y la segunda de la reparación y
recuperación funcional de los documentos deteriorados.”
“La conservación preventiva se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a
que la investigación científica ha proporcionado una mejor comprensión de los
procesos de deterioro de los materiales.
Sus principios y mecanismos fundamentales se han establecido, enriqueciéndose
constantemente con los conocimientos específicos que se pueden alcanzar hoy
gracias a la tecnología moderna.
El deterioro es un fenómeno que puede evitarse y controlarse. Entre otros aspectos,
los procesos de envejecimiento se deben a la incidencia que tienen las condiciones
ambientales como la luz, temperatura, y humedad no pueden ser eliminados,
manejados y modificados con el objeto de retardar los efectos nocivos sobre los
bienes culturales. A los factores deterior antes se pueden agregar los
antropogénicos (producidos por el hombre) y los originados por causas químicas
Los agentes biológicos constituyen sin lugar a duda un serio problema de los
archivos. Estos juegan un papel importante en el biodeterioro de los documentos y
al mismo tiempo constituyen una amenaza potencial para el hombre en el orden
epidemiológico. Estos dañinos agentes se desarrollan en ambientes propicios,
donde existan materiales que les sirvan como alimento y condiciones higiénico-
sanitarias inadecuadas. Su actividad biológica está relacionada con las
características climatológicas del lugar o región donde estén ubicadas dichas
instituciones, con los tipos de materiales en ellas conservados, con sus
potencialidades metabólicas así como el trabajo que en dichas instituciones se
desarrolle.”7 Para el especialista Helbert Guerrero “La evaluación del estado de
conservación del material documental viene dada en función de su estabilidad en
composición y estructura y de aquellas propiedades sobre las cuales fueron
diseñados. Las modificaciones que experimentan los soportes documentales se
agrupan bajo el término deterioro; este se puede definir, de manera muy general,
como toda la alteración que afecta las propiedades físicas, estructurales y
funcionales de los objetos y, en consecuencia, la pérdida de información, atentando
contra la durabilidad y permanencia del documento en el tiempo. Para tener mayor
claridad sobre el concepto deterioro es importante definir el término alteración como
el conjunto de reacciones específicas, de naturaleza fisicoquímica que
experimentan los elementos constitutivos y estructurales de un objeto, que originan
nuevos compuestos con características diferentes que cambian la estructura inicial
del material. Las alteraciones que sufren los soportes tienen lugar como respuesta
a las variaciones del medio ambiente en que se encuentra el documento o a
diferencias entre éste y las condiciones que existían cuando fueron elaborados.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso

de ella siendo esto un gran a aporte a la gestión documental, para tener una mayor
capacidad de almacenamiento, conservación, garantizando su valor informativo
legal y cultural todo esto siendo facilitador, agilidad en su búsqueda, acceso y uso.
Los fines de los archivos, cuyo objetivo es el de disponer de la documentación, en
su correcta conservación, organización, fomentar esa cultura, garantiza la
recuperación de la información presto al derecho que tiene la ciudadanía, dando
una facilidad y oportunamente la consulta para los ciudadano común.
 Lo que propone esta ley para la organización de los archivos y que es
muy importancia para la empresa como disponer de su información, los archivos,
el aporte a la cultura, la ciencia, es conocer el valor de la información tanto para la
administración de cualquier empresa, que hacer con esa información, utilizando
cada una de las técnicas entre ella como la tabla de retención documental, que
características debe tener el lugar destinado para su presentación y conservación,
consulta, distribución, tramites la producción, y disposición final, esta ley estipula
cada uno de los parámetros técnicas que se den seguir, con soportes de
comprobada durabilidad, donde reposa la información de una empresa que van a
servir a la misma empresa como referente para la toma de decisiones, respaldan
la gestión o actividades tanto en el campo administrativo, económico, político y
cultural y también en el ámbito de la justicia constituyéndose estos en testimonio y
pruebas de hechos y obras, siendo así garantizadores de derechos y núcleos de
información.

1. Promueven el conocimiento. Los archivos son entidades abiertas que velan

por la promoción y acceso a su legado documental. Son entidades donde fluye
la información que un día se convertirá en conocimiento, tanto individual como
colectivo.

2. Custodia y preservación de nuestra memoria. Los archivos custodian y

preservan el legado documental único de una organización, de una ciudad, de
un gobierno… El objetivo principal (y primordial) es conservar nuestra memoria.
Que no nos falle nunca el “de dónde venimos” para saber el “a dónde debemos
ir”.

3. Difusión de nuestro patrimonio histórico. Los archivos son difusores de

nuestro legado y patrimonio histórico. Sin ellos las organizaciones, los
ciudadanos, los países no tendrían memoria histórica con el consiguiente peligro
de caer en errores del pasado.

4. Acceso a los ciudadanos. Los archivos garantizan el acceso a los ciudadanos

a los documentos que tienen disponibles de acceso público de manera libre y
gratuita.

5. Garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual. Los archivos velan

por los derechos de Protección de datos de los ciudadanos, del estado, de las
organizaciones… y por los derechos de Propiedad Intelectual de las
organizaciones y autores.

6. Impulsan la investigación histórica y científica. Los archivos están abierto

también a investigadores para que conviertan toda la información contenida en
conocimiento puesto a disposición de la sociedad.

7. Apoyan la gestión documental de las organizaciones. Los archivos

describen, organizan, transfieren, eliminan o conservan documentos de las
organizaciones. Una organización sin archivo puede llegar a convertirse en un
caos documental donde su futuro, y tiempo, esté siempre en el aire.

8. Transparencia. Sin documentos no hay transparencia, y sin documentos

no hay archivos. Por lo tanto, sin Archivos no hay transparencia. Los
Archivos son garantes de la transparencia de una Administración a través
de los documentos que ésta genera.

9. Rendición de cuentas. En el nuevo contexto de la transparencia

gubernamental, es relevante el papel que toman los Archivos como uno de
sus componentes indispensables. Se trata de un nuevo escenario para la
archivística, que le da la oportunidad de revalorarse, ya que como apunta el
pensador francés Jaçques Derrida: “la democratización efectiva se mide por
la participación y acceso al archivo, a su constitución y a su interpretación” .

10. Agilidad en la localización. En una sociedad en la cual el tiempo es oro no

cabe duda alguna que la rapidez en la localización de lo que se busca es un
plus… y ahí llevan años (¡muchos años!) trabajando los archivos en
sistemas fiables y rápidos de recuperación de la información.
 CONCLUSIÓN

la información es uno de los activos de las empresas y su

inadecuada administración ocasiona pérdidas de tiempo, recursos, pérdidas
económicas, grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones.
El mundo globalizado enfoca a las empresas a que haga uso de la tecnología para
ofrecer su servicios, información sistematizada, la cual debe llevarse siguiendo cada
una de las técnicas que regulan la ley General de archivo, por lo tanto en cada una
de las empresas es importante llevar el programa de gestión documental que
respalda la gestión de la organización.