TALLER 3 REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a

la asistencia de la “Reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear,
además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: proelectra de colombia

Dirección: cra 45 n° 45-67 medellin
Representante: Gustavo Bolivar
Tel: 322 67 45
Cargo: Gerente General
De: Área de Calidad
Para: Gerencia
Aníbal Perdomo
Fecha: julio 9/2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de proelectra en los procedimientos
de compra y venta

Alcance: Verificar la prestación de los servicios de venta y el proceso de compras

Criterios de Auditoria

• SGC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión junio de 2016

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos

M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Version Junio de

2016

 Manual de Calidad M-AM-001, Version 00 de Junio 15 de 2016

Reunion de Apertura:
5 de junio de 2017
Hora 7:45 am
Reunion de Cierre:
25 de junio 2017
Hora 4:30 pm
Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes al
proceso de compras, ventas consignados en cada uno de los documentos
relacionados como criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de
tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera instancia por el
Coordinador de compras, El Coordinador de ventas, el día 1 de junio del presente
año, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de la empresa proelectra
de colombia. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de septiembre de 2017. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial
le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución
de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: suministros

Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de suministros

• Supervisor de suministros

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES
Equipo Auditor de Gerencia de Calidad
Alfons0 Experto Técnico SGC firma

Alonso oñate Ingeniero Operativo firma

León cuartas Gerencia  firma

AUDITADOS
Jose ceballos Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigación firma

Edison molina Coordinador de Análisis y Ensayos firma

Armando linares Analista Instrumental firma

Daniel sartre Analista Fisicoquimico firma

Juan Gonzales Analista Fisicoquimico firma

Estela perea Auxiliar Laboratorios firma
 Procesos Y Actividades A Auditar
Fecha julio 9 2017
Proceso/Actividad/Requisito Por Auditoria
Actividad Auditor Cargo Hora
Reunión De Apertura Manuel Hoyos Representante Legal 07:45am
Dirección Del Sistema 4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5 Juliana Ortega Secretaria General 8:00am
Tramites 7.1,7.5,8.1,8.1.2 Teresa Cruz Coordinadora De Plantas 12:00 P. M.
Almuerzo      
Administración Del Recursos Humano 6.2,8.2 Carlos Tobón Director Gdrh 1:37pm
Medicion , Analisis Y Mejora-Auditoria Interna Juan Castaño Ingeniero En Procesos 3pm
Representante Experto
Reunión De Cierre Manuel Hoyos 04:00 P. M.
Técnico

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma

Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al email gscl9sc.com.co Cualquier duda comunicarse al
celular xxxxxx Los elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros),
6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las
áreas y procesos aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la
denominación dada por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones
correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y
que están pendientes.

b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.

N° Documento revisado Observaciones del documento

 Política de Logística y Última actualización 18 de julio
1 Servicio al Cliente 2011

Política de Gestión
Última actualización 5 de enero 20
Financiera
2 I-EL-002 
Instructivos de desarrollo de
Carpetas de Protocolos e Instructivos
Ensayos de laboratorio
Manual de Procedimientos.
3 Última actualización 9 de febrero 2015
Cap
M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo de 2015
Laboratorio
Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros de registro de muestras
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2015

c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de

recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo:
lista de Chequeo).

• Lista de chequeo, técnicas de verificación visual, verbal, documental, físicas y

escritas.

Lista De Chequeo
Lista De Verificación Cumplimiento Evidencias Y Observaciones
Copias Controladas Del
Manual De Calidad Si
Manual De Calidad
Claramente Señalada En El
Se Encuentran Documentadas Las Respuestas Si
Manual De Calidad
No Hay Evidencia De La
Se Encuentra Comunicada Las Respuestas Si
Comunicación
Procedimientos Operativos (Documentación Nivel I)    
Existen Manuales Instructivos Si  
 Se Da Por Entendido Que Cada
Existe Evidencia Documentada Del Compromiso No Uno Conoce Sus Funciones
Pero No Se Documenta
Instrucciones De Trabajo Paso A Paso Si  
Táctilmente Se Entiende Que
Las Solicitudes De Trabajo De
Están Identificados Los Planes De Trabajo No Laboratorio Están Ordenadas
Por Los Formatos Solicitud De
Análisis De Producción
Existen Registros De Las Acciones Si  
Formatos Y Registros Si  
Se Lleva Una Bitácora De Análisis Si  
Existe Una Metodología Definida Para El Análisis Si  
Documentación Completa Si  
La Información Esta En
Son Los Protocolos Manuales Instructivos Si
Desorden
Hay Riesgo De Perder
Está Debidamente Almacenada, Computarizada No Información Debido Al
Desorden
Respeto Del Servicio    
Existen Registros De Las Verificaciones No  
Existen Definidas Las Pautas De Actualización No  

Exhibición Del Procesos De Auditar En Lugar Visible    

Verbalmente Conocen El
Existen Definidos Los Procesos Para La Realización
Si Procedimiento Pero No Esta
De Los Procedimientos
Documentado
Se Emplean Técnicas Estadísticas No  

e. Generación de hallazgos de auditoría:

 Auditor(es): Oficina asesora de
Fecha: Fecha: 22 de septiembre del 2016
control interno.
Auditado(s): Superintendencia de
Proceso auditado: compras
Logística.
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N° C NCM NCm
auditoría auditoría auditoría
1 Falta agregar
Procedimientos de implementación de
costos en política de procedimiento para
X
materiales en gestión financiera costos en
bodega y stand-by materiales de
bodega y stand-by
2 No se tiene en
cuenta el formato
formato único de
Cap. Compras y único de despachos
despachos, Manual X
logística y recibo de
de procedimientos
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la política de
logística, cuya
última actualización
Política de
Cambios fue el 18 de julio
logística y X
organizacionales 2011 y no se han
servicio al cliente
agregado los
cambios
organizacionales del
año 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.
• Se debe actualizar la política de compras y ventas puesto que no se han
agregado los cambios organizacionales del año 2013

Conclusiones de la Auditoria

*Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.
*Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado
en uno solo.
* Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de
muestras.
*Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los
libros de registros de muestras.
*Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento
las tarjetas de datos y resultados de análisis.
*Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de
investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento,
medición, análisis y mejora.
*Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Fue muy enriquecedor aprender de esta unidad el proceso de auditoria la
realización de cada una de las pautas sí como también la verificación de los
mismos, la planeación de cada proceso documentado pienso que estos tipos de
aprendizaje ayudan a las compañías a tener un panorama más claro en cada
proceso para un funcionamiento ideal en nuestras área de compras y ventas.

Es un proceso donde esta puesta toda la atención porque es donde se desarrolla

la auditoria interna en el momento cuando una empresa decide implementarla y
nos ayuda a tener una base de como se debe realizar la actividad