Manual de usuario

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 Manual de usuario OnPortal

Índice
Recepción
Cliente nuevo………………………………………………………………………………………………………………....... 1
Copia cliente …………………………………………………………………………………………………………............... 2
Leer tarjeta………………………………………………………………………………………………………………........... 2
Check-out ………………………………………………………………………………………………………………............ 3
Apertura única ……………………………………………………………………………………………………...…............. 3
Información del hotel …………………………………………………………………………………………...…...….......... 3

Mantenimiento

Cargar Programador Portátil ……………………………………………………………………………………………........ 4

Abrir cerradura …………………………………………………………………………………………………………........... 4
Actualizar cerradura…………………………………………………………………………………………………............... 5

Leer aperturas ………………………………………………………………………………………......….........…............... 5

Inicializar cerradura..................................................................................................................................................... 5
Tarjetas de emergencia............................................................................................................................................... 6

Usuarios de maestra

Grabar maestra .......................................................................................................................................................... 7

Cancelar maestra ....................................................................................................................................................... 7

Seguridad
Resetear claves del operador ................................................................................................................................... 8
Auditor del sistema .................................................................................................................................................... 9

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Manual de usuario OnPortal - Recepción

Cliente nuevo (F5)

La pantalla principal del menú de recepción es la que da la opción para generar llaves de cliente nuevo a su llegada.

Introduzca el número de habitación.

*Se pueden introducir hasta tres habitaciones en una misma tarjeta.

Seleccione el número de noches de la duración de la estancia. Puede cambiar este número pulsando los botones “-” y “+”,
cambiando con el teclado el número del apartado o cambiando la fecha de la salida indistintamente. Incluso podría cambiar
la hora de salida por si necesitara un late check-out.

En el caso de que tenga alguna cerradura que requiera alguna autorización, podrá elegir si el cliente tiene acceso.
*Esta opción no es aplicable en todas las instalaciones.

Pulse Grabar y presente una tarjeta sobre el lector.

Si desea grabar una copia vuelva a pulsar sobre grabar, en caso contrario pulse completado.

Aviso: Una tarjeta de cliente nuevo anularía al anterior una vez pasada por la cerradura.

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Manual de usuario OnPortal - Recepción

Copia de cliente (F6)

En este apartado puede crear copias de llaves existentes.

Este proceso de duplicado no anulará la tarjeta vigente.

Existen dos maneras de realizar una copia:

 Introduzca el número de habitación y pulse ir. Solo estarán disponibles las habitaciones que tengan un check -
in registrado.

 Lea una tarjeta válida existente.

Una vez seleccionada la habitación/tarjeta, OnPortal le mostrará los datos actuales de dicha tarjeta (número de habitación,
fecha de expiración, autorizaciones). Puede modificar estos datos si fuera necesario antes de grabar.
Pulse Grabar para crear tantas copias como necesite.

En la esquina superior derecha del icono de grabar se le mostrarán el número de tarjetas grabadas para la misma habita-
ción. Nota: Grabar sobre la misma tarjeta se contabilizará como una nueva tarjeta, aunque solo sobrescriba la información.
¡Aviso! Si el cliente ha perdido la tarjeta se le realizara una tarjeta de cliente nuevo no una copia.

Leer tarjeta (F3)

Este apartado permite leer la información de las tarjetas.

Nota: Si una tarjeta no abre una puerta, se recomienda leer la tarjeta para leer su información. Esta información podría ser
de ayuda para resolver el problema.
Si la tarjeta ya no es válida para la habitación aparecerá el mensaje “Código de tarjeta no válido”. Generalmente será a cau-
sa de crear un nuevo cliente

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Manual de usuario OnPortal - Recepción

Check out (F7)

Mediante este apartado podrá dar salida manualmente a las habitaciones.

El check- out se puede hacer de distintas maneras:

 Introduciendo el número de habitación manualmente.

 Leyendo una tarjeta válida.

El check-out se realizará automáticamente:

 Al hacer un check-in nuevo de la habitación.

 Cuando llegue la fecha y hora de expiración del registro.
¡Aviso! Realizar un check-out para una salida anticipada no anula automáticamente la tarjeta vigente. Es necesario pasar
una nueva tara o actualizar la cerradura con el Programador Portátil.

Apertura única (F8)

Este apartado permite crear una llave que permitirá una única apertura de la cerradura indicada.
Se pueden hacer un máximo de cuatro tarjetas de un sólo uso desde la entrada de nuevos clientes.
Esta opción no cancela la tarjeta vigente de la habitación.

Información del Hotel (F2)

En esta sección podrá tener una vista rápida del estado de las habitaciones. Libre u ocupada, tarjetas, llaves digitales Direc-
tKey...
Puede aplicar filtros para una mejor visualización.

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Manual de usuario OnPortal - Mantenimiento

Cargar Programador Portátil

Una vez en el menú principal de mantenimiento, haga click en el icono de Cargar programador portátil. No olvide que la tablet/
portátil tiene que estar con conexión al servidor, indicado con una estrella verde.

Conecte el programador portátil por el puerto USB deseado y el programador, a su vez, a la cerradura utilizando el conector jack
apropiado para cualquiera de las operaciones en las cerraduras.

Abrir cerradura

En la parte inferior de la pantalla principal hay un botón para abrir la puerta en caso de emergencia, con las pilas bajas o el
lector bloqueado.

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Manual de usuario OnPortal - Mantenimiento

Actualizar cerradura

En este apartado podrá actualizar los permisos, horarios y códigos de la cerradura. Para ello no hace falta seleccionar una cerra-
dura. Directamente pulse sobre Actualizar cerradura.

Leer aperturas
Con esta opción podrá visualizar las aperturas que se han realizado en la puerta. En el apartado Registros le aparecerán las
aperturas leídas y registradas en el sistema. Luego podrá volver a consultar y revisar las aperturas desde el Auditor de cerradu-
ras del menú de seguridad.
Las cerraduras guardarán hasta un máximo 500 de los últimos registros.

Inicializar cerradura

Es necesario utilizar esta acción para nombrar una cerradura nueva o para cambiar de nombre. Hay que seleccionar una de
las cerraduras de la lista y pulsar sobre Inicializar cerradura.

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Manual de usuario OnPortal - Mantenimiento

Tarjetas de emergencia - Programadoras y de Repuesto

En el apartado de tarjetas especiales, dentro del menú de mantenimiento, se encuentran las tarjetas programadoras y de re-
puesto. Estas tarjetas son las tarjetas que se usarán en caso de emergencia, en el caso de que no se puedan editar tarjetas des-
de el sistema, programando las tarjetas en la misma puerta.

Si no se ha perdido ninguna tarjeta programadora anterior se grabarán como copias.

Las tarjetas de repuesto, se recomienda grabarlas por lotes, manteniendo el número de tarjetas por lote en 1.

En el momento que sea necesario utilizar estas tarjetas, habrá que ir a la cerradura con una tarjeta programadora y otra de
repuesto.
Primero se presenta la tarjeta programadora en el lector. Las luces roja y verde quedarán encendidas durante unos segun-
dos.

En ese periodo se presentará la tarjeta de repuesto. Ésta abrirá la puerta, dando un destello verde, y quedará vinculada a
esa puerta hasta que se repita el proceso con otra tarjeta o se pase una tarjeta de cliente nuevo.

Notas:

 Las tarjetas no son nominativas. Es decir, no están previamente vinculadas a una habitación y pueden volver a programarse para
otra habitación.

 En caso de perder una programadora hay que crear una nueva, cambiando así de códigos.

 La tarjeta de repuesto, una vez vinculada a una puerta, tendrá los mismos derechos y accesos que tiene una tarjeta de cliente por
defecto.

 Hay que tener como mínimo tantas tarjetas de repuesto como habitaciones, aunque Onity recomienda tener el doble de tarjetas
programadoras.

 Guardar estas tarjetas en un lugar seguro.

 Cuando se usen estas tarjetas, una vez que el cliente la devuelva guardar en el mismo sitio, asegurando que siempre hay un buen
número de tarjetas de emergencia.

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Manual de usuario OnPortal - Usuarios de maestras

Grabar maestra
Elija uno de los usuarios disponibles que tenga en la lista.
Revise la información del usuario y verifique fecha y hora de caducidad.
Pulse sobre Grabar.

Cancelar maestra

En la información del usuario que ha perdido la tarjeta, se debe seleccionar la acción “Cancelar usuario”.

Active de nuevo el usuario cancelado, grábela y pase la nueva tarjeta por todas las cerraduras a las que tiene acceso.
Las tarjetas que pertenecen al mismo Grupo de Maestras que el usuario cancelado necesitarán ser grabadas de nuevo, ya
que éstas quedan también canceladas.

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Manual de usuario OnPortal - Seguridad

Resetear claves del operador

Desde el apartado de operadores, dentro del menú de seguridad, hay que seleccionar al operador que ha perdido las claves. En
la información que se muestra del operador hay un botón disponible para resetear la contraseña.

Se genera una nueva contraseña aleatoria, con opción para copiarla, que habrá que cambiar la primera vez que se utiliza.
Al registrarse con la nueva contraseña, hay que seleccionar la opción de “Cambiar contraseña” para que se habiliten los
campos para introducir la nueva clave personal.
La contraseña deberá de tener al menos 4 caracteres, con una mayúscula, una minúscula y un número. También se pueden
usar los caracteres especiales. El sistema le obligará a cambiar de contraseña cada 180 días y no podrá repetir las últimas 4
contraseñas.

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Manual de usuario OnPortal - Seguridad

Auditor del sistema

Desde el apartado de auditor de sistema, dentro del menú de seguridad, se puede ver todos las acciones registradas en el siste-
ma de OnPortal.

En esta sección se verá reflejada todas las acciones realizadas por el operador o por el PMS en su defecto (grabación de
tarjeta de cliente o maestra, edición de datos del usuario, carga del programador portátil...) y los errores que han surgido en
el proceso.
Estos datos se podrán filtrar y exportar a un documento para clasificarlos y documentarlos si fuera preciso.

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Onity recomienda mantener al día los consejos de seguridad y realizar el mantenimiento del sistema y de las cerra-
duras.

Si no encuentra respuesta alguna para su problema o la incidencia persiste a pesar de haber seguido las instruccio-
nes de los manuales contacte con el servicio técnico de Onity.

Horario de atención (Lunes-Domingo) 9:00-18:00

Tel : 943 448 313

Email : asistencia.tecnica@onity.com

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