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Creacion Sociedad Sap
Creacion Sociedad Sap
Sociedad en
Sap
Manual de
parametrización
Fecha: 16 de Enero de 2011
Versión: 1.0
Tabla de Contenidos
El objetivo de este documento es describir el procedimiento para la parametrización de una nueva sociedad en el
sistema Sap.
Puede darse el caso de que se combinen varios escenarios, como por ejemplo, Sociedad con compras y ventas, pero
sin nómina, o el caso de que se necesiten todos los elementos para la nueva sociedad que estemos creando.
Compras
Grupo Compras
Sociedad CO (Controlling)
Área de
Área personal Ventas Sector
RRHH
Ventas
La creación de una sociedad FI es el elemento central e imprescindible para trabajar con una nueva sociedad en Sap.
Además, es la primera parte que tendremos que realizar en la parametrización, pues luego el resto de componentes
para trabajar con los demas módulos siempre estarán vinculados a una sociedad.
Sociedad GL.
Área de control de crédito.
Plan de cuentas.
Variante de periodos de contabilización. Definición de periodos contables abiertos.
Sociedad FI. Asignación a sociedad FI de Sociedad GL, área de control de crédito, plan de cuentas y
variante de periodos de contabilización.
Asignación de la sociedad FI a una sociedad de Controlling.
Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores.
Otros: numeradores de documentos, datos bancarios, parámetros de bancos para el programa de pagos,
parametrización de extractos bancarios, etc.
La sociedad GL nos permite la clasificación de una sociedad dentro de un grupo de empresas para consolidación.
Menú Estructura de la empresa Definición
Gestión Financiera Definir Sociedad GL
Código de transacción SPRO
El área de control de crédito nos permite gestionar y controlar el crédito asignado en los clientes. Se puede realizar
una gestión de crédito centralizada (único para varias sociedades) o descentralizado (un área de control de crédito
para cada sociedad).
Menú Estructura de la empresa Definición
Gestión Financiera Definir Área control
créditos
Código de transacción SPRO
Solo para el caso de que fuésemos a crear una sociedad con un plan de cuentas diferente al definido para el grupo
Subus. En condiciones normales, utilizaremos el plan de cuentas del grupo, que es el PGC (y no crearemos por
tanto un nuevo plan de cuentas).
La variante de periodos de visualización nos permite realizar la gestión de los periodos contables abiertos (los que
permite contabilización) a nivel de cada una de las sociedades. Una vez definida la variante, se configura los
diferentes periodos contables abiertos, según las cuentas deseadas.
Menú Gestión financiera (nuevo)
Parametrizaciones básicas de gestión
financiera Libros Ejercicios y períodos
contables Períodos contables Definir
variantes para períodos contables abiertos
Código de transacción SPRO
Una vez definida la variante de periodos, habrá que mantener los periodos contables abiertos.
Menú Gestión financiera (nuevo)
Parametrizaciones básicas de gestión
financiera Libros Ejercicios y períodos
contables Períodos contables Abrir y
cerrar períodos contables
Código de transacción SPRO + ruta de menu (o transaccion OB52)
Para cada variante de periodos contables, indicaremos, según la clase de cuenta (+ Todas,D Deudores, K
Acreedores, M Stocks, S Cuentas de Mayor y A Activos Fijos), los rangos de cuenta afectados y los periodos
contables abiertos (desde/hasta, tanto para los periodos contables normales (de 1 al 12) como los periodos contables
especiales (13 a 16 para ajustes en cierre).
2.5. Sociedad FI
Como hemos indicado, es el paso central de la configuración de una nueva empresa en el sistema. Lo habitual es
realizar la copia de una sociedad existente, para de esta forma copiar toda la parametrización de una sociedad
(recordemos que pueden estar afectadas varias decenas de tablas, que en el caso de que estuviéramos realizando la
parametrización manual, habría que configurar una por una).
Menú Estructura de la empresa Definición
Gestión financiera
Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad
Copiar, borrar, verificar sociedad
Código de transacción SPRO + ruta de menu (o transaccion EC01)
El sistema nos pedirá la sociedad modelo (la que vamos a copiar) y un código para la nueva sociedad (que no
existirá en nuestro sistema).
A continuación el sistema nos indicará si queremos cambiar la moneda de la sociedad (será siempre que no
mientras trabajemos con Euros) y nos saldrán varios dialogos posteriormente que aceptaremos. Se lanzará un
proceso que irá recorriendo todas las tablas de parametrización, e irá generando los nuevos registros para la
sociedad que estamos creando.
Finalmente se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirán todos los cambios realizados. La orden de
transporte nos permitirá llevar los cambios desde el sistema de desarrollo al sistema de Integración y al sistema
productivo.
Como paso final, realizaremos los ajustes en los datos de nombre y dirección de la nueva sociedad creada.
Menú Estructura de la empresa Definición
Gestión financiera
Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad
Tratar datos sociedad
Código de transacción SPRO + ruta de menú
Por un lado, modificaremos el nombre de la sociedad y la población. Por otro lado, ajustaremos los datos de
dirección seleccionando el correspondiente botón en la barra.
Plan de cuentas: siempre PGC, a excepción de que hayamos creado uno nuevo para la sociedad.
NIF comunitario: el NIF para la sociedad (con el país por delante, en nuestro caso ES).
Para que funcione correctamente la integración entre la contabilidad general y la contabilidad analítica, hay que
realizar la asignación entre ambas sociedades.
Menú Estructura de la empresa Asignación
Controlling Asignar sociedad a sociedad
CO
Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción OX19)
En el grupo Subus, tenemos una única sociedad CO, la 1000, que será la que asignemos a todas las sociedades
financieras.
Una vez creada la sociedad, habrá que ampliar los datos maestros ya existentes para que puedan ser utilizados en la
nueva sociedad. Solo crearemos aquellos que se vayan a utilizar. Por ejemplo, de todas las cuentas creadas en el
plan contable, solo se utilizarán algunas en la sociedad. Para evitar el tener que crear los registros manualmente uno
a uno, podemos utilizar algunas utilidades que proporciona Sap para automatizar este proceso.
Cada sociedad tiene asociados sus rangos de números con los que se numeran los documentos contables que se
generan en los procesos automáticos o manuales de contabilización. Además de por sociedad, los rangos de
números se definen por año. Esta obliga a preparar los diferentes rangos de números antes de comenzar cada
ejercicio.
Además, el sistema nos ofrece varias utilidades para copiar los rangos de números de una sociedad a otra
(transacción OBH1), o para inicializar los rangos de número de una sociedad concreta para un nuevo
ejercicio (transacción OBH2).
Para poder realizar la gestión de bancos en la nueva sociedad creada, habrá que realizar una serie de pasos de
parametrización adicional.
En primer lugar, configuraremos las cuentas bancarias con las que trabajamos (en lo que Sap llama Bancos
Propios).
Menú Gestión financiera (nuevo) Contabilidad
bancaria Cuentas Bancarias Definir
bancos propios
Código de transacción SPRO + ruta de menú (o transacción FI12)
Los bancos se definen por sociedad, creándose una tupla Banco Propio + Cuenta para cada una de los bancos con
los que vamos a trabajar ( CAM1 + CTA01, CAM2 + CTA01, CAM3 + CTA01).
Por otro lado, establecemos la prioridad de utilización de cada una de las cuentas según la vía de pago que se este
utilizando.
Menú Finanzas Gestión financiera Bancos
Entorno Opciones actuales Instalar
selección de bancos para el programa de
pagos
Código de transacción S_ALR_87001487
La configuración es sencilla. Para cada via de pago, hemos indicar una lista de bancos que se podrán utilizar,
estableciendo además una jerarquía que va a determinar que banco se va a tomar (en conjunción con los importes
indicados en el primer paso de la configuración).
En el caso de que también trabajemos con extractos bancarios automáticos que recibimos de los bancos,
necesitaremos realizar la configuración oportuna para la carga de estos y su tratamiento en el sistema.
Menú Gestión financiera (nuevo) Contabilidad
bancaria Operaciones contables Pagos
Extracto de cuenta electrónico Realizar
parametrizaciones básicas p.extracto de
cuenta electrónico
Código de transacción SPRO + ruta de menú
Revisar los parámetros de tolerancia para la grabación de pedidos y facturas de compras, asi como de registro en
finanzas:
Transacción OMR6.
Cuando en una sociedad vayamos a realizar compras (desde el módulo de Gestión de Materiales) o ventas (desde el
módulo SD-Ventas), será necesario crear una serie de unidades organizacionales que nos permitirán trabajar con
esos módulos en el sistema.
La principal es el centro y los almacenes, como paso previo a la creación de las Organizaciones de Compras y de
Ventas.
El sistema nos pedirá el centro origen (el que utilizaremos como modelo) y el centro destino (el que vamos a crear).
Siempre indicaremos un centro de los existentes que corresponden a nuestra empresa.
A continuación se nos mostrará un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al
proceso de copia y pulsaremos a continuación el botón para proceder con la copia.
NOTA IMPORTANTE: cuando se nos pregunta sobre el transporte de los números actuales de los rangos de
números, contestaremos siempre que NO.
Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirá toda la
parametrización de tablas copiada.
Finanzas.
Menú
Se habrá copia la asignación del centro que hemos utilizado como modelo. Esta asignación habrá que eliminarla y
crear de nuevo con la sociedad correcta.
La organización de compras es la unidad organizativa necesaria para poder gestionar los procesos de compras en el
sistema. Correspondería con el departamento que va a gestionar las compras en una sociedad. Aunque Sap permite
que una organización de compras compre para varias sociedades, en Subus solo tendremos organizaciones de
compras unisociedad (aunque podremos tener varios centros logísticos definidos para la misma sociedad, como en
Alcoyana, y una única organización de compras para adquirir bienes y servicios para los múltiples centros de esa
sociedad).
Al contrario que para las sociedades o los centros, la creación de una organización de compras es simple y no es
necesario hacerlo con modelo (ya que no hay tablas de customizing relacionadas).
Crearemos el código deseado (suele coincidir con el de la sociedad) y le pondremos una descripción asociada:
En este paso asignamos la organización de compras a la sociedad de Finanzas. No sería necesario hacerlo en el
caso de un organización de compras multisociedad.
Menú Estructura de la empresa Asignación Gestión
de materiales Asignar organización de compras a
sociedad
Código de transacción SPRO + ruta de menú
En la creación de los grupos de compras podremos indicar algunos datos generales (como telefono, fax o dirección
de correo electrónico), que luego podrán aparecer en la impresión de los documentos de compras.
La organización de ventas es la estructura organizativa que nos permite gestionar los procesos de venta y facturación
en el sistema Sap.
A continuación el sistema nos solicitará que indiquemos los valores origen y destino:
A continuación se nos mostrará un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al
proceso de copia y pulsaremos a continuación el botón para proceder con la copia.
NOTA IMPORTANTE: si se nos pregunta sobre el transporte de los números actuales de los rangos de
números, contestaremos siempre que NO.
Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedirá una orden de transporte donde se incluirá toda la
parametrización de tablas copiada.
Como paso final, habrá que modificar la descripción de la organización de ventas, así como su dirección.
Desde este lugar modificaremos el texto descriptivo. Entraremos en la opción para modificar la dirección.
El área de ventas es la combinación de Organización de ventas, Canal y Sector (han de estar asignadas previamente
por separado a la organización de ventas, como hemos indicado en los dos pasos anteriores).