Creacin de Sociedad en Sap

Manual de parametrizacin

Fecha: 16 de Enero de 2011

Versin: 1.0

Tabla de Contenidos
1. Introduccin....................................................................................3 2. Creacin de una sociedad en Finanzas (FI)........................................4

2.1. Creacin de una sociedad GL......................................................................4 2.2. rea de control de crdito...........................................................................4 2.3. Plan de cuentas............................................................................................4 2.4. Variante de periodos de visualizacin.........................................................5 2.5. Sociedad FI..................................................................................................6 2.6. Asignacin de sociedad FI a sociedad de Controlling (CO).....................10 2.7. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores.....................10 2.8. Definicin de rangos de nmeros para los documentos contables............11 2.9. Parametrizaciones adicionales para pagos y extractos bancarios..............11 2.10. Configuracin de extractos bancarios.....................................................13 2.11. Otras parametrizaciones a revisar...........................................................13
3. Configuracin de un centro para Logstica.......................................14

3.1. Creacin de centro.....................................................................................14 3.2. Asignacin del centro a una sociedad en Finanzas...................................15 3.3. Creacin de almacenes..............................................................................15
4. Configuracin de una organizacin de compras................................17

4.1. Creacin de una organizacin de compras................................................17 4.2. Asignacin de organizacin de compras a sociedad FI.............................17 4.3. Asignacin de centros a organizacin de compras....................................18 4.4. Creacin de grupos de compras................................................................19
5. Configuracin de una organizacin de ventas..................................20

5.1. Creacin de una organizacin de ventas...................................................20 5.2. Asignacin de la organizacin de ventas a una sociedad..........................21 5.3. Asignacin canal de distribucin a organizacin de ventas......................21 5.4. Asignar sector a organizacin de ventas...................................................21 5.5. Creacin de rea de ventas........................................................................22 5.6. Asignar organizacin de ventas/canal distribucin a centro.....................22 5.7. Asignar rea de ventas a rea de control de crditos.................................23

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1.Introduccin
El objetivo de este documento es describir el procedimiento para la parametrizacin de una nueva sociedad en el sistema Sap. Distinguiremos varios escenarios para la parametrizacin: 1. 2. 3. 4. Solo sociedad en finanzas. Sociedad en finanzas y con gestin de compras. Sociedad en finanzas y con gestin de ventas. Sociedad en finanzas y con gestin de personal.

Puede darse el caso de que se combinen varios escenarios, como por ejemplo, Sociedad con compras y ventas, pero sin nmina, o el caso de que se necesiten todos los elementos para la nueva sociedad que estemos creando.

Compras Sociedad FI (Finanzas) Organizacin Compras

Grupo Compras

Sociedad CO (Controlling)

Centro (Gestin Stocks)

Divisin de personal
Grupo personal rea personal

Organizacin Ventas
Canal

RRHH

rea de Ventas

Sector

Ventas

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2.Creacin de una sociedad en Finanzas (FI)

La creacin de una sociedad FI es el elemento central e imprescindible para trabajar con una nueva sociedad en Sap. Adems, es la primera parte que tendremos que realizar en la parametrizacin, pues luego el resto de componentes para trabajar con los demas mdulos siempre estarn vinculados a una sociedad. Los elementos que tendremos que crear sern los siguientes: Sociedad GL. rea de control de crdito. Plan de cuentas. Variante de periodos de contabilizacin. Definicin de periodos contables abiertos. Sociedad FI. Asignacin a sociedad FI de Sociedad GL, rea de control de crdito, plan de cuentas y variante de periodos de contabilizacin. Asignacin de la sociedad FI a una sociedad de Controlling. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores. Otros: numeradores de documentos, datos bancarios, parmetros de bancos para el programa de pagos, parametrizacin de extractos bancarios, etc.

2.1. Creacin de una sociedad GL

La sociedad GL nos permite la clasificacin de una sociedad dentro de un grupo de empresas para consolidacin. Men Cdigo de transaccin Estructura de la empresa Definicin Gestin Financiera Definir Sociedad GL SPRO

2.2. rea de control de crdito.

El rea de control de crdito nos permite gestionar y controlar el crdito asignado en los clientes. Se puede realizar una gestin de crdito centralizada (nico para varias sociedades) o descentralizado (un rea de control de crdito para cada sociedad). Men Estructura de la empresa Definicin Gestin Financiera Definir rea control crditos SPRO

Cdigo de transaccin

2.3. Plan de cuentas

Solo para el caso de que fusemos a crear una sociedad con un plan de cuentas diferente al definido para el grupo Subus. En condiciones normales, utilizaremos el plan de cuentas del grupo, que es el PGC (y no crearemos por tanto un nuevo plan de cuentas).

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Men

Gestin financiera (nuevo) Contabilidad principal Datos maestros Cuentas de mayor Tratamiento inicial Tratar ndices de planes de cuentas SPRO + ruta de menu (alternativa con transaccion OB13) OBD4 (si creamos un nuevo plan de cuentas, habr que crear tambin los grupos de cuentas para el plan a travs de esta transaccin). Igualmente, habr que crear el tipo de cuenta de beneficio en la transaccin OB53.

Cdigo de transaccin Cdigo de transaccin

2.4. Variante de periodos de visualizacin

La variante de periodos de visualizacin nos permite realizar la gestin de los periodos contables abiertos (los que permite contabilizacin) a nivel de cada una de las sociedades. Una vez definida la variante, se configura los diferentes periodos contables abiertos, segn las cuentas deseadas. Men Gestin financiera (nuevo) Parametrizaciones bsicas de gestin financiera Libros Ejercicios y perodos contables Perodos contables Definir variantes para perodos contables abiertos SPRO

Cdigo de transaccin

Una vez definida la variante de periodos, habr que mantener los periodos contables abiertos. Men Gestin financiera (nuevo) Parametrizaciones bsicas de gestin financiera Libros Ejercicios y perodos contables Perodos contables Abrir y cerrar perodos contables SPRO + ruta de menu (o transaccion OB52)

Cdigo de transaccin

Para cada variante de periodos contables, indicaremos, segn la clase de cuenta (+ Todas,D Deudores, K Acreedores, M Stocks, S Cuentas de Mayor y A Activos Fijos), los rangos de cuenta afectados y los periodos contables abiertos (desde/hasta, tanto para los periodos contables normales (de 1 al 12) como los periodos contables especiales (13 a 16 para ajustes en cierre).

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Lo ms rpido para crear los periodos contables abiertos es copiarlos de otra variante y modificar los valores conforme a nuestras necesidades.

2.5. Sociedad FI
Como hemos indicado, es el paso central de la configuracin de una nueva empresa en el sistema. Lo habitual es realizar la copia de una sociedad existente , para de esta forma copiar toda la parametrizacin de una sociedad (recordemos que pueden estar afectadas varias decenas de tablas, que en el caso de que estuviramos realizando la parametrizacin manual, habra que configurar una por una). Men Estructura de la empresa Definicin Gestin financiera Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad Copiar, borrar, verificar sociedad SPRO + ruta de menu (o transaccion EC01)

Cdigo de transaccin

A continuacin seleccionaremos el icono para copiar (tal y como vemos en la imagen).

El sistema nos pedir la sociedad modelo (la que vamos a copiar) y un cdigo para la nueva sociedad (que no existir en nuestro sistema).

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A continuacin, el sistema nos preguntar una serie de opciones, que habr que ir revisando con cautela. Por ejemplo, el sistema nos pregunta si queremos copiar todas las cuentas de mayor a nivel de sociedad, desde el origen al destino. Como no se van a usar las mismas cuentas en todas las sociedades, omitiremos este proceso (que realizaremos posteriormente seleccionando las cuentas a copiar de forma selectiva).

A continuacin el sistema nos indicar si queremos cambiar la moneda de la sociedad (ser siempre que no mientras trabajemos con Euros) y nos saldrn varios dialogos posteriormente que aceptaremos. Se lanzar un proceso que ir recorriendo todas las tablas de parametrizacin, e ir generando los nuevos registros para la sociedad que estamos creando. Finalmente se nos pedir una orden de transporte donde se incluirn todos los cambios realizados. La orden de transporte nos permitir llevar los cambios desde el sistema de desarrollo al sistema de Integracin y al sistema productivo.

Como paso final, realizaremos los ajustes en los datos de nombre y direccin de la nueva sociedad creada. Men Estructura de la empresa Definicin Gestin financiera Tratar,copiar,borrar,verificar sociedad Tratar datos sociedad SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

Por un lado, modificaremos el nombre de la sociedad y la poblacin. Por otro lado, ajustaremos los datos de direccin seleccionando el correspondiente botn en la barra.

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A continuacin, completaremos el resto de datos de la sociedad, as como la asignacin de los objetos que hemos creado anteriormente. Men Gestin financiera (nuevo) Parametrizaciones bsicas de gestin financiera Parmetros globales para la sociedad Verificar y completar parmetros globales SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

Los datos que modificaremos aqu sern los siguientes: Plan de cuentas: siempre PGC, a excepcin de que hayamos creado uno nuevo para la sociedad. Sociedad GL: el valor para la consolidacin. rea control crditos: la que hemos creado anteriormente para la sociedad. NIF comunitario: el NIF para la sociedad (con el pas por delante, en nuestro caso ES).

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Var.periodos contab: la variante de periodos contables creada anteriormente, que nos permitir la gestin los periodos abiertos/cerrados para la sociedad. ).

Tambin se podrn otros parmetros adicionales de la sociedad (botn

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2.6. Asignacin de sociedad FI a sociedad de Controlling (CO)

Para que funcione correctamente la integracin entre la contabilidad general y la contabilidad analtica, hay que realizar la asignacin entre ambas sociedades. Men Estructura de la empresa Asignacin Controlling Asignar sociedad a sociedad CO SPRO + ruta de men (o transaccin OX19)

Cdigo de transaccin

En el grupo Subus, tenemos una nica sociedad CO, la 1000, que ser la que asignemos a todas las sociedades financieras.

2.7. Datos Maestros: Cuentas contables, clientes y proveedores

Una vez creada la sociedad, habr que ampliar los datos maestros ya existentes para que puedan ser utilizados en la nueva sociedad. Solo crearemos aquellos que se vayan a utilizar. Por ejemplo, de todas las cuentas creadas en el plan contable, solo se utilizarn algunas en la sociedad. Para evitar el tener que crear los registros manualmente uno a uno, podemos utilizar algunas utilidades que proporciona Sap para automatizar este proceso. Copia de cuentas de mayor de una sociedad a otra. Men Finanzas Gestin financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuentas de Mayor Compensar Sociedades Enviar FS15

Cdigo de transaccin Copia de cuentas de clientes de una sociedad a otra. Men

Finanzas Gestin financiera Deudores Datos Maestros Compensar Sociedades Emitir FD15

Cdigo de transaccin Copia de cuentas de proveedores de una sociedad a otra. Men

Finanzas Gestin financiera Acreedores Datos Maestros Compensar Sociedades Emitir FK15

Cdigo de transaccin

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2.8. Definicin de rangos de nmeros para los documentos contables

Cada sociedad tiene asociados sus rangos de nmeros con los que se numeran los documentos contables que se generan en los procesos automticos o manuales de contabilizacin. Adems de por sociedad, los rangos de nmeros se definen por ao. Esta obliga a preparar los diferentes rangos de nmeros antes de comenzar cada ejercicio. Men Gestin financiera (nuevo) Parametrizaciones bsicas de gestin financiera Documento Rangos de nmeros de documento Documentos em vista de registro Definir rangos de nmeros SPRO + ruta de men (o transaccin FBN1)

Cdigo de transaccin

Adems, el sistema nos ofrece varias utilidades para copiar los rangos de nmeros de una sociedad a otra (transaccin OBH1), o para inicializar los rangos de nmero de una sociedad concreta para un nuevo ejercicio (transaccin OBH2).

2.9. Parametrizaciones adicionales para pagos y extractos bancarios

Para poder realizar la gestin de bancos en la nueva sociedad creada, habr que realizar una serie de pasos de parametrizacin adicional. En primer lugar, configuraremos las cuentas bancarias con las que trabajamos (en lo que Sap llama Bancos Propios). Men Gestin financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Cuentas Bancarias Definir bancos propios SPRO + ruta de men (o transaccin FI12)

Cdigo de transaccin

Los bancos se definen por sociedad, crendose una tupla Banco Propio + Cuenta para cada una de los bancos con los que vamos a trabajar ( CAM1 + CTA01, CAM2 + CTA01, CAM3 + CTA01).

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Una vez estn creadas todas las cuentas bancarias, habr que realizar la configuracin de parmetros de pago. Nos es una opcin de customizing, sino que son datos maestros. Por un lado, indicamos por cada una de las cuentas bancarias, los importes de pago previstos. Es imprescindible introducir un importe por banco para que el sistema lo considere en los procesos de emisin de pagos. Men Finanzas Gestin financiera Bancos Entorno Opciones actuales Introducir importes previstos para el programa de pagos S_ALR_87001486

Cdigo de transaccin

Por otro lado, establecemos la prioridad de utilizacin de cada una de las cuentas segn la va de pago que se este utilizando. Men Finanzas Gestin financiera Bancos Entorno Opciones actuales Instalar seleccin de bancos para el programa de pagos S_ALR_87001487

Cdigo de transaccin

La configuracin es sencilla. Para cada via de pago, hemos indicar una lista de bancos que

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se podrn utilizar, estableciendo adems una jerarqua que va a determinar que banco se va a tomar (en conjuncin con los importes indicados en el primer paso de la configuracin).

2.10.

Configuracin de extractos bancarios

En el caso de que tambin trabajemos con extractos bancarios automticos que recibimos de los bancos, necesitaremos realizar la configuracin oportuna para la carga de estos y su tratamiento en el sistema. Men Gestin financiera (nuevo) Contabilidad bancaria Operaciones contables Pagos Extracto de cuenta electrnico Realizar parametrizaciones bsicas p.extracto de cuenta electrnico SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

2.11.

Otras parametrizaciones a revisar

Revisar los parmetros de tolerancia para la grabacin de pedidos y facturas de compras, asi como de registro en finanzas: Transaccin SM31: tabla T169P. Transaccin SM31: tabla V_169G. Transaccin OMR6. Transaccin SM31: tabla V_T043T.

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3.Configuracin de un centro para Logstica.

Cuando en una sociedad vayamos a realizar compras (desde el mdulo de Gestin de Materiales) o ventas (desde el mdulo SD-Ventas), ser necesario crear una serie de unidades organizacionales que nos permitirn trabajar con esos mdulos en el sistema. La principal es el centro y los almacenes, como paso previo a la creacin de las Organizaciones de Compras y de Ventas.

3.1. Creacin de centro

NOTA IMPORTANTE: La creacin de un centro siempre lo realizaremos con la opcin de copia de uno ya existente. Esto es necesario por la gran cantidad de tablas de customizing implicadas en la parametrizacin de un centro. De esta forma, evitamos que queden tablas sin definir (aunque luego tocar modificar algunos valores).

Men

Estructura de la empresa Definicin Logstica general Definir, copiar, borrar, verificar centro Copiar,borrar, verificar centro SPRO + ruta de men (o transaccin EC02)

Cdigo de transaccin

A continuacin seleccionaremos el icono para copiar (tal y como vemos en la imagen).

El sistema nos pedir el centro origen (el que utilizaremos como modelo) y el centro destino (el que vamos a crear). Siempre indicaremos un centro de los existentes que corresponden a nuestra empresa.

A continuacin se nos mostrar un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al proceso de copia y pulsaremos a continuacin el botn para proceder con la copia. NOTA IMPORTANTE: cuando se nos pregunta sobre el transporte de los nmeros actuales de los rangos de nmeros, contestaremos siempre que NO.
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Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedir una orden de transporte donde se incluir toda la parametrizacin de tablas copiada. A continuacin, habr que modificar la descripcin del centro, as como su direccin. Men Estructura de la empresa Definicin Logstica general Definir, copiar, borrar, verificar centro Definir centro SPRO + ruta de men

Estructura de la empresa Asignacin Logstica general Asignar centro a sociedadCdigo de transaccin Cdigo de transaccin Desde este lugar modificaremos el texto descriptivo. Entra en la opcin para modificar la direccin.

3.2. Asignacin del centro a una sociedad en Finanzas.

Tras la creacin del centro, se deber de asignar este a su correspondiente sociedad en Finanzas. Men

SPRO + ruta de men (o transaccin OX18)

Se habr copia la asignacin del centro que hemos utilizado como modelo. Esta asignacin habr que eliminarla y crear de nuevo con la sociedad correcta.

3.3. Creacin de almacenes.

Si vamos a gestionar stocks en el centro, habr que crear igualmente los almacenes asociados a l.

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Men

Estructura de la empresa Definicin Gestin de materiales Actualizar almacn

SPRO + ruta de men (o transaccin OX09) Borraremos las entradas que no sean correctas y crearemos tantas como almacenes gestionemos. Cdigo de transaccin NOTA IMPORTANTE: se ha de configurar la gestin de materiales a nivel de sociedad. Para ello, es necesario modificar los datos de la sociedad a travs de la transaccin OMSY (se establece un periodo de almacenes activo y si se permite contabilizar en el mes anterior). Ver valores de otra sociedad. Ejecutar la introduccin del periodo activo con la transaccin MMPV.

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4.Configuracin de una organizacin de compras

La organizacin de compras es la unidad organizativa necesaria para poder gestionar los procesos de compras en el sistema. Correspondera con el departamento que va a gestionar las compras en una sociedad. Aunque Sap permite que una organizacin de compras compre para varias sociedades, en Subus solo tendremos organizaciones de compras unisociedad (aunque podremos tener varios centros logsticos definidos para la misma sociedad, como en Alcoyana, y una nica organizacin de compras para adquirir bienes y servicios para los mltiples centros de esa sociedad).

4.1. Creacin de una organizacin de compras.

Al contrario que para las sociedades o los centros, la creacin de una organizacin de compras es simple y no es necesario hacerlo con modelo (ya que no hay tablas de customizing relacionadas). Men Estructura de la empresa Definicin Gestin de materiales Actualizar organizacin compras SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

Crearemos el cdigo deseado (suele coincidir con el de la sociedad) y le pondremos una descripcin asociada:

4.2. Asignacin de organizacin de compras a sociedad FI.

En este paso asignamos la organizacin de compras a la sociedad de Finanzas. No sera necesario hacerlo en el caso de un organizacin de compras multisociedad.

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Men

Estructura de la empresa Asignacin Gestin de materiales Asignar organizacin de compras a sociedad SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

Por defecto, el valor de la sociedad aparecer en blanco para la organizacin de compras.

4.3. Asignacin de centros a organizacin de compras.

EL ltimo paso en la creacin de la organizacin de compras es su asignacin a un centro (o varios si se da el caso). Men Estructura de la empresa Asignacin Gestin de materiales Asignar organizacin de compras a centro SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin Aadiremos tanto registros como sea necesario:

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4.4. Creacin de grupos de compras

Los grupos de compras no estan vinculados a ninguna estructura organizativa. Su creacin es independiente, pudiendo representar a grupos de personas que realizan compras especificas. Men Cdigo de transaccin Gestin de materiales Compras Crear grupos de compras SPRO + ruta de men

En la creacin de los grupos de compras podremos indicar algunos datos generales (como telefono, fax o direccin de correo electrnico), que luego podrn aparecer en la impresin de los documentos de compras.

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5.Configuracin de una organizacin de ventas

La organizacin de ventas es la estructura organizativa que nos permite gestionar los procesos de venta y facturacin en el sistema Sap.

5.1. Creacin de una organizacin de ventas.

La creacin de una organizacin de ventas la realizaremos como copia de una ya existente (al igual que con las sociedades o los centros). Men Estructura de la empresa Definicin Comercial Definir, copiar, borrar, verificar organizacin ventas Copiar,borrar, verificar organizacin ventas SPRO + ruta de men (o transaccin EC04)

Cdigo de transaccin

Seleccionaremos el botn de copiar (tal y como vemos en la imagen):

A continuacin el sistema nos solicitar que indiquemos los valores origen y destino:

A continuacin se nos mostrar un dialogo, donde informa de algunas precauciones a tener en cuenta con respecto al proceso de copia y pulsaremos a continuacin el botn para proceder con la copia. NOTA IMPORTANTE: si se nos pregunta sobre el transporte de los nmeros actuales de los rangos de nmeros, contestaremos siempre que NO. Cuando concluya el proceso de copia, se nos pedir una orden de transporte donde se incluir toda la parametrizacin de tablas copiada. Como paso final, habr que modificar la descripcin de la organizacin de ventas, as como su direccin.

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Men

Estructura de la empresa Definicin Comercial Definir, copiar, borrar, verificar organizacin ventas Definir organizacin ventas SPRO + ruta de men para

Cdigo de transaccin

Desde este lugar modificaremos el texto descriptivo. Entraremos en la opcin modificar la direccin.

5.2. Asignacin de la organizacin de ventas a una sociedad.

Men Estructura de la empresa Asignacin Comercial Asignar organizacin de ventas a sociedad SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

5.3. Asignacin canal de distribucin a organizacin de ventas.

Siempre asignaremos el canal 00 a la organizacin de ventas creada. Men Estructura de la empresa Asignacin Comercial Asignar canal distribucion a organizacin de ventas SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

5.4. Asignar sector a organizacin de ventas.

Siempre asignaremos el sector 00 a la organizacin de ventas creada.

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Men

Estructura de la empresa Asignacin Comercial Asignar sector a organizacin de ventas SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

5.5. Creacin de rea de ventas.

El rea de ventas es la combinacin de Organizacin de ventas, Canal y Sector (han de estar asignadas previamente por separado a la organizacin de ventas, como hemos indicado en los dos pasos anteriores). Men Estructura de la empresa Asignacin Comercial Crear rea de ventas SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

5.6. Asignar organizacin de ventas/canal distribucin a centro.

La organizacin de venta tambin esta unida al centro logstico, sobre todo para las ventas que mueven stocks. La asignacin del centro se realiza para la tupla Organizacin ventas / Canal de distribucin. Men Estructura de la empresa Asignacin Comercial Asignar organizacin ventas, canal distribucin, centro SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

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5.7. Asignar rea de ventas a rea de control de crditos

El ltimo paso en la creacin de la organizacin de ventas es la asignacin de un area de control de crdito (que creamos cuando definimos la sociedad FI). Esto nos permitir realizar el control del crdito concedido a los clientes al registrar las ventas. Men Estructura de la empresa Asignacin Comercial Asignar rea de ventas a rea de control de crditos SPRO + ruta de men

Cdigo de transaccin

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