DESARROLLO ACTIVIDAD 7 EVIDENCIA 5

MANUAL “PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS”

APRENDIZ: DAVID ALEJANDRO LANCHEROS GONZALEZ

SENA TECNOLOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA

2019

 Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la

Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa”, junto
con su respectivo subproceso de la gestión logística
(aprovisionamiento, producción o distribución).

Rta//: El área que yo he escogido es la parte de distribución.

 Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área

seleccionada, según las técnicas y métodos de programación y las
herramientas de control involucradas en el proceso. Para trazar el
diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de
formación “Procesos y sistemas de información” o el de su
preferencia.

Rta//: Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación, se

representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los
mismos:
FLUJO DE PROCESOS DEL ÁREA DE DISTRIBUCIÓN
  Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de
manera estandarizada y contemplando los servicios, costos,
espacios, factores internos y externos y tecnologías de la
información involucrados.
Rta//:

N PROCEDIMI AREA DESCRIPCION RESPONSABLE

° ENTO
Periódicamente las bodegas Jefe de Despachos y
realizan un conteo físico de la Facturación
mercancía allí almacenada VS el
Revisar inventario visualizado en el
1 existencias Despachos sistema SAP. Una vez realizado
este procedimiento las diferencias
son buscadas y corregidas con el
fin que el inventario físico
coincida con el sistema SAP.
En este procedimiento es Auxiliar de Bodega
Registrar diligenciado un formato para el
2 entrada de Despachos ingreso de mercancías por parte
mercancía de los clientes a las bodegas de
de clientes almacenaje. Posteriormente es
digitalizado
Hecha la recepción de la Auxiliar de Bodega
mercancía el paso a seguir es el
almacenamiento del mismo, para
tal procedimiento se tiene en
3 Almacenar Despachos cuenta el método de rotación de
mercancía PEPS, luego, el
producto es almacenado de
acuerdo a la ubicación que
previamente le fue asignado
dentro de cada bodega.
Con el informe de inventario Jefe de Despachos y
actualizado y después de analizado Facturación
el informe de recepción se procede a
la programación de servicios de
transporte de mercancías. En esta
etapa es indispensable programar
los tiempos de reposición, además
Programar de tener en cuenta la vida útil de los
4 servicios a Despachos productos a transportar, esto último
clientes influye notablemente en los tiempos
de despacho y entrega. Todos los
servicios diarios, semanales, y
mensuales son digitalizados y
enviados vía internet al
departamento administrativo, con el
fin de evitar modificaciones o perdida
 de los formatos manuales, además
de agilizar el proceso a la hora de la
creación de la orden del servicio.
Una vez el departamento de ventas Jefe de Trasportes y Recibo
Recibir y hace la entrega de la factura con la de Mercancía
verificar los orden de venta, el mecanismo actual
5 servicios de Despachos de recibo de mercancías permite la
transporte recepción y verificación de las
para los mercancías de los clientes en
clientes cantidades y características, luego
es almacenado.
El diligenciamiento de este formato Auxiliares de Bodega
se hace a medida que se recibe la
Registrar mercancía, esto con el fin de darle
6 entrada de Despachos trazabilidad a los productos desde el
mercancía de momento del ingreso a las bodegas
clientes de almacenaje. Tiene como datos
fundamentales Lote, Cliente,
Descripción, Fecha de Ingreso,
Características de la carga, etc.
El alistamiento es el procedimiento Auxiliar de Bodega
de colocar las mercancías descritas
en el Pedido De Traslado a las
7 Alistar Despachos bodegas, para su posterior
despacho. Para este procedimiento
existe dos turnos el primero de 6:00
a.m. a 3:00 p.m. y el segundo de
2:00 p.m. a 10:00 p.m.
Este procedimiento tiene como Jefe de Trasportes y Recibo
propósito la entrega de las de Mercancía - Jefe de
mercancías una a una a la flota Despachos y Facturación
trasportadora, punteándolos, de tal Coordinador de Ciudades
forma que la descripción y
Despachar o cantidades listas concuerden con las
8 entregar de Despachos despachadas en los pedidos de
mercancía traslado. Una vez culminado la
entrega de mercancías física a la
flota trasportadora y firmado cada
documento a satisfacción, estos son
entregados al área de facturación
para el respectivo traslado a cada
punto en el sistema SAP.
Luego de la recepción del pedido, la Flota Trasportadora
flota trasportadora da inicio al
recorrido donde se debe entregar los
Trasportar y Logística y productos y mercancías en igualdad
9 entregar las trasporte de condiciones, tal cual como le fue
mercancías entregado por el área despachos,
además debe exigir el
diligenciamiento del formato de
novedades con firma y sello del
gerente.
Al término del recorrido cada ruta Jefe de Trasportes y Recibo
entrega al centro de acopio las de Mercancía
devoluciones de mercancía
 acompañadas del formato
diligenciado de novedades escritas.
Estos formatos son entregados en el
Recibir las área de despachos junto con la
10 devoluciones Despachos mercancía que fue devuelta (si es el
y novedades caso) y con el visto bueno por parte
escritas del jefe de trasporte y recibo de
mercancías, estos son llevados al
área de facturación donde se
notificará vía electrónica y telefónica
de presentarse alguna
inconsistencia, entre lo que fue
devuelto y lo que quedo en Stock en
tránsito.
Diariamente el jefe de recibo de Jefe de Trasportes y Recibo
Verificar Ítems mercancía realiza un barrido en el de Mercancía
11 de Factura Despachos sistema de todas las facturas
Abiertos ingresadas en el día, verificando que
no existan ítems sin ingreso,
evitando un reproceso.
Semanal el Jefe de Despachos hace Jefe de Trasportes y Recibo
una reunión con el equipo de trabajo de Mercancía
consolidando todas las novedades
que surgen durante el transcurso de
la semana, buscando determinar la
12 Retroalimenta Despachos raíz del problema y aportando
r el proceso posibles soluciones. Para dar
seguimiento de las tareas que fueron
asignadas como solución, se genera
un acta donde serán evaluados los
progresos. Actividad realizada en el
siguiente encuentro.

 Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de

presentación de acuerdo a las indicaciones suministradas en el
material de formación mencionado.
Rta//:
 El principal objetivo del manual de procesos y procedimientos logísticos
es el de brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y mejora
continua de la empresa FORWARD CARGO SERVICES, buscando que
exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca
un método estándar para ejecutar procesos logísticos.

 El manual de procesos y procedimientos logísticos está dirigido a todas

las personas que, bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a
la empresa y se constituye en un elemento de apoyo útil para el
cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar
conjuntamente con el control interno, en la consecución de las metas de
 desempeño y rentabilidad, asegurar la información y consolidar el
cumplimiento normativo.

 El manual de procesos es una herramienta que permite a la

organización integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el
trabajo de la administración y mejorar la calidad del servicio
comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la
satisfacción del cliente.