ESTUDIO DE CASO – GESTIÓN DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

CASO DE LA EMPRESA FORTIPASTA

INTEGRANTES:

Cortés Rachen Daniel Enrique - 1521020403

Jhonatan Alexander Jaramillo Miranda - 1521020034
César Arturo alzate Montes - 1611024813
Jorge Armando Cabrales - 1611022443
Julian Andres Sanchez Barahona - 1521020793

Tutor
Andres Zamudio

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA

Facultad de Ingeniería y Ciencias Básicas
Ingeniería Industrial
Bogotá D.C.
2018

I. INTRODUCCIÓN
La Multinacional FORTIPASTA y en específico su filial en Colombia ha asumido el
abastecimiento para los países de Ecuador Bolivia y Perú desde el año 2004, para lo cual
se aprobó el proyecto “Positrones” que consistía en la implementación del Warehause
Management System (WMS) Integrado con SAP, lo cual mejoraría sustancialmente el
proceso logístico al establecer indicadores de gestión; sin embargo, el proyecto no cumple
con las expectativas planteadas debido a errores en la selección de personal calificado
para su implementación, lo que derivó en retrasos en la ejecución del proyecto.

Una vez analizado el caso, se efectúa el diagnóstico y recomendación de una

metodología adecuada, a fin de solucionar y prevenir recurrencias de las casuísticas
evidenciadas.
Este trabajo está enfocado en analizar la problemática que se presenta con la empresa
Fortipasta la cual implementó el software WMS (Warehouse Management System)
Sistema de Gestión de Almacenes, esto con el fin de obtener una estrategia y buen
manejo en el área de almacenamiento y distribución.

El interés que nos produce generar este trabajo y resolver el caso, es conocer un poco
más del tema y aprender a analizar las problemáticas de una empresa, para que de esta
manera podamos encontrar soluciones óptimas sin afectar la organización; saber tomar
las mejores decisiones y analizarlas para  presentar las acciones correctivas. En el caso
de la empresa FORTIPASTA queremos conocer las causas del mal funcionamiento que
les generó el haber implementado el software WMS, el cual presentó un caos en
almacenamiento y distribución de la compañía.
 II. OBJETIVOS

Objetivo general:

Establecer las falencias presentadas en la implementación del sistema WMS (Warehouse

Management System) en FORTIPASTA, identificando lo ocurrido en el plan de
implementación del software, la falta de seguimiento de la gestión, la falta de oportunidad
para detectar problemas internos en el proceso de almacenamiento, distribución y la
logística pertinente, buscando alinear la operación con los objetivos de la compañía.

Objetivos específicos:

 Realizar un diagnóstico sobre los objetivos corporativos y la situación actual de la

organización para las áreas comercial, de operaciones y logística.

 Establecer las áreas de oportunidad que impactan negativamente el desempeño

de la organización y el logro de los objetivos, enfatizando en la adecuada gestión
logística.

 Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión del centro de

distribución que incluya la interacción con el área comercial, la disposición física, el
esquema de procesos, la estructura organizacional y la infraestructura necesaria para
operar adecuadamente.

 Estructurar un plan detallado de actividades necesarias para realizar la propuesta

de mejoramiento, que permita establecer el orden en que deben desarrollarse cada
una de ellas, el tiempo y los recursos requeridos; y realizar una evaluación de la
viabilidad económica de la propuesta.

III. JUSTIFICACIÓN

Teniendo en cuenta la importancia en la organización de una empresa, no solo del

recurso humano sino también de la infraestructura, la eficacia y eficiencia en su
funcionalidad, este trabajo se ha desarrollado con el fin de identificar la raíz de la
problemática por la cual tuvo que atravesar la empresa Fortipasta, la cual la llevó a
enfrentarse a serie de inconformidades en su ámbito organizacional tanto de personal
como de: almacenamiento, transporte, distribución y cumplimiento de servicios, para así
una vez identificada la causa raíz implementar el método adecuado para dar solución a la
situación actualmente presentada. Garantizando así una logística funcional y efectiva

IV. DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

La empresa FORTIPASTA, empresa multinacional dedicada a la comercialización y
distribución de productos de consumo masivo, tiene la mayor capacidad instalada de
producción y distribución en la línea de alimentos en Latinoamérica. Contando con siete
plantas de producción en centro y Sudamérica.

La situación problema se centra en la búsqueda un recursos que permita implementar un

sistema en almacén que aporte trazabilidad e información inmediata y real sobre
distribución, logística, fabricación, identificando productos que permita controlar
movimientos realizados en esta área o proceso, como lo son mercancías. Se considera un
sistema con nombre WMS (Warehouse Management System), donde este genera
inconvenientes en la Organización afectando la logística, en la distribución de productos,
transporte, entre otras. Ya que no se implementó de la mejor manera, hubo una falla
organizacional en la cual no se midió el impacto que iba a tener la implementación de
dicha herramienta.

Fue un cambio repentino que sufrió la empresa y no se supo aprovechar a su máxima

capacidad. También no se adecuo un plan de contingencia con respecto al cambio de jefe
de operaciones ya que al salir este de la compañía, no había alguien que lo supliera y
además dejó a todo el personal sin las bases eficientes para llevar el proyecto a buen
término.

Se pretende hallar la causa principal y real del problema generado con la implementación
del sistema, dentro de ellas se identifica: Bajo control por parte de la Dirección en el
momento de la implementación de WMS, ya que no se percibe un análisis en el impacto
negativo y las debilidades una vez implementado el sistema, sin mencionar falta de
capacitación y acompañamiento al personal operativo, entre otras. Para identificar la
causa es necesario el apoyo de métodos como: Diagrama de causa-efecto o “espina de
pescado”, Diagrama de Pareto o 7emes.

V. METODOLOGÍA

En el presente trabajo, se pretende dar luces a las problemáticas que  se han evidenciado
en la empresa FORTIPASTA, específicamente en el proyecto “Positrones”. Para ello
planteamos un diagnósticos inicial, para tener un punto de referencia y poder atacar
posteriormente las dificultades que de este diagnóstico se deriven. Como alternativas de
solución utilizaremos la Metodologìa PHVA y el Mètodo Diagrama de Ishikawa o Causa-
Efecto  para definir posteriormente los objetivos trazados y así atacar las debilidades más
fácilmente.
VI. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

A continuación se desarrollan las alternativas de solución propuestas para abordar las

problemáticas que  se evidencian en la empresa FORTIPASTA.

VI.I METODOLOGÍA PHVA

 Luego de realizar la metodología propuesta, logramos establecer y proponer las
siguientes propuestas de solución para subsanar las dificultades que la empresa
FORTIPASTA ha presentado con la implementación de la WMS.

1. Para conseguir una implementación adecuada del sistema se debe  optar por
designar una persona que se enfocará únicamente en las instrucciones del nuevo
proyecto y como es necesario contratar un empleado que se encargue de las
responsabilidades que el elegido tenía a su mando, para que no haya declive en el
funcionamiento interno de la empresa.

2. Debido al problema con los materiales faltantes y las personas despedidas, se

deberá contratar más personal antes de completar la implementación del
programa para que puedan ser capacitados.

3. En cuanto al inventario es necesario después de tener el sistema WMS en

funcionamiento realizar un inventario cada mes de la empresa para garantizar el
buen funcionamiento del programa y la total absorción de conocimiento de la
estrategia  por parte de los empleados.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Para poder contar con indicadores que nos permitan evaluar las alternativas de
soluciones propuestas anteriormente, proponemos 6 criterios básicos de los cuales nos
podemos orientar.
 1.    ¿Es un factor que nos lleva al problema?
¿Es Factor?
2.    Esto, ¿ocasiona directamente el problema?
¿Causa Directa?
3.    Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema?
¿Solución Directa?
4.    ¿Se puede plantear una solución factible?
¿Solución Factible?
5.    ¿Se puede medir si la solución funcionó?
¿Es Medible?
6.    ¿La solución es de bajo costo?
¿Bajo Costo?

Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios.

Se calificará con Valores de 1 a 3.

1.    Poco Probable. -   2. Probable - 3. Muy Probable

Después de verificar y analizar los resultados se desarrollara un conjunto de soluciones

que se enfocarán en la total integración del sistema WMS.

Para el desarrollo del caso de estudio utilizaremos una estrategia de mejora enfocada en
la calidad en los resultados de los posesos de implementaciones por etapas, a
continuación, detallamos los pasos:
 ANALISIS: Evaluar los requerimientos del sistema, documentando los flujos de trabajo, es
importante conocer como funciona el proceso actual.

PLANIFICAR: Definir los recursos el tiempo estimado para el desarrollo del proyecto.

DISEÑO: Diseñar la interfaces y requerimientos del sistema acordes a las necesidades

del cliente, considerando los análisis previos y adecuado los procesos actuales.

IMPLEMENTACIÓN: realizar la instalación del sistema y efectuar la configuración de las

interfaces, así como; realizar entrenamientos en ambientes de prueba con información
real.

INICIO EN VIVO (GO – LIVE): Importar la información a los ambientes de producción,

realizar inventario real y efectuar los ajustes de los eventos que puedan presentarse en a
la estabilización del sistema.

SEGUIMIENTO: Evaluar y ajustar incidentes que se presenten.

En el marco de desarrollo del proyecto Positrones implementado por la compañía

FORTIPASTA, se realiza bajo la metodología de análisis PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar), este método permite reducir costos y mejorar la productividad.

Figura No. 1: “Ciclo PHVA”. Recuperado de:

http://www.isotools.com.co/la-norma-iso-9001-2015-se-basa-ciclo-phva/

PLANIFICAR

1. Establecer objetivos:
Diagnosticar la problemática actual de la Compañía FORTIPASTA considerando las
inconsistencias previamente detectadas.

Seleccionar los recursos que llevarán a cabo la implementación del sistema logístico,
teniendo en cuenta las diversas metodologías de análisis e implementación de proyectos,
teniendo en cuenta los métodos de análisis y los aportes de un experto en la herramienta
WMS para la capacitación de los usuarios.

2. Recursos:

Establecer cronogramas de trajo para cada una de las etapas de implantación.

Documentar en una matriz DOFA los riesgo y oportunidades identificadas en la

implementación del sistema WMS.

Matriz DOFA

Fortalezas Debilidades

1. Experiencia de más de 50 años 1. Operaciones de cargue ineficientes, asumiendo un

en Colombia. riesgo en el nivel de servicio.
2. Cuentan con equipos de última 2. Sobre carga laborar en algunos funcionarios.
tecnología. 3. Inconsistencia en despachos facturados.
3. Experiencia en el desarrollo de
sus productos

Oportunidades Amenazas

1. Ubicación Geográfica. 1. Robo de mercancía.

2. Inventario en tránsito Global
3.

HACER:

En la implementación del proyecto Positrones se evidenciaron aspectos a mejorar.

Establecer un sistema de calidad bajo un mapa de procesos que permita planear, ejecutar
y controlar las actividades desarrolladas bajo indicadores de gestión.

Realizar pruebas de conocimiento a los recursos que implementaran el sistema

Efectuar reuniones periódicas de seguimiento de cada una de las etapas de
implementación.

VERIFICAR

Una vez realizadas las actividades anteriormente descritas, se realiza la verificación de

las actividades realizadas, certificando que se hayan ejecutado dentro del plan
establecido y se realiza la medición de los resultados.

Se establecen nuevos indicadores de desempeño para medir el logro de los objetivos

estratégicos de la compañía.  
ACTUAR

En esta etapa se toman decisiones con el fin de mejorar el desempeño el proceso, la

Compañía debe determinar las oportunidades de mejora y efectuar los ajustes a que haya
lugar, Dentro de esta etapa se tomarán las siguientes medidas de control:

Se realiza auditoría del inventario contra la facturación y despacho a los clientes. Se

realizan capacitaciones permanentes al personal asignado al uso de la nueva plataforma.
Se solicita acompañamiento de soporte permanente durante el primer trimestre al
proveedor del producto WMS para dar solución inmediata a cualquier duda o
inconveniente que se tenga en el desarrollo de la aplicación.

VI.II METODOLOGÍA ESPINA DE PESCADO

Para poder evaluar el caso Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar la raíz
de los problemas es el Diagrama de Ishikawa o causa-efecto ya que nos dará las
herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo del proceso que
afectó la implementación del WMS (Warehouse Management System). Usaremos este
método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y soluciones de causas desde todos
los ámbitos de la empresa como por ejemplo: la materia prima, las herramientas, el
personal implicado, el método de trabajo, el lugar donde se realiza el trabajo, etc., por ello
planteamos esta herramienta adecuada para realizar un correcto plan de acción e
implementación de control de calidad y solución de errores. Es una herramienta cualitativa
que nos permiten encontrar de una manera sencilla y eficaz las causas de un problema
determinado las mejores soluciones.
Posteriormente y luego de haber encontrado las causas del problema, analizaremos los
factores que hicieron que la adecuación e implementación del WMS no se hicieran de la
mejor manera,  atacando estas causas con acciones correctivas y cumplir con las fechas
establecidas en el cronograma de actividades. A continuación Con este diagrama vamos
a encontrar las diferentes causas que ocasionaron la mala implementación del sistema
WMS en Fortipasta.
ANÁLISIS DE LA CAUSA RAÍZ AL PROBLEMA FORTIPASTA

PROBLEMA CENTRAL

Bajo Nivel De Servicio Por Falta De Manejo De La Herramienta Wms

Causas principales encontradas:

MÉTODO: ¿Por qué es el Método el generador del Problema?

 El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS
 Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal
 Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades
 No se realizó una implementación previa a fin de detectar posibles fallas y
efectuar los ajustes a tiempo

MATERIALES: ¿Por qué son los Materiales los generadores del problema?
 Hay faltantes de productos
 Se encontraron productos en buen estado en la zona de obsoletos
 Se despachó mercancía en mal estado

MEDICIÓN Y CONTROL: ¿Por qué es la Medición la causante del problema?

 No se realizan controles de inventario
 No se elaboran informes de gestión
 No se elabora un inventario total después de la implementación
 Sobrecarga laboral en los encargados de la implementación
MAQUINARÍA: ¿Por qué es la Maquinaria la que genera el problema?
 Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema
 El sistema no dejaba despachar, a pesar que sí habían productos
 Por medio de GPS se detectó el desvío de carros a otros destinos
 Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema

MANO DE OBRA: ¿Por qué es la Mano de Obra la generadora del problema?

 Se cambió al líder del proceso
 El nuevo líder no elabora informes de gestión
 Los operarios no saben usar el WMS
 Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos
 Hubo personal que aprovechó la situación para robar mercancía

MEDIO AMBIENTE: ¿Por qué es el Medio Ambiente el generador del problema?

 En los Palets no estaban los productos que indicaba el sistema
 Ocupación del espacio de bodega al 95%

ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Desarrollamos la siguiente tabla con las posibles soluciones a las causas de

los problemas, y para la tercera entrega del trabajo se hará la evaluación de
cuáles son las más importantes en la solución factible.
El nuevo líder no tien

Por falta de tiempo n

 ANÁLISIS DE CAUSAS RAÍZ

Como vemos en el análisis de las causas existen tres parámetros muy

importantes, que posiblemente afecto en gran manera la implementación del
WMS, después de haber debatido y llegado a las calificaciones de las causas
notamos que hay 5 con calificación total de 14, hay otras 2 con calificación de 15 y
una y la más importante dentro de nuestro análisis con 16 puntos totales en su
calificación.

Con calificación de 14 encontramos los siguientes:

 Se encuentran productos en buen estado en la zona de obsoletos

 No se elabora un inventario total después de la implementación
 Se cambio al líder del proceso
 El nuevo líder no elabora informes de gestión
 Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos
Con calificación de 15, vemos los siguientes

 No se realizan controles de inventario

 Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal

Y con 16 puntos, queda como máximo causal del problema:

 No se elaboran informes de gestión

Quedando muy claro que por falta de elaboración de informes y control del
proceso ocurrieron los problemas que ocasionaron el problema de
implementación y bajaron el nivel de servicio.

Sobre este caso, los máximos responsables del problema ocurrido en la empresa
Fortipasta fueron los directivos, ya que no fue liderado por el Gerente de Logística
Francisco Valenzuela, sino solo por el Coordinador de Almacenamiento y
Distribución Alberto Lozano y encontraron los desfalcos y robos, con complicidad
de Camilo Sarmiento (supervisor de bodega), Roberto Andrade (bodega de
producto terminado), Daniel Castillo (ejecutivo de servicio al cliente - Cali) y 8
Auxiliares Administrativos y a los cuales se les cancela el contrato el día 04 de
enero de 2007.

CONCLUSIONES

Como resultado de la investigación se hallaron los factores que llevaron a que el

proyecto no cumpliera sus expectativas.

La falta de experiencia. La carencia de experiencia tanto en la administración de

empresas, como en la actividad que se ha de desarrollar comporta un elevadísimo
riesgo. Carecer de experiencia constituye en sí la base fundamental de todas las
demás causas que llevan al fracaso. Es necesario volver a subrayar el hecho de
que no basta con contar con experiencia en materia de negocios, además es
necesario contar con experiencia en el ramo en particular a la cual se dedique.

Falta de enfoque. La ausencia o escaso nivel de enfoque constituye uno de las

principales causas de fracasos. Querer serlo todo para todos es algo insostenible
en el tiempo. Ello está motivado en la incapacidad de atender eficaz y
eficientemente todos los rubros y clientes, debido a no contar ni con los recursos
humanos, ni materiales, ni diligénciales para atenderlos de manera óptima.
Generalmente ésta falta de enfoque lleva entre otras cosas a un mal manejo de
inventarios, donde se acumulan artículos de baja rotación que aparte de reducir
los niveles de rentabilidad, quitan liquidez a la empresa.

Mal manejo de inventarios. Relacionado al punto anterior, como así también a la

carencia de información relevante y oportuna, lleva a la empresa a acumular
insumos y productos finales, o artículos de reventa en una cantidad y proporción
superior a la necesaria. Este punto se relaciona también muy directamente con los
altos niveles de desperdicios y despilfarros.

No contar con buenos sistemas de información. La información inexacta, poco

confiable y fuera de tiempo, llevará a no adoptar las medidas precautorias a
tiempo, además de dar lugar a pésimas tomas de decisiones. Este es un aspecto
fundamental a la hora tanto de evaluar el control interno, como el control de
gestión y presupuestario.

Fallas en los controles internos. Las falencias en los controles internos es

fundamental tanto a la hora de evitar los fraudes internos, como externos. Una
importante cantidad de empresas quiebran todos los años producto de los fraudes.
Este es un punto vinculado directamente con las falencias en materia de
seguridad.
Mala selección de personal. No elegir al personal apropiado para el desarrollo de
las diversas tareas que se ejecutan en la empresa, ya sea por carencia de
experiencia, aptitudes, actitudes o carencias de orden moral pueden acarrear
pérdidas por defraudaciones, pérdidas de clientes por mala atención, e
incrementos en los costos por improductividades, aparte de poder llegar a generar
problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios.

RECOMENDACIONES

1. Implementar evaluaciones de desempeño, las cuales permitan evaluar,

cumplimiento de planificación estratégica (misión, política, visión, objetivos)
competencias laborales, formación y desarrollo del recurso humano con el
fin de mejorar continuamente el desempeño integro de los colaboradores.
Además es una herramienta que permite medir el rendimiento del
personal, para que así la Gerencia determine si se cumplen o no las
expectativas, soportando la planificación de Gestión Humana con respecto
a Plan de Capacitación y necesidades reales presentadas en la
Organización, impactando positiva y directamente entre desempeño y
productividad empresarial.
2. Planear un Plan de capacitación de acuerdo a las necesidades reales
presentadas en la Organización con el fin de brindar soportes, en los
puestos de trabajo asignados, buscando mejorar la eficiencia y rentabilidad
con respecto a las metas empresariales, de acuerdo a los cambios y
necesidades que se tengan en la mejora de los procesos, además este
debe ir acompañado por evaluaciones de la eficacia.
3. Estructurar los perfiles de cada cargo, sus funciones y responsabilidades,
dejando muy en claro la estructura organizacional y autoridad en la
organización.
4. Estandarizar un formato como Informe de Gestión para cada área de
trabajo, el cual defina: Indicadores de Gestión, Acciones Correctivas,
preventivas y de mejora, Producto No Conforme (análisis de desempeño
global y planes de acción), Control de Equipos (verificaciones,
calibraciones, etc.), Cliente (Quejas, reclamos), Cambios (tecnológicos,
cargos, responsabilidades, infraestructura, documentos) Capacitaciones,
Proveedores/subcontratistas, Planificación y Mejora. Este informe debe
documentarse mensualmente, para que al momento de la consolidación y
revisión por parte de la Gerencia se tomen decisiones integras de procesos;
además dejar muy en claro en las fichas técnicas de cada cargo, cual es la
responsabilidad con respecto a este informe, llámese: diseño, registro,
seguimiento, verificación o evaluación.