Ejemplo de Un Procedimiento Documentado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MP000101
CONFECCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Y SU DOCUMENTACIÓN COMO PROCEDIMIENTO
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Fecha: 12/07/2000 Fecha: 12/07/2000
Revisado por: Revisión N°: 01 Archivo:
Fecha: 12/07/2000 F:\SISPROD\Material
LOA\Procedimiento.docx
1. OBJETIVO PRINCIPAL.
Este proceso describe cómo un proceso es analizado y documentado en forma de una descripción, por parte de un
responsable del proceso o un equipo encargado del proceso. Establece además la forma normalizada que usará la Empresa
para documentar su Manual de Procedimientos.
2. LÍMITES Y ALCANCE DEL PROCESO.
Desde la identificación del proceso (objetivo principal y límites del proceso son conocidos) hasta completar la descripción
del proceso. Responsable del Proceso: Jefe de Gestión de Calidad
3. DEFINICIONES.
Proceso: Es el conjunto de recursos y actividades interrecionadas que transforman los insumos en productos. (Los recursos
pueden incluir personal, instalaciones, equipos, finanzas, técnicas y métodos).
Producto: Es el resultado de actividades o procesos y puede ser tangible (envases, tapas, válvulas, etc.) o intangible
(conocimientos o conceptos), o una combinación de ambos.
Procedimiento: Manera especificada para ejecutar una actividad. Cuando un procedimiento se documenta, se utiliza
frecuentemente el término “Procedimiento escrito” o “Procedimiento documentado”. Un procedimiento escrito o
documentado generalmente contiene: el objetivo principal, los límites y alcances del proceso; qué debe ser hecho y por
quien; cuándo, dónde y cómo debe ser hecho; qué materiales, equipo y documentos deben usarse; y cómo debe ser
controlado y registrado.
Manual de Procedimiento: Documento que contiene todos los procedimientos escritos que forman parte del Sistema de
Calidad de la Empresa.
Código del Procedimiento: Todo procedimiento documentado será identificado a través de un código. La definición y
estructura del código de procedimiento de presenta en el Anexo 1 de este documento.
Formato de Manual de Procedimiento: La presentación del procedimiento escrito se realiza utilizando la forma presente
en este documento.
4. EXIGENCIAS AL PROCESO.
El Jefe de la Sección correspondiente y el Jefe de Gestión de Calidad esperan que la descripción de los procesos entregue
todos los elementos del proceso. Estos elementos corresponden a los exigidos por la Norma ISO 9002 o bien aquellos que
son relevantes para los tiempos de fabricación, los costos de fabricación y el cumplimiento de plazos.
El responsable del proceso espera que las descripciones de los procesos sean fáciles de construir, de mantener y de
administrar. Las descripciones de los procesos deben servir como bases de trabajo, para el control y para el mejoramiento
de los procesos descritos.
El usuario del proceso espera que las descripciones de los procesos sean entendibles, precisas, cortas, actuales y utilizables
como guías del trabajo.
5. REGLAS GENERALES PARA EL PROCESO.
La documentación de cada uno de los procesos, a través de su respectivo procedimiento, debe cumplir las siguientes etapas:
Análisis y Documentación inicial; Revisión y Autorización del documento en cuestión, debiendo establecer en cada una de
las etapas el responsable y la fecha de realización de cada una de ellas. Esta información debe ser registrada en el
encabezado de cada documento del Manual de Procedimientos.
EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

DESCRIPCIÓN
1 1
Nuevo proceso es Responsable: Jefe Sección
identificado Apoyo: No
Obs: No
2 2
Responsable: Responsable del
Formar equipo de proceso Proceso
Apoyo: Usuarios del Proceso
Obs: Proceder de acuerdo con las
Instrucciones 2
3
4
3 Responsable: Responsable del
SI Proceso
Dividir el proceso Dividir el proceso?
Apoyo: Usuarios del Proceso
Instrucciones 3
NO
5
4
Definir el proceso Responsable: Responsable del
Proceso
Apoyo: Equipo del Proceso
6 Obs: Proceder de acuerdo con las
Instrucciones 4
Describir el proceso
5
7 Proceso
Definir exigencias al Apoyo: Equipo del Proceso
proceso Obs: Formular los objetivos principales
y los límites del proceso, como también
8 sus relaciones con procesos cercanos
Determinar indicadores del
proceso 6
9 Proceso
Descripción Apoyo: Equipo del Proceso
Elaborar descripción del del proceso
proceso Instrucciones 6
10 7
Controlar descripción del Responsable: Responsable del
proceso NC Proceso
C
11 Obs: Las exigencias de los clientes se
refieren a características del proceso o
Descripción del a sus resultados. Proceder de acuerdo
proceso está elaborada con las Instrucciones 7
8
Proceso
Instrucciones 8

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(Continuación 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO)

DESCRIPCIÓN
9
Proceso
Obs: Usar el formato “Manual de
Procedimiento”. Se puede obtener al
crear documento Word usando la
planilla de documento “manu_pro.dot”.
Proceder de acuerdo con las
Instrucciones 9
10
Responsable: Jefe Gestión Calidad
Apoyo: Responsable del Proceso;
Equipo del Proceso
Obs: Comprobar la integridad y la
correspondencia de contenidos con los
contenidos de los pasos 5 al 9.
Jefe de Gestión de Calidad firma la
descripción del proceso comprobada y
encontrada correcta. Si no se hacen
indicaciones en forma directa.
Las descripciones de procesos no
encontradas en orden se devuelven al
responsable del proceso con las
indicaciones y eventuales consultas.
Descripciones de proceso sin firma e
indicaciones no tienen validez como
comprobadas.
11
Proceso
Apoyo: No
Obs: No

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7. INSTRUCCIONES A LAS ACTIVIDADES
Para 2: Formar equipo del proceso. El responsable del proceso conforma un equipo del proceso, el cual se
compone de todos los usuarios del proceso.
Para 3: Dividir el proceso? Un proceso se divide en procesos parciales si la representación de su desarrollo
exige más de 15 actividades de trabajo. Cada actividad debe ser dimensionada tan precisamente que
la responsabilidad para su realización puede ser entregada inequívocamente a una persona, en lo
posible la propia persona que lo realizará. Solamente actividades críticas deben ser detalladas in
extenso, de manera que los colaboradores puedan tener el necesario grado de libertad.
Para 4: Dividir el proceso. Procesos principales y procesos parciales extensos o eventualmente procesos de
apoyo, son subdivididos en procesos parciales. El objetivo principal y los límites del proceso a
estructurar deben ser conocidos.
Procedimiento:
I. Formular objetivo principal. El objetivo principal completo del proceso se compone de las
actividades principales, de los objetos a procesar, asimismo del suceso inicial y de término.
II. Determinar los subprocesos. Subprocesos describen temporal y lógicamente las cadenas de
actividades relacionadas con entre 8 y 20 elementos. Los Subprocesos se describen con un grado
de detalle similar, sin ningún vacío y respetando la relación con el proceso a que pertenecen.
III. Definir subprocesos. El equipo define la designación (nombre), el código del procedimiento, el
objetivo principal, los sucesos de inicio y término del proceso y sus subprocesos (segundo nivel) y
se lo entrega al responsable del proceso. La designación del proceso debe componerse de uno o
más sustantivos y verbos. El código de procedimiento del proceso y Subproceso se define de
acuerdo con el esquema presentado en el Anexo 1 de este documento.
Para 6: Descripción del proceso.

Procedimiento:
I. Describir desarrollo del proceso. Las reglas y símbolos se establecen en el Anexo 2 de este
documento.
II. Determinar responsables. Incorporar la responsabilidad y el apoyo en la realización de las
actividades. Estas deben designar una persona concreta en la relación del proceso con los
documentos del trabajo diario
III. Detallar las actividades. Las observaciones deben responder a las siguientes preguntas: ¿Qué
debe ser hecho?; Cuándo?; Dónde?; Cómo?; Qué materiales, instalaciones y documentos deben
ser usados?; Cómo deben ser controlados y confeccionados? Para ello: la descripción de las
actividades debe contener tantos grados de libertad posibles como también regulaciones
necesarias (necesarias en el sentido de obtener la calidad del producto). La descripción debe ser
una ayuda y no una limitante
Para 7: Describir las exigencias al proceso. Los clientes del proceso establecen exigencias a los resultados
del proceso. El objetivo prioritario en la creación y mejoramiento de un proceso es poder cumplir con
las exigencias de la mejor manera. Un proceso tiene calidad cuando se cumplen todas las exigencias
que se definieron para él y para sus resultados.
Para ello, es necesario de considerar los siguientes clientes con sus exigencias correspondientes:
 El cliente externo exige que los resultados del proceso (capacidad de servicio o productos físicos)
correspondan a las exigencias planteadas anteriormente y que la oferta de plazo sea cumplida.
 La dirección exige, entre otras cosas, que el proceso funciones eficientemente.
 La Sociedad exige, entre otras cosas, que las regulaciones legales sean cumplidas y que el proceso
funcione en forma ecológica.
La Norma ISO 9002 no exige que los clientes del proceso y sus exigencias sean establecidas. Sin
embargo, se recomienda realizar estos pasos para completar la descripción de los procesos, con el

Fecha: 12/07/2000 Fecha: 12/07/2000
objetivo de poder medir y mejorar la calidad del proceso. Por supuesto que deben considerarse sólo
las exigencias más importantes de los clientes, de manera de limitar adecuadamente el trabajo que
esto demanda.
Para 8: Definir Valores Característicos (indicadores). Los procesos más importantes deben ser controlados
y mejorados en base a valores característicos (indicadores). Punto de referencia para definir estos
valores característicos se pueden obtener de las exigencias de los clientes del proceso. La cantidad
total de los valores característicos debe limitarse, para que la obtención de los antecedentes
necesarios no demande una cantidad muy alta de trabajo.
Para 9: Confeccionar la descripción del proceso. Un integrante del equipo del proceso documenta los
resultados de los pasos precedentes en el formato de la “Descripción de proceso”.
Reglas generales al proceso contienen normativas y observaciones que tienen validez,

independiente de las respectivas actividades durante el desarrollo total del proceso. Estas pueden
eventualmente no mencionarse.
Instrucciones a las actividades (específicas) contienen instrucciones detalladas que, por motivos
de espacio no pueden ser consideradas en la descripción de actividades del proceso como
observaciones, pero que son importantes para el proceso y para la calidad de sus resultados. Estas
instrucciones refinan la descripción del proceso y pueden ser usados como Base de Conocimiento
para el perfeccionamiento de la Sección.
Medios auxiliares de apoyo para el proceso comprenden listas de chequeo, formularios, formatos
prediseñados, listas, entre otros documentos, los cuales pueden ser usados principalmente en relación
con este proceso.
8. INDICADORES PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO

Ninguno.
9. MEDIOS DE APOYO AL PROCESO: REGISTROS Y FORMULARIOS
Registro: Manual de Procedimientos

Almacenado por: Jefe de Gestión de Calidad
Tiempo: Permanente (con revisiones y actualizaciones según modificaciones a los
procesos)
Medio físico: Archivador y archivos computacionales.
Lugar físico: Oficina Jefe Gestión de Calidad y Disco Duro del Servidor de Red NT de la
Empresa (Carpeta: ).
10. ANEXOS
10.1. Anexo 1: “Esquema de Organización y Codificación del Manual de Procedimientos”

La organización del Manual de Procedimientos de la Empresa Plásticos TUMANI Ltda. se estructura en torno a
los procesos que deben ser desarrollados para la fabricación de los productos que ofrece, de la siguiente forma:
Definición de tipos de procesos que se consideran:

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1 Procesos Generales de Apoyo. Son los procesos de apoyo que entregan capacidad técnica y de
servicio necesarios para que los procesos específicos por cada línea de fabricación de producto funcionen
en forma efectiva y eficiente.
Entre estos procesos se encuentran:
Control de la Documentación.
Control de las Compras.
Uso de equipos de Inspección, medición y ensayo.
Registros de la Calidad.
Auditorías Internas de la Calidad.
Capacitación y motivación.
Servicio Post venta.
Uso Técnicas Estadísticas.
2 Procesos Específicos por Línea de Producto. Son aquellos que generan los productos y servicios
para los clientes.
En términos generales, se reconocen siete procesos genéricos básicos por cada línea de producto:
Contrato.
Recepción de Pedidos.
Planificación y Programación del Pedido.
Suministro materia prima.
Ejecución del Pedido.
Control de Calidad de Proceso.
Despacho del Pedido.
En el Manual de Procedimientos se documentan los procedimientos definidos para cada uno de los procesos,
agrupados según su tipo.
Para la organización del Manual de Procedimiento se define una codificación que permite identificar y clasificar
en forma simple y clara cada uno de los documentos que contiene.
Definición del Código de Procedimiento
El código se compone de ocho (8) caracteres, según la siguiente nomenclatura:
1° y 2° carácter: Letras “MP”. Identifican que el documento pertenece al Manual de Procedimientos.
3 y 4° carácter: Número correlativo. Identifican el Tipo de Proceso que se documenta. “00” para Procesos
Generales de Apoyo; “01; 02 ....” para Proceso Específicos por Linea de Producto.
5° y 6° carácter: Número correlativo. Identifican el Proceso considerado en cada Tipo de Proceso.
7° y 8° carácter: Número correlativo: Identifica el Procedimiento específico que se documenta.
En la Figura 1 se muestra un diagrama explicativo de la definición del Código de Procedimiento, su estructura y

aplicación.

Fecha: 12/07/2000 Fecha: 12/07/2000
MANUAL
PROCEDIMIENTOS
MP XX XX XX
Procesos Generales de Apoyo (MP 00 .... ..... )
MP 00 01 XX Control de la Documentación
MP 00 01 04
MP 00 01 XX
... MP 00 01 03
Control de las Compras
MP 00 01 02
MP 00 02 XX
MP 00 01 01
Uso equipos de Inspección ...
MP 00 03 XX
Registros de la Calidad
MP 00 04 XX
Aditorias Internas de Calidad
MP 00 05 XX
NÚMERO DE
Capacitación y Motivación PROCEDIMIENTOS
MP 00 06 XX
Servicio Post-Venta
MP 00 07 XX
Uso Técnicas Estadísticas
MP 00 08 XX
Procesos Específicos por Línea de Producto:

PRODUCTO: ENVASES DE SUERO MP 01 .... ......
CONTRATO
MP 01 01 XX MP 01 01 XX
MP 01 01 04
... MP 01 01 03
MP 01 01 02
RECEPCIÓN PEDIDOS
MP 01 02 XX MP 01 01 01
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
DE PEDIDOS
MP 01 03 XX
SUMINISTRO MATERIA PRIMA

MP 01 04 XX NÚMERO DE
PROCEDIMIENTOS
EJECUCIÓN DEL PEDIDO

MP 01 05 XX
CONTROL DE CALIDAD DE
PROCESO
MP 01 06 XX
DESPACHO DE PEDIDOS
MP 01 07 XX
Figura 1 : Esquema Definición de Código de Procedimiento.

Fecha: 12/07/2000 Fecha: 12/07/2000
10.2. Anexo 2: “Símbolos para la descripción de los Diagramas de Flujo”.
A continuación, se presentan la simbología y las reglas para la descripción y la representación de cada proceso
por medio de un Diagrama de Flujo.
1 Eventos son momentos en el tiempo, en el cual un proceso inicia o termina.

Los eventos son descritos de mejor manera en tiempo presente perfecto.
Evento Ejemplo: “Pedido es recibido”, “Factura es pagada”. Estos eventos designan
el término de una actividad. En cada proceso deben ser usados solamente
dos eventos (el de inicio y el de término).
2 Actividades describen las etapas del trabajo, que deben realizarse entre los
eventos de inicio y de término, de manera de cumplir las tareas principales
Actividad del proceso. Las actividades se describen mediante uno o varios
sustantivos en conjunto con verbos. Ejemplo: “Desarrollar pedido del
cliente” “Emitir y despachar Factura”. Las actividades deben ser descritas
lo más preciso posible. Por ejemplo: En vez de “Suministrar”, “Suministrar
piezas normalizadas”.
Determinaciones “Si...entonces” definen decisiones, en las cuales se inician

derivaciones (rama) alternativas del proceso. La pregunta describe la
condición mediante la cual se va a decidir en que derivación o rama
4
continuará el proceso. En “situación normal o esperada” la decisión debería
Pregunta ? continuar el proceso hacia abajo. Por el contrario, en casos especiales el
SI proceso debe ser dirigido hacia la derecha.
NO
1 Controles (Pruebas) corresponden a actividades en las cuales se toma una

No Conforme decisión sobre la calidad del producto elaborado anteriormente. Los
Actividad de Control controles (pruebas) y los resultados deben documentarse acorde a la
Norma ISO 9001. Los controles deben realizarse en base a listas de
chequeos o planos de control.
Conforme
2 Proceso parcial, representan cadenas de actividades, las cuales son

descritas separadamente, en forma mas detallada. En la parte superior se
Proceso Parcial debe incorporar un número de la correspondiente descripción del proceso.
Documento De acuerdo con las necesidades del proceso, las características de calidad
Resultado que son procesadas u obtenidas pueden ser usadas en forma de
Formularios de Entrada o bien de Resultado.

Fecha: 12/07/2000 Fecha: 12/07/2000
Reglas para la descripción de flujos

Los símbolos de descripción de los flujos se unen con flechas de acuerdo
con su secuencia temporal. Las flechas pueden ramificarse antes de una
actividad y continuar en forma paralela.
Ramificación
2
Cada rama debe tener un término claramente definido; es decir,
Actividad desembocar en otra rama o llegar hasta otro de los siguientes símbolos:
Actividad, Subproceso o Evento Final.
Formas de término
Actividad
Las actividades que repetir son conectadas mediante lazos de
realimentación.
4
Repetir ?
SI
NO
Los siguientes símbolos ayudan en la descripción de los procesos en el

computador:
4
Representa una pregunta.
Pregunta ?
SI
NO
Entrega
Documento Representa un documento que debe ser procesado en una Actividad
a procesar
determinada.
Actividad
Representa una Actividad a realizar.
Representa un conector, se usa para unir partes distantes en la

A representación del Diagrama de Flujo del Proceso.

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CONFECCIÓN DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

(Continuación 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO)

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

7. INSTRUCCIONES A LAS ACTIVIDADES

Para 6: Descripción del proceso.

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

Reglas generales al proceso contienen normativas y observaciones que tienen validez,

8. INDICADORES PARA LA ADMINISTRACIÓN Y MEJORAMIENTO DEL PROCESO

9. MEDIOS DE APOYO AL PROCESO: REGISTROS Y FORMULARIOS

Registro: Manual de Procedimientos

10.1. Anexo 1: “Esquema de Organización y Codificación del Manual de Procedimientos”

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

En la Figura 1 se muestra un diagrama explicativo de la definición del Código de Procedimiento, su estructura y

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

Procesos Específicos por Línea de Producto:

SUMINISTRO MATERIA PRIMA

EJECUCIÓN DEL PEDIDO

Figura 1 : Esquema Definición de Código de Procedimiento.

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

10.2. Anexo 2: “Símbolos para la descripción de los Diagramas de Flujo”.

1 Eventos son momentos en el tiempo, en el cual un proceso inicia o termina.

Determinaciones “Si...entonces” definen decisiones, en las cuales se inician

1 Controles (Pruebas) corresponden a actividades en las cuales se toma una

2 Proceso parcial, representan cadenas de actividades, las cuales son

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

Reglas para la descripción de flujos

Los siguientes símbolos ayudan en la descripción de los procesos en el

Representa un conector, se usa para unir partes distantes en la

EMPRESA PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN

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