INSTRUCTIVO SICE

Lunes 20 de septiembre de 2010

CARGA DE EXPEDIENTES PREEXISTENTES

Un expediente preexistente es aquel que se creó con anterioridad al sistema SiCe, es decir fue
creado antes de que la mesa implementara el sistema por lo que el número de expediente fue
asignado por la mesa creadora y no por el SiCe.

Pasos para cargar un expediente preexistente:

1. Ingresamos a ACTUACIONES -> ACTUACION PREEXISTENTE

2. Tipo de Actuación: seleccionamos el tipo de actuación a cargar, se pueden ingresar en
el sistema expediente, expediente corresponde y expediente referente.
3. Código de mesa: es el código de la mesa que numeró el expediente.
4. Número de expediente: es el número de expediente ya asignado, el que le otorgó la
mesa creadora.
5. Período:
5.1 Si el expediente es un original, período es el año de creación del mismo.
5.2 Si el expediente es un corresponde o un referente, período es el año de creación
de su original.
6. Tema: es el tema con el que se inició el expediente que estamos cargando.
7. Iniciador: es quien inició la actuación, puede ser una mesa, una razón social, una
persona física u otro organismo.
8. Folios: es la cantidad de folios que tiene el expediente al momento de su carga en el
sistema.
9. Fecha del documento: es la fecha de creación de la actuación que estamos cargando.
10. Carátula: aquí se deben incorporar todos los datos relevantes de creación del mismo.
11. Confirmar para registrar e imprimir carátula.

Ejemplo:

Supongamos el expediente preexistente nro: 011-2425 creado el 13/04/2009 y el expediente

preexistente corresponde nro: 011-2425 corresponde 5 creado el 02/03/2010, la carga de los
mismos en SiCe será:

El expediente preexistente 011-2425 del 13/04/2009 al ser cargado en SiCe, la

numeración completa será: 0110011-2425/2009-0 y la fecha del documento:
13/04/2009.
El expediente preexistente corresponde 011-2425 cde. 5 al ser cargado en SiCe, la
numeración completa será: 0110011-2425/2009-5 y la fecha del documento:
02/03/2010.

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CARÁTULA SICE

Al cargar en el sistema un nuevo expediente o un expediente preexistente, en la “carátula” se

deben incorporar todos los datos relevantes de creación del mismo y complementar dicha
información en los campos “descripción” e “información adicional”.

Por ejemplo:

Toda solicitud de dinero debe incluir monto y período.

Toda solicitud de pago debe especificar número de factura, proveedor, monto y
detalle de la misma.
Toda solicitud de designación de agente para cubrir una baja debe especificar D.N.I.,
nombre completo del agente entrante y agente saliente y período a cubrir.
Toda solicitud de renovación de personal debe especificar período, nombre completo
y D.N.I.
Toda solicitud de viático debe especificar datos completos del agente, destino y fecha
de salida y regreso.

La carátula SiCe se debe imprimir aunque el expediente ya tenga creada una. Esto es para
compatibilizar la numeración anterior con la numeración SiCe. En el caso de que la mesa de
entradas utilice cartulinas pre-impresas para confeccionar la carátula de los expedientes, la
misma debe incluir la numeración completa de expedientes asignada por el sistema SiCe. Esta
numeración incluye el código del ministerio, el código de la mesa, el número del expediente, el
período de creación y la instancia del corresponde.

CARGA DE EXPEDIENTES PREEXISTENTES CON AGREGADOS

Si el expediente preexistente que se desea cargar en el sistema contiene expedientes

agregados, primero se debe ingresar en el SiCe cada uno los agregados con sus
correspondientes folios y luego ingresar el expediente cabecera especificando solo sus folios,
es decir sin contemplar los folios de los expedientes agregados, aquí no es necesario la
impresión de la carátula de los expedientes agregados, si la carátula del cabecera, ya que al
ser expedientes preexistentes el expediente cabecera ya se encuentra totalmente foliado.

A continuación se realiza en el SiCe la agregación de los expedientes quedando el expediente

cabecera con la totalidad de los folios, es decir la suma de los folios.

Ejemplo:

Supongamos el expediente cabecera nro. 011-2429 que contiene agregado el expediente nro.
011-3038. El expediente 011-2429 tiene un total de 50 fojas (incluidas las fojas del expediente
011-3038), y el expediente 011-3038 tiene un total de 5 fojas. Entonces se debe cargar en SiCe
el expediente preexistente 011-3038 con 5 fojas y luego el expediente preexistente 011-2429
con 45 fojas (la cantidad total menos las fojas del agregado). A continuación realizamos el

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agregado por sistema, por lo que el expediente cabecera 011-2429 queda con el total de fojas,
50=45 + 5.

Puede ocurrir que el expediente cabecera ya este cargado en el SiCe con la totalidad de las
fojas y que contenga agregados que no han sido registrados en el SiCe, se debe entonces
cargar en el sistema cada uno de ellos como expedientes preexistentes pero con cero fojas y
luego agregarlos por sistema al cabecera, la función de agregar no incrementará la foliatura
del cabecera ya que los expedientes agregados fueron cargados con cero folios.

CREACION DE EXPEDIENTES CORRESPONDES

En el sistema SiCe se deben crear todos los nuevos correspondes de expedientes numerados
por el SiCe y de expedientes preexistentes. En el caso de los expedientes preexistentes, el
primer corresponde creado por el SiCe será el 1001 y el segundo el 1002 y así sucesivamente,
esto se debe a que el sistema desconoce la cantidad de correspondes ya creados para el
expediente y por lo tanto la numeración asignada por el sistema debe asegurar que no habrá
duplicidad.

Pasos para crear un expediente corresponde:

1. En el buscador de actuaciones ponemos el número de expediente para el cual se

creará el nuevo corresponde, una vez localizado lo seleccionamos para ingresar así al
módulo de actuaciones. Si el expediente para el cual se desea crear el corresponde es
un expediente preexistente que aún no está cargado en el SiCe pero sí lo está alguno
de sus correspondes, entonces nos posicionamos sobre alguno de ellos y el sistema
creará un nuevo corresponde para el original.
2. Seleccionar la opción deseada sobre corresponde simple o múltiple. El sistema permite
crear en un único paso tantos correspondes como se desee (corresponde múltiple) en
cuyo caso todas las instancias de correspondes tendrán los mismos datos.
3. Seleccionar el tema del corresponde que puede ser o no el mismo del original.
4. Fecha del documento, es la fecha de creación y por defecto el sistema asigna la fecha
actual, sin embargo permite modificarla.
5. Carátula: aquí se debe incorporar toda la información relevante del expediente.
6. Descripción e Información adicional: complementamos la información incorporada en
la carátula.

COPIAS DE EXPEDIENTES
El Sistema Centralizado de Expedientes SiCe, no permite la creación de copias de expedientes
por que el uso de las mismas no se encuentra reglamentado en la ley de Procedimientos
Administrativos. Sin embargo, cuando fuera necesario enviar copias de un expediente a
distintos organismos, a los efectos de que tomen conocimiento de un procedimiento, trámite
o providencia, el titular del organismo comunicador puede generar varias notas de un mismo
tenor o similares, adjuntándose a cada una de ellas un juego de fotocopias de tales obrados y
formulándolas como expedientes correspondes del expediente original.

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PASES DE EXPEDIENTES

Se deben registrar en el sistema todos los pases de expedientes entre mesas de entradas
aunque la mesa destino no esté implementando aún el sistema SiCe.

Pasos para realizar un pase:

1. Actualizar los datos del expediente. Antes de realizar un pase de un expediente

debemos actualizar en el sistema los datos del mismo para incorporar información
relevante generada en la dependencia, para ello se debe ingresar al módulo de
actuaciones y con la pestaña MODIFICAR podemos incorporar esta información en
OBSERVACIONES.
2. Ingresar a la pestaña CREAR PASE.
3. Seleccionar la tarea o motivo del pase.
4. Destino: el destinatario del pase puede ser una persona, organismo, área u otros.
4.1 Persona: es un usuario SiCe que trabaja en la mesa destino y que por razones de
afinidad le dirigimos el pase a ese usuario. Para realizar un pase a persona
debemos conocer el D.N.I. de la misma.
4.2 Organismo: es una mesa de entrada de la Administración Pública Provincial. Para
realizar un pase a organismo debemos conocer su código de mesa o IUD
(Identificador Unico de Dependencia), de lo contrario podemos utilizar el Buscador
de Organismos para determinar su código. Al poner un código de mesa el sistema
nos lista la mesa y todas sus áreas.
4.3 Area: son las áreas internas dependientes de la mesa a la que pertenece el
usuario. Esta opción permite realizar pases internos.
4.4 Otros: son aquellos organismos que no pertenecen a la Administración Pública
Provincial por lo que no poseen código de mesa o IUD.
5. Observaciones: permite ingresar información específica sobre el pase.
6. Confirmar e imprimir la Boleta de Pase.

La Boleta de Pase que brinda el sistema es un comprobante de recepción de expedientes y no

es obligatoria su impresión, queda a criterio de la mesa de entradas el uso del Libro de Pases o
la Boleta de Pase para registrar la recepción de los expedientes.

Si la mesa de entradas opta por el uso de la Boleta de Pase, el original de la misma, firmado y
sellado, debe ser archivado debidamente y la copia debe ser entregada al Organismo Receptor.
La Boleta de Pase no debe incorporarse dentro del expediente como un folio más ya que no
constituye un Pase o Providencia.

PASES A MESAS QUE AUN NO IMPLEMENTAN EL SISTEMA SICE

Se deben registrar por sistema todos los pases de los expedientes aunque los organismos
destinatarios aún no implementen el sistema Sice. Cuando un expediente sale de una mesa
con destino a otra que no implementa el sistema, y luego el expediente es recibido
nuevamente en una mesa que sí implementa el sistema se debe “Recuperar el Pase”. Es decir,
al recibir una mesa una actuación que proviene de una mesa que no implementa el sistema se
debe:
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 1. Ingresar a ACTUACIONES -> RECUPERAR PASES
2. Seleccionar el tipo de actuación:
2.1 Expediente: expediente numerado por el SiCe.
2.2 Nota: nota registrada en el SiCe.
2.3 Memorandum: memo registrado en el SiCe.
2.4 Expediente Preexistente: expediente original o corresponde generado con
anterioridad al sistema SiCe.
2.5 Expediente Preexistente Referente: expediente referente generado con
anterioridad al sistema SiCe.
3. CDS: código del Ministerio al que pertenece la actuación, son los tres primero dígitos
de la numeración de la actuación.
4. IUD: identificador único de dependencia o código de mesa que creó la actuación, son
los cuatro siguientes dígitos de la numeración de la actuación.
5. Número: es el número propiamente de la actuación.
6. Período: es el año de creación de la actuación.
7. Corresponde: es la instancia del corresponde, será cero para el caso de una actuación
original.
8. Presionar la lupa azul para verificar que la actuación fue enviada a una mesa que no
implementa sistema.

MODIFICACION DE EXPEDIENTES

Es posible modificar datos de un expediente para corregir errores o incorporar nueva

información, esto depende del estado del expediente.

1. Si el estado del expediente es Nuevo y se encuentra en la mesa es posible modificar

datos del mismo, para ello ingrese a la pestaña Modificar. El tema, los folios, la fecha
del documento, la carátula y las observaciones del expediente son modificables. No lo
son el tipo, el número de expediente ni el iniciador en cuyo caso se puede anular el
expediente cuando lo que se necesita modificar no está permitido por el sistema.
2. Si el estado del expediente es En Trámite y se encuentra en la mesa es posible
modificar la Fecha del Documento, para corregir errores en la fecha de creación del
expediente y Agregar información generada en la dependencia en Observaciones del
documento. Para ello ingrese a la pestaña Modificar.

Cualquier otra modificación o corrección de los datos del Expediente se debe solicitar
mediante Nota SiCe especificando en la carátula de la misma los cambios solicitados. La nota
debe ser firmada (es decir la carátula) y enviada mediante pase a la mesa 324: Unidad de
Proyectos de Sistemas y Comunicaciones.

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