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2. PRESENTACION
La información es un elemento valioso que se ha universalizado con la aparición del internet y las redes
sociales. De manera voluntaria o inconscientemente estamos suministrando información día tras día a las
grandes compañías del sector privado o público que se benefician con el análisis y la difusión de la misma
(empresas de telecomunicaciones, bancos, agencias de seguros, entidades educativas, del estado y otras).
Toda la información se encuentra almacenada y actualiza en infinidad de base de datos alrededor de todo
el mundo. Constantemente realizamos actividades que requieren interacción con base de datos (uso de
aplicaciones móviles, reserva de un vuelo, ingreso al cine, compra de productos, etc.), por ejemplo cuando
vamos a nuestra entidad de salud a solicitar una cita médica o una autorización con el especialista nos
solicitan información que luego es consignada en base de datos que la almacenan y a su vez permiten hacer
actualizaciones y realizar consultas adicionales como la dirección de nuestra residencia, nuestra edad,
teléfono y otros datos.
El trato que se le da a la información hoy día es diferente, gracias a las nuevas Tecnologías de la Información
y la Comunicación, las redes y los dispositivos móviles que han facilitado el trato de grandes volúmenes de
información, logrando procesos de digitalización, almacenamiento, consulta y actualización de manera fácil
y ágil, y asegurando la conservación de los datos y la duplicidad de los mismos. Estas nuevas herramientas
y los gestores de base de datos como Microsoft Office Access, han abolido procedimientos manuales con
elementos físicos que antes tomaban más tiempo como el uso de carpetas, clasificadores y otros que no
garantizaban la conservación de la misma por el trasiego de un lado a otro. Access es un gestor de base de
datos relacional, es decir, un programa que permite crear relaciones entre tablas a través de datos comunes
que facilitan el intercambio y actualización de información de manera sincronizada y evitando su duplicidad.
Al finalizar esta guía, el aprendiz desarrollará las habilidades y competencias necesarias en el manejo del
gestor de base Microsoft Office Access, planteando alternativas para el manejo eficaz de la información.
GFPI-F-019 V3
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Antiguamente los usos que se le daba a la información era tipo manual, los datos se almacenaban de forma
individual, dispersa, con dificultades en su consulta y actualización. Considerando lo anterior, ¿qué ventajas
considera aportan las nuevas plataformas informáticas en el manejo de base de datos? Reflexione y
socialice su punto de vista con los demás compañero y el instructor.
Conforme equipos de 3 aprendices y apoyado en el manejo del programa Microsoft Power Point y el
material de estudio suministrado por el instructor, diseñe una presentación sobre los siguientes conceptos:
Bases de datos y tipos (Jerárquicos, en red, relacionales, multidimensionales), entidades, modelo entidad
relación, claves primarias, claves foráneas, Access, tablas, campos, registros, formularios, consultas,
informes, módulos y macros.
Nota: El “Manual de Office Access” se encuentra disponible a través del enlace de Google Drive suministrado
por el instructor.
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Microsoft Access es un programa dedicado a la gestión de base de datos relacionales a través de tablas que
almacenan información específica. Las tablas están compuestas por columnas (campos) y filas (registros).
Para crear una base de datos en Access se debe definir sus tablas y la información que incluirán los campos,
acto seguido determinar las relaciones entre tablas y por último diligenciar los registros directamente desde
las tablas o utilizando formularios. Finalmente se pueden crear informes y aplicar eventos a los datos
(buscar, agregar, modificar, eliminar, guardar, cerrar y otros) mediante el uso de botones de acción.
Uno a uno (1:1). Se da cuando un registro se relaciona con un único registro en otra tabla y caso contrario.
Ejemplo: La población de una ciudad solo puede tener un único alcalde y un alcalde lo será únicamente de
una población.
Uno a muchos (1:N): Cuando un registro sólo puede estar relacionado con un único registro de otra tabla y
el registro de la otra tabla puede relacionarse con más de un registro. Ejemplo: Una persona puede tener
varias cuentas bancarias pero una cuenta bancaria le pertenece a una sola persona.
Varios a Varios (N:N): Cuando el registro de una tabla puede estar relacionado con varios registros en otra
tabla y en sentido inverso. Ejemplo: Un estudiante puede ver muchas asignaturas. Una asignatura puede ser
vista por varios estudiantes.
Actividad 1: Demostrar conocimiento del ambiente gráfico y las herramientas del gestor de base de datos
Office Access.
El objetivo principal de esta actividad es lograr que el aprendiz asimile conceptos básicos de una base de
datos y se familiarice con las herramientas de Access. Para ello se plantea la siguiente situación:
La Institución educativa Ignacio Pescador, es una entidad comprometida con el medio ambiente, por lo cual
ha decidido modernizar sus procesos a través de la implementación de nuevas herramientas tecnológicas y
sistemas de información. Entre las necesidades se tiene mejorar las actividades que se llevan a cabo en la
biblioteca y específicamente, sustituir el tradicional proceso de registro y control que se lleva de forma
manual por uno digital.
A usted como docente encargado del área de sistema en dicha institución, el coordinador académico lo hace
partícipe del proyecto y le encarga el desarrollo de una base de datos en Access que permita gestionar la
información de los libros, usuarios y préstamos. Para ello debe crear una base de datos del escritorio en
blanco y guardarla con el nombre Biblioteca Ignacio Pescador. Acto seguido crear las tablas, campos y
registros.
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1. TABLA LIBROS: Cambie la vista a modo diseño y cree la tabla LIBROS. Adicione en ella los siguientes
campos y configuración.
2. TABLA USUARIOS: Ubíquese en el menú CREAR y elija la opción Diseño de Tabla. Diligencie los
campos correspondientes y guarde la tabla con el nombre USUARIOS (asignar llave principal al
campo Identidad). La tabla debe lucir así:
3. TABLA PRESTAMOS: Ubíquese en el menú CREAR y elija la opción Diseño de Tabla. Diligencie los
campos correspondientes y guarde la tabla con el nombre PRESTAMOS (asignar llave principal al
campo Num_Prestamo). La tabla debe tener la siguiente apariencia:
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TABLA USUARIOS
TABLA LIBROS
TABLA PRÉSTAMOS
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La relación entre las entidades LIBROS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un libro se puede prestar
varias veces pero en un préstamo solo se puede entregar un libro.
La relación entre las entidades USUARIOS Y PRESTAMOS es de tipo 1:N, dado que un usuario puede hacer
varios prestamos, pero un préstamo puede ser solicitado por un solo usuario.
FORMULARIOS
1. Cree 3 formularios en blanco que permitan gestionar los registros de las 3 tablas. Diríjase a la ficha
CREAR. Inserte 4 botones con los siguientes eventos: Nuevo, Guardar, Consultar, Actualizar y
Eliminar.
FORMULARIO LIBROS
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FORMULARIO PRÉSTAMOS
FORMULARIO USUARIOS
Actividad 2: Utilizar las herramientas de Microsoft Access para crear base de datos y relaciones, de acuerdo
a problemas específicos.
A. Se requiere diseñar un sistema que gestione clientes, pedidos y productos. Su tarea consiste en diseñar
el modelo E/R y la base de datos en Microsoft Access. La información debe gestionarse por medio de
formularios y botones de acción. Las entidades a considerar serían las siguientes:
B. El Instituto Tecnológico CorpoPamplona solicita sus servicios como desarrollador de sistemas para
desarrollar una BD que permita gestionar las calificaciones de alumnos de una de sus sedes. Para ello deberá
crear las siguientes tablas en Access: Estudiantes, Docentes, Materias, Calificaciones. Agregar los siguientes
atributos:
Estudiantes: Identificación, Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento, Sexo, Dirección, Teléfono, e-
mail.
Docentes: ID docente, Nombre, Apellidos, Teléfono, e-mail.
Materias: Código, Nombre, Descripción, Créditos, ID docente.
Calificaciones: Identificación, Código, Calificación.
Entidades y atributos:
VENTA (ID venta, fecha venta, ID cliente, Código producto, cantidad, total)
PRODUCTOS (Código producto, nombre producto, descripción, categoría, marca, precio compra,
precio venta, stock, observaciones).
CLIENTES (ID cliente, Nombre cliente, dirección cliente, teléfono cliente, email cliente)
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PROVEEDOR (ID proveedor, nombre proveedor, dirección proveedor, teléfono proveedor, email
proveedor, sitio web proveedor, representante)
COMPRA (ID compra, fecha compra, precio compra, cantidad compra, código producto, ID
proveedor.)
Requerimientos adicionales:
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Base de datos: Información almacenada de manera sistemática y organizada para su posterior uso.
Access: es el gestor de base de datos relacional desarrollado por Microsoft e incluido en la suite de Office.
El programa permite manejar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
Tabla: es el objeto básico de una base de datos. Permiten almacenar la información. Integra campos y
registros.
Campo: hace alusión a la información incrustada en columna y que a su vez, puede incluir muchos registros,
por ejemplo, Identificación, Nombres, Dirección.
Formularios: facilitan la inserción, consulta, visualización y almacenamiento de los datos en las tablas.
Informe: permiten obtener copia en papel de la información que almacenan las bases de datos.
Macros: son aquellas que permiten automatizar las acciones que se realizan de manera frecuente en las
bases de datos.
Módulos: amplían la funcionalidad de las bases de datos. Estas se programan a través del lenguaje Visual
Basic para Aplicaciones (VBA).
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
http://exceltotal.com/diseno-de-bases-de-datos/
https://goo.gl/MTWC22
https://goo.gl/6UiSB2
Autor (es)