FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN

PROYECTO

ESTUDIO DE CASO FORTIPASTA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERIA Y CIENCIAS BÁSICAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTÁ D.C.

2016
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................... 3
2. JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................. 4
3. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 5
3.1. OBJETIVO PRINCIPAL ........................................................................................................... 5
3.2. OBJETIVOS SECUNDARIOS ................................................................................................... 5
4. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA .................................. 6
4.1. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA ..................................................................... 6
4.2. ANÁLISIS DE CAUSA ............................................................................................................. 7
4.2.1 Técnica Lluvia de ideas o brainstorming ............................................................................ 8
4.2.2 Diagrama causa – efecto o espina de pescado .................................................................. 9
4.3. PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ...................................... 10
4.3.1 Acciones Correctivas ....................................................................................................... 10
4.3.2 Acciones Preventivas ........................................................................................................ 11
5. RESULTADOS ............................................................................................................................. 12
5.1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PROPUESTAS ..................................................................... 12
5.2. CRITERIOS DE EVALUCIÓN................................................................................................. 12
6. SOLUCIÓN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA .......................................................................... 13
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................................... 13
7.1. CONCLUSIONES ................................................................................................................. 13
7.2. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 13
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 13
ANEXOS ............................................................................................................................................. 14
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1. INTRODUCCIÓN

El presente proyecto se enfoca en el análisis de los inconvenientes presentados en la empresa

Fortipasta durante la implementación de un nuevo sistema que buscaba optimizar la operación de
todas las bodegas y como táctica para apoyar la unificación regional, el cual permitiría agilizar los
tiempos de cargue. Este nuevo sistema tenía como finalidad controlar el almacenamiento y
movimiento de materiales entre los almacenes de la región de productos terminados, el método
probado para aumentar el nivel de servicio a clientes sin incurrir en costos a largo plazo es
la implementación de un sistema de administración del almacén (WMS). El concepto y la
tecnología de WMS no son nuevos. Estos sistemas han madurado con métodos probados para
reducir costos del inventario mientras que aumentan la eficiencia operacional. Poner la tecnología
de WMS en ejecución dentro de una organización que usa ya un sistema como SAP permitiría que
la compañía alcance un retorno más alto en sus inversiones de software y proporcione el mejor
servicio posible a sus clientes.

El desarrollo de este proyecto se realizó por el interés de conocer la real importancia y los
beneficios que trae para las compañías tener una buena planificación y establecer un cronograma
de actividades para que la implementación de este tipo de sistemas no genere un impacto
negativo en el funcionamiento de los demás procesos que se llevan en la empresa.

En el marco de la Gestión de Transporte y distribución, el proyecto se realizó haciendo un ejercicio

práctico sobre el caso Fortipasta, con el cual se hizo un análisis de causas proponiendo diferentes
alternativas para solucionar los inconvenientes presentados durante la implementación del
sistema WMS con acciones concretas y definitivas.
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2. JUSTIFICACIÓN

En el caso expuesto de la empresa Fortipasta, vemos como optan por implementar un tipo de
sistema de software que ayude a controlar sus procesos y por consecuencia a mejorar el nivel de
servicio, sin embargo si no existe una buena planificación, seguimiento y verificación de la
implementación puede llevar a errores que se traducen en pérdidas económicas significativas y en
la disminución del nivel de servicio.

Un programa como el WMS su fin principal es la optimización del servicio logísticos de una
compañía, es una inversión significativa a largo plazo por lo cual se debe tener mucho cuidado
para evitar pérdidas por inadecuada implementación o mala eficiencia de uso, ya que es una
inversión alta sus frutos solo se reflejaran a largo plazo pero el fin es mejorar los procesos
operativos y que tanto la compañía como los clientes se beneficien de esta.

El interés académico de este proyecto, es realizar un análisis exhaustivo de las diferentes

situaciones que propiciaron errores en el proceso de implementación del proyecto Positrones
(implementación del programa WMS) de la empresa Fortipasta y aplicando nuestros
conocimientos en la adecuada Gestión de Transportes y distribución nos permitirá lograr
estructurar un plan de acción sólido que sea exitoso para una empresa Multinacional como lo es
Fortipasta.
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3. OBJETIVOS

3.1.OBJETIVO PRINCIPAL

Presentar la mejor alternativa que solucione la problemática descrita en el caso Fortipasta

3.2.OBJETIVOS SECUNDARIOS

 Identificar las diferentes situaciones, y su correspondiente causa raíz, que generaron que
la empresa Fortipasta tuviera dificultes para la implementación del programa WMS.

 Generar las acciones correctivas y preventivas que garanticen que las situaciones
problema no se repitan, basados en los modelos de gestión de transporte y distribución.

 Proponer diferentes alternativas para resolver la situación que resulta de ejecutar una
mala planificación en la implementación de un nuevo sistema para optimizar el
almacenamiento y fiabilidad de los inventarios presentado en la empresa Fortipasta.
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4. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO

FORTIPASTA

El análisis del caso Fortipasta para identificar las posibles soluciones se llevará a cabo de la
siguiente manera:

•Se realizará una revisión detallada de la información y de los hallazgos del proyecto
1. Diagnostico de la Positrones notificados por el equipo de revisión
situación

•Se utilizarán las diferentes herramientas para realizar los análisis de causa y llegar a las
causas raíz
2.Análisis de Causa

•Luego de determinar las causas raíz se plantearán las acciones correctivas y se propondrán
3.Planteamiento de acciones preventivas que garanticen que las situaciones no se repitan
acciones correctivas
y preventivas

•Después de tener todos los planes de acción, se formulará la mejor alternativa para
4. Formular mejor solucionar las debilidades del proyecto Positrones en el caso Fortipasta.
solución

4.1.DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

Hallazgos detectados en las auditorias e inspecciones realizadas por Fortipasta:

Auditoría Interna:

 El sistema de facturación presenta inconsistencias vs. los despachos realizados.

 Se encuentra mercancía que salió de la compañía con factura, sin que se descontara del
inventario físico.
 Existen conflictos entre Roles de seguridad del Sistema SAP R/3 y WMS. Los usuarios
comparten claves con el fin de garantizar la operación.
 El sistema WMS menciona posiciones vacías de las listas para ubicar producto proveniente
de las plantas de producción, pero físicamente estas ya están ocupadas con producto igual
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o diferente al que sistema menciona. También se presenta la situación que los productos
que se asignan para despachos no son encontrados.

 Eliminación de productos en buen estado por mala revisión y supervisión

 No se ha realizado un Inventario físico a la totalidad de la bodega para detectar

variaciones frente al teórico después de la salida en vivo.

 El personal se encuentra realizando turnos de 12 horas para cubrir la gran demanda de

tareas y situaciones imprevistas que se han presentado después de esta implementación.

 Debido a la falta de espacio disponible se adecuo una bodega temporal para suplir las
necesidades de espacio.

Resultados investigación del Equipo de Auditoría Interna, Contabilidad y Costos y Área de

Seguridad Física y Legal:

 Robo de mercancía, por empleados de Fortipasta y personal del Operador logístico

Transportemos LTDA, aprovechando el caos ocasionado por la nueva implementación de
Positrones para generar bodegas alternas de almacenamiento de producto y su respectiva
comercialización clandestinamente.
 Manejo Inadecuado de la plataforma de WMS y vulneración de la seguridad por uso
indebido de usuarios y contraseñas, falsificación de firmas en documentos.
 Se generan remisiones y facturas en el módulo de pruebas de WMS
 Inconsistencias en los inventarios, la información de los sistemas no coincidía con la real y
no se tenía una verdadera concepción de en qué lugar estaba la mercancía.

4.2.ANÁLISIS DE CAUSA

Como problema principal del caso fortipasta, se identifican fallas a nivel organizacional en sus
áreas gerencial, producción y de logística. No se evaluaron los impactos que iba a generar la
implementación del programa WMS.

A lo largo del análisis se observa que la empresa no contó con un plan de contingencia para
resguardarse de un evento de este tipo, con el nombramiento de una persona con poca
experiencia en conocimientos de almacenamiento y un enfoque de implementación de nuevas
tecnologías para ser competitivos, minimizar costos y brindar un buen servicio.

Para realizar este análisis fue necesario identificar los factores que produjeron el error y causo que
la compañía incumpliera con el cronograma.
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4.2.1 Técnica Lluvia de ideas o brainstorming

Razones por las cuales se presentaron las fallas durante el proceso de implementación del
proyecto Positrones :

 El equipo de trabajo asignado para la implementación del WMS debe cumplir con las
actividades asignadas en el proyecto Positrones y sus tareas propias del cargo que
desempeña, ocasionando una mala gestión en sus obligaciones
 No hay contrataciones adicionales para apoyar la operación y así el equipo de trabajo
pudiera dedicarse 100% a la implementación del WMS
 Se incluye en el equipo de trabajo personal sin experiencia en el montaje de
Programas WMS, ocasionando que se cometieran errores que se podrían haber
evitado con personas ya capacitadas.
 La empresa no cuenta con incentivos que propicie la retención de personal.
 No hay suplencias para todos los cargos, por lo que la salida de uno de los funcionarios
genera inconvenientes en la operación y aseguramiento en el nuevo programa para el
almacenamiento de los productos.
 No se hacen modificaciones en el cronograma de actividades, teniendo en cuenta el
cambio del líder de proyecto
 Presiones en el tiempo para la puesta en marcha del programa WMS ocasionando un
efecto domino de errores en todo el programa y cronograma.
 La presión de cumplir con la fecha de salida en vivo ocasiona que se reduzca el tiempo
asignado para actividades tan importantes como capacitación de usuarios finales y
pruebas en ambiente de prueba.
 Mal manejo de capacidades técnicas, teóricas y prácticas para el montaje de WMS.
 Plazos poco realistas para el tamaño de la empresa y el rigor técnico que requiere
poner en marcha el programa WMS.
 Fallas en capacitación al personal propio del programa como a la de todo el personal
que trabaja en la compañía del programa WMS y no se realizaron ensayos y
simulacros que permitan evidenciar fallos para solucionarlos antes de la puesta en
marcha.
 Falta de evaluaciones antes, durante y después de implementar los programas WMS,
no se hace una verificación si se cumplen con lo planeado.
 Falta de control de los Directivos y subalternos, descuidando las actuaciones de toda la
empresa. No se miden los indicadores de gestión luego de la salida en vivo de WMS
 No se incluye en el cronograma procesos de seguimiento posteriores a la salida en
vivo de WMS
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 No se incluye en el cronograma de actividades, procesos de evaluación y diagnóstico

para detectar necesidades de capacitación y reentrenamiento al personal.

4.2.2 Diagrama causa – efecto o espina de pescado

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4.3.PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

4.3.1 Acciones Correctivas

No. Acción Descripción Responsables

Correctiva
001 Generar un diagnostico con evaluación escrita y Coordinador de
práctica sobre los conocimientos adquiridos en Almacenamiento y
WMS para todo el personal y así generar el Distribución
cronograma de reentrenamientos y
capacitación Departamento de
Recursos Humanos
002 Revisar los perfiles de cargos del área y evaluar Coordinador de
que el colaborador que lo desempaña cumpla Almacenamiento y
con los requisitos, en caso contrario generar el Distribución
plan de capacitación y entrenamiento
Departamento de
Recursos Humanos
003 Revisar que los manuales de cargo incluyan sus Departamento de
respectivas suplencias y que dichas suplencias Recursos Humanos
cumplan el perfil.
004 Diagnostico general del Departamento de Departamento de
Recursos humanos donde se evalúe si se están Recursos Humanos
llevando a cabo procesos de:

Medición de ambiente laboral

Retención de personal
Bienestar para los trabajadores (carga laboral,
asignación salarial, incentivos, proyección
profesional)

005 Generar un nuevo cronograma donde se Gerente de Logística y

incluyan: Actividades de seguimiento y control Servicio al Cliente
(auto inspecciones y auditorías internas)
Seguimiento a inventarios físicos vs lo que se Coordinador de
encuentra en el sistema Almacenamiento y
Contratación de asesor externo experto en el Distribución
sistema WMS que de soporte a todos los
usuarios del sistema Departamento de
Recursos Humanos
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4.3.2 Acciones Preventivas

 Realizar inventarios cíclicos de las mercancías de mayor rotación ya que se

evidencian hurtos por parte de los involucrados en el proceso con esto el
inventario cíclico nos permite realizar conteos a intervalos estratégicos donde se
puede controlar dicho inventario periódicamente antes del inventario fiscal
semestral. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cíclico
establecido en los materiales, es decir, bimestral, trimestral, por cuartos fiscales,
etcétera.

La importancia del adecuado manejo del inventario permitirá al negocio mantener

el control de sus procesos, compras y entregas oportunamente y de esta manera
conocer al final del período contable un estado confiable de la situación
económica de la empresa.
 La implementación de un programa de capacitación para el personal involucrado
directa o indirectamente en los procesos de almacenamiento, transporte y
distribución de mercancías, dicho programa debe ir acompañado por el proveedor
del Software WMS y acoplarlo a las necesidades reales de la empresa.

 El departamento de recursos humanos de la empresa tiene la obligación de

verificar que los empleados trabajen en un ambiente en donde se sientan
acoplados y capaces para realizar sus actividades de forma eficiente y eficaz de
acuerdo a la actividad asignada. De esa forma poder alcanzar los objetivos de la
empresa al obtener óptimos resultados en la producción o servicios que ésta
brinda, dando como resultado una mayor utilidad, es evidente que este
departamento no realizó un buen estudio del personal involucrado en los procesos
de almacenaje, transporte y distribución de la empresa y desarrollo una mala
selección de personal por ende se hace evidente la reestructuración del
departamento.

Debemos enfatizar a este departamento la supervisión de la relación entre la

organización y los trabajadores sea la adecuada para que exista una armonía en el
ambiente laboral. Consecuentemente todos puedan realizar o sean capaces hacer
sus labores de manera correcta
para la obtención de óptimos resultados. Al ser éste el responsable del bienestar
del capital intelectual, es quien propone el reparto de incentivos con el fin de
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motivarlo. La empresa al dar el servicio de capacitación cuenta con personal

preparado y esto le brinda ventaja competitiva.

5. RESULTADOS

5.1. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN PROPUESTAS

 Se debe establecer en el sistema de gestión de calidad unas tareas, funciones y

labores según el manual de funciones que debe tener cada sujeto según su cargo
así podemos proveer conflictos y cruce de tareas y la efectividad del cargo se va a
ver reflejada en mejores resultados y tendrá tendencia a aumentar la calidad.
 Creando un sistema de filtros donde se evalúen las competencias del personal a
cargo de montajes en softwares, y todo lo que tenga que ver con el proyecto para
evitar reprocesos, lo cual nos ocasionaría incrementos en los tiempos de entrega
afectando directamente la evolución y desarrollo sano de nuestro proyecto.
 Plantear un análisis detallado sobre cada tarea, paso, proceso y ejecución sobre el
proyecto WMS estableciendo tiempos reales contemplando reprocesos y retrasos
que se pueden encontrar en el proyecto.
 Realizar trazabilidad sobre el proyecto y detectar las mayores falencias y errores
recurrentes por parte del personal a cargo, y sobre esos puntos críticos comenzar
a trabajar las capacitaciones adecuadas y necesarias para lograr una mayor
eficacia.

5.2.CRITERIOS DE EVALUCIÓN
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6. SOLUCIÓN PROPUESTA AL CASO FORTIPASTA

7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

7.1.CONCLUSIONES

7.2.RECOMENDACIONES

BIBLIOGRAFÍA
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