INDICE

Pags.
Pags............................................................................................................................................................1
INTRODUCCION................................................................................................................................................3
AUDITORIA DE CICLOS DE TRANSACCIONES..........................................................................................4
A) DEFINICIONES.............................................................................................................................................4
B) CICLOS DE TRANSACCIONES...................................................................................................................6
C) TIPOS DE CICLOS.........................................................................................................................................8
1. EL CICLO DE TESORERIA ......................................................................................................................8
1.1. FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE TESORERIA................................................................10
1.1.1. FUNCION DE EJECUSION:.......................................................................................................10
a. Inversiones.....................................................................................................................................10
b. Financiamiento....................................................................................................................11
1.1.2. FUNCION DE REGISTRO:........................................................................................................11
a. Inversiones.....................................................................................................................................11
b. Financiamiento..............................................................................................................................11
1.1.3. FUNCION DE CUSTODIA:........................................................................................................11
a. Inversiones.....................................................................................................................................11
b. Financiamiento..............................................................................................................................11
1.2. DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE TESORERIA.......................................................................12
2. EL CICLO DE EGRESOS (Adquisiciones y Nominas)............................................................................12
2.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE EGRESOS.....................................................................13
2.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................13
2.1.2 FUNCIONES DE REGISTRO:.....................................................................................................13
2.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:..................................................................................................14
2.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE EGRESOS-COMPRAS........................................................14
3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................14
3.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE CONVERSION.............................................................15
3.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................15
3.1.2 FUNCION DE REGISTRO:.........................................................................................................16
3.1.3 FUNCION DE CUSTODIA:.........................................................................................................16
3.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE CONVERSION...................................................................16
4. EL CICLO DE INGRESOS.......................................................................................................................17
4.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INGRESOS....................................................................18
4.1.1 FUNCION DE EJECUSION:........................................................................................................18
4.1.1.1 Ventas.....................................................................................................................................18
4.1.1.2 Ingresos de Efectivo...............................................................................................................18
4.1.2 FUNCION DE REGISTRO:.........................................................................................................18
4.1.2.1 Ventas.....................................................................................................................................18
4.1.2.2 Ingreso de efectivo..................................................................................................................18
4.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:....................................................................................................19
4.1.3.1 Ventas.....................................................................................................................................19
4.1.3.2 Ingresos de efectivo................................................................................................................19
4.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE INGRESOS.........................................................................19
4.2.1 Ventas............................................................................................................................................19
4.2.2 Ingresos..........................................................................................................................................20
5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA...........................................................................................20
5.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA..................................22
5.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA.......................................22
D) ERRORES POTENCIALES EN CICLOS DE TRANSACCIONES..........................................................22
1. CICLO DE TESORERIA...........................................................................................................................22
2. CICLO DE EGRESOS...............................................................................................................................23
3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................23
 4. CICLO DE INGRESOS.............................................................................................................................24
5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA...........................................................................................24
E) INTEGRACION ENTRE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES..............................................................25
1. CICLO DE TESORERIA...........................................................................................................................25
2. CICLO DE EGRESOS-COMPRAS-NOMINA.........................................................................................25
3. CICLO DE CONVERSION.......................................................................................................................26
4. CICLO DE INGRESOS.............................................................................................................................26
5. CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA...........................................................................................26
F) EJEMPLO DE PAPELES DE TRABAJO.....................................................................................................26
G) CASO PRÁCTICO........................................................................................................................................29
CONCLUSION..................................................................................................................................................35
RECOMENDACIONES....................................................................................................................................36
BIBLIOGRAFIA................................................................................................................................................37
 INTRODUCCION

El concepto de ciclo enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo

continuo de hechos y transacciones. Los ciclos se definen para agrupar el flujo de
hechos económicos, similares y que se enlazan entre sí.

La auditoria del ciclo de transacciones, se basa fundamentalmente en verificar los

diferentes pasos que se dan al procesar una transacción, la cual culmina con un
efecto en los Estados Financieros, ya sea por la adquisición de un gasto o
servicio, la recepción de un préstamo, la asunción de una obligación, etc.,

Bajo este enfoque, las operaciones comerciales de una entidad se agrupan en

ciclos lógicos para poder examinar el efecto que las decisiones administrativas
han tenido en los Estados Financieros.

Sin embargo, el concepto de ciclo le ofrece un número de beneficios al equipo de

auditoria. Esencialmente, es un medio excelente para simplificar el modo en que
ellos ven el sistema financiero de una compañía.
 AUDITORIA DE CICLOS DE TRANSACCIONES

El objetivo del estudio y evaluación del control interno se efectúa con el fin de
cumplir con la norma de ejecución del trabajo, que indica que el auditor debe
efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno existente, que le
sirva de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en él y le
permita determinar la naturaleza, extensión y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditoría. Y para establecer una relación más clara entre el
estudio y evaluación del control interno así como las pruebas de auditoría, se debe
reconocer que las transacciones que se efectúan en una entidad pueden
agruparse por ciclos y que pueden definirse objetivos específicos para cada ciclo,
ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las entidades. En
conclusión se puede estudiar y evaluar el Control Interno a través de los ciclos de
transacciones que se identifiquen en una entidad económica.

Este enfoque se relaciona con la auditoría de los controles de las transacciones

económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno.
El enfoque para efectuar la auditoría mediante una revisión más analítica y
profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las
transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto
requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma
como pueden agruparse.

A) DEFINICIONES

Un ciclo de auditoría enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo

continuo de hechos y transacciones, es decir que los ciclos se definen para
agrupar el flujo de hechos económicos, similares y que se enlazan entre sí. Esto
quiere decir que un ciclo es un período durante el cual se someten a auditoría
todas las actividades de un centro determinado y un hecho económico, que es un
suceso potencial, verdadero y objetivo, o sea es un acontecimiento preciso. Estos
hechos pueden ser:

 Aquellos que involucran intercambio con terceros, como la adquisición de

recursos a cambio de pagos; distribución de recursos a terceros a cambio
de promesas de pagos futuros.

 Los hechos originados por fuerzas o entidades externas, como cambios en

las condiciones económicas del país; Cambios en leyes y regulaciones; y
actos naturales como terremotos, incendios, entre otros.

 Aquellos hechos que involucran decisiones o transferencias internas, como

decisiones operativas para cambiar precios; transferencias de materias
primas a las áreas de productos en proceso o terminados; y la realización
de ajustes contables.

 Los hechos ocasionados por el tiempo, como la acumulación de intereses y

depreciaciones; y la amortización de gastos anticipados devengados.

Según las Normas Internacionales de Contabilidad (NICs), aquellos hechos que

son efecto de fuerzas o entidades externas así como internas deberán reflejarse
en los estados financieros de manera clara y adecuada.

Los hechos reconocidos en los estados financieros, deben identificarse y ser

aprobados para lo cual necesitan tramitaciones y procesamientos de los mismos,
como cálculos, clasificación y registros en el mayor para pasar al balance de
saldos que funcionará como base para los estados financieros.

Una transacción es un hecho económico al que se le ha reconocido que produce

un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en una forma
en que puede procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o más
de los sistemas de registro de la entidad. No necesariamente un solo hecho
económico dará como resultado una sola transacción, en la práctica un hecho
económico puede dar parte para la creación de varias transacciones; así mismo
no todos los hechos económicos pueden presentarse a través de una o varias
transacciones, pero esto no implica que no se muestren en los estados
financieros, como puede ser el cambio en el nivel de precios, que afectará en los
estados financieros, pero no generará necesariamente una transacción.

B) CICLOS DE TRANSACCIONES

Se basa fundamentalmente en verificar los diferentes pasos que se dan al

procesar una transacción, la cual culmina con un efecto en los estados financieros.
El objetivo principal de este nuevo enfoque, es el de analizar gráficamente la
suficiencia de los controles internos contables como condición fundamental de la
integridad de las cifras resultantes de una transacción.

Un CPA tiene la obligación de cumplir con lo estipulado en su programa de

auditoría con especial atención a los períodos de entrega de documentación,
esencialmente el informe, para llevar a cabo tal tarea debe simplificar su trabajo y
el utilizar los ciclos de auditoría le permite simplificar la manera de comprender el
sistema de control interno de la entidad a la cual esta auditando. Los ciclos de
auditoría vigilan el cumplimiento de los objetivos fundamentales del control interno
en cualquier entidad, los cuales son:

 Protección de sus activos, lo cual implica la adecuada protección de los

bienes de la empresa, contra pérdidas por utilización o disposición no
autorizadas.
  Obtención de información financiera, razonable y oportuna, esto
consiste en obtener la información básica para el desarrollo del negocio,
pues en ella descansan todas las decisiones que debe tomar la
administración de la empresa.

 Eficiencia Operativa, se logra cuando todas las operaciones de una

empresa se desarrollan con eficiencia, para esto se formulan principios,
se adecuan métodos al desarrollo operacional de la empresa, se busca
una eficiente distribución de labores entre el personal y se trata de
obtener un beneficio mayor al costo de su implantación.

Por tal razón el CPA al utilizar los ciclos de transacción velará por el cumplimiento
de los anteriores objetivos, de tal forma que podrá hacerse a una idea de las
condiciones en que se encuentra el control interno de la compañía auditada.

Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones según sus

características, para efectos prácticos pueden organizarse de acuerdo con el
desarrollo normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos típicos
aplicables en general a la mayoría de los negocios:

 Ciclo de Tesorería;
 Ciclo de Egresos (Adquisiciones y Nóminas);
 Ciclo de Conversión;
 Ciclo de Ingresos;
 Ciclo de Información Financiera.
C) TIPOS DE CICLOS

1. EL CICLO DE TESORERIA

Al ciclo de Tesorería le corresponde el establecimiento de controles en materia de

captación de recursos, su manejo y custodia y el programa de egresos. Es
responsable por el correcto y eficiente flujo de fondos. Por tanto las actividades de
Tesorería están supeditadas a las políticas, criterios y decisiones emanadas del
área o dirección financiera de la organización.

El ciclo de Tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre
la estructura y rendimiento del capital.

Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las

necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las
operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo
a los inversionistas y a los acreedores.

El ciclo de tesorería de una entidad incluye aquellas funciones que no tratan de

sus fondos de capital, es decir, el manejo de efectivo y la emisión de obligaciones
de deuda y de acciones de capital.

Los asientos más comunes de esta función se relacionan con, emitir y retirar
acciones, incurrir en deudas y pagarlas, adquirir y vender acciones de tesorería,
comprar y vender inversiones, acumulaciones, cobros y pagos de dividendos,
amortización de descuentos, gastos y primas diferidos relacionados con deudas e
inversiones, y cambios en el valor en libros de inversiones y deudas.

Las formas utilizadas en este ciclo son, certificados o títulos de acciones, papel
comercial y otros efectos o documentos por pagar, acciones, bonos y otros
instrumentos adquiridos como inversiones, convenios para el plan de beneficios al
empleado, y cheques de dividendos e intereses.

Para cumplir con los objetivos del control interno respecto a este ciclo, se realizan
separaciones de operaciones, las autorizaciones, se identifica ante las partes
relacionadas y los miembros de la empresa aquellas personas que estarán
autorizadas para firmar los documentos, como cheques, inversiones y cualquier
otro documento de soporte para las operaciones mencionadas anteriormente, se
establece una segregación de funciones para asegurar que en una persona no se
centralice toda una operación de este ciclo, como por ejemplo el hecho de que
exista alguien que prepare un cheque, una persona diferente lo autorizará, una
tercera persona, lo entregará ya sea al proveedor o al acreedor, y una cuarta
persona fiscalizará que todo el proceso se ha realizado cumpliendo con las
normas de control interno de la empresa; los procedimientos de resguardo de
documentos, son la base esencial de este ciclo ya que cada documento de
soporte conforma una parte fundamental para la preparación ya sea de facturas
(ciclo de ingresos), o cheques (ciclo de egresos), por lo tanto se establece un
fuerte resguardo a cargo de varios empleados para asegurar siempre la
separación de funciones; y por último se establece una adecuada custodia de los
activos, cumpliendo siempre con los puntos anteriores para asegurar la legitimidad
de las operaciones realizadas.

Dentro de este ciclo se deben mantener bases de datos o archivos, como

estáticos o dinámicos, dependiendo de las operaciones que se resguarden, los
estáticos normalmente se preparan para registros de accionistas, cédulas de
intereses y dividendos, mientras que los dinámicos, se refieren a los estados de
cuenta, carteras de inversiones, y mayores auxiliares de inversionistas y
acreedores.

Como toda operación humana se considera que existen errores potenciales dentro
de este ciclo, estos errores pueden ser, la falta de una adecuada segregación de
funciones lo que permitiría que un solo empleado maneje a libertad una operación
esencial de la empresa; otro error potencial es el de no preparar las autorizaciones
adecuadas para el manejo de información, lo que abriría las puertas a un posible
jineteo de fondos por parte de cualquier empleado, así como también existe el
posible error de no resguardar adecuadamente ya sea los activos o los
documentos, puesto que sin un adecuado fundamento para realizar las
operaciones, en el caso de los documentos, estas quedarían estancadas, mientras
que en el caso de los activos, aquellos como mobiliario y equipo serían demasiado
susceptibles al hurto por parte de extraños o incluso de los mismos empleados.

El ciclo de tesorería se enlaza o relaciona con otros ciclos de auditoría, como es el

caso del ciclo de ingresos, y del ciclo de egresos, ya que recibe del ciclo de
ingresos los medios económicos para realizar sus operaciones y envía al ciclo de
egresos los medios para que este lleve a cabo sus funciones, y por supuesto tiene
un enlace básico con el ciclo de información financiera para preparar los registros
correspondientes a las transacciones realizadas en el ciclo de tesorería.

Las funciones típicas de este ciclo se refieren específicamente a la inversión y

financiamiento; subdivididas a su vez en funciones de ejecución, de registro y de
custodia. Resumiendo sus actos se pueden presentar el conjunto de funciones
típicas de la siguiente manera:

1.1. FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE TESORERIA

1.1.1. FUNCION DE EJECUSION:

a. Inversiones
 Compra de valores
 Recibir ingresos periódicos (por dividendos o interés)
  Venta de valores

b. Financiamiento
 Emisión de obligaciones y acciones representativas del
capital social, pago de intereses sobre obligaciones y
dividendos en efectivo.
 Redimir obligaciones y re adquisición de acciones

1.1.2. FUNCION DE REGISTRO:

a. Inversiones
 Contabilizar las transacciones y hacer los pases al
mayor
 Actualizar el mayor auxiliar de inversiones

b. Financiamiento
 Contabilizar las transacciones en diarios y pase al
mayor
 Actualización de los mayores auxiliares

1.1.3. FUNCION DE CUSTODIA:

a. Inversiones
 Protección de valores
 Mantener corrección de los saldos de inversión

b. Financiamiento
  Asegurarse de la corrección de los saldos de los
pasivos y capital social.

1.2. DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE TESORERIA

 Certificados o títulos de acciones

 Papel comercial y otros efectos o documentos por pagar
 Acciones y otros instrumentos adquiridos como inversiones
 Convenios para el plan de beneficios al empleado
 Cheques de dividendos e intereses

2. EL CICLO DE EGRESOS (Adquisiciones y Nominas)

Con respecto a la sección de adquisiciones, este ciclo se dedica usualmente a

clasificar las mismas entre las cuentas de activo y gastos, debido a las diferencias
en tiempo que existen entre el recibo de los recursos y el desembolso del
efectivo, las cuentas a pagar y diversos pasivos acumulados, también se efectúan
directamente por este ciclo.

Acerca de la sección de Nómina, involucra los eventos y transacciones que

corresponden a las remuneraciones a ejecutivos y empleados, este tipo de
transacciones incluyen, personal asalariado, obreros que se les paga por hora o a
destajo, comisiones al personal de ventas, premios a ejecutivos, planes de
pensiones y de participación de utilidades, vacaciones pagadas, y prestaciones a
los empleados, como los seguros médicos o ventas internas hechas a los
empleados.
Entre las funciones típicas de este ciclo se incluyen, compras, selección de
empleados y proveedores, reclutamiento, contratación, promoción y despido de
personal, relaciones laborales e industriales, capacitación y evaluación del
personal, autorización, pago y recuperación de anticipos varios, y autorización de
nóminas de ejecutivos, gerencia y confidenciales.

Los asientos comunes de este ciclo se relacionan a, compras, desembolsos de

efectivo, ajustes, nóminas pagadas, beneficios de empleados pagados,
distribuciones de mano de obra y pagos adelantados.

Así como el ciclo de tesorería este ciclo, también se enlaza con otros ciclos de
transacciones, como el de conversión por la recepción de servicios de mano de
obra, el ciclo de tesorería por el pago a proveedores, y el de información
financiera, por la preparación de los asientos y registros contables que deben
preparar esta sección de una entidad.

2.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE EGRESOS

2.1.1 FUNCION DE EJECUSION:

 Solicitud de compra
 Solicitud de cotización
 Selección del mejor cotizante
 Preparación de solicitud de compra
 Autorización para la adquisición de bienes y servicios
 Función especifica de compra

2.1.2 FUNCIONES DE REGISTRO:

 Registro y control de las cuentas por pagar y los
pasivos acumulados
  Distribución de las compras a las cuentas apropiadas
 Actualización de los registros de inventarios y costos
para controlar las compras o las devoluciones a proveedores
 Desembolsos y registros de los pagos.
 Control de los fondos fijos de caja

2.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:

 Protección del inventario
 Mantener registros correctos de inventarios

2.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE EGRESOS-COMPRAS

 Solicitudes de compras
 Ordenes de compra
 Documentos de recepción
 Facturas de proveedores
 Notas de debito y de crédito
 Comprobantes
 Solicitudes de cheques
 Cheques
 Autorización para desembolsos de proyectos

3. CICLO DE CONVERSION

Este ciclo se adapta de mejor manera a las empresas dedicadas a la manufactura

o a la transformación de materias primas, ya que sus funciones se concentran en
manejar las agrupaciones de recursos como inventarios, propiedades y equipos
depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y
otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio, así como la
etapa de producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos
adquiridos con ese propósito, materiales, mano de obra directa e indirecta.

Las funciones de este ciclo se dirigen a, contabilidad de costos, control de

fabricación, administración de inventarios y contabilidad de propiedades, así como
la transferencia de inventarios, y la aplicación del costo de mano de obra y de
cuotas de gastos de fábrica sí así se requiere.

Los asientos comunes de este ciclo se concentran en, depreciación y amortización

de costos diferidos, retiros de propiedades, transferencias de inventario, costos de
fabricación absorbidos, variaciones, y cambios en el valor en libros de inventarios
y propiedades.

El ciclo de conversión se enlaza a los ciclos de adquisición a través de las

entradas de material y mano de obra, ciclo de ingresos, por los embarques de
productos que la entidad pueda realizar, es decir ventas, y al ciclo de información
financiera, para la preparación de los registros correspondientes a los hechos
económicos que afectaron el desarrollo del ciclo.

3.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE CONVERSION

3.1.1 FUNCION DE EJECUSION:

 Expedición de ordenes de producción
 Requisición de materias primas
 Procesamiento de materias primas
 Transferencia de productos terminados al almacén
 Depreciación y amortización de activos
3.1.2 FUNCION DE REGISTRO:
 Transferencias de inventarios ( de materia prima a
proceso y de proceso a productos en proceso)
 Aplicación del costo de mano de obra
 Aplicación de cuota de gastos de fabricación
 Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria
y equipo
 Determinación de variaciones en precios y calidad
 Contabilización de desechos, desperdicios y producción
defectuosa

3.1.3 FUNCION DE CUSTODIA:

 Proteger los productos en proceso y registros
terminados
 Guardar adecuadamente los registros de manufactura

3.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE CONVERSION

 Ordenes de producción
 Relación de materiales
 Requisición de materiales
 Boletas de ruta
 Reportes de actividades
 Tarjetas de tiempo (mano de obra)
 Informes de producción
 Informes de desperdicios
 Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación
 Hoja de costos
4. EL CICLO DE INGRESOS

El ciclo de ingresos incluye las funciones que se requieren para cambiar por
efectivo los productos o servicios que la entidad auditada presta al público, incluye
tomar pedidos de los clientes, embarcar productos terminados, mantener y cobrar
cuentas y recibir efectivo de los clientes. En este ciclo se establece el control
físico y el derecho de propiedad sobre los recursos convertidos que se traspasan a
cambio de efectivo.

Las funciones típicas de este ciclo incluyen, la concesión de créditos, la entrada de

pedidos, la entrega o embarque de productos, la facturación, la contabilización de
comisiones y de garantías, el manejo de las cuentas por cobrar y del ingreso de
efectivo, el cobro de los clientes, el ajuste de facturas y el costeo de las ventas,
además el manejo de los depósitos provenientes de la ventas, y la determinación
de cuentas incobrables.
Los asientos comunes de este ciclo se basan en, las ventas, el costo de ventas,
los ingresos de caja, las devoluciones y rebajas en ventas, los descuentos por
pronto pago, las cancelaciones y recuperaciones de las cuentas incobrables, las
provisiones para cuentas dudosas, los gastos de comisiones, el pasivo por los
impuestos relacionados a las ventas, y la acumulación de gastos de garantía
sobre los movimientos realizados en el ciclo.

Los ciclos con los que tiene relación el ciclo de ingresos son, el ciclo de tesorería a
través del manejo de los ingresos de caja, con el ciclo de conversión gracias al
manejo de los embarques de productos, y con el ciclo de información financiera
para la preparación de las pólizas de diario relacionadas con las transacciones
realizadas en el desarrollo de este ciclo.
4.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INGRESOS

4.1.1 FUNCION DE EJECUSION:

4.1.1.1 Ventas
 Toma de pedidos
 Evaluación y aprobación del crédito
 Despacho del pedido y/o prestaciones del servicio
 Facturación

4.1.1.2 Ingresos de Efectivo

 Recibir remesas de efectivo por correo
 Recepción de dinero de ventas al mostrador
 Sumar el total de entradas de efectivo
 Depositar el efectivo recibido en el banco

4.1.2 FUNCION DE REGISTRO:

4.1.2.1 Ventas
 Contabilizar la factura
 Contabilizar comisiones
 Contabilizar garantías otorgadas en le venta del bien o
servicio
 Emisión de notas de crédito, ajustes a clientes por:
mercadería devuelta, ajustes a precios, errores en facturación,
cualquier otra reducción en el saldo de clientes

4.1.2.2 Ingreso de efectivo

  Contabilizar en el diario las entradas de efectivo y
efectuar pases al mayor
 Contabilizar en el diario las transacciones de ajustes a
las ventas y pases al mayor.

4.1.3 FUNCIONES DE CUSTODIA:

4.1.3.1 Ventas
 Proteger el mayor auxiliar de clientes
 Mantener actualizados los saldos

4.1.3.2 Ingresos de efectivo.

 Llevar el control correcto de los saldos de efectivo
 Llevar un control apropiado de los saldos de clientes

4.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE INGRESOS

4.2.1 Ventas
 Pedidos de clientes
 Ordenes de embarque o despacho
 Conocimiento de embarque
 Facturas de ventas
 Relación de documentos entregados para su cobro
 Recibos
 Avisos de remesas de clientes
 Relación diaria de cobros
  Relación diaria de depósitos
 Notas de debito y crédito a clientes por modificaciones en
las facturas o saldos de su cuenta

4.2.2 Ingresos
 Avisos de remesas de fondos
 Cheques recibidos
 Cintas de maquinas registradoras
 Pre listado de entradas de efectivo
 Resúmenes diario de efectivo
 Fichas de deposito bancario
 Notas de crédito
 Notas de autorización de cancelación de cuentas

5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA.

El ciclo de información financiera de una entidad no procesa transacciones como

los demás ciclos que se han descrito, mas bien, obtiene información de
contabilidad y operaciones de otros ciclos, entonces analiza, evalúa, resume,
concilia, ajusta y reclasifica esa información de modo que pueda ser informada a
la gerencia y a otros, además la recopilación de datos para su exposición en los
Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo.

Las funciones típicas de este ciclo son, traslados al mayor general, obtención de
datos para exposiciones suplementarias, preparación de asientos de diario,
consolidación, conversión de datos en moneda extranjera, preparación de
informes, retención de registros financieros, al terminar en este ciclo todos los
otros ciclos también incluye dentro de sus funciones, la compra y devolución de
compras, ventas y sus devoluciones, cobros, pagos y transacciones generales.

Los asientos comunes de este ciclo se refieren a, la valuación, eliminaciones,

reclasificación, asientos de diario y la preparación de los estados financieros
básicos y otros estados financieros.

Las formas y documentos que requiere este ciclo son, pólizas de diario, diario
general y subsidiarias, mayor general, auxiliares de mayores, y estados e informes
financieros.

En este ciclo también se cumplen los objetivos de control interno, estableciendo

personal específico para la autorización de pólizas, informes, mayores,
presupuestos, y estados financieros, cumpliendo con la separación de funciones,
el adecuado resguardo de la documentación y con respecto a la salvaguarda de
activos, los activos en este ciclo se resumen a los libros contables, formularios y
reglamentos y normativos contables.

Los errores potenciales en este ciclo pueden ser, asientos no autorizados u

omitidos, asientos con errores o incorrectos, uso de documentación sin
autorización, y estados financieros presentados indebidamente, es decir con
desviaciones a las Normas Internacionales de Contabilidad o las Principios de
Contabilidad.

En relación a los enlaces en este ciclo, basta con decir que aquí es donde se
enlazan todos los ciclos, por lo tanto este ciclo funciona como un filtro para toda la
información generada en los otros ciclos, en algunas empresas este ciclo es
llevado a cabo por el departamento de contabilidad de manera unilateral, pero
depende de las funciones establecidas para la empresa.
5.1 FUNCIONES TIPICAS EN EL CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

En el ciclo de información financiera cubre las siguientes actividades básicas:

 Originar y preparar las pólizas de diario tanto

recurrentes como esporádicas
 Registrar operaciones en el diario ( si los otros ciclos no
lo han efectuado)
 Mayorizar operaciones
 Agrupar información de revelación suplementaria
 Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y
estados financieros
 Conversión monetaria
 Obtener información de los diferentes ciclos
 Custodia de formularios y libros de contabilidad

5.2 DOCUMENTACIÓN DEL CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

 Pólizas de diario
 Diario general y subsidiarias
 Mayor general
 Auxiliares de mayores
 Estados e informes financieros

D) ERRORES POTENCIALES EN CICLOS DE TRANSACCIONES

1. CICLO DE TESORERIA
  Emisión de pago sin autorización necesaria.
 Falta de papelería de soporte en egresos de efectivo.
 La no registración por ingresos que no son de naturaleza de la entidad

2. CICLO DE EGRESOS

 Falta de ordenes o requisiciones de compras

 Que se realicen cotizaciones (mínimo 3) para compras menores
 Soporte en pago a empleados sobre una base de incentivo

3. CICLO DE CONVERSION

 Inventarios
 Anotar movimiento, sin que lo haya
 Entrada o salida no contabilizada.
 Entrada o salida contabilizada no realizada.
 Entrada o sólida no autorizada.
 Cantidades anotadas incorrectamente.
 Error en cálculos de entrada o salida.

 Movimiento valorado incorrectamente.

 Entrada o salida mal clasificada.
 Entrada o salida, anotada en periodo indebido.
 Desecho, desperdicio o producción defectuosa, cuyo
movimiento no se controla.

 Producción
 Transferencias ínter departamental:
 Transferencias no correspondidas (X reporta transferencias a
Y, y no reporta transferencia recibida.).
 Anotadas pero no realizadas.
 Realizadas, pero no anotadas.
 Movimiento de salida/entrada, no conciliada: por clasificación,
 Cantidades o valores incorrectos.
 Contabilizada en periodo indebido.
 Desechos, desperdicios, producción defectuosa,
impropiamente
 Contabilizada.

 Producción en Proceso:
 Mano de obra o gastos indirectos computados o distribuidos
Incorrectamente.
 Gastos clasificados incorrectamente como costo de
producción
 (Gastos Incorrectamente capitalizados)
 Producción terminada, no descargada.

4. CICLO DE INGRESOS

 Ingresos efectuados pero no contabilizados

 Contabilizados pero no efectuados
 Contabilizados en periodos incorrectos

5. CICLO DE INFORMACION FINANCIERA

 Asientos no autorizados.
 Asientos e información omitidos.
  Asientos con errores de anotación o suma.
 Asientos o pólizas de diario incorrectos.
 Uso o distribución de documentación, sin autorización previa.
 Submayores no conciliados.
 Estados financieros o estadísticos presentados indebidamente.

E) INTEGRACION ENTRE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES

1. CICLO DE TESORERIA

 Desembolsos de efectivo del ciclo de Adquisición y pago.

 Ingresos de efectivo del ciclo de ingreso.
 Asientos de diario que reflejan transacciones individuales o resúmenes de
transacciones. Semejantes al ciclo de información financiera.

2. CICLO DE EGRESOS-COMPRAS-NOMINA

 Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA.

 Recepción de bienes, mercancías y servicios en el CICLO DE
CONVERSIÓN.
 Resúmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA.
 Desembolsos de efectivo con el CICLO DE TESORERIA.
 Recepción de servicios de mano de obra con el CICLO DE CONVERSIÓN.
 Resúmenes de transacciones (asientos de diario) con el CICLO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA.
3. CICLO DE CONVERSION

 Entradas de material y mano de obra del CICLO DE ADQUISICIÓN Y

PAGO. (EGRESOS Y EGRESOS NOMINA).
 Embarques de productos al CICLO DE INGRESOS.
 Resúmenes de Actividad (ASIENTOS DE DIARIO) al CICLO DE
INFORMACIÓN FINANCIERA.

4. CICLO DE INGRESOS

 Ingresos de Caja al CICLO DE TESORERIA.

 Embarques de productos al CICLO DE CONVERSIÓN.
 Resúmenes de actividad (Asientos de diario) al CICLO DE INFORMACIÓN
FINANCIERA.

5. CICLO DE INFORMACIÓN FINANCIERA

 Asientos de diario de otros ciclos.

 Informes para facilitar la planeación y control de los ciclos de operaciones.

F) EJEMPLO DE PAPELES DE TRABAJO

LA TORMENTA EN EL DESIERTO P.T.

RESUMEN DE CICLOS AUDITOR
30/06/02 FECHA
CIFRAS EN QUETZALES
CICLOS ACTIVO PASIVO CAPITAL RESULTADOS
Tesorería 83325 270000 320864 22395

Ingresos 192150 -1031795

 Sumado
Sumado vertical y horizontal

LA TORMENTA EN EL
DESIERTO P.T.
CICLO DE CONVERSION AUDITOR
30/06/02 FECHA
CIFRAS EN QUETZALES
AJUSTES O
SALDO RECLASIFIC. SALDO REFEREN.
CONTABIL. DEBE HABER AUDITORIA

ACTIVO
Inventarios 475000
Terrenos 50000
Edificios 200000
Mobiliario y equipo 57000
Vehículos 75000
(-) Deprec. Acum.
857000

RESULTADOS
Gastos de ventas
Depreciaciones 6300

Gastos de Admón.
Depreciaciones 4900
11200

G) CASO PRÁCTICO

El 5 de enero de 2007 la firma de auditores Solano & Asociados, inicia la auditoría

de la empresa Negociaciones S.A., por el período al 31 de diciembre de 2006, la
empresa se dedica a realizar inversiones y manejo de efectivo como fuente
esencial de su trabajo, por lo tanto la auditoría se enfocó a las cuentas de Caja y
Bancos e Inversiones a Largo plazo, para llevar a cabo la auditoría, la empresa
presento su balance general al 31 de diciembre de 2006:
Para cumplir con las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA´s), la
Firma de auditores decide realizar los siguientes procedimientos de auditoría:

Conciliaciones Bancarias para cada una de las cuentas de la empresa.

Confirmación con las entidades donde se realizan las inversiones.

Estas pruebas se prepararon de acuerdo a las sub-cuentas que conforman las

cuentas de Caja y Bancos e Inversiones, puesto que la auditoría se realizó desde
el punto de vista del Ciclo de Transacciones de Tesorería. La conformación de las
cuentas se da a conocer en los papeles de trabajo de los auditores, los cuales se
presentan a continuación. Para la realización de las conciliaciones se cuenta con
la confirmación de saldos siguiente:

 Banco Industrial cuenta monetaria Q.1,250,000.00

 BANRURAL, S.A. cuenta monetaria Q.1,000,000.00
 Banco G&T Continental, cuenta monetaria Q. 500,000.00
 CONCLUSION

 La implementación de los ciclos de transacciones en el proceso de

auditoría, tiene como objetivo esencial buscar la simplificación del trabajo
del CPA, por lo que el manejo y técnica mecánica del proceso de
planeación y comprensión de estos ciclos le es útil

 Además el aprendizaje y la motivación de los administradores o

empresarios para implementarlos dentro de sus entidades también debe ser
comprendido por todos los profesionales que se involucran el manejo o el
control de la fiscalización de una empresa, ya que este tipo de trabajo no es
exclusivo de los contadores y auditores públicos.
 RECOMENDACIONES

 A los CPA`s lectores de este documento se les recomienda, aprender a

simplificar sus labores, ya que un buen auditor no es aquella persona que
se encajona o se conforma con procesos mecanizados que posiblemente
son funcionales, pero en la actualidad carecen de eficiencia y muchas
veces de eficacia por lo tanto, los resultados obtenidos a través de estos
amplios y poco productivos procesos de auditoría no son siempre
confiables.

 Y a los directivos, administradores y empresarios que deseen implementar

estos procesos en sus entidades se informen acerca de estos procesos
para lograr de manera eficiente el control interno de sus actividades y
procesos.
 BIBLIOGRAFIA

 Alvin Arenas, James, “Auditoría un Enfoque Integral”, editorial Pearson,

6ª. Edición.
 De Morales, Esperanza (Licda.), “ Recopilación de Auditoría por
Ciclos”, 2ª. Edición, agosto 2001, pp.(107).
 Perdomo Salguero, Mario Leonel, “Procedimientos y Técnicas de
Auditoría II”, Editorial, ediciones contables, administrativas, 2ª. Edición,
agosto 2006, pp.(195) P: 85-100.
 Ruiz de Velasco, Luis, “Auditoría Práctica”, editorial Banca y Comercio,
10ª. Edición.
 Santillana González, Juan Ramón, “Auditoría II”, editorial ECASA, 1ª.
Edición.
 Santillana González, Juan Ramón, “ Conoce las Auditorias”, ECASA,
4ª. Edición.