Análisis de las cuentas por cobrar de la

empresa Servicios Globales en salud

Informe de ejecución de práctica empresarial

Trabajo presentado por:

Daniel Alejandro Granada Quintero

Presentado a:

Diego Fernando Urrea Lopez

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Pereira.

2020
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
Introducción
Según [ CITATION Ste19 \l 9226 ]”las cuentas por cobrar es uno de los activos más

importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter

económico. Las cuentas por cobrar representan venta o prestación de algún bien o servicio que se

recuperará en dinero en sumas parciales. Puede originarse de diferentes maneras, pero en todas

las empresas o entidades económicas crea un derecho en el que le exige al tercero el pago de la

misma. En caso contrario la empresa tiene derecho a recuperar lo vendido a crédito”. Es por esto

que se hace necesario que las compañías que venden a gran escala sus inventarios manejen

programas de cobros de cartera de forma eficiente para así garantizar el flujo de sus efectivos.

La empresa Servicios Globales en Salud tiene por actividad económica la distribución,

comercialización de medicamentos y dispositivos médicos. Durante sus 5 años de creación ha

experimentado cambios constante tanto en su modalidad de ventas como es sus clientes,

actualmente la empresa maneja dos canales para la comercialización de sus productos uno de

estos es el canal institucional que es la venta directa con empresas sociales del estado y el

segundo es el canal institucional donde se vende a los diferentes comerciantes como personas

naturales y farmacias.

El presente trabajo tiene la intención de desarrollar un estudio de los clientes del canal

comercial con los cuales la empresa ha venido presentado dificultades para el cobro de su

cartera, estudiando de forma minuciosa las cuentas por cobrar para así desarrollar un manual de

funciones y mapa de proceso que ayude con la correcta gestión de la cartera y así se logre

mejorar el flujo de efectivo de la empresa y pueda cubrir sus deudas.

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud

Justificación

Debido a la gran cantidad de clientes del canal comercial que manejo la entidad durante

los periodos del 2017 y 2018 donde no estructuro un adecuado proceso de cobro de cartera se

evidencias cuentas por cobrar por gran valor de los cuales la empresa presenta dificultades para

su cobro ya que a la fecha no se ha desarrollado actividades que permitan la adecuada ejecución

de este trabajo, debido a esto los flujos de caja de la compañía han presentado disminuciones

alarmantes en estos periodos ya que sus activos corrientes no están cubriendo de forma efectiva

los pasivos corrientes.

De igual forma la entidad no está reconociendo el deterioro de cartera dentro de la

presentación de sus estados financieros lo que provoca que el alto gobierno de la compañía no

tenga acceso a la información real de esta, provocando que no se tomen decisiones efectivas

dentro del desarrollo normal de sus actividades.

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud

Objetivo general

Analizar el estado de las cuentas por cobrar del canal comercial de la empresa SGS

S.A.S, durante un periodo de 12 semanas, iniciando el 20 de febrero y finalizando el 20 de mayo

del 2020, a su vez, diseñar una matriz para realizar un sistema de identificación de morosos y

realizar cobros programados por medio de un funcionario de cuentas por cobrar.

Objetivos específicos

 Identificación de clientes morosos y recolección de datos de los clientes.

 Elaborar una matriz que permita clasificar a los clientes con los que se logró generar

contacto, priorizando las carteras de mayor valor y de acuerdo a las probabilidades de

pago.

 Generar el proceso de gestión de cartera para el contacto con los clientes.

 Delegar la función de cobro de cartera a un funcionario para las cuentas cobrables

según la matriz entregada (manual de funciones).

 Analizar las políticas de cuentas por cobrar para proceder con los ajustes de

provisione a que haya lugar.

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
Desarrollo

Identificación de clientes morosos

Cartera al 31 de diciembre
MODALIDAD VALOR TOTAL
Cartera Institucional 361,943,263
Cartera Comercial 122,797,260

Total Cartera SGS 484,740,523

Para realizar el proceso de identificación de los clientes morosos de la organización se

realizó el análisis del total de la cartera al 31 de diciembre del 2019 separando el total de las

cuentas por cobrar de acuerdo a su modalidad obteniendo los siguientes resultados expresados en

porcentaje:

% de cartera al 31 de diciembre segun su

modalidad
75%
PORCENTAJE

25%

Cartera Institucional Cartera Comercial

La cartera institucional representa un 75% del total de las cuentas por cobrar adeudando

para el año 2019 un total de $361.943.263, donde el Hospital Universitario San Jorge representa

un total del 95% del canal institucional.

Por otro lado la cartera del canal comercial de la compañía representa el 25% del total de

la cuentas por cobrar adeudando un total de $122.797.260, a la fecha este canal presenta
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
dificultades de recaudo ya que esta modalidad de venta se dio por terminado en el año 2018

dejando a la compañía con cartera pendiente con más de 50 personas.

TOTAL CLIENTES EN MORA 83

NUMERO DE FACTURAS SIN PAGAR 267

El total de los clientes en mora a la fecha son 83 personas a las cuales se les realizo un

total de 267 facturas de venta.

NUMERO NUMERO
CIUDAD CIUDAD
DE CLIENTE DE CLIENTE
Ansermanuevo, valle 1 Obando 1
Bagado, chocó 1 Pereira 28
Belalcazar 1 Pueblo rico 1
Buenaventura 2 Risaralda, 1
Cartago 4 Santa rosa 2
Chinchiná 2 Sonson , 2
Dosquebradas 9 Tulua 7
El cairo, Valle 1 Union 1
La paila 2 Villamaria, 1
La unión, antioquia 1 Virginia 1
La unión, valle 1 Viterbo 3
Manizales 7 N/A 2
Marsella, Risaralda 1

Investigando más a fondo se encontró que los 83 clientes morosos se encuentran ubicados

en 24 ciudades y municipios a nivel nacional.

Total de la cartera vencida es de $122.797.260 que equivale al 100% del total del canal

comercial. Los vencimientos de las facturas de venta van de 210 días a 937 días de vencimiento

distribuidos de la siguiente manera.

CARTERA COMERCIAL A DICIEMBRE 31 DEL 2019

NOMBRE COMPLETO 210 A 400 DIAS 401 A 600 DIAS 601 A 800 DIAS 800 A 1100 DIAS
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud

TOTAL 511,024 66,131,549 40,383,269 15,771,417

Se ubican las facturas de los clientes con el fin de verificar que estas cuenten con todos

los requisitos exigidos de ley y se obtenga más información acerca de estos

A través de la verificación documental se logró observar lo siguiente:

Total facturas sin pagar

235

32

Facturas con soporte facturas sin soporte

De las 267 facturas pendiente por pago solo el 12% de estas cuentan con todos lo

requisitos para ser cobradas, y el 88% de las facturas no tienen firma de recibido por parte del

cliente lo que a la larga dificultaría el cobro.

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
 Elaborar una matriz que permita clasificar a los clientes con los que se logró

generar contacto, priorizando las carteras de mayor valor y de acuerdo a las

probabilidades de pago.

De acuerdo a los hallazgos encontrados anteriormente se propone realizar un matriz por

factura en mora con la siguiente información:

INFORMACION DE LA MATRIZ
Tipo Fecha de vencimiento Ítem
Factura Fecha actual Código
Cedula Días de vencimiento Fecha de compromiso
Nombre Ciudad Valor de compromiso
Concepto Dirección Fecha de la gestión
Fecha de elaboración Teléfono Hora de la gestión
Observaciones

Descripción de los rubros analizados por la matriz,

Tipo: Se debe concluir si la factura tiene soporte de firma del cliente o no cuenta con esta.

Factura: Número de factura en mora.

Cedula: Numero de cedula del cliente

Nombre: Nombre completo del cliente.

Concepto: Se define si el cobro es por saldo total o se ha recibido abono por parte del cliente.

Fecha de elaboración de la factura: Fecha de realización de la factura de venta al cliente.

Fecha de vencimiento: Fecha límite de pago.

Fecha actual: Fecha al día del análisis

Saldo actual: Valor adeudado.

Ciudad: De residencia del cliente.

Dirección: De residencia del cliente.

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
Teléfono: Del cliente registrado en el sistema de la empresa.

Ítem: Número de factura por cliente.

Código: De acuerdo a la comunicación realizada con el cliente de este rubro se divide en:

Abonando: El cliente se encuentra abonando a la deuda.

Compromiso de pago: El cliente propone una fecha para realizar abonos a la deuda.

En negociación: El cliente propone una fecha para iniciar el proceso de negociación.

Inlocalizado: El cliente no contesta y no se encuentra localizado en la dirección en la que

registra en el sistema de la empresa.

No contesta: Se llamó 3 veces y el cliente no contesta.

Pendiente: No se realizado la gestión de llamarlo.

Renuente: el cliente no quiere pagar la deuda está poco dispuesto a hacer una cosa que se le
manda.

Validar: el cliente asegura que ya realizo el pago, está pendiente de validar con el área
contable para corroborar la información.

Volver a llamar: El cliente propone una fecha para volver a llamar.

Fecha del compromiso: Fecha propuesta por el cliente para realizar el abono en cuenta.

Fecha y hora de la gestión: Fecha y hora de la gestión en la que el colaborador de la empresa

realizo el proceso de gestión de cartera.

Implementación de matriz

Desde el día 12 de febrero se le realiza capacitación de la matriz a la personas encargadas

del área de facturación para que se inicie el proceso de gestión de cartera, con el cual se pretende

realizar la conclusiones pertinentes del proceso para posteriormente, realizar herramientas de

 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
trabajo que le permita a la organización gestionar de forma efectiva el recaudo de los dineros

para así mejorar sus flujo de efectivo dentro de la organización.

El área de facturación logra concluir en su mayoría el diligenciamiento de la matriz hasta

el día 20 de marzo cuando se declaró el estado de emergencia del Covid-19 y la cuarentena

obligatoria, igualmente el trabajo desarrollado permite continuar con el proceso planteado en el

plan de prácticas.

Conclusion de clientes contactados Conclusion de clientes contactados

por facturas por facturas en porcentaje
66
60
25%
22%
41 42

15% 16%

16 16
12 12
6% 6%
2 4% 4%
1%
O O ON O N TE NTE AR AR
A ND A G A CI ZAD S TA IEN E L ID M
P E A
ON DE CI
I
A L ONT ND NU V A LL
A B ISO GO OC C PE RE A
E IL ER
N NO
OM EN LV
PR VO
C OM
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
Del 100% de los clientes en mora no se alcanzó a realizar contacto con 16% la mayoría de las

llamadas se iban a buzón de mensajes, el 25% de los clientes son renuentes es decir que no van a

cancelar la cartera pendiente la mayoría manifiestan que ya pagaron pero no entran soporte de

transferencia o consignación, el 15% no se logra localizar ni con número de teléfono o la

dirección suministrada en la facturas, el 22% acepta la deuda y propone realizar negociación con

el fin de cancelar la cartera, el 6% propone fechas y valores para realizar los compromisos de

pago, el 6% de estos se encuentran abonando a la cartera y el 4% manifiesta que no tiene dinero

en el momento que se llame después.

Del 4% de los clientes que declararon haber realizado abonos en fechas anteriores se logro

identificar con los soportes entregados por estos que de 2,650,800 que estaban pendientes por

identificar en el banco empresarial 856,861 pertenecían a los clientes del canal comercial,

quedando pendiente por identificar 1,793,939.

Consignaciones por Total valor pendiente por Consignaciones sin Consignaciones

Resultado
verificar en validar contablemente identificar identificadas con soporte
contabilidad 3,521,315 2,650,800 856,861 1,793,939

Generar el proceso de gestión de cartera para el contacto con los clientes

Se realiza un mapa de proceso con el fin de que la persona encarga de hacer los cobros de

la cartera tenga claro cuáles son los pasos a seguir para realizar su labor de forma efectiva y así

garantizar un recaudo efectivo de las cuentas por cobrar de la compañía.


1. Identificación de las
ventas mensuales
2. crear un listado de
cartera.
3. Depurar los clientes
morosos que están ya en
procesos de cobro jurídico
4. realizar el primer contacto
con los nuevos deudores
¿El contacto con
el deudor fue
posible?
Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
12
¿El deudor cumplió
con el acuerdo de
NO
pago?
8. Hacer seguimiento y
solicitar los soportes
de pago
SI
9. Actualizar la base de
7. Revisar la
datos con los ingresos
pertinencia de la
recibidos
propuesta del pago
14. Realizar informe de
6. Establecer si el pago 10. Entregar al
gestión de cartera de
se hará en su totalidad departamento contable y a
clientes morosos
o abonos parciales área jurídica
SI
13. Realizar notificación al
NO 11. Hacer segundo área de ventas para cerrar el
contacto con los nuevos canal comercial con el
deudores
¿El deudor expresa
cliente
intención de pago?
5. Verificar si el 12. Notificar al área jurídica
SI deudor expresa SI NO
para que se realice el cobro pre
intención de pago jurídico y jurídico si es el caso
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud

Delegar la función de cobro de cartera a un funcionario para las cuentas cobrables según la matriz realizada

SERVICIOS GLOBALES EN SALUD - SGS SAS Fecha aprobación: 15/04/2020

MANUAL DE FUNCIONES DE PERSONAL Versión: 003

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO AUXILIAR DE FACTURACION Y CARTERA
CARGO DEL JEFE INMEDIATO COORDINADOR DE FACTURACIÓN PERSONAL A CARGO NINGUNA
PROPOSITO DEL CARGO Ejecutar los procesos de facturación y cartera, aplicando las políticas, normas y procedimientos definidos por la Dirección administrativa y la Coordinación
de facturación, a fin de garantizar el cumplimiento de la facturación de los clientes en los tiempos establecidos y realizar control a las cuentas de cartera.
RESPONSABILIDADES FUNCIONES CICLO PHVA FRECUENCIA
Elaborar, registrar y revisar diversas Archivar las facturas de venta, oficios y demás radicados de capita y eventos DM y MX, así como Hacer Semanalmente
actividades propias del área de facturación los oficios recibidos y despachados.
y cartera, así como apoyar la elaboración y Revisar constantemente el cuadro de ejecución de MX y DM, al igual que la cápita, conel fin de Hacer Permanentemente
presentación de informes y estadísticas. tener precisión con respecto a cuánto se ha facturado y el respectivo pendiente, notificando al
Director Administrativo y la entidad ESE SALUD PERERIA.
Identificar las ventas mensuales creando un listado de CARTERA, depurando así a los clientes Hacer Semanalmente
morosos.
Realizar contacto con los deudores, identificando si presentan intención de pago. Hacer Semanalmente
Analizar las propuestas de pago de los clientes morosos, teniendo en cuenta factores como: Verificar Semanalmente
totalidad del pago, tiempo establecido para ese pago, compromisos anteriores no cumplidos.
Actualizar base de datos con los ingresos recibidos, presentando soportes legales e informe al Hacer Permanentemente
departamento contable y al área jurídica.
 Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud
Realizar notificación al área de ventas para cerrar el canal comercial con el cliente, cuando sea el Hacer Eventualmente
caso.
Análisis de las cuentas por cobrar de la
empresa Servicios Globales en salud