LA CONCEPCIÓN DE LOS ESPACIOS DE DIÁLOGO COMO PROYECTOS, UNA

REVISIÓN DE LA ETAPA PREVIA AL ESTABLECIMIENTO DE UN ESPACIO DE

DIÁLOGO, A TRAVÉS DE LA METEDOLOGÍA PMBOK
El presente ensayo aborda la preparación de un espacio de diálogo, tratándolo como un
proyecto de acuerdo a la metodología del PMBOK1.
La quinta edición del PMBOK, en su tercera página, define al proyecto como “al esfuerzo
temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La
naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final
definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se
termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o
cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.”2
Se observa de la cita antes mencionada que el establecimiento de un espacio de diálogo
puede encajar dentro de la definición de proyecto, puesto que es un servicio único, de
naturaleza temporal, y que tiene un objetivo, al alcanzar el objetivo, se entiende culminado
el espacio de diálogo.
Continuando con la metodología propuesta, todo proyecto, incluido el establecimiento de
un espacio de diálogo cuenta con procesos que deben agruparse en 5 grupos3, que para
el presente ensayo serán denominados como etapas, las cuales son:
 “Inicio. Etapa para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto existente al
obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.
 Planificación. Etapa para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y
definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos propuestos del
proyecto.
 Ejecución. Etapa para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.
 Monitoreo y Control. Etapa para rastrear, revisar y regular el progreso y el
desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y
para iniciar los cambios correspondientes.
 Etapa de Cierre. Etapa para finalizar todas las actividades (…)a través de todos los
Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.”4
Puesto que, la pregunta que da pie al presente ensayo se refiere a la visualización de la
fase previa y las reglas básicas para poder instaurar y llevar adelante un proceso de
diálogo, se abordará la misma a través de las etapas de “Inicio”, “Planificación” y
“Ejecución” antes definidas. En ese orden de ideas, continuamos con la etapa de Inicio
1. INICIO5
El inicio de todo proyecto requiere que se defina al mismo, se comprometan los recursos
iniciales, los interesados del mismo, al director del proyecto y el acta de constitución y
registro de interesados.

1
PMBOK “Project Managment Body of Kowledge” – Guía de los Fundamentos para la Dirección de
Proyectos. Es una metodología para la preparación, ejecución y cierre de proyectos reconocida
internacionalmente por el Project Managment Institute (PMI) https://www.pmi.org/
2
Project Managmenet Institute, PMBOK “Project Managment Body of Kowledge” (Guía de los Fundamentos
para la Dirección de Proyectos, Quinta edición, Pensilvania, 2013, pp. 3.
3
Ibidem, pp. 4.
4
Ibidem, pp. 48.
5
Interpretación propia de la definición establecida en la obra citada previamente. Ibidem pp. 54
Trasladando los requerimientos previamente enumerados, al establecimiento de un
espacio de diálogo, deben realizarse las siguientes acciones:
 Definir el alcance inicial se refiere a identificar el objetivo del diálogo. Se entiende que
todo diálogo debe tener una finalidad, ya sea que se trate de llegar a un acuerdo,
abordar una problemática u otro que sea necesario. Ello es importante, debido a que
la falta de una meta clara genere que los recursos y tiempos invertidos en el proceso
de diálogo devengan en infructuosos. Por ejemplo, se podría definir el espacio como
“Establecimiento de la mesa de diálogo para el desarrollo económico y social de la
Comunidad Campesina San Martín de Porres”.
Por lo tanto, se considera que cualquier otro objetivo, proceso, tarea u acción distinta,
que no lleve al objetivo identificado, debe considerarse como fuera de los alcances
del proyecto y por ende deben desestimarse.
Recurriendo al ejemplo de las líneas precedentes, discutir asuntos respecto de
agravios ocurridos en años anteriores debe evitarse en la mesa de diálogo.
 El siguiente punto a tratas es definir a los interesados. En lo que respecta a lo
expuesto en el segundo módulo del curso de diálogo de la maestría de Solución de
Conflictos, dictada por la Universidad San Martín de Porres (en adelante el
PRESENTE MÓDULO), quienes integren el espacio de diálogo deben contar con
representación, facultadas y legitimidad; los mencionados criterios deberán ser
considerados para determinar quiénes serán los participantes efectivos.
Además de lo previamente señalado, el PMBOK establece que deben identificarse a
todos los interesados que puedan ejercer alguna influencia sobre el resultado del
proyecto. En ese sentido, recurriendo al ejemplo de la Comunidad Campesina San
Martín de Porres, no puede obviarse en el espacio de diálogo al presidente del
Teniente Gobernador de la zona; que, si bien no forma parte de la estructura de la
comunidad, tiene la injerencia suficiente como para que el diálogo se lleve con éxito o
se trunque.
 Debe designarse al director del proyecto. En el caso del diálogo, deberá ser la
institución o persona encargada de disponer todo lo necesario para el diálogo, ya sea
que se trate del espacio físico, del espacio de diálogo como tal, de un mediador,
amigable componedor, conciliador o la figura que fuese. Cabe precisar que una de las
partes puede ser quien disponga de lo necesario para llevar a cabo el diálogo, pero
ello no es recomendable; por asuntos de igualdad entre las partes.
 Cabe precisar que de acuerdo a la metodología PMBOK, el financiamiento del
proyecto debe manejarse fuera del mismo. En nuestro ejemplo, una de las partes
puede ser quien solvente los gastos de la instalación del espacio de diálogo, pero ello
no debe influir en quien es el cargado del mismo.
 Finalmente, todo lo logrado en esta etapa debe ser recogido en el acta de
constitución del proyecto y en el registro de interesados. En nuestro ejemplo de la
Comunidad Campesina San Martín de Porres, es necesario que antes de la primera
sesión de negociación ya exista un documento de compromiso para asistir a la mesa
de diálogo que estará a cargo de digamos la Defensoría del Pueblo y que aportará
cada una de las partes para que la misma se lleve a cabo.
2. PLANIFICACIÓN6
La planificación de todo proyecto requiere que se detallen los objetivos, se desarrolle una
línea de acción y se establezcan los documentos necesarios para llevarlo a cabo.
Trasladando lo señalado al proceso de diálogo, debe realizarse lo siguiente:

6
Interpretación propia de la definición establecida en la obra citada previamente. Ibidem pp. 55
  Redefinir los objetivos. En la etapa de Inicio se delimitó el alcance del espacio de
diálogo; por lo que corresponde en este punto es delimitar los objetivos específicos
del mismo. Lo cual deberá plasmarse en la agenda a seguir.
 Se debe desarrollar la línea de acción, lo cual significa que deben planificarse las
actividades a realizar; es decir, debe preverse toda la logística necesaria para llevar a
cabo las reuniones, para lo cual deben generarse opciones de contratación, por
ejemplo, de locales, elementos de oficina necesarios, contratación de personal
auxiliar (limpieza, por ejemplo) y servicios que garanticen un mínimo de comodidad.
 Establecer los documentos para llevar a cabo el proceso de diálogo. Deberán
diseñarse los documentos necesarios tanto para el nivel logístico como para todo lo
que requieran las partes. Así, por ejemplo, debe prepararse un check list con todo lo
necesario en lo que se refiere a logística de local, de ofimática o cualquiera de los
elementos que se utilicen para el espacio y un cronograma para la ejecución de cada
elemento. Por otro lado, este es el punto en el cual debe diseñarse la propuesta de
reglamento del espacio de diálogo, diseño de modelo de actas en los cuales se
recogerán los eventuales acuerdos, las formalidades de acreditación representación y
listas de asistencia.
3. EJECUCIÓN7
La ejecución de cualquier proyecto consiste en realizar las acciones que concreten lo
establecido en la etapa de planificación. Así, por ejemplo, debe elegirse y contratar local,
conseguir los elementos de ofimática, contratar y asegurarse de la calidad de los servicios
de comodidad, tener listos los documentos a utilizar, entre otros que se hayan planificado.

4. MONITOREO Y CONTROL; Y CIERRE

Estas etapas exceden de la fase previa a la instalación del espacio de diálogo; puesto que
se tratan de momentos en los que se da el mismo y posterior a este. Cabe precisar que, si
se trata de un espacio de diálogo con múltiples reuniones, podrá monitorearse de tal
manera que se puedan mejorar aspectos de acuerdo a las características propias de cada
espacio.
5. CONCLUSIONES
Al igual que los espacios de diálogo, los proyectos cuentan con un inicio, desarrollo y final;
motivo por el cual la metodología reconocida para la dirección de proyectos es compatible
con el establecimiento de un espacio de diálogo.
La metodología PMBOK ha sido comprobada y validada de forma internacional, motivo
por el cual asegura un estándar mínimo de calidad, siempre que se hayan definido con
precisión los objetivos.
Cabe precisar que la metodología PMBOK, sirve únicamente para el planeamiento y
ejecución del espacio de diálogo; mas no reemplaza a las estrategias, tácticas, técnicas o
metodologías de las partes para evaluar y conseguir información; expresar sus ideas,
opiniones, posiciones e intereses.

7
Interpretación propia de la definición establecida en la obra citada previamente. Ibidem pp. 56