FOLIACION TINTA: ¿Por qué no es recomendable foliar los documentos de

archivo con tinta?

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Creado el 2002-09-17 09:21:10 (Actualizado el 2003-02-05 12:39:24)

“La foliación es una operación incluida en los trabajos de ordenación y consiste en numerar
correlativamente todos los folios de cada unidad, tiene como principal objetivo no solo la
numeración en un orden sucesivo sino también en constituirse en una herramienta de
identificación y control.
Uno de los aspectos a considerar en la foliación, es el de la elección de los productos y materiales
con los que se hace, frente a lo cual el Archivo General de la Nación recomienda el uso de
materiales que sean reversibles, estables y compatibles en el tiempo con el papel, por eso se
sugiere el uso de “lápiz de mina negra y blanda (HB y B)” en el entendido que la documentación
de archivo no debe ser alterada en su originalidad con procedimientos que atenten con sus
características físico-químicas. (Ver Mini-manual de Tablas de Retención Documental,
Reglamento General de Archivos, Acuerdo 048 de 2000 y Ley 524 de 2001).
Esta recomendación se ha visto cuestionada con argumentos sobre la seguridad y control de los
documentos, sobre lo cual puede decirse que se ha detectado a lo largo del trabajo de regulación
de los procesos archivísticos, que la seguridad y el control no depende tanto del material con el
que se hace la foliación sino con otros procedimientos de manejo archivístico. Así hay diferentes
controles que se pueden ejercer, como es el tener los archivos con los debidos inventarios que
incluya datos como la cantidad de folios por expediente y la correspondiente identificación en las
carpetas, almacenar los documentos con estrictas medidas de seguridad en espacios
diferenciados y de acceso restringido, servir o prestar la documentación con estricto control y
colocar sellos institucionales junto con la foliación entre otros.

Bajo esta perspectiva, cabe anotar que una foliación en esfero no es un impedimento estricto para
alterar un documento pero sí eventualmente dificultaría el procedimiento de posible falsificación.

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriormente expuestas y dependiendo de las

necesidades del manejo documental que han expresado diversas entidades por las
características de reserva o de seguridad los documentos, se hace necesario considerar la
foliación en materiales más permanentes.

Así, de acuerdo con un análisis especializado realizado en el A.G.N. en Febrero de 2001, se

hicieron pruebas de acidez y solubilidad con distintos materiales para evaluar su comportamiento
e idoneidad para una posible utilización.

De acuerdo con los resultados encontrados en el estudio, una posible opción de uso es la del
esfero negro (Kilométrico /Paper Mate) que presentó unos niveles no muy altos de acidez y
características de insolubilidad en agua y solubilidad en los demás solventes lo que limitaría
futuros procedimientos de conservación y restauración que implique en uso de ese tipo de
productos.

Por lo tanto, la decisión con respecto al material a usar corresponde a la evaluación que hagan
los encargados de los archivos a la luz de las necesidades de servicio de la entidad y a las
ventajas y desventajas que puedan dilucidarse del uso de estos materiales viéndose como una
opción viable el uso de esfero negro (Kilométrico/Paper Mate)”.