UNI

MIN
UTO
Análisis y Evaluación
de Proveedores
Manene Luis Miguel
Documento que describe los procesos del proceso de compras y el Análisis y
Evaluación de Proveedores.

Mg. Jairo Sáenz Córdoba

Compras y Suministros
UNIMINUTO
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Compras y Suministros
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ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La importancia de la función de compras es absoluta, ya que cualquier ahorro que

se consiga al efectuar las compras de suministros para una organización
empresarial tiene un efecto amplificado en la tasa de rentabilidad sobre la
inversión, además de la rapidez en la respuesta, que supera cualquier otra
reducción de costos obtenida por cambios adecuados en los recursos de la
empresa.

La Dirección de Compras y Aprovisionamientos

La gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores

para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total, y proporciona
una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de
beneficio, convirtiéndose en un elemento estratégico de la organización
empresarial.

La actividad de compras juega un importante papel en las organizaciones, dado

que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del
valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos
relativamente pequeñas pueden tener un mayor impacto sobre los beneficios que
iguales mejoras en otras áreas de la organización. La función de compra “tiene por
objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el
abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y
precio.”

La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas como

la innovación y prospección de nuevos mercados y participación en el desarrollo
de productos, necesitándose una mayor tecnificación de los compradores, e
incluso departamentos de ingeniería de compra.

Las responsabilidades básicas de la gestión de compras son:

 Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta su

programación

 Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad

requeridas.

 Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible.

 Lograr el cumplimiento de las condiciones y plazos de entrega requeridos.

 Prevenir las variaciones de precios en el mercado, así como de sus

tendencias.

 Administrar y gestionar el aprovisionamiento de existencias.

 Participar en las conclusiones y estrategias de la organización.

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El gestor de compras y suministros debe realizar las siguientes actividades:

 Búsqueda y evaluación de proveedores: se trata de tener una calificación

de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a las
necesidades de la empresa.

 Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus

características técnicas , códigos de identificación , suministradores ,
precios y condiciones de entrega y pago.

 Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de

entrega, en función de las previsiones de compra.

 Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y

financiero.

 Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los

volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

 Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento

de los mismos hasta su recepción y control de la calidad.

 Solventar discrepancias en la recepción del producto. Resolver las

incidencias producidas en la administración y gestión del aprovisionamiento
en cuanto a solicitudes y reclamaciones de productos, documentación,
incumplimiento de pedidos y plazos.

 Establecer y asegurar los niveles de stock óptimo y mínimo de existencias

necesarios para garantizar el control y la rentabilidad del aprovisionamiento
y el mantenimiento del proceso productivo y comercial.

 Realizar el inventario de existencias .cumpliendo los procedimientos

establecidos.

 Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad de los

productos y/o servicios.

 Registrar las entradas y salidas de existencias en soporte informático o

documental.

 Para cumplir sus objetivos, la función de compras deberá realizar las tareas
siguientes:

 Analizar los productos, materiales y/o materias primas de los que necesita
aprovisionarse.

 Estudiar las fuentes de suministro (Análisis del mercado de proveedores).

Segmentación de proveedores por familias de productos y/o servicios

 Establecer las condiciones de calidad, plazo de entrega, precio, etc.

 Selección de proveedores. Analizar y valorar las ofertas recibidas de varios

proveedores, en base a unos factores de selección, calculándose los
costes, gastos y beneficios esperados de cada una de las ofertas.

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Seleccionar al proveedor que más se ajuste a las condiciones y

necesidades del comprador

 Confeccionar el fichero de proveedores y la ficha de productos, para que el

personal de compras pueda utilizarlo en futuros aprovisionamientos.

 Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo

empaquetado, presentación, etc

 La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas

posibles.

 La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima

fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega con técnicas
JIT(just in time)

 El seguimiento y control de todos los acuerdos y condiciones establecidos

con el proveedor.

 La venta de los productos excesivos y obsoletos, existentes en los

almacenes.

Las principales etapas del proceso de decisión de compra:

1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el

comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio.

2. Búsqueda de información. En esta etapa el comprador debe acopiar toda la

información de los proveedores posibles, que considera necesaria para fundamentar
sus análisis y la toma de decisiones.

3. Formación de alternativas. A partir de la información recopilada el comprador

determinará las alternativas de compra.

4. Evaluación de alternativas. El comprador en cada compra determina cuáles son los

principales criterios de selección, evaluándose cada alternativa para llegar a
seleccionar la que es más conveniente para la empresa.

5. Decisión de compra. Considerando la evaluación anterior se llega a la decisión de

compra.

6. Ejecución de la compra. Esta importante etapa comprende el conjunto de acciones

para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente.

7. Seguimiento y control postcompra. Luego de ejecutada la compra debe mantenerse

un control del producto o servicio durante todo el ciclo de suministro y posterior
consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de
reclamación. Por tanto, debe establecerse e implementarse un sistema de inspección
u otras actividades similares en donde necesariamente deberán participar aquellas
personas que tienen que ver directamente con la utilización del producto.

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente deben

estar incluidos los siguientes ítem:

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 Oportunidad de entrega de los productos solicitados

 Precios
 Lugar de entrega (instalaciones de la empresa u otro lugar establecido )
 Cantidad de productos de acuerdo a la solicitud realizada.
 Marca o especificaciones solicitadas.
 Estabilidad financiera
 Credibilidad en el mercado
 Información oportuna acerca de nuestro pedido
 Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos
solicitados.

Los principales indicadores del departamento de compras son:

 Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

 Total de compras/Número de compras.
 Porcentaje de compras rechazadas.
 Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima.
 Inventario/Ventas .
 Costo promedio de Orden de compra.
 Tiempo promedio de entrega de pedidos .
 Número de orden por mes en comparación con el año anterior.

CALIDAD CONCERTADA

Asimismo, una buena actividad para mejorar la gestión de compras es la utilización de

la llamada Calidad Concertada, que fomenta la relación, mediante la selección de
determinados proveedores, con los cuales se mantiene una relación en virtud de la
cual no se compra el producto sino más bien su capacidad de fabricación; en el
sentido de que se crea un compromiso mutuo, basado en una transparencia
informativa , sobre todo en lo concerniente a previsiones de compras y capacidad de
fabricación con objeto de garantizar , por parte del comprador , una calidad de acuerdo
con las especificaciones solicitadas , y un determinado volumen de compras a cambio
de conseguir del proveedor un máximo de flexibilidad en los suministros con reducción
de los tiempos de entrega y precio del producto. En definitiva, bajo este concepto el
proveedor se convierte en un “partner” o socio figurado, siendo, sin duda, un eslabón
más dentro de la cadena logística de la empresa. Luego el proveedor “partner” es un
proveedor integrado en la organización de la empresa comprometido en compartir los
riesgos y beneficios, debiendo mantener de continuo el nivel de calidad establecido así
como la fiabilidad en plazos de entrega y su desarrollo en tecnologías de procesos.

La “Calidad Concertada en los Suministros” establece los principios básicos que deben
cumplir las empresas Cliente y Proveedor para asegurar, entre otros, el procedimiento
rápido y productivo de la entrega y recepción de mercancías. Hay que resaltar que la
clave de la “Calidad Concertada” es parte de la confianza que deben tener entre sí
Cliente y Proveedor para mantener unos flujos de información y físicos rápidos,
seguros y de calidad. A su vez la confianza conlleva sólidos vínculos comerciales, que
deben corresponderse con procesos internos eficientes por ambas partes con los que
se consigue la máxima productividad de procesos como por ejemplo en el de la
“Entrega y Recepción”.

Por último, la gestión de compras a través de Internet brinda grandes oportunidades a

la empresa y que se pueden resumir en las siguientes:

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1.- Disminución de los precios de adquisición de las compras: Esta disminución en los
precios se consigue debido a varios factores aunque básicamente se pueden englobar
en:
a) Negociaciones más eficaces y eficientes debido a las posibilidades de
intercambio de información con los proveedores.

b) Acceso a mayor número de proveedores potenciales con mayor número de

ofertas.

2.- Disminución de los costes de los procesos debido a la mejora de la eficiencia de los
mismos: Es debido a la más sencilla interactividad y colaboración con los proveedores
y la integración de los mismos en la cadena de valor permitiendo redefinir los procesos
para conseguir una mayor eficiencia y eficacia, y por tanto, la consecuente disminución
de costes.

3.- Reducción de costes de compra debido a la eliminación de intermediarios: Debido

a la facilidad de intercambio de información entre las distintas empresas, puede
redefinirse la cadena de distribución.

4.- Ampliación del número de proveedores potenciales y disminución del tiempo de

localización: El comprador tiene acceso rápido y económico a gran cantidad de
proveedores potenciales tanto a nivel nacional como internacional, teniendo mucha
información adicional sobre los mismos que le posibilita su fácil localización y
evaluación.

5.- Disminución del tiempo de aprovisionamiento: Debido a la facilidad de interacción

con los proveedores disponibles para un producto/servicio determinado y la
redefinición de los procesos.

6.- Mejoras en la gestión de stocks y disminución de los niveles de inventario: La

mayor información que se tiene de los proveedores y clientes y de la demanda y la
oferta, ofrece la posibilidad de gestionar más correctamente los stocks, disminuyendo
el nivel de inventario.

7.- Mayor aprovechamiento de los recursos humanos del área de compras:

Informatizando los procesos de gestión de compras, se posibilita que los
coordinadores de esa área puedan centrarse en acuerdos estratégicos en lugar de
dedicarse al trabajo del día a día.

8.- Información precisa sobre el estado del proceso de compra: Debido a la importante
comunicación existente entre los sistemas de información tanto de cliente como de
proveedor, el primero tiene siempre acceso a la información sobre el estado actual de
cada uno de sus pedidos.

Marketing y estrategia de compras.

El marketing de compras consiste en actividades de investigación relacionadas con

entorno, el mercado, el producto y los suministros, con el objeto de satisfacer las
necesidades de la empresa y poder así generar una ventaja competitiva.

Se trata pues, de investigar el mercado de suministros. La utilización del marketing de

compras fortalece las actividades de planificación de suministros, mientras que la
integración entre proveedor y cliente añade una disponibilidad de referencias para
completar contratos de compras a largo plazo.

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A la hora de evaluar proveedores, es importante considerar los aspectos:

 Económicos: coste total de la compra, contratos de colaboración, etc.

 Logísticos: plazos de entrega, tamaños de lote mínimos, pedidos abiertos,

etc.

 Cualitativos: relacionados fundamentalmente con la calidad del producto

 Estratégicos: el tipo de relación estratégica que puede establecerse con un

proveedor es función directa de la importancia de los productos o servicios
a comprar. Esta importancia es el resultado del cruce de dos factores: su
disponibilidad en el mercado y su importancia dentro del producto
terminado, del cual llegará a ser parte.

Básicamente, la estrategia para el comprador se puede definir en términos de la

minimización del poder negociador de los proveedores. Es así como los clientes
deben definir estrategias dirigidas a mitigar factores como concentración de
proveedores, la escasa representatividad de las compras, costos del cambio,
productos únicos y diferenciados, la poca existencia de fuentes alternativas,
amenaza de integración hacia delante, la imposibilidad del cliente de integrarse
hacia atrás y poseer elevados costos de negociación.

Teniendo en cuenta lo anteriormente mencionado, la selección del proveedor debe

hacerse a partir del análisis de las siguientes variables:

 Estabilidad y competitividad del grupo de proveedores: El análisis de la

competitividad de un proveedor determinado y la posición que ocupe este
en su sector, determinará la conveniencia de elegirlo. Por otra parte, si una
empresa elige a un proveedor que posea estrategias de calidad,
especialización o diferenciación, con unos costos adecuados o inclusive
algo superiores, asegurará suministros de calidad, lo cual garantizará de
alguna manera, la elaboración de productos de calidad. Así mismo, el
hecho de elegir proveedores que puedan mantenerse en el tiempo, y que
puedan satisfacer las necesidades de la empresa en el largo plazo,
minimiza el riesgo de incurrir en costos de cambio ya que el cliente no
tendrá que cambiar de proveedor.

 Grado óptimo de integración vertical: Esta variable está determinada por

aspectos estratégicos específicos tales como obtener componentes o
materiales exclusivos, diferenciación y el acceso a alternativas como
contratos a largo plazo, integración piramidal y ubicación estratégica.

 Asignación de las compras entre proveedores calificados: La empresa debe

procurar no comprar todos sus acopios de suministros a un solo proveedor.
Por lo contrario es conveniente atomizar el riesgo de depender de un único
proveedor, distribuyendo las compras entre varias alternativas competitivas,
minimizando también el riesgo de incurrir en costos de cambio posteriores o
de requerir productos demasiado especializados o de costos elevados. Sin
embargo, el cliente debe garantizar un volumen suficiente para cada
proveedor con el fin de obtener un poder de negociación importante frente a
su proveedor.

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 Creación de la ventaja máxima frente a los proveedores elegidos: El

comprador debe enfocar sus esfuerzos en lograr la máxima ventaja frente a
sus proveedores. En este orden de ideas, deberá adoptar estrategias que le
permitan evitar los costos de cambio del proveedor, promover la
estandarización en los productos, crear una amenaza creíble de integración
hacia atrás, y el uso de la integración piramidal para incrementar el poder
de negociación de los compradores.

El análisis de la estructura de proveedores puede también aportar conclusiones

estratégicas importantes para el negocio, en función de:

 El excesivo grado de dependencia

 El poder de negociación de los proveedores
 La importancia del producto que compramos para nuestro proveedor
 El coste de cambio de proveedor
 El sistema económico-financiero del proveedor
 La estrategia del proveedor

En función de las relaciones operativas entre proveedor y cliente se pueden definir tres
clases o niveles de referencia para los proveedores, pudiéndose establecer los
siguientes tipos de relaciones según se trate de uno u otro nivel o clase de proveedor.
Así tendremos.

1.-El Proveedor Convencional

 Negociaciones basadas en las especificaciones cualitativas mínimas y el

precio: la empresa cliente encuentra a todos los proveedores disponibles en
el mercado, y sobre la base de unas especificaciones cualitativas mínimas,
elige aquellos que le garantizan los precios más bajos. Esto se consigue
gestionando varios proveedores, tanto para tener fuentes alternativas como
para crear una competencia de precios.

 Los suministros basados en pedidos únicos a corto plazo: no hay garantía

para el proveedor en cuanto a los pedidos futuros.

 Evaluación regular de los suministros (aceptación): Los suministros deben

ser comprobados al 100%, excepto que basándonos en datos históricos o
la poca importancia del componente, la empresa cliente decida
unilateralmente tomar muestras o permitir el acceso libre.

 La necesidad de evitar faltas en el almacén: Al no saber la empresa cliente

si los procesos del proveedor están “a riesgo” en lo que se refiere a la
Garantía de Calidad y la capacidad de responder a cambios en el plan,
debe protegerse almacenando reservas de tales materiales.

2.-El Proveedor Asociado

 Relación a largo plazo, que se revisa periódicamente: Una vez que el

proveedor ha comenzado a ser proveedor regular y tiene las características
necesarias para seguir siéndolo, no se le pone en competencia en cada
compra, sino que se beneficia de una relación a medio/largo plazo (calidad
concertada). Las condiciones se definen cada año y si se encuentra un
proveedor alternativo, no se le cambia inmediatamente, sino que se intenta

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rehabilitar al proveedor asociado, incluso ayudándola a alcanzar el nivel de

su competidor.

 Calidad garantizada y auto-certificada de acuerdo a criterios ya acordados:

Para llegar a ser “asociado”, el proveedor habrá tenido que pasar una
evaluación de capacidad de proceso por parte del cliente. La auto-
certificación, a través de un reconocimiento firmado de responsabilidad,
podría constituir el primer paso necesario para establecer este tipo de
relación, pero con el deseo de llegar a una garantía de auto-certificación
firmada por una vez para toda la relación y no mediante documentos para
cada ocasión.

 Responsabilidad total sobre los suministros entregados: El proveedor tiene

responsabilidad total sobre las consecuencias de cualquier falta del
producto vendido.

 Aceptación sin test: Se elimina el control de entrada, garantizando ahorros

económicos: eliminación de la inspección, reducción de stocks y reducción
del tiempo de producción (trabajo en curso). Es frecuente compartir parte
de estos ahorros con el proveedor que ha alcanzado el acceso libre.

 Suministros directos a los departamentos en un flujo “pull”, sin mantener

stocks en reserva: Una empresa que utiliza la organización just-in-time
puede dirigir los suministros directamente a los departamentos de
producción. Esto conduce a modificaciones en el sistema logístico, pero
también a muchas ventajas: no hay almacenamiento intermedio, ni
evaluación, ni recogida y manejo de suministro. Las compras justo a tiempo
(JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la
inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja
calidad y los retrasos. Las ventajas que ofrece el sistema de compras JIT
son:

o Suministros frecuentes, en pequeños lotes, o en base a pedidos

abiertos: La implantación de la logística just-in-time conlleva recibir
pequeños lotes con mayor frecuencia que antes.

o Mejoras sistemáticas en la calidad y el precio de los productos

suministrados: Si el cliente está en el camino hacia la Calidad Total,
el proveedor asociado no puede aislarse de esa estrategia y debe
contribuir garantizando mejoras continuas.

o Consultas y formación a proveedores: El cliente invertirá en

acciones y recursos que facilitan el desarrollo de la organización del
proveedor.

3.-El Proveedor Socio

Además de las características operativas asociadas a los proveedores asociados,

otras características específicas son:

 Cooperación en el diseño de nuevos productos y tecnologías: El proveedor

se integra en las operaciones de la empresa cliente, basándose en la idea

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de que el proveedor vive del negocio del cliente y el cliente vive de la

capacidad del proveedor para hacerlo posible.

 Inversiones conjuntas en I+D y en avances tecnológicos: Este punto es una

consecuencia directa del anterior.

 Intercambio constante de información concerniente a los procesos y

productos: El envío inmediato de información sobre el mercado de la
empresa cliente, directamente al proveedor, permite a ambas partes hacer
unas estimaciones globales rápidas e introducir puntualmente los cambios
o las mejoras requeridas