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Bitacora de Obra PDF
Bitacora de Obra PDF
DEFINICIÓN.
En construcción, la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato. Se
utiliza para anotar en ella cualquier situación que se presente durante el desarrollo
de los trabajos de construcción que sea diferente a lo establecido en los anexos
técnicos de contratación. Diciéndolo en otras palabras, se anota en ella todo lo que
resulte distinto a lo previsto a la firma del contrato, por ejemplo: en caso de existir
una escasez de cemento, habría que anotarlo en la bitácora ya que afecta al
programa de obra al no poderse avanzar en colados; en caso de ocurrir, deberá
anotarse también una alza imprevista en el precio del acero, ya que ello tendrá
repercusiones al incrementar los costos originales; se anotaría también un cambio
en las especificaciones de un mueble de baño, puesto que quedaría afectada la
calidad del producto. Estos ejemplos nos muestran situaciones que afectan los
resultados al modificar las condiciones sobre las que se estableció el pacto entre
quien encarga la obra y quien la ejecuta.
Hemos señalado que la bitácora forma parte del contrato de obra, por consiguiente,
al término de los trabajos de construcción el contenido de la bitácora
complementara los términos y condiciones establecidas tanto en el texto del
contrato como en los anexos técnicos que son así mismo parte integrante del
contrato.
Dada la seriedad que debe tener la bitácora, su uso debe limitarse a asuntos
importantes relacionados con la obra. Desgraciadamente ocurre con demasiada
frecuencia que se le utilice como una especie de “buzón de quejas”, anotando en
ella asuntos no solo intranscendentes, sino de carácter personal.
Las pastas deben ser duras y resistentes al mal trato, y de preferencia de algún
material capaz de resistir a la humedad.
En caso de trabajarse en un frente de obra en donde existen muchos contratistas, y
por consiguiente se manejan muchas libretas de bitácora, se recomienda que en los
lomos y en las pastas frontales los datos indicativos en letras de mayor tamaño
posible. Esto ahorrara tiempo para identificarlas pues las fracciones de minuto
perdidos diariamente pueden significar horas la final de la obra. Estos detalles son
importantes si deseamos ser eficientes.
Los sig. puntos se refieren a prohibiciones respecto a las libretas de bitácora. Como
supervisores profesionales no debemos permitir que se ponga en entre dicho nuestra
principal herramienta de control. En este sentido deberemos ser muy estrictos.
El foliado de las hojas debe revisarse antes de empezar a utilizarlas, ya que puede
haber errores de imprenta, en cuyo caso es conveniente desechar la libreta. Si fuese
necesario foliarla a mano, se procederá a realizar esto por triplicado y con tinta
indeleble, cuidando de no omitir ningún número.
Bajo este titulo haremos una lista de una serie de reglas indispensables para el uso
adecuado de la bitácora de obra. La intención es facilitar a los señores supervisores
el uso correcto y el pleno aprovechamiento de la misma. Ya que la bitácora es
manejada por los representantes de las dos partes que firman un contrato,
indicaremos reglas que conciernen a ambas en la inteligencia de que las referentes a
la supervisión nos son esenciales, mientras que es conveniente conocer las de la
contraparte, para que nos sea posible establecer el equilibrio que priva en la relación
bipartita desde el contrato mismo.
REGLAS GENERALES
1.- APERTURA Y CIERRE. Es imprescindible que las bitácoras sean abiertas con
una nota especial al caso. El cierre de la bitácora es igualmente importante.
3.- FECHADO. Todas las notas de bitácora deben estar fechadas en el día en que se
efectúa el asiento.
4.- ESCRITURA. Los asientos deben efectuarse con tinta indeleble, nunca a
máquina o con tinta que pueda borrarse, mucho menos con lápiz. Es importante
además tener cuidado en escribir con letra de molde que sea fácilmente legible y sin
abreviaturas.
10.- RETIRO DE COPIAS. Inmediatamente que se haya llenado cada una de las
hojas de la bitácora, es menester retirar las copias y remitirlas a las oficinas
centrales las de la empresa responsable de la supervisión y las del contratista. Esta
práctica evita que por un extravío por descuido o intencional se pierde el control de
la obra. Por esto mismo se revela que es necesario que las copias sean legibles y por
tanto el supervisor y el residente deben vigilar que así sea.
12.- NOTAS APREMIANTES. Cuando sea necesario escribir una nota de particular
importancia y que por sus características es preciso dar conocimiento de ella a las
autoridades o inversionistas, se procederá a anular el resto de la hoja
correspondiente para retirar de inmediato las copias y poder remitirlas con carácter
de urgente.
13.- SERIEDAD. Todos los puntos anteriores hacen comprender la seriedad que se
requiere para manejar una bitácora de obra. Por consiguiente recomendamos que,
antes de hacer un asiento se medite sobre la necesidad de hacerlo. Si decidimos
hacerlo, debemos pensar cuidadosamente lo que queremos decir. Por ningún
motivo consideramos apropiado escribir la nota directamente en la bitácora. Es
necesario hacer un borrador de ella. La libreta de bitácora nunca debe utilizarse
para asuntos intrascendentes, insensateces y mucho menos para ventilar agravios o
hacer agresiones.
14.- COMPROMISO DE USO DE LA BITÁCORA DE OBRA. Tanto el residente
como el supervisor están comprometidos a utilizar la bitácora. De ninguna manera
deberá permitirse que se evada la responsabilidad de realizar asientos para no
comprometerse.
19.-BITÁCORA UNITARIA POR CONTRATO. Solo esta permitida una bitácora por
cada uno de los contratos. No podrá existir una libreta utilizada por dos contratos,
aunque se trate de la misma construcción o del mismo frente.
Las reglas que continúan ya no son generales, sino particulares, en primer lugar
para el supervisor y en segundo para los residentes, y en esta forma se
complementan las reglas de uso de la bitácora de obra.
REGLAS DE LA SUPREVISIÓN
6ª Control por bitácora de obra. Este tema que, como hemos dicho, es el central desde
el enfoque de la supervisión, en realidad comprende un poco de todos los temas
que ya hemos tratado anteriormente, más un tanto de lo suyo propio. El control
entonces se ejercerá valiéndose de todos los temas según las necesidades de cada
momento del desarrollo. Cada supervisor tendrá su estilo y criterio particulares para
aprovechar lo expuesto dosificando debidamente las opciones. Lo único que nos
restaría por tratar es el procedimiento que debe observarse cuando nos
encontramos con un contratista que se niega a obedecer las órdenes o hace caso
omiso de las mismas. Sobre este tema hemos observado situaciones de todo tipo,
pero desgraciadamente abundan aquellas en las que la supervisión carece de
recursos para manejar el problema, y en no pocos casos termina presentando un
papel realmente lastimero al quedar atrapado en un juego establecido por el
contratista para su propio beneficio, Procederemos a exponer un procedimiento
adecuado , pero antes recordamos o hacemos saber a los señores supervisores que
ante un contratista que se revela contra el orden establecido se debe, antes que
nada, conservar la serenidad y actuar inteligentemente.
CIERRE DE LA BITÁCORA
TIPOS DE NOTAS
Haremos un análisis del contenido que deben tener cada una de las notas según su
tipo. Realizaremos este análisis por la nota más compleja. Se trata del orden de
corrección de un elemento que ha sido ejecutado con defectos. Primero
procederemos a presentar un desglose de las partes que imprescindiblemente debe
contener el asiento:
IV.- Causas del Problema. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las
causas del problema, en forma breve, pero abarcando con precisión cuales fueron
las causas y refiriendo estas a la o las especificaciones o planos que no fueron
observados y cumplidos por lo cual se motivó el error o la deficiencia.
Desde luego que para emitir este dictamen es fundamental haber investigado todo
lo necesario hasta tener la plena y absoluta seguridad de lo que es absolutamente
cierto.
V.- Solución Exigida.- El siguiente paso consiste en anotar la solución que debe
efectuarse para subsanar el problema. Es preciso anotar en la bitácora todos los
datos necesarios para su corrección.
VII.- Prevención. Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora.
Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los
asientos y podemos afirmar que por medio de ella la supervisión crece y cumple
realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta
un servicio eficiente y profesional. El espíritu que predomina en la acción
preventiva del supervisor se fundamenta en la siguiente reflexión: “Si hemos
encontrado un error o defecto, hemos investigado las causas y determinando una
solución para subsanarlo, ¿Porque no aprovechamos la experiencia y tomamos las
medidas necesarias para que no vuelva a presentarse otro caso igual? “.
IX.- Sanciones. Hemos colocado este tema en noveno lugar porque solo lo
consideraremos cuando las circunstancias nos obliguen, de acuerdo a lo establecido
en el número 28 de las Reglas de uso de la Bitácora, en donde se detallan los tipos
de sanción y los casos en que deben ser aplicadas. Añadiremos que cada una de las
sanciones deben ser meditada analizando sus posibles efectos secundarios, sus
consecuencias y su procedencia legal.
Debido a que la libreta de bitácora es operada por dos personas que representan a
dos entidades distintas, es necesario reglamentar su uso para evitar malos
entendidos y manipulaciones que distorsionen la buena marcha de la obra y
lesionen la labor de control de la misma, en perjuicio de quien sea responsable de la
supervisión. El establecimiento de este reglamento y su correspondiente validación,
se efectúan en la misma libreta de bitácora, inmediatamente después de la nota de
apertura. En esta forma se logra oficializar e integrar al contrato las reglas que lo
componen.
-Firmado. Todas las autorizaciones en bitácora deberán ser firmadas por ambas
partes. La emisora indistintamente cualquiera de las partes (como responsable del
asiento, y la receptora de enterada o conforme). En caso de inconformidad, se
contestará en la siguiente nota, por lo tanto, se concede un plazo de 48 horas para
firmar. En caso contrario se acepta automáticamente el contenido del asiento en
cuestión, perdiéndose el derecho a la inconformidad o a la aceptación bajo protesta.
El hacer el reglamento de bitácora con al menos las reglas que mencionamos nos
evitará problemas o discusiones innecesarias. No hay razón para no aprovechar las
ventajas que esto representa. Una recomendación práctica para terminar: Es
conveniente encadenar de alguna manera un bolígrafo negro a la libreta de
bitácora, hay que destinar un lugar fijo en donde esta puede encontrarse durante el
día (puede mandarse construir una pequeña mesa para ella) y debe tenerse siempre
a mano papel carbón.
CONCLUSIONES
Por las características del contenido del diario de obra, este se puede considerar
como una relación cronológica de lo acontecido, una auténtica historia del frente
de obra.
LA LIBRETA
Se debe utilizar una libreta de pastas duras, que sea resistente para poder aguantar
el rudo trato a que será sometida durante el proceso constructivo, no
necesariamente habrá de utilizarse una sola libreta, podrán ser varias de acuerdo a
la complejidad y duración de la obra así como a la cantidad de supervisores que
integran el equipo de trabajo, en caso de preverse el uso de varias libretas, se puede
optar para utilizar una para cada uno de los capítulos del diario de obra que
mencionaremos adelante.
DIFERENCIACIÓN DE PARTES
La libreta del diario de obra debe estar compuesta de varias secciones, cada una de
ellas para una función especifica, consideramos indispensables las siguientes:
a) Diario de obra. Parte principal del instrumento; consiste en una sección que
debe tener hojas suficientes para contar toda la duración del proceso, mas un
excedente por si existen atrasos; sugerimos calcular como mínimo dos
paginas por semana e idealmente una página por cada día de actividades.
Pueden numerarse y fecharse precisamente o hacerlo al momento de anotar,
práctica que nos permite en un momento dado extendernos o restringirnos
según sea necesario facilitándose la escritura continua, pero dificultándose la
identificación por fechas. Sobre lo que debe anotarse y como adelante
explicaremos en detalle y mencionaremos ejemplos.
Con excepción de los datos de proceso, para las demás partes se puede
calcular el espacio necesario en el Diario de obra ya que se trata de
información que debe anotarse al inicio de los trabajos, por lo que se refiere
al caso de excepción, consideramos que basta con separar unas siete u ocho
paginas de la libreta.
Las secciones habrán de diferenciarse por medio de separadores adecuados,
de preferencia de diferentes colores y con su uña que sobresalga, todo con
objeto de lograr un manejo ágil de la libreta.
III.- Visitas de obra. En los frentes de trabajo se reciben con alguna frecuencia
diversos tipos de visitas oficiales que deben quedar registradas, es conveniente
anotar quienes visitaron el frente de trabajo, de que entidad o de pendencia, el
motivo de la visita, las instrucciones giradas, en fin, todos los incidentes y
pormenores acontecidos de manera que nos sea posible reconstruir los hechos
posteriormente cuando se requiera.
Es común que durante este tipo de visitas se giren instrucciones verbales por parte
de autoridades, estas instrucciones no quedan registradas por escrito y en algunas
ocasiones son desconocidas sobre todo cuando tienen alguna consecuencia, en
estos casos el supervisor es quien se ve con dificultades para explicar su proceder sin
contar con apoyos documentales. De todo esto deducimos la importancia de
regularizar estas intervenciones, a continuación expondremos dos maneras de
hacerlo con objeto de salvaguardar nuestra integridad profesional.
La primera se refiere al caso de que los visitantes dilaten algún tiempo en la
localidad en que se realizan los trabajos, tiempo suficiente para que nosotros
elaboremos una minuta de la visita que incluya las instrucciones giradas y la
presentamos para firma o aclaración, la cual es necesaria por si no entendimos
correctamente lo que se instruyó, en cuyo caso implicaría hacer las correcciones
pertinentes y nuevamente presentarlo para firma, en esta segunda situación, a
nuestro juicio, bastante frecuente, si procedemos como se indica se tiene la ventaja
de estar seguros de haber comprendido bien, además de dejar fincada la
responsabilidad en quien generó la orden.
La segunda recomendación será para el caso de que no hubiera tiempo para recabar
una firma o responsiva sobre las ordenes recibidas, lo que procederá entonces
consistirá en redactar el acta de la visita y enviarla por correo o un propio a quien
giro las instrucciones, marcando copia a todos aquellos que resulten interesados en
el asunto (si hay manera de recabar acuse de recibido, es mejor), esperamos
respuesta un tiempo prudente , si esta se produce, puede ser aceptando lo instruido
quedando nosotros automáticamente protegidos o corrigiendo lo dicho, en este
caso procedemos en consecuencia, sin temor a equivocarnos, por último, si se niega
la instrucción habremos de cancelar todo lo realizado sin todas las consecuencias
que significaría seguir trabajando erróneamente; ahora bien, si no obtenemos
respuesta, enviamos un nuevo comunicado refiriéndonos al primero, en el cual,
requerimos nuevamente la confirmación de la instrucción y mencionando que “en
caso de que no se reciba respuesta a este segundo intento, se tendrá por entendido
que las ordenes son válidas bajo la responsabilidad del girador”, es muy importante
que para este segundo envío, se recabe el respectivo acuse de recibo.
Se debe de normar un criterio que determine la magnitud y trascendencia de las
instrucciones recibidas de la manera descrita en los párrafos anteriores, cuando se
trate de circunstancias que no afecten el desarrollo de los trabajos es posible que no
sea necesario proceder como estamos recomendando, pero es importante tener
mucho cuidado al decidir en que caso obviamos al procedimiento, no hay que
olvidar que con mucha frecuencia, asuntos que apresen carecer de importancia, con
el tiempo suelen adquirir relevancia comprometiéndonos en problemáticas que
pudiésemos haber evitado.
Si queremos ser muy prácticos en el asunto que hemos venido tratando, durante la
visita y al recibir las órdenes podemos utilizar el diario de obra para escribir en este,
de manera breve y concisa, las instrucciones recibidas para que sean firmadas al
instante.
V.- Recepción de Documentos. Otro tema a controlar por medio del diario de obra es el
que se refiere a documentación que regularmente llega al frente de trabajo,
entendemos por documentación desde las licencias y permisos de construcción,
circulares institucionales, boletines de proyectos, hasta oficios, memorándums,
planos con modificaciones y toda suerte de escritos que se reciben que, de no
tomarse esas precauciones, después no se sabe cuando llegaron.
Por principio de orden, cada documento que ingresa a la oficina de supervisión
debe ingresarse indicando la fecha, la procedencia y en forma muy concentrada, el
asunto de que se trata o las características del plano que se recibe.
Consideramos recomendable dejar dos o tres renglones del espacio destinado a
cada fecha en el diario de obra, para este fin conviene separarlo por medio de una
raya de algún color muy vivo para que destaque.
DIRECTORIO DE OBRA
Se puede usar una libreta ex profeso para este fin, la cual deberá estar siempre a
mano y a la vista en la oficina del supervisor, sugerimos que se utilice un color
llamativo en la portada para su rápida identificación.
Con la debida actualización, la mayor parte del directorio puede seguir sirviendo
por mucho tiempo e inclusive en otros frentes de la misma localidad. Para su
elaboración primaria, es recomendable solicitar el apoyo de nuestras oficinas
centrales de empresa donde cuentan con la mayoría de datos generales.
ARCHIVO DE OBRA
Los planos también forman parte del archivo, aún cuando estos deben estar
guardados en un planero que es necesarios que habilitemos en la oficina de campo,
junto al planero debemos tener la lista completa de los planos, agrupados según se
trate: arquitectónicos, estructurales, institucionales, redes, acabados, etc. Esta
práctica nos facilitara la localización y el control.
BIBLIOTECA
Relacionado con este tema debemos mencionar los aspectos de capacitación del
supervisor, es menester que un supervisor este siempre preparándose para poder
ejercer mejor cada vez su función, como la Asociación de empresas de supervisión
y Control de Obra (ANESCO) y las cámaras Nacionales de Empresas de
Consultoría y de la Industria de la Construcción, así como muchas de las
instituciones educativas profesionales y colegios de arquitectos, toda esta
capacitación es costosa y a veces difícil de conseguir en las localidades adonde se
trabaja, por tal motivo, consideramos que la más afectiva manera de prepararse es
la auto-capacitación, medio que requiere de enorme fuerza de voluntad y
dedicación, sus frutos son indiscutibles y constituyen una excelente manera de
superación personal, sugerimos meditar al respecto y proceder conforme a los que
nos dicte nuestra conciencia, siendo lo único lamentable el no tomar ninguna
acción en este sentido por lo que significa antes que nadie para nosotros mismos.
CONCLUSIONES
El sub-capítulo del Diario de Obra, bien se podía llamarse el capítulo del orden,
como podrá constatarse en su texto, la mayoría de los componentes mencionados
están encaminados al logro de esta cualidad, sin temor a equivocarnos, podemos
asegurar que en la mayor parte de las obras en proceso, priva un desorden
impresionante con todas las consecuencias que resultan de tal característica,
intentamos por este conducto despertar conciencia al respecto y consideramos
cumplida nuestra misión si conseguimos que la supervisión comprenda la necesidad
de ordenar trabajo.
El diario de obra ha sido creado para facilitar la labor de control, aprovechemos las
virtudes que conlleva el utilizarlo como instrumento de trabajo lo cual contribuirá a
proporcionarnos la satisfacción de cumplir cabalmente con el importante cometido
que se nos asigna en el proceso constructivo que se nos ha confiado.