AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

PROFESORA

MONICA DEL PILAR GONZALEZ VILLEGAS

ACTIVIDAD N° 2

PLAN DE AUDITORIA

PROGRAMA DE AUDITORIA

APRENDIZ

CARLOS ALBERTO BENAVIDES OLARTE

CC. 14.138.557 IBAGUE-TOLIMA

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

I. OBJETIVO Y ALCANCE

a. Objetivo General

El presente plan tiene como objetivo controlar, verificar y auditar permanentemente

todos los procesos relacionados con los Activos Fijos que tienen a cargo la las cárcel y
penitenciaria de alta y media seguridad para miembros de la fuerza pública del Ejército
Nacional en el municipio de Bello, Antioquia, alineados con las políticas del sistema
integrado de gestión.

Objetivos Específicos

 Verificar que cumplan con todo lo que dicta el manual de bienes y servicios del
Ministerio de Defensa Nacional.

 Verificar que las cárceles cuenten con un plan de trabajo anual y que se
cumpla.

 Verificar que cuente con un cronograma anual de revista de activos fijos.

 Verificar que se tengan Revistas de supervisión física mensual.

 Verificar que estén llevando revistas selectivas de control de activos fijos.

 Verificar que estén haciendo los respectivos informes que se derivan de las
obligaciones en el plan de trabajo anual según cronogramas.

 Verificar que se adelanten los procesos administrativos de alta, baja o traspaso

de activos fijo a otras unidades del Ejército Nacional.

b. Alcance

 Realizar un control virtual a través del sistema SAP de los inventarios.

 Verificar los inventarios, realizar actas de revista mensual y confrontación

trimestral de cargos, actas de revista selectiva de los centros de costos de la
Dirección.

 Verificar las existencias físicas con el estado de bienes en servicio.

 En coordinación con almacenistas verificar que se hayan dado de alta los

bienes y servicios según corresponda, derivados de los convenios
interadministrativo.

 Efectuar pruebas selectivas mensuales de bienes en depósito, elaborar el

informe con las novedades de sobrantes y/o faltantes según corresponda y
hacer el seguimiento respectivo de las novedades encontradas.
  Observar y aplicar en todo momento las demás funciones establecidas por el
Ministerio de Defensa Nacional y por el Comando de la Fuerza para el
control de los bienes.

 Realizar revistas selectivas durante cada mes de la vigencia 2020, a las

diferentes áreas con el fin de corroborar la existencia de los activos fijos al
igual que se encuentren en buen estado de funcionamiento.

 Supervisar que se efectúen la asignación de cada uno de los bienes a los

funcionarios de cada área según los cambios que se presenten durante la
vigencia.

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS

Mediante el presente cronograma se reflejan las auditorias que se llevaran a cabo durante
la actual vigencia

MES:MAYO/SEPTIEMBRE
ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Programa Auditoria
Realizar Plan de
auditoria
Recolección
Información
Reunión apertura
Recolección
información
Reunión de auditores
para hablar de sobre
hallazgos y
conclusiones
Reunión de cierre
Realización de informe
final de auditoria
Socialización informe
final
Entrega de informe final
MES:JUNIO/OCTUBRE
Seguimiento de las
acciones preventivas y
correctivas

C. Criterios de auditoria.

Esta auditoría interna va encaminada a identificar y evaluar si la cárcel y

penitenciaria para miembros de la fuerza pública de Bello, Antioquia cumple con
todos los parámetros establecidos según la normatividad vigente, de igual manera
evidenciar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad y establecer acciones
de mejora o correctivas en el establecimiento.
 d. Auditores seleccionados por procesos.

ACTIVIDAD NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

verificar Especialista
July Alexandra Neita
documentación Auditorías Internas
verificar Especialista sistema
Carlos Antonio Guimarães
activos físicos SAP
Revisión Carlos Alberto Benavides Jefe de Calidad
Aprobación Miriam Facundina Piñeros Controlador

e. Recursos Necesarios

 Documentación en general e inventarios fiscales a cargo de la unidad.

 Sala de reuniones de la cárcel para hacer realizar las auditoria de todos los
soportes requeridos con auditados.
 Autorización para ingreso de elementos para toma de registro fotográfico
del proceso al interior de la cárcel.
 Disponibilidad total de personal encargado del área a auditar.
 Equipos electrónicos para impresión de soportes documentales.
 Disponibilidad de vehículo para desplazamiento a unidad centralizadora
para evidenciar cargos fiscales de la cárcel.
 Disponibilidad de todos los bienes y activos fijos de la cárcel físicamente
para evidenciar cada uno de estos.

f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoria.

VALORACION DEL
IMPACTO PROBABILIDAD
RIESGO
NOMBRE DEL DESCRIPCION POSIBLES MANEJO DEL
Inaceptable
Importante

MEDIDAS
Moderado
Aceptable

Tolerable

RIESGO DEL RIESGO CONSECUENCIAS RIESGO

1 2 3 1 2 3

No encontrar
Que no se Realizar la
conformidades o no
cumpla con lo documentación
inconformidades, Capacitar y
Incumplimiento estipulado en el X X X establecida
en el SGC, y así no supervisar
programa en su para el
poder realizar
totalidad proceso
seguimiento
los soportes
documentales
cambiar toda la
que
documentación y Capacitar y
presentaron no Actualizar los
Información no actualizar a como verificar
están X X X soportes según
exacta lo estipula el manual de
elaborados normativa
manual de bienes y bienes
según lo
servicios del MDN
estipula la
normativa
suministrar
informaciones
que no son Hacer
Decisiones que Supervisar
verídicas o de seguimiento
podrían causar procesos
Inexactitud las cuales no X X X y soportar
detrimento según su
se tienen con
patrimonial desarrollo
conocimiento documentos
acerca del
proceso
 hacer
solicitudes
Que no se
ante
adelante la
unidades
gestión Realizar
Perdida de bienes que llevan
pertinentes trámites
Falta de fiscales del estado- la cabeza
para dar X X X pertinentes
gestión no asignación de en este
viabilidad a para estos
bienes nuevos proceso
procesos como procesos
para cerrar
altas, bajas o
el ciclo
reintegros.
según sea
el caso

TRABAJO N° 2

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA

A. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA

I. Objetivo

Realizar la verificación del proceso documental del proceso de activos fijos-bienes

fiscales de la cárcel y penitenciaria de alta y media seguridad para miembros de la
fuerza pública del Ejército Nacional ubicada en el municipio de Bello, Antioquia, con el
fin de evidenciar fallas y procedimientos que no se estén llevando a para tomar
acciones correctivas y de mejora si da lugar a esto.

II. Alcance

El alcance de esta auditoria se relaciona actividades de supervisión, elaboración de

documentos y gestión dentro del proceso con fin de conservar y mantener funcionales
los activos de la institución.

B. PROCESOS A SER AUDITADOS

PROCESOS DETALLE
Elaboración de solicitudes
Elaboración de actas de asignación
DOCUMENTAL Elaboración de actas mensuales

Elaboración y consolidación de documentos para

trámites ante otras unidades

Funcionabilidad de activos fiscales a cargo de la

MANTENIMIENTO- unidad.
FUNCIONABILIDAD Cruce sistema-físico
ACTIVOS
Existencia de activos fijos físicamente
Proceso Altas
Proceso Bajas
GESTION
Proceso Traspasos
Proceso Traslados
 C. CRITERIOS DE AUDITORIA Y DOCUMENTACION DE REFERENCIA.

Criterios de auditoria:

Esta auditoría interna va encaminada a identificar y evaluar si la cárcel y

penitenciaria para miembros de la fuerza pública de Bello, Antioquia cumple con
todos los parámetros establecidos según la normatividad vigente, de igual manera
evidenciar el cumplimiento del sistema de gestión de calidad y establecer acciones
de mejora o correctivas en el establecimiento.

Documentación necesaria

 Documentación en general e inventarios fiscales a cargo de la unidad.

 Stock reporte de unidad centralizadora (reporte SAP).
 Plan de trabajo de la unidad
 Cronograma de revistas
 Actas de revista selectiva
 Informes
 Informes de auditoria
 Actas de asignación por áreas
 Actas de asignación individual
 Actas de reintegro de activos
 Documentación por altas, bajas, donaciones.

g. UBICACIÓN DE FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORIA.

Ubicación: instalaciones de la cárcel y penitenciaria para miembros de la fuerza pública

ubicada en Bello, Antioquia.

Fechas: la primera auditoria se llevará a cabo en el mes de mayo días hábiles desde el 1
al 31, en el mes de junio se hará seguimiento a los hallazgos encontrados.

La segunda auditoria se llevará a cabo en el mes de septiembre días hábiles desde el 1 al

30, en el mes de octubre se hará seguimiento a los hallazgos encontrados.

Tiempo esperado: se realizará según lo coordinado en el cronograma con una duración

estimada de 4 a 5 horas según actividades previamente estipuladas.

Duración de las actividades de auditoria: cada actividad se estima se lleve a cabo en un

tiempo entre 3 a 4 horas.

h. MÉTODOS DE AUDITORIA A UTILIZAR.

METODO DEDUCTIVO

Objetivo General

El presente plan tiene como objetivo controlar, verificar y auditar permanentemente

todos los procesos relacionados con los Activos Fijos que tienen a cargo la las cárcel y
 penitenciaria de alta y media seguridad para miembros de la fuerza pública del Ejército
Nacional en el municipio de Bello, Antioquia, alineados con las políticas del sistema
integrado de gestión.

Objetivos Específicos

 Verificar que cumplan con todo lo que dicta el manual de bienes y servicios del
Ministerio de Defensa Nacional.

 Verificar que las cárceles cuenten con un plan de trabajo anual y que se
cumpla.

 Verificar que cuente con un cronograma anual de revista de activos fijos.

 Verificar que se tengan Revistas de supervisión física mensual.

 Verificar que estén llevando revistas selectivas de control de activos fijos.

 Verificar que estén haciendo los respectivos informes que se derivan de las
obligaciones en el plan de trabajo anual según cronogramas.

Normatividad.

 Constitución política de Colombia.

 Ley 594/2000 Ley General de Archivo
 Ley 1621de 2013
 Decreto reglamentario No. 1070 de 2015
 Manual de Archivo y Correspondencia
 Manual Estado Mayor
 Manual de procedimientos administrativos y financieros para el manejo de
bienes de MDN 2018
 Circular 212-07 MDN BS Accesorios
 Circular 155/10 Informes Financieros emitida por la JEFIP
 Circular No. 616346/2010 Jefes de Propiedad Planta y Equipo en servicio
 Circular No. 006/2015 Jefe de Bienes en servicio, perfil funciones y
responsabilidades
 Oficio Circular No. 1014494028387 MDN-CGFM-CE-15-10

Procedimiento Auditoria

 Verificar nombramiento del cargo

 Verificar stock de cargos fiscales
 Verificar entrega de activos a jefes de cada área de la cárcel
 Verificar actas de asignación individual
 Verificar actas de revista selectiva
 Verificar informes
 Verificar acatas de revista mensual
 Verificar documentación tramites de alta, baja, traspasos, traslados.
i. ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO
AUDITOR.

 Auditor JULY ALEXANDRA NEITA

Hará verificar documentación soporte del proceso como lo es

Acta entrega de cargo

Acta de nombramiento
Actas de entrega a jefes de área
Actas individuales de entrega a funcionarios
Actas de revista mensual
Actas de traspaso
Actas de traslado
Actas de baja
Actas de alta
Actas de reintegro
Informes
Stock

 Auditor CARLOS ANTONIO GUIMARAES

Hará verificación en sistema SAP versus existencia física de cada uno de los
activos físicos que se encuentran a cargo de la unidad.

En caso de encontrar novedades relacionar activo fijo con su respectivo número

de inventario, valor contable y centro de costo.

 Auditor. CARLOS ALBERTO BENAVIDES

Evidenciar la calidad de elaboración de la documentación generada por la cárcel y

evidenciar el correcto proceso según los parámetros establecidos por el manual de
bienes y servicios y demás directivas vigentes estipuladas.

 Auditor. MIRIAM FACUNDINA PIÑEROS

Realizar control interno de tal manera se lleve a cabo los procesos según lo
establecido para cada uno de ellos.
En caso de encontrar inconformidades reflejar área, proceso que lleva mal el
debido procedimiento con el fin de estandarizar.

CONCLUSIONES

Se obtuvo con claridad la forma correcta de hacer un plan de auditoria teniendo en

cuenta los lineamientos básicos para su elaboración.

Se conocieron de igual manera los parámetros establecidos para la elaboración

del programa de la auditoria que, aunque son ciertamente muy similares no son lo
mismo.
Con la lectura de esta actividad pude comprender que en una auditoria no todos
los auditores deben ser expertos en todas las áreas a ser auditabas, pero que sus
conocimientos si deben ser suficientes para lograr el objetivo propuesto durante
esta.

Se pudo complementar junto con la actividad 1 algunos conceptos más generales,

estableciendo las responsabilidades que debe tener cada uno de los integrantes
de un equipo auditor.

Queda claro el rol que debe cumplir un auditor frente a la institución o área que se
va a auditar, teniendo en cuenta de que personalmente he tenido la oportunidad de
ser auditor y observando esta actividad me di cuenta he cometido errores que no
ayudan a realizar un buen ejercicio.

Por ultimo queda claro que para realizar una auditoria se debe dejar claro todas
las actividades que se quieren llevar teniendo como base fundamental los
objetivos para los cuales se lleva a cabo.