INSTRUCTIVO

GESTIÓN TRAER ESTUDIANTE

Este instructivo detalla el funcionamiento de la opción Gestión Traer

Estudiante del módulo administración del Sistema Integrado de Matrícula
SIMAT. Se actualizó el procedimiento de esta opción (anteriormente
denominada novedad traslado), con el objeto de facilitar la movilidad de
estudiantes en el sistema educativo.

1. ROL_GESTION_TRASLADO

El ROL_GESTION_TRASLADO se asigna a todos los usuarios tengan el rol

de ADMINISTRADOR SISTEMA.

El administrador del sistema de cada entidad territorial podrá reasignar

este rol a otro usuario para que este se encargue del proceso de
verificación y aprobación de todas las solicitudes de traslado.

Siempre que un usuario del sistema pretenda “mover” un estudiante a

través de la opción traer estudiante del menú matrícula y su fecha de
nacimiento no coincida con la registrada en el sistema, se desplegará el
siguiente mensaje:

Al hacer clic en el botón aceptar, el sistema le solicita digitar un correo

electrónico al cual será enviada la respuesta -de aprobación o rechazo-
que da el usuario que tiene asignado el ROL_GESTION_TRASLADO, en la
entidad territorial donde se encuentra asociado el estudiante al momento
de realizar la solicitud.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
Adicionalmente, el sistema enviará un correo electrónico con instrucciones -
para aprobar o rechazar la solicitud-, al usuario con el
ROL_GESTION_TRASLADO de la secretaría en la que se encuentra
matriculado el estudiante:

2. GESTIÓN TRAER ESTUDIANTE

El usuario con el ROL_GESTION_TRASLADO que recibió el correo electrónico

descrito anteriormente, debe ingresar a la opción Gestión Traer Estudiante
del módulo administración del sistema y aprobar o rechazar la (s) solicitud
(es) una vez realizadas las verificaciones correspondientes con la (s)
institución (es) educativa (s). Esta opción es exclusiva del administrador
del sistema o del usuario con el ROL_GESTION_TRASLADO.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
La pantalla permite hacer consultas masivas con solo hacer clic en el
botón buscar o consultas selectivas ingresando los datos de un
estudiante en particular.

En ambos casos (aprobado o rechazado) el sistema le enviará al

solicitante un correo electrónico informando el resultado de su solicitud,
a través de la dirección de correo electrónico provista al inicio del
procedimiento.

IMPORTANTE: La notificación de aprobación de la solicitud NO significa que

el traslado del estudiante se haya realizado de manera automática en el
sistema, por lo cual el solicitante debe ingresar nuevamente por la opción
Gestión Traer Estudiante del módulo administración del sistema y realizar
el procedimiento sin que el sistema le solicite la fecha de nacimiento del
estudiante.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
www.mineducacion.gov.co - atencionalciudadano@mineducacion.gov.co
 3. REPORTE GESTIÓN TRAER ESTUDIANTE

Con el fin de que las entidades territoriales realicen seguimiento a las

solicitudes que se generan por esta opción, se encuentra disponible en el
módulo Reportes >> reportes planos el REPORTE DE GESTIÓN TRAER
ESTUDIANTE, el cual permite consultar a través de un reporte plano las
solicitudes aprobadas, rechazadas o pendientes de cada entidad territorial
certificada.

Es importante que los administradores del sistema o las personas

designadas con el ROL_GESTION_TRASLADO generen y descarguen este
reporte periódicamente con el fin de atender la solicitudes de manera
oportuna y garantizar la continuidad de los niños, niñas y adolescentes
en el sistema educativo.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogotá, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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