MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTERACCIÓN DEL PROCESO: COMERCIALIZACIÓN

Director Comercial - Asesor Comercial - Gerente General - Director Operativo - Jefe de Almacén
RESPONSABLES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Atender oportunamente a los clientes suministrando materias primas y productos químicos cumpliendo con todos los
OBJETIVO DEL PROCESO
requisitos; obteniendo ingresos necesarios que permitan el buen desempeño y funcionamiento de la organización.

2- Mantener la buena atención en los servicios.

OBJETIVO(S) DE LA CALIDAD RELACIONADO(S) CON EL PROCESO 3- Mantener la experiencia en el sector.
6- Lograr una adecuada gestión financiera.

FUENTES DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES DE SALIDAS

1- Partes Interesadas
Pertinentes: Entidades
regulatorias
2-5- Proceso Gerencial
3- 4- 5-6- Proceso Monitoreo
5- Procesos del Sistema de
Gestión:
*Compras e Importaciones
*Recepción y
1- Requisitos Legales y/o
Reglamentarios
2- Socialización de las Directrices de
la Organización: Visión, Misión,
Valores.
3- Direccionamiento Estratégico
revisado y aprobado para el Sistema
de Gestión
4- Monitoreo y seguimiento a
PLANEAR
Asignar los Responsables del Proceso Estructura Organizacional por Procesos 1- Cumplimiento de los Requisitos 1-5- Procesos del Sistema de
(E:1-2-3-4-5-6 S:1-2-3-4-5-6) Legales y/o Reglamentarios Gestión:
Demostrar cumplimiento de los Requisitos Legales y/o Reglamentarios * Gerencial
(E:1 S:1) 2- Cumplimiento en la aplicación de * Compras e Importaciones
Demostrar cumplimiento en la aplicación de las Directrices de la Organización las Directrices de la Organización * Distribución y Entrega
(E:2 S:2) * Facturación y Cartera
Demostrar cumplimiento del Direccionamiento Estratégico 3- Toma de conciencia para
(E:3 S:3) aplicación de la información del
Demostrar cumplimiento de las Decisiones y Acciones de la Revisión por la Direccionamiento Estratégico 2-3-4-5-6- Proceso de
Dirección revisado y aprobado para el Sistema Comercialización
(E:4 S:4) de Gestión
Demostrar cumplimiento del Mejoramiento Institucional: 3-4-5- 6- Proceso Monitoreo

Almacenamiento Acciones de Mejora generadas de la (E:5 S:5) 4- Cumplimiento a Acciones de

*Gestión Humana
*Facturación y Cartera
Revisión por la Dirección *Conocimiento de Producto Mejora generadas de la Revisión por 1-5-6- Partes Interesadas
*Información técnica (Fichas y Certificados) la Dirección Pertinentes (Clientes -
5- Monitoreo y seguimiento para el *Listado de Precios Proveedores)
cumplimiento de temas de *Información de Existencias 5- Cumplimiento de temas de
Mejoramiento Institucional *Disponibilidad del Producto Mejoramiento Institucional
*Conocimiento de Producto *Requisitos del Cliente * Venta de Productos
*Información técnica (Fichas y *Información Financiera del Cliente (Cartera) * Orden de Compra
Certificados) *Instrucciones de Despacho * Factura y/o Remisión
*Listado de Precios *Importaciones en Transito * Prestación del servicio:
*Información de Existencias *Personas Competentes - Mejora de los productos
*Disponibilidad del Producto Demostrar cumplimiento los Controles del Sistema de Gestión - Presupuesto de Ventas
*Requisitos del Cliente (E:6 S:6) - Satisfacción Cliente
*Información Financiera del Cliente
(Cartera)

Revisado por: Equipo Alta Dirección

Fecha de Actualización: 2018-08-19 Aprobado por: Equipo Alta Dirección 1


RESPONSABLES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS
OBJETIVO(S) DE LA CALIDAD RELACIONADO(S) CON EL PROCESO
FUENTES DE ENTRADA
1- Partes Interesadas
Fecha de Actualización: 2018-08-19
MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN
OBJETIVO DEL PROCESO
ENTRADAS
(Cartera)
1- Requisitos Legales y/o
*Instrucciones de Despacho
*Importaciones en Transito
*Personas Competentes
6- Monitoreo y seguimiento para el
cumplimiento de los controles del
Sistema de Gestión:
* Gestión Programa de Auditoria
* Monitoreo Indicadores de Gestión
* Información Documentada
Sistema de Gestión
* Quejas y Reclamos, Sugerencias
HACER
* Mejora (Correctiva - Prevención)
* Comunicación
* Gestión del Conocimiento de la
Organización
* Evaluación del Servicio
* Tratamiento de las Salidas No
Conformes de los Procesos
* Desempeño de Proveedores
INTERACCIÓN DEL PROCESO: COMERCIALIZACIÓN
Director Comercial - Asesor Comercial - Gerente General - Director Operativo - Jefe de Almacén
Atender oportunamente a los clientes suministrando materias primas y productos químicos cumpliendo con todos los
requisitos; obteniendo ingresos necesarios que permitan el buen desempeño y funcionamiento de la organización.
2- Mantener la buena atención en los servicios.
3- Mantener la experiencia en el sector.
6- Lograr una adecuada gestión financiera.
ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES DE SALIDAS
Asignar loslos
Responsables deldel
Proceso Estructura Organizacional por Procesos 1- Cumplimiento de los Requisitos 1-5- Procesos del Sistema de
Mantener Responsables Proceso Estructura Organizacional por Procesos
6- Cumplimiento en el Monitoreo y
(E:1-2-3-4-5-6 S:1-2-3-4-5-6)
Seguimiento de los Controles del
Comprender y Mantener cumplimiento de los Requisitos Legales y/o
Sistema de Gestión
Reglamentarios
* Gestión Programa de Auditoria
(E:1 S:1)
* Monitoreo Indicadores de Gestión
Comprender y Mantener el cumplimiento en la aplicación de las Directrices de la
* Información Documentada
Organización
Sistema de Gestión
(E:2 S:2)
* Quejas y Reclamos, Sugerencias
Comprender y Mantener el Direccionamiento Estratégico
* Mejora (Correctiva - Prevención)
(E:3 S:3)
* Comunicación
Comprender y Mantener las Decisiones y Acciones de la Revisión por la
* Gestión del Conocimiento de la
Dirección
Organización
(E:4 S:4)
* Evaluación del Servicio
Comprender y Mantener el Mejoramiento Institucional
* Tratamiento de las Salidas No
(E:5 S:5)
Conformes de los Procesos
*Conocimiento de Producto
* Desempeño de Proveedores
*Información técnica (Fichas y Certificados)
*Listado de Precios
*Información de Existencias
*Disponibilidad del Producto
*Requisitos del Cliente
*Información Financiera del Cliente (Cartera)
*Instrucciones de Despacho
*Importaciones en Transito
*Personas Competentes
Comprender y Mantener los Controles del Sistema de Gestión
(E:6 S:6)
Revisado por: Equipo Alta Dirección
Aprobado por: Equipo Alta Dirección 2
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Director Comercial - Asesor Comercial - Gerente General - Director Operativo - Jefe de Almacén
RESPONSABLES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Atender oportunamente a los clientes suministrando materias primas y productos químicos cumpliendo con todos los
OBJETIVO DEL PROCESO
requisitos; obteniendo ingresos necesarios que permitan el buen desempeño y funcionamiento de la organización.

2- Mantener la buena atención en los servicios.

OBJETIVO(S) DE LA CALIDAD RELACIONADO(S) CON EL PROCESO 3- Mantener la experiencia en el sector.
6- Lograr una adecuada gestión financiera.

FUENTES DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES DE SALIDAS

1- Partes Interesadas 1- Requisitos Legales y/o Asignar los Responsables

Confirmar del Proceso
los Responsables Estructura
del Proceso Organizacional
Estructura por Procesospor 1- Cumplimiento de los Requisitos
Organizacional 1-5- Procesos del Sistema de
Procesos: Responsabilidad y Autoridad, y Competencia
(E:1-2-3-4-5-6 S:1-2-3-4-5-6)
Cumplir con la aplicación y ejecución de los Requisitos Legales y/o
Reglamentarios
(E:1 S:1)
Cumplir con la aplicación y ejecución en la aplicación de las Directrices de la
Organización
(E:2 S:2)
Cumplir con el Direccionamiento Estratégico
(E:3 S:3)
Cumplir con la implementación de las Decisiones y Acciones de la Revisión por
VERIFICAR

la Dirección
(E:4 S:4)
Cumplir con la implementación del Mejoramiento Institucional
(E:5 S:5)
*Conocimiento de Producto
*Información técnica (Fichas y Certificados)
*Listado de Precios
*Información de Existencias
*Disponibilidad del Producto
*Requisitos del Cliente
*Información Financiera del Cliente (Cartera)
*Instrucciones de Despacho
*Importaciones en Transito
*Personas Competentes
Cumplir con los Controles del Sistema de Gestión
(E:6 S:6)

Revisado por: Equipo Alta Dirección

Fecha de Actualización: 2018-08-19 Aprobado por: Equipo Alta Dirección 3

 MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTERACCIÓN DEL PROCESO: COMERCIALIZACIÓN

Director Comercial - Asesor Comercial - Gerente General - Director Operativo - Jefe de Almacén
RESPONSABLES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Atender oportunamente a los clientes suministrando materias primas y productos químicos cumpliendo con todos los
OBJETIVO DEL PROCESO
requisitos; obteniendo ingresos necesarios que permitan el buen desempeño y funcionamiento de la organización.

2- Mantener la buena atención en los servicios.

OBJETIVO(S) DE LA CALIDAD RELACIONADO(S) CON EL PROCESO 3- Mantener la experiencia en el sector.
6- Lograr una adecuada gestión financiera.

FUENTES DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES DE SALIDAS

1- Partes Interesadas 1- Requisitos Legales y/o Asignar lossituaciones

Resolver Responsables
pordel Proceso
parte Estructura
de los Organizacional
Responsables por Procesos
del Proceso Estructura 1- Cumplimiento de los Requisitos 1-5- Procesos del Sistema de
Organizacional por Procesos
(E:1-2-3-4-5-6 S:1-2-3-4-5-6)
Mejorar con el cumplimiento de los Requisitos Legales y/o Reglamentarios
(E:1 S:1)
Mejorar en el cumplimiento de la aplicación de las Directrices en la
Organización.
(E:2 S:2)
Mejorar con el cumplimiento del Direccionamiento Estratégico
(E:3 S:3)
Mejorar con la ejecución de las Decisiones y Acciones de la Revisión por la
Dirección
(E:4 S:4)
ACTUAR

Mejorar con el cumplimiento de la realización del Mejoramiento Institucional

(E:5 S:5)
*Conocimiento de Producto
*Información técnica (Fichas y Certificados)
*Listado de Precios
*Información de Existencias
*Disponibilidad del Producto
*Requisitos del Cliente
*Información Financiera del Cliente (Cartera)
*Instrucciones de Despacho
*Importaciones en Transito
*Personas Competentes
Mejorar con el cumplimiento de los Controles del Sistema de Gestión
(E:6 S:6)

Revisado por: Equipo Alta Dirección

Fecha de Actualización: 2018-08-19 Aprobado por: Equipo Alta Dirección 4

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Director Comercial - Asesor Comercial - Gerente General - Director Operativo - Jefe de Almacén
RESPONSABLES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Atender oportunamente a los clientes suministrando materias primas y productos químicos cumpliendo con todos los
OBJETIVO DEL PROCESO
requisitos; obteniendo ingresos necesarios que permitan el buen desempeño y funcionamiento de la organización.

2- Mantener la buena atención en los servicios.

OBJETIVO(S) DE LA CALIDAD RELACIONADO(S) CON EL PROCESO 3- Mantener la experiencia en el sector.
6- Lograr una adecuada gestión financiera.

FUENTES DE ENTRADA ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS RECEPTORES DE SALIDAS

1- Partes Interesadas 1- Requisitos Legales y/o Asignar los Responsables del Proceso Estructura Organizacional por Procesos 1- Cumplimiento de los Requisitos 1-5- Procesos del Sistema de
RECURSOS INFORMACIÓN DOCUMENTADA CONTROLES SEGUIMIENTO
PERSONAS MANTENER Generales: Generales:
* Planeación Gestión del Sistema (PMS) - * Matriz de Documentación Planeación Operativa * Alcance del sistema de gestión * Matriz de evaluación de factores internos (MEFI) y
Recursos: Requisitos - Personas. (MDPO) * Política y Objetivos del sistema de gestión externos (MEFE)
* Secuencia e Interacción de los procesos * Matriz de Categorías Poder (Po) - Interés (It)
* Estructura Organizacional de los procesos * Matriz Planificación Estratégica y de Correlación (HAPE)
* Contexto de la Organización (Interno y Externo - Partes * Análisis del Modo y Efecto Potencial de Fallo - Nivel de
Interesadas) Prioridad del Riesgo (AMEF- NPR)
* Rol, Responsabilidad y Autoridad, Competencia * Planeación Gestión del Sistema (PMS)
INFRAESTRUCTURA CONSERVAR
* Acciones para abordar riesgos y oportunidades * Matriz Cuadro de Mando de Control (CMC)
* Planeación Gestión del Sistema (PMS) - * Matriz de Documentación Planeación Operativa
* Recursos * Matriz Comunicación Bidireccional (COBI)
Recursos: Requisitos - Infraestructura - (MDPO)
* Medición, análisis y evaluación * Matriz de Gestión del Conocimiento Blanchart (GCB)
Seguimiento y Medición.
* Comunicación * Matriz de Salidas No Conformes (MSNC)
* Conocimiento de la Organización * Matriz de Evaluación de Perfil Competitivo (MEPC)
* Control de Salidas No Conformes * Gestión Programa de Auditoria - Plan de Auditoria -
AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN * Satisfacción del Cliente Informe de Auditoria (Preliminar - Final)
REQUISITOS POR CUMPLIR
* Planeación Gestión del Sistema (PMS) - * Auditorias Internas * Presentación Informe Revisión por la Dirección
Recursos: Requisitos - Ambiente de Operación. * ISO 9001:2015 ( No aplicable 8.3 - 8.5.1 literal f) * Revisión por la Dirección * Matriz de Gestión Planificación de los Cambios (MPCH)
* Legal: Entidades Regulatorias * Planificación de los Cambios * Índice de Mejora Acción Correctiva (IMAC)
* Acciones de Mejora Correctiva o Preventiva * Matriz de Aseguramiento de Proveedores (MAPRO)
* Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente Específicos:
MEDICIÓN * Ficha Medidor de Gestión MMS-POOC
Especifico: * Acción de Mejora (Si procede)
* Evaluación del Desempeño - Seguimiento, Medición, Análisis y Evaluación: Cuadro de Mando de * Diseño y Desarrollo Brief Área Transversales * Acta de Reunión
Control (CMC). * Requisitos para la Prestación del Servicio * Matriz de Valoración de Proyectos Brief Área
Transversales (BAT)
* Pagina WEB - Redes Sociales
* Cotización, Ventas por Cliente, Rotación de los Productos.
*Información técnica:Ficha técnica, Hoja de Seguridad,
Certificado de análisis, Hoja de Emergencia.

Revisado por: Equipo Alta Dirección

Fecha de Actualización: 2018-08-19 Aprobado por: Equipo Alta Dirección 5