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Ceremonial Etiqueta Y Protocolo PDF
Ceremonial Etiqueta Y Protocolo PDF
VENEZUELA, 2002
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA
MODO: HABILITACIÓN
Asesoría Técnica
Lic. Encarnación Barreto
Analista Integral
T.S.U. Lucía Torrealba
Transcriptora
T.S.U. Lucía Torrealba
Especialistas en Contenido
Lic. Ludmila Calvo
Colaboradores en la Validación
Sobeida Velázquez
Profesora Colegio Universitario de Caracas
Carlos Alarico Gómez
Gerente General Plain Art
Eleana Gerardi
Organizadora de Eventos AVOCA
Víctor Mendoza
Director de Protocolo Asamblea Nacional
Isabelita Gónzalez
Profesora Instituto Pedro Gual –Ministerio de Relaciones Exteriores
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Gerencia de Tecnología Educativa
Copyright INCE
CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA
CONTENIDO
- UNIDAD I CEREMONIAL
- Concepto Etimológico........................................................................................9
- Ceremonial en la Actualidad..............................................................................13
- UNIDAD II PROTOCOLO
- La Precedencia................. ................................................................................23
- Tratamiento Protocolar......................................................................................37
- Acto Protocolar....................................................................................................47
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CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA
- Acto Inaugural....................................................................................................49
- Presentaciones...................................................................................................53
- Recursos Operacionales.....................................................................................55
UNIDAD IV ETIQUETA
- Etiqueta.............................................................................................................59
- Tipos de Etiqueta...............................................................................................60
- Las Recepciones..............................................................................................70
- Invitaciones.................. ......................................................................................99
- Bibliografía.......................................................................................................113
CEREMONIAL, PROTOCOLO Y ETIQUETA
¿QUÉ HACEMOS?
NUESTRA MISIÓN
PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
El PROTOCOLO (la norma) y el CEREMONIAL (la forma) serán los elementos que
fundamentarán el ejercicio del especialista de protocolo en los actos público y
privados, conservando el “uso y la costumbre” en la realización de toda actividad
humana. Los términos “Ceremonial” y “Protocolo” en lato sensu, son sinónimos, no
así tomando en consideración la etimología y los diferentes conceptos manejados
por los autores porque difieren.
Estudiar esta materia y trabajar desde guía o asistente hasta jefe o director de
Protocolo promete ser, una profesión con interesante campo, Además de ser
específicos por los términos que se utilizan y ejecución de prácticas dinámicas, que
ofrece un incentivo a la educación y cultura general del participante. A través de
estos conocimientos de formación integral contribuirá para desempeñarse en el
campo de la aplicación del Ceremonial y el Protocolo;
OBJETIVO
CEREMONIAL
Concepto Etimológico
Concepto Doctrinal
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Ceremonial de Estado o de Corte
Ceremonial Diplomático
Ceremonial de Cancillería
Es considerado por todos los tratadistas como parte integrante del Ceremonial
Diplomático, llamado también Ceremonial de Protocolo. Se ocupa de las redacciones y
correspondencia que se observan de cualquier naturaleza. Interpreta el Derecho
Internacional Público y su propio orden jurídico, según el principio de la reciprocidad.
Ceremonial Marítimo
“El Ceremonial Marítimo es la suma de las reglas de cortesía que usan las marinas de
guerra para honrar y saludar a las personalidades oficiales nacionales o extranjeras que
las visitan” (Armando Pesantes García Relaciones Internacionales, Eclesiástico y
practica diplomática Quito, 1969). La notable unidad espiritual que liga a esta institución
en todo el mundo se refleja en la mayoría de los reglamentos y hasta en los uniformes. El
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ceremonial marítimo tiene perfectamente normados los saludos correspondientes a otros
buques como a las diferentes personalidades que lo puedan visitar.
Este Ceremonial es regulado por la Armada de Venezuela. Los usos y costumbres
están estipulados por las leyes nacionales e internacionales, por la Constitución
Nacional, la ley de Navegación, el Reglamento Interno a bordo y los convenios y tratados
firmados por la República.
Ceremonial Militar
Las ofrendas florales ante estatuas o monumentos nacionales, pueden ser realizadas
por:
1) Autoridades nacionales, civiles o militares.
2) Autoridades extranjeras, diplomáticas o militares residentes en el
País o de visita oficial.
Ceremonial Eclesiástico
Ceremonial Social
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El ser humano es sociable por naturaleza y en virtud de este principio, el continuo trato
está supeditado a unas normas fundamentales basadas en el equilibrio constante de la
balanza de equidad, en cuyos brazos se apoyan los deberes y en otro los derechos. El
respeto y consideración que los demás nos deben implicar en igual grado, nuestro
respeto y consideración hacia ellos.
Estas estrictas normas son las que por el hecho de pertenecer a una sociedad
organizada estamos obligados a cumplir. Por encima de cualquier norma positiva de vida
en sociedad, existen unas reglas hijas de la educación, tanto más sutiles y minuciosas
cuanto mayor es el grado de cultura y delicadeza espiritual de las personas que a ella se
sientan irremisiblemente sometidas, puesto que su observancia y estricto cumplimiento
es actitud espontánea de su propia idiosincrasia. Estas reglas constituyen lo que
podemos llamar “Cortesía o Protocolo Social”.
El Ceremonial en la Actualidad
Las Relaciones Públicas son aquellas que determinan las actividades y políticas
dirigidas a influir positivamente sobre las personas mediante la persuasión y la
comunicación. Transmiten una información que causa efecto a mejorar la imagen de una
empresa u organismo. Las oficinas dedicadas a las Relaciones Públicas se dedican en
especial a las campañas de difusión ante la opinión pública o al buen funcionamiento de
las relaciones internas de una empresa.
ÁMBITO DE ACTIVIDAD
El Ceremonial en las Relaciones Públicas cada día está más patente por la necesidad de
actuación conjunta. El especialista en Ceremonial que trabaja en el campo privado no
difiere del que se dedica al Ceremonial y Protocolo Oficial, precisamente lo que le abre
ese campo es el dominio del conocimiento de lo público u oficial para adaptarlo al campo
empresarial privado.
Las Relaciones Públicas se dedican a las políticas y actividades dirigidas a prestigiar una
empresa, un producto ante la opinión pública y es, a través de esta compostura, que
encontramos una vinculación entre las dos disciplinas, Relaciones Públicas y
Ceremonial. La actitud asumida por el relacionista va directamente proporcional a su
amplitud de criterio para las comunicaciones, a diferencia del Ceremonialista que actúa
basándose en el formalismo establecido y campo de acción limitado a ese orden
establecido.
Tomando en consideración estas dos premisas podemos afirmar que la necesidad del
conocimiento compartido favorece la actuación en el mejoramiento de la imagen de toda
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institución, organismo o empresa. Al contrario los especialistas se complementan y
ambos deben conocer y manejar las dos disciplinas.
Siempre que se utiliza una comunicación escrita se evitan inconvenientes por la mala
interpretación, tanto en el ámbito empresarial como en el oficial. La comunicación escrita
revierte un compromiso de conocimiento sobre todo para el desempeño de las relaciones
profesionales. A diferencia de la escritura en las Relaciones Públicas que es más abierta
y con estilos variados, cada país tiene su escritura y formatos en la Administración
Públicas. Y por lo tanto tiene un ceremonial escrito propio que hace de la comunicación
un estilo rígido y conocido. Como norma general, en todas estas comunicaciones debe
haber claridad, objetividad y uso correcto del idioma, en este caso el castellano. Se
deben evitar
expresiones en extranjero, así como para comunicarse con autoridades extranjeras será
en perfecto castellano, respetuosamente y con el tratamiento correspondiente.
En Venezuela, encontramos en nuestra Constitución Nacional que el tratamiento es de
“ciudadano” y “usted”, a menos que se trate del Señor Presidente de la República,
Presidente de la Asamblea General, Presidente de los Poderes Públicos, Ministros,
Autoridades Militares y Eclesiásticas que se le darán las de cortesía y jerarquía
correspondiente en voz y correspondencia.
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UNIDAD Nº II - PROTOCOLO
PROTOCOLO
Concepto Etimológico
Protocolo (del bajo latín protocollum, y éste del bajo griego prótócollon) significa “la
primera hoja encolada o pegada” de protos, primero, y kollan, pegar. Es la serie
ordenada de escrituras matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza
y custodia, con ciertas formalidades. (Labariega Villanueva, Pedro G. Derecho
Diplomático. Editorial Trillas México 1989, pág, 69.)
Concepto Doctrinal
Se encuentra una serie de conceptos que se aplican según el contexto del desarrollo de
las funciones protocolarias. Se puede considerar como forma de procedimiento de las
relaciones diplomáticas por extensión:
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complicada maquinaria de las Relaciones Humanas marchar en armonía y eficiencia sin
riesgos de choque, fricciones u oxidaciones.” (Protocolo Social.2001, Isabelita González,
Caracas, pág.4.)
El protocolo se clasifica en
• Protocolo Oficial.
• Protocolo Militar.
• Protocolo Diplomático.
• Protocolo de Cancillería.
• Protocolo Deportivo.
• Protocolo en Eventos.
• Protocolo Social.
• Protocolo Empresarial.
• Protocolo en los Negocios.
PROTOCOLO OFICIAL
Dar a cada uno su lugar en las Ceremonias de Estado o donde participen las
personalidades que representan al gobierno, como bien lo indica el concepto de
“Protocolo” es sinónimo de orden. Las Ceremonias están institucionalizadas por los
diferentes organismos del Estado, por las fechas conmemorativas o por las que
necesariamente se tienen que celebrar.
La Toma de Posesión del Presidente de la República, la del Gobernador, la del Alcalde,
la visita de un Presidente de otro país y así unas cuantas más. Todas estas ceremonias
o actividades manejan un protocolo especializado, con un personal conocedor y
profesionalmente preparado y siguiendo unas normativas que le permitirá establecer ese
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protocolo oficial. El Protocolo que se cumple en un determinado acto, está contenido en
lo que llamamos Ceremonial de Estado, normalmente lo determina una Ley.
PROTOCOLO MILITAR
PROTOCOLO DIPLOMÁTICO
Ceremonial y Protocolo Diplomático es el que regula las relaciones existentes entre los
agentes diplomáticos y el Estado receptor. El Protocolo lo determina el orden de
precedencia entre los diversos agentes, según su clase o rango, el orden de colocación a
las ceremonias que tengan que asistir, las visitas protocolares que realizan a las
diferentes personalidades del Gobierno y en general de la sociedad como los
representantes de la economía, de los gremios y de los artistas.
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PROTOCOLO DE CANCILLERÍA
Cancillería, sede del gobierno donde se tratan los asuntos Internacionales, las relaciones
con todo el Cuerpo Diplomático acreditado en el País. Es el sitio donde se firman las
correspondencias y comunicaciones destinadas a resolver o tratar los intercambios,
prerrogativas, convenios, tratados, inmunidades o cualquier asunto que requieran los
diplomáticos. Tienen una variedad extensa en estas comunicaciones tales como: Carta
(leerte), Despacho (Dépeche), Oficio (office), Protocolo, Memorando (Pre-Memora),
Conclusum, Nota Verbal, Nota Al Referéndum.
PROTOCOLO DEPORTIVO
Tanto para los actos de Instalación, como los de Clausura, hay que preparar muy bien la
“Tribuna de Autoridades”. Se debe tener en cuenta, en primer término, las autoridades
que asistirán (invitadas y confirmadas) a dicho acto y si se trata de un evento deportivo
nacional o internacional. Es de carácter obligatorio invitar al Presidente del Instituto
Nacional del Deporte (I.N.D.) quién podrá asistir o no y en su defecto, enviar algún
representante. La colocación de banderas lo determinará el tipo de evento, se colocarán
la bandera de Venezuela, bandera de los países asistentes (por orden alfabético) del
I.N.D, de la sede donde se realiza y la bandera de la Federación de la disciplina o
especialidad a competir.
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colocar a los ganadores en los sitios correspondientes para ser impuestos de la medalla
o trofeo ganado.
PROTOCOLO EN EVENTOS
Considerando que ésta es una de las áreas de gran responsabilidad dentro de un evento
es necesario que actúen de una manera coordinada el Director de Protocolo
conjuntamente con los organizadores o responsables del evento. Todo evento tiene su
parte protocolar, en sus actos de inauguración, clausura, premiación si es deportivo,
brindis, comidas, recibimiento de personalidades en aeropuerto etc. Deben estar
debidamente preparados y planificados para atender y llevar a cabo el protocolo de cada
actividad. El protocolo en eventos es una especialidad y como tal tiene sus
especificidades que lo caracterizan.
PROTOCOLO EN LO SOCIAL
PROTOCOLO EMPRESARIAL
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Actualmente se considera el protocolo Empresarial no sólo cuando efectúan actividades
propias de la empresa sino las realizadas en conjunto con las autoridades
gubernamentales y empresariales. Normalmente ocurre cuando el Señor Presidente
visita para inaugurar una planta o fábrica de gran envergadura. Estos actos benefician
tanto al Presidente como a la Empresa que los celebra; aprovecha la oportunidad de
realizar diferentes actividades (develación de placa conmemorativa, áreas físicas, etc.)
para publicitar luego por un tiempo extenso y para estar en el tapete empresarial.
En los negocios como cualquier trabajo deben tratarse todos, los subordinados, los
superiores o iguales, pero con cortesía y respeto. Todas las normas de cortesía en este
campo son las mismas para las mujeres que para los hombres. Ninguna mujer deja de
serlo ni el hombre tampoco.
Existe el protocolo en la presentación de las personas que están dentro de una oficina, el
comportamiento debe ser igual que lo hace socialmente y con toda la educación que
maneja, pero siempre será en función del cargo o actividad que realiza. Puede ser
presentando a un conferencista como a la nueva secretaria de la oficina. El protocolo
distingue el trato y le da a cada quién el puesto que por ese orden merece dentro de una
estructura como son las relaciones de negocio.
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Para estos actos se maneja la precedencia de las autoridades académicas internas,
respetando “La juridiscionalidad” y si tienen invitados especiales como autoridades
gubernamentales se procederá a preparar el sitio especial.
LA PRECEDENCIA
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La Precedencia en Venezuela
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El Ministerio de Relaciones Exteriores a través de la Dirección de Protocolo, emitirá la
lista con las “Precedencias” establecidas para el Cuerpo Diplomático acreditado en el
país. Esta “Precedencia” diplomática la establece la Convención de Viena, art. 13, que
expresa: los representantes de los diferentes países tendrán su ubicación de acuerdo a
la fecha de presentación de sus “Cartas Credenciales” ante el Gobierno Venezolano.
Este “Cuerpo Diplomático” tiene su “Decano” y será el Nuncio Apostólico, representante
de su Santidad el Santo Padre.
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SISTEMA DEL RELOJ
Se le dice el “sistema del reloj” porque sigue el movimiento de las agujas de este
instrumento, alrededor del anfitrión o de los anfitriones, se coloca al lado derecho del
anfitrión (primera presidencia) a la persona de mayor rango y al lado izquierdo, (de la
misma primera presidencia) quien le sigue en jerarquía, se puede de esa manera hasta
agotar los comensales. Si se tiene una señora cómo anfitriona también se procede de la
misma manera, alrededor de ella se van colocando los invitados por el orden establecido
en la lista de precedencia de los invitados. Se irán combinando de una presidencia a otra
en la misma forma, girando alrededor de cada presidencia, se va despejando la lista de
invitados.
- IZQUIERDA - DERECHA
- DERECHA - IZQUIERDA
“El Sistema del reloj, es válido para las comidas con señoras. Para las comidas de
señoras o caballeros solos, pero únicamente cuando la primera presidencia tiene un
rango superior a la segunda presidencia, de tal modo que la izquierda de la primera
presidencia pasa por delante de la derecha de la segunda presidencia”
(El Arte de Invitar, su Protocolo”, Urbina, José Antonio de, Segunda Edición, 1990
España).
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Anfitriones = a Presidencias.
1ª Derecha de la 1ª P (anfitrión)
2ª Izquierda de la 1ª P
1º Derecha de la 2ª P (anfitriona)
2º Izquierda de la 2ª P
3ª Derecha de la 1ª P
4ª Izquierda de la 1ª P
ENTRADA DE INVITADOS
2a P
3 4
7 8
11 12
15 16
19 20
23 24
26 25
22 21
18 17
14 13
10 9
6 5
2 1
1a P
27
ENTRADA DE INVITADOS
2a PRESIDENCIA
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
12 11
9
10
8 7
6 5
4 3
2 1
1a PRESIDENCIA
SISTEMA CARTESIANO
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El sistema “Cartesiano” sigue la colocación en dirección de las aspas de una equis, es
válido para las comidas de señoras o caballeros sólos. Para las comidas con señoras
solamente es válido si presiden dos personas del mismo sexo. Los comensales son
sentados de la siguiente manera:
MOVIMIENTO DE COLACIÓN
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24 21
23 17
16 13
12 9
8 5
4 1
2a PRES. 1a PRES.
2 3
6 7
10 11
14 15
18 19
22 23
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ENTRADA DE INVITADOS
2a PRESIDENCIA
2 4
6 8
10 12
14 16
18 20
22 24
26 25
23 21
19 17
15 13
11 9
7 5
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1a PRESIDENCIA
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PRESIDENCIAS PROTOCOLAR EN MESAS
Para colocar a los invitados en la mesa ya explicamos los dos sistemas, el del reloj y el
cartesiano, pero ahora vamos a explicar cómo vamos a sentar a los anfitriones e
invitados especiales si lo tenemos o sea, si tenemos una, dos o cuatro presidencias.
Una Presidencia = Un anfitrión
Dos Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona.
Cuatro Presidencias = Un anfitrión, una anfitriona, una invitado de “Honor y una invitada
de “Honor””
SISTEMA “FRANCÉS”
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ENTRADA
PRINCIPAL
ANFITRIÓN
LUGAR
DE HONOR
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SISTEMA “ANGLOSAJÓN”
ENTRADA
PRINCIPAL
35
ANFITRIÓN
LUGAR
DE HONOR
TRATAMIENTO PROTOCOLAR
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La historia documental señala que, los usos y las tradiciones, indican la antigüedad y la
variedad de los Tratamientos con que se ha distinguido a personas e instituciones a lo
largo de los siglos sin límites fronterizos.
Los Tratamientos tienen carácter honorífico y van unidos al rango del beneficiario o a
título personal, pudiendo tener condición temporal o permanente (vitalicio), su uso
contempla varios medios de utilización verbal o escrita. Quien los recibe podrá ser una
persona física (un diputado) o un colectivo impersonal o institucional (un Concejo
Municipal). A su vez, el beneficiario a título personal podrá serlo por distintas razones:
por el cargo que ocupa (Alcalde), o por méritos subjetivos (condecoraciones, título
académico, etc).
Tipos
TRATAMIENTOS OFICIALES
Los Tratamientos usuales en Venezuela para cargos civiles y castrenses son, por orden
de dignidad. De acuerdo a la Constitución Bolivariana de Venezuela, el tratamiento oficial
para toda persona es el de “ciudadano”, salvo aquella fórmula que por jerarquía de uso
verbal y obligado escrito corresponda al Presidente de la República, Presidente de la
Asamblea Nacional, Ministros, Autoridades Militares y Eclesiásticas; también se
conservarán las de uso común con el Cuerpo Diplomático y Personajes Reales de visita
en nuestro país, dependiendo su posición.
Ejemplos:
Ciudadano Presidente de la República Bolivariana de Venezuela, y para trato oficial o
social o dirigir correspondencia, Excmo. Sr. Presidente de la República Bolivariana de
Venezuela y Sra. de (apellidos completos del esposo) y para trato de presentación de la
personalidad, se realiza de la siguiente manera: El Señor Presidente de la República
Bolivariana de Venezuela. La Señora de (apellidos completos del esposo).
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Ministros del Gabinete Ejecutivo y Sras. Para el trato oficial, social o dirigir
correspondencia: Cddno. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. de (apellidos
completos del esposo) o Excmo. Sr. Ministro de (Ministerio que ejerce) y Sra. (apellidos
completos del esposo). Trato para presentación de la personalidad; El Ministro (Ministerio
que ejerce o representa). La Señora de (apellidos del esposo).
Así sucesivamente con los diferentes cargos de las personalidades de la lista protocolar.
En caso de ser mujer casada quien ostente el cargo de Ministra del Gabinete, tendrá el
mismo tratamiento en cuanto a su rango, pero no así con el esposo que se denominará
por su nombre y apellido con respecto al tratamiento verbal. Si es escrito debe ser a
nombre de la Ministra (palabra aceptada por el DRAE) y si el esposo va a ser invitado
(oficial o institucionalmente) se debe enviar una invitación por separado. En algunos
casos se estila que se le agrega “ESPOSO” a la invitación de ella, siendo esta una nueva
modalidad.
TRATAMIENTO DE LA REALEZA
TRATAMIENTO ECLESIÁSTICO
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Para las autoridades Eclesiásticas, el tratamiento de acuerdo a su jerarquía es al PAPA;
Al Romano Pontífice se le otorga el tratamiento de Santo Padre, Beatísimo Padre, Su
Santidad. Los Cardenales tienen tratamiento de Eminencia Reverendísimo, abreviado:
Su Emecía. Revdma. Los Monseñores de Monseñor, abreviado: Mons.
-Papa, “Su Santidad” (S.S) / Santo Padre-Cardenal; “Su Eminencia Reverendísima el
Señor Cardenal” (S:Emcia Revma). Se señala que no es correcto tratar de “Monseñor” a
esta categoría.
-Nuncio Apostólico,/ Arzobispo/ Obispo; “Su Excelencia Reverendísima Monseñor”, (S.E.
Rvdma Mons)
-Internuncio, “Su Excelencia” (S.E)
-Auditor,”Su Señoría” (S.Sa)
TRATAMIENTOS VITALICIOS
TRATAMIENTOS DIPLOMÁTICOS
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TRATAMIENTOS ACADÉMICOS
A los Rectores de las Universidades se les debe tratamientos de: Señor Rector (nombre
de la Universidad que representa) y en algunos casos de Honorables. Tratando de
emplear el título de Doctor a quien verdaderamente lo ostenta. En las profesiones
liberales se le dará a cada persona el tratamiento que le corresponda según sus méritos
adquiridos: médicos, veterinarios, abogados, economista, arquitectos y todas las
profesiones que se incluyan en este campo.
En el campo de las Ciencias y de las Artes a los que se hayan destacados por sus
propios méritos se les reconoce con el tratamiento de MAESTROS.
TRATAMIENTO SOCIAL
Socialmente tenemos tratamientos especiales sobre todo con personas que se les debe
respecto por su edad, sean de cualquier clase social y se les denomina: Señor Don o
Señora Doña. A las damas, “Señoras” y a los caballeros,”Señores”
TRATAMIENTO MILITAR
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Los Tratamientos correctos en otros países pueden ser distintos a los utilizados en
Venezuela, es conveniente conocerlos antes de ser usados en correspondencias o por
Tratamientos verbal, para eso es recomendable investigarlo en las cancillerías del país al
cual se va hacer uso.
Con frecuencia se establece relaciones con personas de otros países, por lo tanto es
conveniente saber cómo es el trato correcto para evitar situaciones embarazosas.
Cuando se le dirige una correspondencia a una persona con varios cargos o títulos, se
escogerá el de mayor importancia. A continuación se señalan los siguientes:
Arabia Saudita:
Al Rey se le tratará como Majestad igual que en otros países que existen monarcas.
Los Ministros de más alta jerarquía se les trata de Excelencia Suprema. A los líderes
religiosos o Jeques se les otorga de “Sheik”
Japón
México
En todos los casos se le antepone el tratamiento de “Ciudadano” y por escrito una “C”.
Ejemplo; C:;Ministro. A las personalidades extranjeras se les trata de Excelentísimo
Señor y no se utiliza el de Ilustrísimo.
Gran Bretaña
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El tratamiento en Gran Bretaña es muy protocolar con respecto a los Reyes y miembros
de la Familia Real tienen la misma connotación que el tratamiento que se le da a los
Monarcas en España. Se utiliza el de honorable a todos los que han recibido
Condecoraciones, Títulos Nobiliario y ostenta un Cargo Público. Socialmente se usan el
de señor y señora.
OTROS
Por lo general existen diferencias en todos los países lo más recomendable es darle
“más” que ningún tratamiento. En Suecia por ejemplo no se utiliza absolutamente nada,
sólo el nombre.
La Comisión de Protocolo
Parte integrante del Comité Organizador de un evento, sus funciones son puntuales e
indispensables en todo acto. La Comisión está representada por su Jefe de Protocolo.
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DIRECTOR O JEFE DE PROTOCOLO
JEFE DE PROTOCOLO
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• Es el responsable del recorrido por los espacios de la Sede, visitas guiadas y
presentaciones.
• Designa al Maestro de Ceremonias si el caso lo requiere (con la debida precaución
de no cometer el error de contratar a un “animador”).
• Organiza con la correcta precedencia la “Línea de Recepción”.
• Ubica a las personalidades en el “Presidium” según precedencia.
• Planifica la distribución del auditórium según los invitados o participantes, tomando en
cuenta la lista elaborada por la precedencia e importancia de los presentes.
COORDINADOR (ES)
LOS GUÍAS
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• Oficiales de Sala, distinción que se hace con este nombre a ciertos guías que
cumplen funciones estrictamente de salas.
EL MAESTRO DE CEREMONIA
la determina el tipo de acto, pero no así el sitio, ya que puede ser al aire libre pero de
gran solemnidad.
Acto Inaugural
Este acto requiere especial coordinación se debe tomar en consideración los siguientes
aspectos:
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- Confirmar la asistencia de la autoridad gubernamental o personalidad correspondiente y
coordinación del aspecto protocolar. En este sentido la Dirección Ejecutiva deberá
nombrar una persona para que se encargue del protocolo correspondiente.
.Tomado del libro: “La Gerencia de Eventos Especiales en las Relaciones Públicas” Carlos
Alarico Gómez , Oswaldo Visla Bermudez.. Caracas 1989.
Toda organización por muy pequeña que sea, debe tener un personal con conocimientos
de “Protocolo”. Estas dependencias del estado o grandes empresas, tienen unas
características especiales que se enuncian a continuación:
La oficina que se ocupa de los asuntos protocolares deben estar dotada del material que
le solucione cualquier situación o actividad a realizar, ejemplo de ello son las listas
protocolares actualizadas de cada uno de los organismos.
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Debe tener desde un mapa del país como de las localidades relacionadas con las
actividades que se supone debe realizar.
Biblioteca básica de la legislación estatal, municipal y local (Constitución Nacional).
Diccionarios, manuales de Ceremonial y Protocolo, bibliografía sobre Heráldica, etc.
Espacio físico
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Conocer todos los pormenores del sitio. Identifica el espacio donde se va a escenificar el
acto, las necesidades de instalación, sonido, muebles banderas, ornamentación etc. Se
trabaja desde el pre-evento y durante el evento.
Personal
Contar con el personal adecuado y en el sitio indicado para la organización del evento
(pre-evento) hasta el día que se inaugura o comienza. Puede necesitar más personal y
debe estar preparado con antelación.
Tiempo
Cronometrar lo que sucederá durante el evento. El tiempo de preparación de un evento
en esta área es de gran importancia. Debe considerarse cubiertas todas las necesidades
y deben cumplirse las pautas establecidas para lo que fue previsto.
De este plan o programa que realice un Director de Protocolo será su tranquilidad “entre
comillas” o del organismo o empresa. En ésta área es muy difícil hacerlo plenamente
pero no imposible poder organizarlo por lo menos los actos que con seguridad se
realizan cada año.
De la misma manera que puede organizar su oficina podrá escenificar estos actos para
preparar con el suficiente tiempo y cubrir los imprevistos que se puedan presentar.
Disponer de un guión del acto es necesario, ya que permite informar a sus superiores y
realizar los cambios pertinentes con el tiempo suficiente. Debe ser la “BIBLIA” y así se
ahorrará problemas innecesarios. Hacer un guión, es necesario para cada actividad
LISTA PROTOCOLAR
“Es el compendio de nombres de las personalidades que se invitan a los actos que se
realicen”.
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Estas listas son la herramienta que se manejan todo el tiempo en una oficina de
Relaciones Públicas o de Protocolo, se cambiarán tantas veces como sea necesario para
mantenerlas actualizadas con los nombres de las personas que ostentan cargos
gubernamentales u oficiales, nuevos embajadores o personal diplomático. Se
conservaran los nombres de las personalidades que por su situación especial que
representan no varían, cómo un artista o catedrático.
En la medida que sea más completa y actualizada “la lista” será en esa misma
proporción la utilidad que se le de. Los actos por muy planificados que se tengan pueden
tener cambios y acomodos que no dependen del organizador como tal (director de
protocolo) sino de los superiores que lo ordenan.
Según el Diccionario de la Real Academia Española cortesía es: “la demostración o acto
con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra”. Las
personas que viven en sociedad están constantemente actuando con los demás, en la
casa, en el trabajo, en los colegios o instituciones universitarias, en la calle; en mil sitios.
Aunque se dice que el trato debe ser igual, se debe pensar que “lo cortés“ en todo
momento nos va a sacar de apuros.
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demás, en especial si se está en el campo del protocolo, no ser “meloso” para ser
cortés y demostrar educación.
No se debe olvidar:
Presentaciones
Para realizar las presentaciones de una persona a otra se deben tomar en cuenta las
siguientes normas básicas que ayudarán en cualquier momento.
El hombre siempre se le presenta a la mujer, salvo lo que va a explicar:
- Entre iguales se presenta al que llegue de último
- Entre jóvenes lo correcto es que se presenta la persona más joven a la mayor.
- En los trabajos se presenta primero la persona de menor jerarquía a la de
mayor.
Al nivel de trabajo se debe presentar con el cargo que representa o la profesión que
tiene.
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En la casa son los dueños de la misma quienes deben hacer las presentaciones de los
que van llegando. Se debe tener como premisa que, la persona de más categoría ha de
ser la primera que se entere de quién tiene por delante. Existen personas que son muy
conocidas y no necesitan presentación, entonces se le presentan los demás a éstas.
Hoy día, a nivel profesional las presentaciones han variado con respecto a la mujer, ya
que lo pueden hacer solas y se identifican por el sitio de trabajo o cargo que
desempeñan.
RECURSOS OPERACIONALES
Son las herramientas de trabajo que se utilizan para el mejor desempeño de un acto
protocolar
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Tipos
TARJETAS PROTOCOLARES
Instrumento que se utiliza para identificar el puesto o silla de la persona en un acto.
Usualmente llevan el escudo del Organismo o Institución.
IDENTIFICADORES
Se utiliza en un acto con la identificación correspondiente. Nombre del evento, nombre
del participante y algunas veces cuando son internacionales el país de origen.
VOCATIVOS
Tarjeta que se utiliza para identificar a los ponentes o personalidades que se sientan en
un presidium. Deben llevar el nombre, título o profesión, y nombre del evento se lo
considera pertinente o logo del mismo.
TARJETA – PLANO
Es la tarjeta que se entrega al comensal para que pueda ubicarse correctamente en la
mesa del banquete o comida. Estas tarjetas suele usarse cuando son muchas personas
y de esta manera facilita la colocación de ellas.
LOS PANELES
Se utilizan para identificar la mesa de un banquete con la debida distribución de los
comensales, se colocan a la entrada del salón o comedor para que sea visto por todos
los invitados. También se usa para una “asamblea” o actividad de una empresa
particular.
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Se utiliza para identificar el sitio preciso de cada invitado en la mesa. Esta tarjeta se
coloca delante del plato o a un lado. Lleva el nombre del invitado y el escudo si es oficial.
El tamaño suele ser menor que la tarjeta de presentación.
MENÚ
Es la información que se le da al invitado de la comida que se va a servir. Por lo general
se coloca encima de la servilleta o a un lado. También debe llevar el escudo si es una
comida oficial.
MINUTA
A veces se le da el mismo significado que el menú. Se puede utilizar como recordatorio
de las actividades que se van a realizar en una cocina.
FICHERO DE COMIDAS
El fichero de comidas es muy conveniente tenerlo, permite saber lo que se ha servido en
cada caso y los invitados que lo han comido. Se reúnen los diferentes menús que se han
preparado y las combinaciones que puedan darse. Se estudian las horas que se sirvieron
y las temporadas de los alimentos, para utilizar los más convenientes.
INVITACIÓN OFICIAL
Invitación que se recibe con carácter especial por ser de un organismo del Estado.
INVITACIÓN DIPLOMÁTICA
Invitación que se recibe de algún integrante del Cuerpo Diplomático.
INVITACIÓN SOCIAL
Aunque el aspecto social puede venir de cualquier institución, embajada, familia,
gobierno es el carácter que se le da a la invitación. Lo determina el motivo de la
invitación.
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INVITACIÓN PERSONAL
Es la que se recibe o da de persona a persona y tiene diferentes de motivos, de negocio,
de trabajo, de amistad y de amor.
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UNIDAD IV - ETIQUETA
ETIQUETA
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“La diplomacia es ciencia y el arte de la representación” según la clásica definición de
Rivier
. La diplomacia es el “Arte” y el “Protocolo” son la normas, “Ceremonial” el cumplimiento
y ejecución de esas normas, la “Etiqueta” podemos afirmar que son la maneras, la
aceptación, el comportamiento y demostración del buen gusto para implementar esas
normas.
Tipos de Etiqueta
La etiqueta, tiene que ver con el “saber estar”, “saber comportarse”. Define su ambiente,
su vestir, su desempeño, dependiendo de lo que se va a realizar. Se clasifica de la
siguiente manera:
Estricta Etiqueta.
Etiqueta Simple
Etiqueta en el vestir.
Etiqueta en la mesa.
ESTRICTA ETIQUETA
La determina el acto al cual se asistirá y la invitación que se reciba. Tiene que ver
directamente con la vestimenta de la persona y el sitio donde se celebre el ceremonial o
acto.
ETIQUETA SIMPLE
Se aplica en las normas del vestir que pueden estar regidas por la misma persona. Es
decir, la etiqueta simple la define el buen saber y entender de cada cual cuando no lo
determina expresamente una invitación. Todo conocedor del ceremonial social está en
capacidad de poder vestirse según la hora y sitio donde es invitado, esto lo llevará a
60
estar elegantemente presentable y a la vez cumpliendo con las normas de etiqueta. Si es
regido por una gala u ocasión especial vendrá especificado directamente en la tarjeta de
invitación.
ETIQUETA EN EL VESTIR
Como bien indicamos puede ser estricta o simple. Cuando se determina que es “estricta
etiqueta” debe llevarse de la siguiente manera:
¿Qué indica que se debe llevar “FRAC” en la estricta etiqueta? La hora de invitación o
porque viene señalado en la tarjeta de invitación. La hora que lo determina es después
de las 19 horas ó 7 pm en adelante. Lo usual es encontrar al pie de la tarjeta de
invitación la recomendación del traje a usar, tanto para las damas como para los
caballeros.
Cuando es estricta se debe observar la vestimenta del “Frac” y también las
condecoraciones y cuando es Etiqueta simple, según la hora el Paltó Levita (Chaqué) o
Smoking. En las tarjetas también se encontrarán las siguientes expresiones para las
damas:”Señoras, traje de noche” o “Señoras traje largo” o “corto”.
Vale un recordatorio para las damas en cuanto a etiqueta se refiere:
-El maquillaje está permitido y se ve bien en la noche, pero no muy fuerte para el
mediodía.
-El vestir de largo o corto de noche se recomienda usar las carteras o bolsos pequeños,
son más elegantes.
-No se debe llevar reloj de pulsera a menos que sea tipo joya.
-Si la temperatura es fría o lluviosa, se recomienda usar capas (de nuevo de moda) o
abrigos, pero nunca chaquetas tipo sastre.
61
-Si la invitación define “cena” debe evitarse los perfumes fuertes, ya que molesta y es
muy desagradable para el resto de los comensales.
-Los guantes largos se usan si el vestido que lleva la dama es largo y sin mangas. Se
quita el guante derecho para saludar en la “Línea de recepción” y los dos cuando se va a
comer.
-Si es estricta etiqueta y la invitación lo indica, la dama puede llevar sus condecoraciones
igual que el hombre. La “Banda” se coloca del hombro derecho a la cadera izquierda. Las
condecoraciones suelen colocarse en el lado izquierdo sobre el pecho.
-El Panteón Nacional como sitio histórico de nuestra Nación amerita vestimenta especial
dependiendo del acto a realizarse. Ejemplo; la conmemoración de la muerte del Padre de
la Patria, Libertador Simón Bolívar, el 17 de Diciembre. A ese acto en especial debe
llevarse traje sastre y de color negro o azul marino, siempre vestido oscuro.
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En esta gráfica se aprecia sus Majestades Los Reyes Don Juan Carlos y Doña Sofía que posan
junto al Presidente de Ecuador, Rodrigo Borja y su esposa, Carmen Calisto, antes de iniciarse en
el salón del trono la recepción de invitados a la cena de gala. Revista Hola, 1992. Las damas
visten traje de gala largo y llevan colocadas su condecoración. Los caballeros sus respectivas
condecoraciones por su alta investidura del cargo que ostentan. Nótese que la banda del
Presidente la lleva por debajo del saco y el gran collar por los hombros. El Rey viste su uniforme
de gala con su máxima condecoración.
Frac:
Vestimenta de estricta etiqueta para los hombres. La parte superior delantera del “Frac”
es corta y llega hasta la cintura y la posterior larga terminando con dos faldones, todo el
traje es negro. Tiene solapas que pueden ser de raso o seda, pero negras.
-El chaleco es blanco y sobresale 2 a 3 dedos por delante. Se puede usar negro en
ocasiones especiales como actos religiosos de la Iglesia o actos de la Realeza.
-El pantalón debe ser negro con un galón o franja negra de seda que cubre la costura
exterior de la pierna.
-La camisa blanca almidonada, normalmente se usa botonadura especial, de perlas,
doradas o negras de material muy fino.
-La corbata o corbatín se usa blanca.
-Los zapatos de patente o charol, nunca tipo “sport” o de cuero y las medias de seda
negra.
-Cuando la ocasión lo requiera llevará las condecoraciones que normalmente se colocan
del lado izquierdo del pecho. Foto Nº 1
-Los guantes son el complemento y de color blanco o marfil.
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Paltó Levita
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En Venezuela se usó el “Paltó Levita” en las celebraciones del 5 de Julio, con chaleco y
corbata gris, siendo de mucha solemnidad y dándole gran prestancia al acto. También
para el 17 de Diciembre conmemoración de la muerte del Libertador, con chaleco gris y
corbata negra en señal de luto. Estas vestimentas imprimen un carácter de distinción
para las ceremonias oficiales, esta costumbre se abolió hace poco tiempo y hoy día se
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cae en el error de no respetar ni asegurarse de cómo ir vestidos a determinados sitios o
actos.
Smoking
Llamado también “Black Tie” (corbata negra en inglés). Traje que se usa normalmente
para reuniones formales en la noche, después de las nueve (9 pm). Es usual por pedido
de los anfitriones que venga impreso en las tarjetas de invitación. Cortesía por demás
aceptada por el invitado.
-Lleva chaqueta negra con solapas en seda negra brillante.
-Pantalón con las mismas cintas negras de seda cubriendo las costuras que el pantalón
del frac.
-Camisa blanca con pliegues o alforzas en el pecho, (la pechera puede ser de tela de
“piqué”)
-Pajarita o mariposa negra y zapatos negros.
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En Venezuela es poco conocido el “Smoking Tropical”, éste se usa con chaqueta
blanca, pajarita negra o corbata blanca larga y como su nombre lo indica su uso lo
determina el medio ambiente caluroso o país de diferentes estaciones.
Baile Benéfico de la Cruz Roja celebrado en el Principado de Mónaco en el mes de Agosto. Revista
Hola. Como podemos observar vemos al Príncipe Rainiero con el smoking negro y al Príncipe
Alberto con el smoking “Tropical” muy usado en la época de verano, igualmente es un traje de
etiqueta. Las Princesas Carolina y Estefanía con Trajes Largos.
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Tarjeta de invitación Diplomática. Modelo polivalente con la tachadura del R.S.V.P. y colocado el
P.M. para recordar. Observamos que lleva las indicaciones del traje a usar, “Black-Tie.
UNIFORMES
El reglamento militar, por demás estricto señala a los tipos de uniformes que se deben
usar en los actos, ceremonias y hasta en las presentaciones sociales que lo ameriten.
A efectos de equivalencia entre las vestimenta civil y la de los militares (oficiales), el
uniforme de gala para actos sociales equivale al “Frac”, (estricta etiqueta) y el media gala
al “Smoking”. O sea el uso del Frac con condecoraciones equivale al uso del uniforme de
gala con condecoraciones también en las diferentes “Fuerzas”.
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CIVILES EJERCITO ARMADA AVIACION F.A.C.
Smoking Uniforme 2
Smoking Uniforme 2 Naval 1-C* Uniforme 2 Condecoraciones
Condecoraciones Social Condecoraciones Condecoraciones ( Miniaturas )
( Miniatura ) Condecoraciones ( Miniatura ) ( Miniatura)
( Miniatura )
Traje formal
Condecoraciones Uniforme 2 Uniforme 2 Uniforme 3 y 4 Uniforme 2- A
( Botones ) Condecoraciones Condecoraciones Condecoraciones Blanco
( Cintas ) ( Cintas ) ( Cintas ) Condecoraciones
( Cintas )
LAS RECEPCIONES
Recepción “acción y efecto de recibir” “acto solemne en que desfilan ante un Jefe de
Estado u otra autoridad los representantes de cuerpos o clases” “reunión con carácter
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de fiesta que se celebra en algunas casas o salones”. El tema que nos ocupa es el
referente a las recepciones de contenido formal u oficial especialmente, no sin dejar de
mencionar las de tipo social o empresarial.
Tipos de Recepciones
Hay recepciones que ofrecen las Cortes Reales, los Jefes de Estado, los Jefes de
Gobierno, los Cancilleres, los Jefes de Misión (Embajadores), los Empresarios, la
Sociedad, las Académicas, las de ámbito Cultural.
No es el caso detallar los motivos especiales de las recepciones ofrecidas por los Reyes
en los diferentes países que todavía existen. La invitación debe ser aceptada como una
deferencia especial y por un motivo excepcional sería válido no aceptar. Se deben seguir
todas las indicaciones, conocer ciertos detalles para comportarse correctamente,
protocolarmente y es permitido preguntar lo que no se sabe a sus organizadores.
Uno de esos detalles importantes es el saludo. Cuando es una “señora” que saluda a sus
“majestades” o algún miembro de la familia real de cualquier sexo, debe hacerse
inclinando la pierna izquierda hacia atrás, manteniéndose erguida y mirando a la persona
a quien saluda. Si es un “Señor” quien saluda, inclina la cabeza al dar la mano.
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en este momento que verdaderamente comienza el brindis y la cordialidad entre los
invitados.
Normalmente estas personalidades, tanto el Jefe de Estado como los invitados
especiales (los homenajeados), cuentan con el apoyo necesario del protocolo a seguir.
Les indican dónde colocarse, cómo colocarse y estar pendiente de cualquier necesidad
que se le presente a alguno de ellos. Es el Jefe de Protocolo el encargado de pasar la
información del nombre de los invitados que van saludando a las máximas autoridades,
aunque las personalidades conocedoras de este protocolo casi siempre al saludar,
simplifican este momento presentándose ellas mismas dando su cargo al cual
representan.
Entre las recepciones más conocidas y divulgadas por ser de carácter nacional, del
Presidente de la República Bolivariana de Venezuela tenemos las siguientes:
También se realizan otras recepciones por parte del Presidente de la República, como
las militares o las que decidan por un motivo en particular. Como por ejemplo podemos
citar las que se le ofrecen a un Presidente de otro País de visita en el nuestro.
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El Jefe de Estado es la máxima autoridad gubernamental y el Jefe de Gobierno o Primer
Ministro, es quien ejerce la autoridad en Sistema de Gobierno parlamentario manejando
las cuestiones políticas y administrativas y las protocolares las ejerce el Monarca o Rey.
Ejemplo de ello son:
• Jefe de Estado; Venezuela, Estados Unidos de América
• Jefe de Gobierno o Primer Ministro en Monarquía: Gran Bretaña,
España, Bélgica.
• Jefe de Gobierno o Primer Ministro en República: Italia, Israel.
De igual manera al asistir a estas recepciones como invitado se deben cumplir con toda
la rigurosidad los requisitos exigidos en las tarjetas de invitación realizadas por estas
personalidades, tales como puntualidad a la hora señalada, vestimenta indicada y
comportamiento protocolar.
RECEPCIONES DE CANCILLERES
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Normalmente estas recepciones se festejan en la residencia del Embajador, a excepción
de algunos países que por diferentes motivos necesitan mayor espacio y tienen que
hacerlo en salones preparados para tal fin. Es el caso de la celebración del Día Nacional
de Colombia, que por ser país vecino, tener estrechas relaciones comerciales y una
comunidad tan extensa viviendo en el país que se le hace insuficiente el espacio físico
de la Embajada.
Una de las recepciones que les exige más en cuanto a preparación e importancia es la
visita de su Presidente al país donde ejercen, les corresponde fungir de anfitriones y
organizadores de esa gran recepción.
Otras recepciones privadas o con motivo muy definidos también son celebradas, las
comerciales, las culturales y hasta deportivas o estudiantiles.
RECEPCIONES EMPRESARIALES
RECEPCIONES SOCIALES
Familiares, de gremio, estudiantiles, en fin un sin número de festejos que caben dentro
de este rubro. Las familiares relativas a las celebraciones como bodas, bautizos o
cumpleaños.
Para agasajar a uno o varios representantes del ámbito cultural. Las inauguraciones de
exposiciones, los inicios de festivales, la apertura de temporadas de música, de ópera,
de cine, de conciertos y otras muchas relacionadas al área. Estas recepciones como tal,
son también llamadas “Vinos de Honor”.
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RECEPCIONES DEL ÁMBITO ACADÉMICO
Celebraciones excepcionales, por ser especiales y actividades muy puntuales, tales
como, un nombramiento de Individuo de una Academia, un grado universitario o un
Doctorado.
Tarjeta de invitación Académica de una actividad social. Modelo impresa. Medidas 13 cms x 18,5
cms.
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Desarrollo de una Recepción
Las recepciones se diferencian de los cócteles por tener un invitado de honor a quien se
agasaja y tiene carácter formal. (En el fondo es la misma recepción en cuanto a su
organización)
Las recepciones aún siendo de carácter oficial son también de tipo social. Se invitan a
personalidades del Cuerpo Diplomático, autoridades del País, (gobierno, militares,
jueces, asambleístas, gobernadores, alcaldes) representantes de la empresa privada, del
mundo de las artes, letras, científicos, académicos y medios de comunicación.
Las recepciones al igual que los cócteles tienen un tiempo establecido, 2 horas por lo
regular, rara vez excede a 3 horas. Lo correcto es llegar a la hora indicada en la tarjeta o
dentro los primeros 20 minutos. Esto permitirá saludar al anfitrión y al homenajeado
quienes estarán en la “Línea de Recepción” recibiendo.
La puntualidad es esencial en este tipo de invitaciones, denota respeto a los que nos
han invitado y también conocimiento del mundo de las relaciones sociales, sobretodo
tratándose de Ceremonial y Protocolo.
Al cumplirse el tiempo estipulado, los anfitriones y homenajeado pueden retirarse sin que
se tome este detalle como símbolo de descortesía. Si la recepción es ofrecida por el
Presidente de la República o alta personalidad, los invitados serán presentados al pasar
a saludar en la “Línea de Recepción”.
Este tipo de recepción se diferencia al servir la bebida y comida desde las mesas de
buffets. Suele atenderse con mesoneros también.
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PLANIFICACIÓN DE UNA RECEPCIÓN
Tarjeta que fue incluida en el sobre de la tarjeta de invitación con la recomendación del
estacionamiento a utilizar. Medidas 4,5 cms x 9 cms.
Línea de Recepción
“Es el conjunto de personas que se colocan en un lugar estratégico a la entrada del salón
donde se va a realizar una recepción.” La conforman los anfitriones y según el caso varía
su composición. Esta “Línea” que se denomina así se forma con un número
77
indeterminado de personas y conserva su horizontalidad, todo depende del motivo e
invitados a recibir. Se conoce a nivel internacional como:”receiving line”.
Veamos:
Cabe señalar que la duración de esta “Línea” varía según las situaciones que se
presentan en ella. Lo protocolar y correcto es de 20 a 25 minutos recibiendo a los
invitados, pero si es mucha la gente y no han llegado los invitados especiales, como es
el caso de la llegada del Presidente de la República, que fue confirmada su asistencia,
se prolonga la permanencia de los anfitriones en ella. Cuando pasa este tiempo
prudencial o llega el invitado de honor, los anfitriones rompen la “Línea” y se conforma de
nuevo con los que sustituyen a las altas autoridades es decir, otros de la “casa” pasan a
recibir a los rezagados que llegaron tarde.
d) Aún en las recepciones sociales familiares como una boda, tiene su “Línea” de
recepción, pues, se colocan los novios con sus respectivos padres para recibir las
felicitaciones de rigor por el acontecimiento que sucedió en sus familias.
78
ETIQUETA EN LAS MESAS
Existe diversidad en las mesas por su forma, por menagë o montajes a continuación se
señalan los tipos.
Tipos de Mesas
RECTANGULAR
La mesa rectangular permite lucirse por ser de gran tamaño, esta mesa también suele
llamarse “IMPERIAL”. Es la más fácil para ubicar a los comensales y es colocándolos en
las Presidencias a la Francesa, una frente a otra. Esta mesa normalmente ocupa un
espacio de grandes proporciones, son pocos los sitios donde se pueden tener y a
excepción de recintos oficiales y tradicionales hoy día no se acostumbran. Por ejemplo,
la mesa del Comedor de Gala del Palacio Real de Madrid, puede sentar un máximo de
ciento cuarenta comensales, según cuenta José Antonio Urbina en su libro “El Arte de
Invitar”.
OVALADA
Esta mesa tiene las mismas aplicaciones y uso que la mesa rectangular, se debe tener
en cuenta cuando se utilizan estos tipos de mesa donde están ubicadas las ventanas y la
entrada de servicio. Esto permite planificar mejor la colocación de las presidencias.
MESA REDONDA
79
festejos y tienen una capacidad de ocho a diez comensales. La ventaja de esta mesa es
que permite la comunicación e interrelación de todos los que están sentados en ella.
MESA EN U
Este tipo de mesa no se utiliza actualmente en banquetes como hace algún tiempo, para
ello:
- Se necesita un espacio muy grande y no siempre se hace en un hotel o salón
especial.
- La colocación de los comensales en los laterales es incómoda por cuanto siempre
quedarían algunos dando la espalda al resto de ellos.
- Si se sentaran solo por los laterales quedarían como si estuvieran recibiendo una
clase o reunión de trabajo y no disfrutarían de la comida
- Su uso no es del todo recomendada a menos que sea solicitada expresamente.
80
MESA EN HERRADURA
Posición que para llegar a ella se tiene que poner mesones especiales, prácticamente
tiene la misma utilidad que la mesa tipo U, a diferencia que las esquinas son
redondeadas y que cuando se sentaban nunca lo hacían por todo el contorno sino hasta
la mitad, como en las mesas tipo “Peine” que en la parte del frente a la “Presidencial” o
de los anfitriones no se sienta nadie.
81
MESA EN PEINE
Es la misma mesa en U pero añadiendo otros brazos en el medio para sentar a más
comensales, conservando la peculiaridad de no sentar a nadie de frente a los anfitriones
u homenajeados. Esta mesa se utiliza cuando asisten un gran número de personas a un
banquete en especial.
MESA PRESIDENCIAL
MESAS SEPARADA
Varían desde una mesa Presidencial (de diferente tamaño y estructura) con otras
ubicadas alrededor (todas de iguales dimensiones). Estas mesas separadas permiten
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lucirse en la decoración de todo el salón y también es más flexible en la colocación de
los invitados. Con solo preparar dos o tres mesas con sus respectivas precedencias es
suficiente, dejando las demás libres para que los invitados se sitúen con toda libertad.
La mesa parte importante en un banquete o cena forma, para ser servida se debe
disponer de una serie de elementos que a continuación se mencionan.
MANTELERÍA
Lo usual para colocar en las mesas formales y nunca dejan mal son los manteles
blancos, sirven a cualquier hora del día y en especial de noche.
Existen desde los más sencillos hasta los bordados, en diferentes telas y texturas. Se
debe tener en cuenta el juego que hace el mantel con la vajilla, cristalería y demás
detalles.
El mantel debe cubrir la mesa por completo y como mínimo bajar unos 30 centímetros a
los lados. Es conveniente poner debajo del mantel una base de tela gruesa o mullida que
sirva de forro para evitar que suenen los platos y cubiertos al ser cambiados. Si es mesa
forrada por las Agencias de Festejos porque se ha solicitado sus servicios, se debe estar
pendiente al escoger la mantelería, mientras más formal sea el evento a realizar en
mejores condiciones deben estar.
SERVILLETAS
Normalmente los manteles traen sus servilletas del mismo color o combinadas. Las
servilletas elegantes deben medir 60 x 60 cms. Lo común son de 45 x 45 cms. Las de
merienda o aperitivo suele ser de 22 x 22 cms.
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Las servilletas pueden ir colocadas encima del plato, si es que no tiene ninguna entrada
servida, dobladas en infinidad de formas (es un arte que algunos practican), o al lado
izquierdo de los tenedores cuando no se sirve sopa.
Se recuerda que la servilleta debe usarse para limpiarse la boca y no “estrujársela” o
frotarla. Limpiarse la boca antes y beber en el vaso o copa para no ensuciarla de grasa o
de “pintura de labios” el cristal y al finalizar para secársela. Cuando la persona se va a
parar de la mesa, la servilleta no se dobla como que si no la hubiera utilizado se deja
sobre la mesa al lado derecho “doblada al descuido”.
84
85
CUBERTERÍA
Los cubiertos que se utilicen deben ser acordes con la vajilla, es decir, si va a servir en
una vajilla fina de porcelana puede utilizar cubiertos de plata o acero inoxidable como se
acostumbra, mientras más formal sea la comida más cuidado hay que tener con todos
estos detalles. Los cubiertos se colocan según el menú que se va servir, no se debe
agregar cubiertos de más, puede confundir al comensal. Si la comida a servir tiene tres
platos se colocaran cubiertos para tres platos, no es correcto dejar los mismos cubiertos
para los diferentes platos, ni traer los cubiertos con cada plato. Se van usando de afuera
hacia adentro, es decir, se comienza con los de los extremos y se termina con los que
están colocados más cerca del plato.
Si es buffet o mostrador no es necesario colocar los diferentes tipos de cubiertos para la
variedad de comida a seleccionar por el comensal.
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Existen una serie de cubiertos que son especiales para servir, el cucharón para sopa, los
de trinchar carne, los de pescado y las paletas o pinzas.
Cubiertería:
1.- Cuchara de café negro. 11.- Cuchillo grande comida.
2.- Cuchara dulcera. 12.- Paleta para pastelería.
3.- Cuchara de almuerzo o de postre. 13.- Paleta para ponqué.
4.- Cuchara de sopa. 14.- Tenedor de servir.
5.- Tenedor de a lmuerzo o de postre. 15.- Cuchara para salsas dulces.
6.- Tenedor de ensaladas o de pesca do. 16.- Cuchara salsera.
7.- Tenedor grande comida. 17.- Tenedor para servir ensaladas.
8.- Paleta de mantequilla. 18.- Cuchara para servir ensaladas.
9.- Cuchillo de pescado. 19.- Cuchara para servir.
10.- Cuchillo de almuerzo o fruta. 20.- Cuchara de sopa o cazo.
CRISTALERÍA
No hay mesa bien servida si no está adornada con cristalería, por sencilla que ésta sea,
preferiblemente debe ser de buen cristal y no de vidrio.
12 copas para agua
12 copas de vino tinto
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12 copas de vino blanco
12 copas de champaña
12 copas pequeñas de licores
12 vasos de agua
Copas adicionales: las de jerez o las de brandy.
La copa de agua debe estar servida antes de sentarse los comensales en la mesa, no
así las de vino, estas se irán sirviendo a medida que se sirven los respectivos platos. Se
acostumbra servir el vino blanco con las carnes blancas o pescado y el vino tinto con las
carnes rojas. La champaña se sirve al final con los postres o durante toda la comida si es
el gusto del anfitrión, aunque no se estila en las comidas formales.
Una copa de vino se llena a ¾ de la medida de la copa o un poco menos a la mitad. El
brandy se sirve en pequeñas cantidades (menos de dos dedos).
Tipos de copas.
VAJILLAS
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La vajilla como parte principal del tendido de la mesa será, de acuerdo a las necesidades
y gusto de los anfitriones, de porcelana, losa, cerámica o a las que nos ofrecen las
Agencias de Festejos. Siempre será la necesidad que vamos a tener la que nos
determine el tipo de vajilla que vamos a utilizar.
Por supuesto que todas estas cantidades varían según las necesidades familiares,
empresariales, hoteleras, de agencias de festejos, de compañías de organización de
eventos como las que venden “catering” etc.
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Normas Generales Fijas
Se consideran los elementos necesarios para montar la mesa, existe una serie de
normas que son fijas y ayuda para cualquier situación, a diferencia de otras que varían
de acuerdo a las necesidades y circunstancias de la actividad. Como regla general, la
mesa se pone siguiendo el movimiento de lo que se va a servir. Las reglas pueden
parecer rígidas o complicadas pero ayudarán a ofrecer un servicio perfecto.
Sobre los cubiertos:
- Las cucharas se colocan hacia arriba.
- Los cuchillos con el filo hacia adentro y en el lado derecho.
-Los tenedores en el lado izquierdo y con los dientes hacia arriba, a menos que se monte
la mesa estilo francés donde se colocan con los dientes hacia abajo. Las dos formas son
permitidas.
-El plato de pan se coloca delante de los tenedores, un poco más hacia la izquierda.
-Los cubiertos de postre y frutas se colocan desde un principio en la mesa, ha cambiado
un poco la costumbre francesa de traerlos encima del plato de postre cuando se hace el
servicio o el cambio del segundo plato en el menú.
-Los cubiertos se nivelan cuando se van a colocar en la mesa por la parte de abajo,
quedando diferentes por arriba.
-Si la entrada es de mariscos, se coloca el tenedorcito especial del lado derecho para
darle preferencia y armonía a todos los demás cubiertos y porque se utiliza sólo con la
mano derecha.
Sobre las copas:
-Las copas se colocan delante del plato llano de izquierda a derecha, comenzando por
la copa de agua, vino tinto, vino blanco, oporto (en algunos países como Japón la utilizan
para ofrecer la bebida típica) y la de champaña que se coloca un poquito retirada hacia
atrás.
-Se sirve por el lado izquierdo todo lo que sea comida y salsas y por el lado derecho los
vinos y el agua.
90
Otras recomendaciones:
-Cuándo se hace el servicio de mesa, se retiran los platos por la derecha y con la misma
mano se coloca el limpio por la izquierda que lo debe llevar en la mano izquierda.
-Se acostumbra en las comidas formales a usar el plato de “fondo” que puede ser de
plata, bronce, cobre o porcelana es un poco más grande que el plato normal de comida y
se utiliza desde un principio de la comida hasta antes de los postres, cuando se retira.
Nunca se sirve comida sobre ellos y se le coloca un pañito bordado o tejido, de colores o
tipo servilleta de papel decorada, al gusto de la anfitriona.
91
-Otros platos poco usados son los “lavadedos”, se traen con el servicio y se acostumbra
colocar también una toallita húmeda caliente para secarse los dedos. Esto se utiliza
cuando se sirve en especial alcachofas o langosta entera. Como se aprecia este tipo de
servicio sólo se sirve en comidas más íntimas.
-Entre cada comensal debe haber unos cincuenta centímetros de distancia y el plato
debe estar colocado casi al borde de la mesa.
-La mantequilla sólo se ofrece en los almuerzos, en plato pequeño separado o sobre del
plato del pan. También se acompaña con la paleta de mantequilla. Este plato se recoge
cuando se retira el plato de comida antes del postre.
-Se le sirve primero a la dama invitada de honor luego las otras damas y por último la
anfitriona, por supuesto que se van sirviendo simultáneamente a los caballeros, si se
cuenta con un buen servicio de mesoneros, cuando es formal la comida.
-El tenedor, si se utiliza para cortar y se tiene que cambiar de mano nunca lo haga con la
comida trinchada, hágalo sin el alimento ensartado.
-El cuchillo, luego de cortar la comida lo debe colocar en la parte derecha superior del
plato.
-Sírvase la comida con los cubiertos de la bandeja, no lo haga con los suyos, aún si no
ha empezado a comer.
-Cuando se termina de comer, se colocan los cubiertos paralelos en posición de las 4 y
20 minutos sobre el plato (cuarto inferior derecho) Esto tiene su razón de ser, de esa
92
manera el mesonero puede llevarse el plato mucho más seguro y lo levanta
correctamente.
-La comida siempre se ofrece por la izquierda y se recoge por la derecha y los que
vienen ya servidos se colocan por la derecha. Cuando se sirve el plato de esta forma es
porque trae una decoración especial o porque no se cuenta con el servicio de mesoneros
completo.
-Se recomienda colocar pequeños saleros y pimenteros con cierta cercanía entre los
invitados.
ORNAMENTACIÓN DE LA MESA
La mesa se debe adornar con flores o frutas, arreglos hechos dependiendo de la mesa.
Las frutas o los arreglos de estas, preferiblemente se usan para los almuerzos y los de
flores para la cena.
-Se debe considerar la altura de estos arreglos, los cuales no deben sobrepasar la
mirada del comensal a menos que sea una mesa con base muy ancha y permita
hacerlos altos para que no moleste a los invitados.
-Si la mesa es tipo rectangular, ovalada y larga en general puede llevar varios arreglos.
-Los candelabros sólo se usan en cenas, no en almuerzos, y deben estar encendidos
antes de que se sienten los invitados.
-Las flores del arreglo no deben tener olores fuertes (como nardos), ya que interfiere con
los olores de la comida y puede molestar el ambiente.
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ORNAMENTACIÓN DEL SALÓN
-Puede ser desde una alfombra especial para la entrada hasta el sitio de la reunión o
todo lo que se necesite para ambientar el sitio, pero siempre con toda mesura y no
exagerar para no caer en el error de la saturación.
-Es bueno y permitido colocar plantas en el salón, le da un frescor y un colorido muy
agradable pero no es conveniente transplantar un bosque en el sitio, no queda
bien. Se pierde el esfuerzo del resto de la decoración y puede producir alergia a los
invitados. Sea comedido y estudie la ornamentación.
-Si es necesario colocar banderas debe seguirse la reglamentación al respecto y no
improvisar para evitar males mayores con los invitados y los anfitriones.
Atender a los invitados desde el momento que se les envía la tarjeta de invitación es
compromiso de todo anfitrión u organizador. Existen invitados que entienden
perfectamente las indicaciones de la misma como: la vestimenta a usar o la hora de
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llegada o la colocación en determinado sitio mientras se espera para pasar a saludar en
la “Línea de Recepción”, hasta el inconforme de todo lo antes mencionado o que se pasa
de tragos y empieza a comportarse de manera descortés e insultante y que nos pone en
situación de mandarlo a sacar de la recepción. Pero como anfitriones u organizadores
tenemos que correr con este tipo de riesgos. Es deber del personal que trabaja en el
área protocolar estar pendiente en todo momento, del desarrollo de la actividad y poder
resolver cualquier imprevisto que se presente; pero
habiendo planificado y atendido todos los requerimientos con anterioridad, debe salir
todo perfecto.
En toda organización o empresa debe tener un “fichero” que nos permita guardar la
información de toda actividad que se realiza en este sentido.
Toda esta lista está sujeta a cambios o revisión por parte del organizador, se trate de una
anfitriona en su casa, embajadora, jefe de protocolo, gerente de una gran empresa o
compañía de organización de eventos. Sirve para todos por igual.
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PLANOS DE MESA
Son planos que se hacen de las mesas cuando ya tenemos la confirmación de los
invitados a asistir a la cena, banquete o almuerzo.
Se ha hecho la invitación con el tiempo necesario (8 días mínimo, máximo 30 días)
margen suficiente para recibir la confirmación de los invitados. Se debe contar primero
con la confirmación del homenajeado si es en honor de alguien o si se tiene la fecha
prevista, por tratarse de un aniversario, boda u otra celebración.
- La mesa con sus sillas o las mesas si son varias con sus sillas correspondientes
(máximo 12 personas) si la mesa es redonda.
- Sobre la base de la precedencia establecida por la jerarquía de los invitados se
procede a ubicarlos.
- En el dibujo del plano de la mesa o mesas se coloca el nombre completo de cada
persona sea dama o caballero. Esto permitirá diferenciar si por casualidad existen
dos nombres iguales como ha sucedido en alguna ocasión.
- Este plano ya elaborado, se coloca a la entrada de la puerta o en un lugar visible
(donde se va a efectuar el banquete) o si son pocas personas se puede tener en una
carpeta para pasarlo de mano en mano y que lo vean todos los invitados.
- Los invitados deberán estar atentos a identificar su puesto antes de entrar al comedor
o al salón que haga su efecto, es muy desagradable no conocer el sitio que le
corresponde y estar en carreras a última hora.
- En algunas ocasiones se envía con anterioridad al invitado, pero esto trae como
inconveniente la reconfirmación de los asistentes. El caso de Venezuela es de los
más complicados ya que no existe “cultura del compromiso”
- De igual manera sobre la mesa y delante del plato de cada comensal, se coloca una
pequeña tarjeta con el nombre de la persona asignada, debe ser escrita a mano.
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- Para facilitar la interrelación de los comensales en especial si no se conocen, es
colocar el nombre por los dos lados de la tarjeta que se coloca en la mesa.
- Debemos recordar que, en el sitio donde van sentados los anfitriones y
homenajeados no se le identifica.
- Para más facilidad a la hora de colocar las mesas, debemos enumerarlas y este
número debe también aparecer en el plano y en la mesa.
- Otra modalidad es, ya confirmados los invitados, que al ir llegando se les entregue
una tarjeta con la ubicación de la mesa que le corresponde y el asiento o silla
marcados, además del plano de entrada de puerta.
- Todo lo que facilite el mejor desenvolvimiento de los invitados ayudará al mejor flujo
de la actividad.
- Si es una comida formal y oficial se acostumbra que la tarjeta que se coloca en la
mesa tenga el escudo del organismo. Figura Nº 3.
- En comidas de gala se acostumbra colocarle a un lado (preferible el izquierdo) el
menú.
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INVITACIONES
Toda solicitud recibida de otra persona de manera amable es una invitación. Siempre
que se hace una invitación existe un motivo, para agasajar a alguien, porque se celebra
un acontecimiento o una fecha y se invita para compartir. Cuando se invita con carácter
de “invitado especial”, aparte de ser un honor, existen maneras de agradecer la cortesía.
Por lo tanto, hay deberes tanto para con los que invitan como para los invitados.
Para los que invitan, si es una invitación formal, las invitaciones deben llevar el motivo
impreso (si es cena, baile, boda), agregándole la fecha y la dirección e informando, cómo
deben ir vestidos.
-Las invitaciones deben hacerse con el tiempo que se estipula en estos casos, en
algunos un máximo de 30 días y un mínimo 15 días, en Venezuela se acostumbra 8 días,
hasta para un matrimonio; (no es lo correcto).
- Varía el motivo y los días para hacer una invitación ya que, si es informal hasta el día
anterior puede efectuarse la misma.
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debe notificarlo al anfitrión para no pasar un mal rato desechando lo que se sirve. Se
siente mal usted y peor el que ofrece la comida.
Tipos de invitación
OFICIALES
Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo polivalente, manuscrita con el nombre
de la persona invitada. Escudo a color y en relieve. Medidas 18,5cms x 13 cms.
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Tarjeta de invitación del Presidente de la República. Modelo impresa. Escudo a color y a relieve.
Medidas 18,5 cms x 13 cms
Tarjeta oficial. Modelo impresa. Escudo al relieve. Medidas 18,5 cms x 13 cms.
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Tarjeta de invitación institucional con logo. Modelo impresa. Medidas 17 cms x 13 cms.
Tarjeta de invitación con la asistencia del Presidente de la República. Vale la nota de “asistir con
puntualidad”.
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DIPLOMÁTICAS
EMPRESARIALES
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Las empresariales no tienen un diseño preestablecido sino que pueden, con la
creatividad del caso, diseñar cualquier modelo que deseen según el motivo de la
invitación.
SOCIALES
-Las sociales con la gama tan extensas como motivos existen, varía siempre al gusto de
la persona.
Tarjeta de invitación tipo social. Medidas 13,5 cms x 18,5 cms. Observamos que también lleva la
solicitud de la confirmación.
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El francés es el idioma diplomático por excelencia (aunque por motivos prácticos es el
inglés el que se ha generalizado), pero a la final, es el idioma del país el que se utiliza
para realizar la invitación.
En estas tarjetas se encuentran una serie de abreviaturas que son comunes. Es deber
de los que trabajamos en este campo dominarlas, para cumplir con esa disposición y
hacer quedar bien a la persona que la recibe.
A continuación se mencionan:
-R.S.V.P: “Response s´il vous plaît” significa «Responder por favor» esto se considera de
cortés obligación responder, sobretodo si es comida formal, permite tener la seguridad
de que el invitado va asistir. En castellano se pueden utilizar las siglas S:R:C: “Se ruega
contestar”.
En los cócteles o recepciones, normalmente no se usa porque se estima la invitación de
muchas personas y es muy difícil poder llevar este tipo de control. En el caso de él o los
invitados especiales, se le llamará por teléfono u otro medio para confirmar su asistencia.
Hoy día se estila usar “regrest only” “Sólo excusas” lo que significa que nada más se
llamará para informar que no se asistirá.
Otra de las iniciales es la “P.M” “pour memoire” es decir “para recordar” y se tacha la de
“responder por favor”, se usa de esta manera porque se supone que primero se ha
llamado a la persona para invitarlo y comprometerlo y al mandarle la invitación sólo es
para recordarle el compromiso realizado.
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Modelo de tarjeta de invitación con las siglas R.S.V.P. para confirmar.
Modelo igual a la anterior con las mismas siglas pero no lleva el teléfono para confirmar por
tratarse de una tarjeta modelo polivalente y fue entregada en manos de la invitada. Este comentario
permite aclarar que cuando en un sobre viene colocado las iniciales; E.S.M. quiere decir “En sus
Manos”, para ser entregado en sus manos.
Modelo de tarjeta con las siglas “regrets only” como explicamos en el párrafo anterior.
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El mismo modelo de la tarjeta anterior pero en castellano.
Por teléfono:
Es una manera de realizar invitaciones informales, no se estila para personalidades ni
para ciertas invitaciones sociales como una boda. Se puede invitar por teléfono cuando
es a personas de confianza y si son pocos los invitados. Si es de esta manera no se
necesitan tantos días de anticipado. Siempre existen las excepciones y conservando la
etiqueta y el protocolo se podría hacer.
Impresas :
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Toda invitación formal debe hacerse de manera impresa para eventos como una boda,
una graduación si son estrictamente familiares o alguna recepción que puede ser oficial,
empresarial o cultural. En este tipo de invitaciones suele usarse las iniciales vistas
anteriormente R.S.V.P o P.M..
Estas tarjetas deben ser de buena calidad de papel o cartulina especialmente de hilo que
es lo se estila.
Formales
Tienen que ver directamente con las impresas que se realizan con mayor formalidad y
tiempo. Cada caso es especial por el motivo de la misma, sea oficial, diplomática,
empresarial o social.
Informales
Son las más amplias y comunes, las que realizamos todos los días y de igual manera se
puede hacer socialmente, como de negocios o institucionales.
Aceptar
Desde el momento que se recibe una invitación se puede decidir si se acepta o no. Los
imprevistos, como bien dice la palabra no se pueden predecir. La manera correcta es
llamando o enviando un fax, e-mail, o en algunos países todavía se
acostumbra enviar de vuelta la tarjeta que se recibe dentro de la invitación para informar
que se acepta.
Cancelar
Por cortesía, si se recibe una invitación y la persona quien la recibe no puede asistir, lo
correcto es cancelar inmediatamente la misma.
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Cuando es el Presidente de la República quien invita no se debe cancelar, a excepción
de tener la muerte de algún familiar o algún imprevisto de naturaleza mayor. Cuando se
recibe una invitación del Presidente se debe cancelar cualquier otra que tenga para
aceptar esta.
Cuando se va a cancelar una invitación se debe decir la verdad, los imprevistos pueden
presentarse y aunque complique la situación de los anfitriones, es preferible hacerlo.
Agradecer
Cuando se recibe una invitación, en el momento se debe agradecer de palabra,
demostrar la satisfacción de haber sido invitado. Puede que luego tenga que cancelarla y
después de haber asistido a día siguiente se debe llamar por teléfono y agradecer de
nuevo.
El agradecimiento va implícito en cualquier acto de otra persona , no sólo por una
invitación. Se debe agradecer si le hacen un favor, si es invitado a dar una conferencia
en el momento de comenzar a los organizadores. Cuando se es artista y es aplaudido
este debe agradecer al público. Cuando le felicitan por el trabajo realizado se debe
agradecer, así una infinidad de situaciones que es menester agradecer.
Tarjeta de una “Empresa” para agradecer apoyo recibido por una actividad realizada.
Corresponder
Las invitaciones que se reciben en lo posible se deben corresponder, se puede hacer
con la(s) persona(s) de la misma manera como recibió la invitación, o sea, si fue en su
casa o si lo hizo en un restaurante, aunque no es determinante. Algunas invitaciones no
se pueden corresponder porque son institucionales u oficiales.
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Normas para el Envío de las Invitaciones:
Tiempo previsto
Varía según la invitación. Como regla general se estila el envío de las mismas máximo
treinta días (30) y mínimo ocho (8) días.
Las invitaciones para una boda deben enviarse con los treinta días de anticipación,
cuando se organiza una recepción de boda se hace con mucho tiempo, se fijan carteles
en la iglesia, (si es religiosa) se escoge el lugar, la agencia que prestará el servicio de la
recepción etc. Se debe tener el tiempo suficiente para imprimir las tarjetas, y que sean
entregadas en el lapso que estipulamos. Esto retrasa el proceso y luego toma su tiempo
de llenar las mismas, la clasificación por área de la ciudad, el personal que se requiere
para repartirlas, encontrar la dirección correcta del invitado, el extravío de algunas
invitaciones o las que se pueden equivocar en la elaboración del sobre.
Toda esta planificación debe hacerse con tiempo y es habitual que se contraten los
servicios especializados de empresas que manejan estas operaciones con los mejores
resultados. Esto se refiere a cuando son grandes recepciones que sobrepasa la
capacidad del organizador el evento.
Seguimiento
Luego de seleccionado el motivo se toma la decisión de hacer la recepción, hay que
realizar las invitaciones y comienza el seguimiento;
• Concretar la fecha.
• Seleccionar la imprenta para la elaboración de las tarjetas.
• Trabajar con el anfitrión que revise la lista de invitados.
• Corregir direcciones por los cambios.
• Contratar mensajeros o empresas que las distribuyan o entreguen.
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Confirmación
Una condición por lo que se envía con tiempo la invitación es la confirmación por parte
del invitado, permitiendo como organizador planificar el desarrollo del evento, la
colocación con su debida precedencia si son sentados los invitados o prever cualquier
imprevisto si el número sobrepasa lo estimado.
Lista de chequeo
Lista detallada de todas las necesidades relativas al evento. Esta lista permite atender,
vigilar y supervisar todas las etapas de la actividad. No existe límite para anotar las
necesidades, puede incluirse cualquier detalle que se piense y necesite de ese
recordatorio.
Es importante en la medida que se aplique su uso, se incluyan todas las acciones a
seguir como las fechas para su cumplimiento.
Cada recepción debe tener su “lista de chequeo”, en algunos se encuentran parámetros
que son iguales para todas, pero cada una en particular anexa las diferencias o
necesidades para lo que fue creada.
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BIBLIOGRAFÍA
ALONSO R. A, Guía Práctica del Servicio de Mesa. Madrid (España): Espasa Calpe
1990
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LABARIEGA V, Pedro G. Derecho Diplomático. D,F (México): Editorial Trillas.1989.
RODRIGUEZ y López Zamarra, Custodio. Guía Practica del Servicio de Mesa. Madrid
(España): Editorial Espasa Calpe 1992.
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SOTO Diez, Carmen. Las Buenas Maneras. Madrid (España): Ediciones Palabra. 1992.
URBINA, José Antonio de. El Arte de Invitar, su Protocolo. Madrid ( España): Consejo
Superior de Relaciones Públicas 1988.
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