ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE MODULO 1

TECNICO ADMINISTRATIVO

PRESENTADO POR:
LIDA MILDRED REYES VARGAS

ESCUELA NACIONAL DE INTRODUCCIÓN Y DESARROLLO EN LIDERAZGO

GIRARDOT CUNDINAMARCA
2020
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE – TICS Y PRODUCCION DE DOCUMENTOS
MODULO 1

TIC’STIC

FUNCIONES CARACTERISTICAS
S

 Son de carácter innovador y creativo, pues dan

 INTERNET acceso las nuevas formas de comunicación.
 ROBOTICA  Tienen mayor influencia y beneficia en mayor
 COMPUTADOR DE proporción al área educativa ya que la hace más
accesible y dinámica
PROPOSITO ESPECIFICO  Son consideradas temas de debate público y
 DINERO ELECTONICO Agregan valor a las actividades
político, pues su utilización implica un futuro
 RESULTAN UN GRAN operacionales y de gestión prometedor.
empresarial en general.  Se relacionan con mayor frecuencia con el uso de
ALIVIO DE INVERSION A la Internet y la Informática.
LARGO PLAZO  Permite a las empresas  Afectan a numerosos ámbitos de las ciencias
humanas como la sociología, la teoría de las
obtener ventajas
organizaciones o la gestión.
 Cambian la forma de hacer las  En América Latina se destacan con utilización en
cosas las Universidades e Instituciones países como
Argentina y México, rn Europa: España y Francia.
 Utilizan tecnologías de
Información cotidianamente
Mediante el uso del Internet.
Tarjeta de crédito.
 Pagos electrónicos de
Nomina.
2. Realice un cuadro comparativo de las características de los tics según
los autores.

CARACTERISTICAS TIC RECOGIDAS POR

CABERO (1998) POSTULADO
La TIC realizan la creación (aunque en algunos casos
sin referentes reales, como pueden ser las
INMATERIALIDAD simulaciones), el proceso y la comunicación TIC- 2 de
7 de la información.
Es posiblemente las características más importantes
de las TIC para su aplicación en el campo educativo,
INTERACTIVIDAD mediante las TIC se consigue un intercambio de
Información entre el usuario y el ordenador.
Hace referencia a la creación de nuevas posibilidades
INTERCONEXION tecnológicas a partir de la conexión entre dos
Tecnologías.
Las redes de comunicación y su integración han
posibilitado el uso de servicios que permiten la
INSTANTANEIDAD comunicación y transmisión de la información entre
lugares alejados físicamente, de una forma rápida.
El proceso de la transmisión de la información abarca
ELEVADOS PARÁMETROS DE CALIDAD DE todo tipo de información: textual, imagen y sonido, por
IMAGEN Y SONIDO lo que los avances han ido encaminados a conseguir
transmisiones multimedia de gran calidad, lo cual ha
sido facilitado por el proceso de digitalización.
Su objetivo es que la información de distinto tipo de
DIGITALIZACIÓN (sonidos, textos, imágenes, animaciones, etc.) puede
ser transmitidas por los mismos medios al estar
representadas en un formato único universal.

3. Realice un escrito donde explique la que son documentos

administrativos (no mayor a una página).
Son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración pública, la forma externa de
dichos actos.
Función de constancia: El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse
en su soporte material.
• Para asegurar la pervivencia y la conservación de los actos administrativos como prueba de su existencia, sus
posibles errores o vicios y sus efectos, sean jurídicos, administrativos o meramente informativos.
• Para garantizar los deberes y derechos de los ciudadanos, tales como el de acceso o la consulta a los registros
y archivos de las Administraciones públicas.
• Como testimonio y justificación de la gestión administrativa, que garantiza el control de legalidad.
Función de Comunicación: Dicha comunicación es tanto interna entre las unidades que componen la
organización administrativa como externa de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
En consecuencia, los documentos también cumplen una función informativa y comunicativa.
CARACTERÍSTICAS
Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se refieran a su estructura
física o a su contenido sustantivo:
Caracteres externos: clase y soporte
a) La clase: está determinada por el método empleado para transmitir la información.
b) El soporte: En la Administración ha sido predominante -y sigue siéndolo- el documento de texto sobre el
soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo con el documento escrito.
Caracteres internos
a) Emisión: Su emisor debe ser un órgano administrativo que actúa en el ejercicio de sus competencias.
b) Produce efectos: El documento, en tanto que soporte del acto administrativo que contiene, produce los
mismos efectos de éste, tanto para el ciudadano, frente a terceros y ante la propia organización administrativa.
c) Formalización: Para que su emisión sea válida, aparte de los requisitos derivados del acto que contienen
(competencia del emisor, sometimiento al ordenamiento jurídico) hay un requisito específico para la validez del
documento administrativo: se trata de la formalización.
d) Validez y nuevas tecnologías: La introducción de nuevas tecnologías en la Administración ha ampliado los
requisitos de validez: Autenticidad. Consiste en asegurar la vinculación entre la identidad del órgano emisor y el
acto dictado.

Recurso: Documento para solicitar a la autoridad competente que modifique una resolución
La Declaración: Manifestación personal, verbal o escrita y siempre va firmada
El oficio: Tiene como objetivo informar a las personas de algún hecho que les afecte.
El aviso: Es una herramienta que informa a los empleados sobre los distintos hechos que interesen.
Convocatoria: Aparecen fecha, hora, lugar de reunión y los aspectos que se va a tratar en ella.
Instancias: Es una comunicación pública que una persona puede utilizar para reclamar solicitar y/o denunciar
algo.
Certificados: Documento con el que se comunica cualquier hecho que tenga valor legal
Actas: Refleja los hechos ocurridos durante una reunión.
Informes: Su función es ayudar el proceso de toma de decisiones.
Memorias: Documento extenso donde aparecen las actividades que se llevan a cabo.

4. Explique las dos funciones primordiales de los documentos

administrativos.
1. Función de constancia: El medio que acredita el cumplimiento de dicha obligación es la materialización de
los actos, es decir, su expresión documental.

2. Función de Comunicación: Aparte de su función testimonial, el documento es la voz con que la

Administración se comunica con los ciudadanos, con otras entidades y con los distintos órganos que la
integran. Los documentos sirven, pues, de vehículo de comunicación.

5. Explique las características de los documentos administrativos y de dos

ejemplos de cada uno.
Las características de los documentos pueden dividirse en externas e internas, según se refieran a su estructura
física o a su contenido sustantivo:

1. Caracteres externos: clase y soporte

a) La clase. Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Los documentos
pueden ser textuales, si la información se transmite mediante texto escrito (manuscrito, mecanografiado o
impreso); también pueden ser iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías...); sonoros, o electrónicos e
informáticos (generados en el entorno de los ordenadores: disquetes, CD-ROM, etc.)
b) El soporte. En la Administración ha sido predominante -y sigue siéndolo- el documento de texto sobre el
soporte de papel, hasta el punto de identificar el documento administrativo con el documento escrito. Pero la
implantación de las nuevas tecnologías exige alternativas para mejorar y modernizar el servicio público. Aunque
la pervivencia de la escritura como código de transmisión parece asegurada, los nuevos soportes requieren
codificaciones diferentes de la escritura -los códigos de barras
por ejemplo- para ser descodificados por el destinatario.
Requisitos de los nuevos soportes: Varios son los requisitos exigibles a los nuevos soportes documentales,
una vez admitida plenamente su validez por las normas anteriormente citadas:
Autenticidad: El soporte debe garantizar la identificación y la autenticidad del documento, impidiendo su
falsificación, suplantación y manipulación. Para ello, la Ley 59/2003 ha sido un paso importante, ya que la firma
electrónica goza del mismo valor jurídico que la firma manuscrita, siempre que esté basada en un certificado
reconocido y haya sido generado por un dispositivo seguro de creación de firma.
Integridad: El nuevo soporte garantizará que el documento mantiene su unidad, sin que puedan faltar u omitirse
algunas de sus partes o elementos. Conservación: Debe asegurar la conservación del documento, evitando el
deterioro y su pérdida, así como su compatibilidad con los futuros sistemas informáticos de almacenamiento.
Recepción por el interesado: Deberá asegurar que el documento sea recibido por el destinatario, mediante
sistemas compatibles con los medios de que dispone y con características que posibiliten acreditar la recepción

2. Caracteres internos:

a) Entidad productora: Para que un documento tenga la consideración de documento público administrativo ha
de ser emitido por un órgano de la Administración pública, en el ejercicio de sus competencias. A este respecto,
a pesar de que suelen ser origen de los procedimientos que tramita la Administración, los documentos de los
ciudadanos no pueden considerarse como administrativos, puesto que su emisor no tiene carácter oficial.
b) Producen efectos: Los documentos administrativos producen efectos jurídicos o meramente informativos
frente a terceros o en la propia organización administrativa. De ahí que documentos como anotaciones
manuscritas, índices o extractos no puedan incluirse dentro de la categoría de administrativos.
c) Validez: Para que su emisión sea válida, ha de cumplir unos requisitos formales y sustantivos, exigidos por las
normas reguladoras de la actividad administrativa:
 Que el órgano actuante tenga competencia para adoptarlos.
 Su adecuación al ordenamiento jurídico.
 La formalización, es decir, la acreditación mediante la firma manuscrita o símbolos o códigos que
garantice la autenticidad de la voluntad del órgano emisor.

6. Explique cómo se clasifican los documentos Administrativos

 SEGÚN LOS PARTICIPANTES EN LA RELACIÓN ADMINISTRATIVA

Este criterio distingue dos categorías: documentos de la Administración y documentos de los ciudadanos.
DOCUMENTOS DE LOS CIUDADANOS
cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos, renuncias, reclamaciones...
DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN
DIRIGIDOS AL CIUDADANO
anuncios, bandos, cartas, oficios, notificaciones, citaciones...
DIRIGIDOS A LA ADMINISTRACIÓN
actas, cartas, notas interiores, oficios, informes, diligencias...

 SEGÚN LA NORMATIVIDAD DEL CONTENIDO DEL DOCUMENTO

Otra clasificación, propuesta, en este caso por HERACLIA CASTELLÓN ALCALÁ en su obra El lenguaje
administrativo, divide los documentos de acuerdo con su carácter normativo o no normativo, excluyendo los
escritos de los ciudadanos:

DOCUMENTOS NORMATIVOS O DE DECISIÓN

Genéricos o dispositivos
Son las disposiciones generales que aprueban los organismos públicos, cuyo destinatario es colectivo
Individuales
Son aquellos documentos que van dirigidos a ciudadanos individualmente considerados, como las resoluciones,
acuerdos, etc
DOCUMENTOS NO NORMATIVOS
- De constancia
- De juicio
- De transmisión

 SEGÚN LA FASE DEL PROCEDIMIENTO

Una tercera clasificación, propuesta por algunos manuales de estilo y que mantiene la página web de la
Administración General del Estado (http://administracion.gob.es), divide los documentos según la fase del
procedimiento en que se producen. De este modo son tres las categorías consideradas:
DOCUMENTOS DE LA FASE DE INICIACIÓN
- Acuerdo de inicio del procedimiento
- Requerimiento de subsanación de defectos de la solicitud
- Petición de mejora voluntaria de la solicitud
- Acuerdo de adopción de medidas provisionales
 - Acuerdo de acumulación de procedimientos
- Acuerdo de práctica simultánea de trámites
DOCUMENTOS DE LA FASE DE INSTRUCCIÓN
- Acuerdo de apertura de un período de pruebas
- Acuerdo de práctica de prueba
- Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
- Oficio de petición de informes
- Citación de comparecencia
- Concesión de trámite de audiencia
- Acuerdo de apertura de período de información pública
- Acuerdo de ampliación de plazos
- Acuerdo de tramitación de urgencia
- Acreditación de la notificación
DOCUMENTOS DE LA FASE DE TERMINACIÓN
- Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado - Resolución de
caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptible de producir efectos desfavorables o de
gravamen Resolución tipo
- Resolución de inadmisión
- Certificación de acto producido por silencio administrativo
- Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

 SEGÚN LA DECLARACIÓN QUE CONTIENEN

Finalmente, la clasificación que seguiremos se corresponde con la establecida en el Manual de documentos
administrativos (MAP, 1994). Esta clasificación parte de la base de que cada documento contiene una
declaración, una manifestación de un órgano administrativo para cumplir un fin concreto: decidir, transmitir actos,
dejar constancia y opinar o proponer actuaciones. Así pues, se establecen cuatro categorías de documentos:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN O RESOLUTIVOS:

contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia
- Resoluciones acuerdos
DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN:
comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades

- Notificaciones publicaciones oficios notas interiores cartas citaciones convocatorias

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIÓN:
contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada,
cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos
- Actas diligencias certificados

DOCUMENTOS DE JUICIO:
contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones de hecho
o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo
- Informes propuestas dictámenes

A lo largo de este tema vamos a partir de esta última clasificación para estudiar las características de los distintos
tipos de documentos.