Especialización en gerencia de Proyectos

Gestión de Adquisiciones
Ensayo 1

Presentado a:
Diana Patricia García Ocampo

Por:
Hernán Barrera Medrano

Universidad Piloto de Colombia

Bogotá
2019
 ¿Cuál es la información relevante y apropiada que debe contener una matriz de
adquisiciones?
Autor: Hernán Barrera Medrano

Introducción
La información que debe contener la matriz de adquisiciones, debe estar estricta y directamente
relacionada con los entregables del proyecto que vamos a desarrollar. La matriz de adquisiciones
es una de las herramientas con la que un equipo de proyectos o un gerente de proyectos puede
relacionar las necesidades que tiene en el momento de adquirir un servicio o producto y a su vez,
a los terceros que le podrían ayudar a suplir esta necesidad. Para esto, la matriz, además de la
información general, debe contener una información precisa que veremos a continuación, con la
cual podremos obtener resultados eficaces en el momento de gestionar las adquisiciones.

Dentro de la gestión de las adquisiciones, es fundamental que tengamos en cuenta cual es el

objetivo para el que vamos a desarrollar este proceso; conocer de primera mano la información
relevante que requerimos para concluir exitosamente este plan y definir además, las fuentes de
recursos con los que apalancaremos los componentes técnicos, financieros, profesionales y
administrativos necesarios para lograr el objetivo. Adicionalmente, tal como lo define el
PMBOK, debemos contar con todas las entradas requeridas para el plan de gestión de las
adquisiciones: EDT, Cronograma, Contrato, Normas y Regulaciones y las condiciones del
mercado; con las que podremos realizar un análisis de requerimientos y necesidades dándonos
como resultado una matriz de adquisiciones ajustada a los parámetros previamente establecidos.

Considero que la información que esta matriz de adquisiciones debe contener, debe estar
directamente ligada a la necesidad o servicio que se requiere suplir como estrategia de
administración de los proyectos; por consiguiente, debe resumir la información que se obtiene de
la planear las adquisiciones, efectuar las adquisiciones, administrar las adquisiciones y finalmente
cerrar las adquisiciones.
En primera medida para planear las adquisiciones, se debe incluir dentro de la matriz el objetivo
principal o necesidad principal que se quiere atender, posteriormente efectuar una breve
evaluación de las capacidades organizaciones; verificando si se cuenta o no con todos o algunos
de los componentes y capacidades con los que pueda acotar el problema o la necesidad; o por el
contrario definir que la organización no cuenta con las capacidades y por ende es necesario
contratar un tercero que supla y de cumplimiento al objetivo.
Además de esta información, es fundamental tener dentro de la matriz un listado de posibles
proveedores que previamente se haya comprobado su capacidad para realizar esta labor, contener
su información de contacto, relación de proyectos en donde haya participado anteriormente,
alguna información técnica y financiera; y finalmente si se cuenta con una trazabilidad que
permita conocer de donde surgió cada proveedor.
Debe incluir también la modalidad como se va a manejar el negocio, siempre bajo la premisa de
“gana-gana” para las dos partes, en donde además de obtener beneficios, se mantendrán las
buenas relaciones para futuros proyectos; deben contener adicionalmente la periodicidad
permitida y un costo o presupuesto oficial con el que se cubrirá el gasto; esperando siempre de
este tener una eficiencia a favor de la organización contratante.

Es importante que la matriz de adquisiciones, además de contener la información mencionada

anteriormente, nos permita contener un componente con el que se puedan administrar las
adquisiciones; que sea viable llevar un control de cambios, vigilando el desempeño del oferente
favorecido. Para ello debemos contar previamente y así mismo haber socializado con los
proveedores unas especificaciones técnicas detalladas del producto o servicio para el que van a
ser contratados y lo que se espera obtener; además, unos términos de referencia en los que
juiciosamente debemos haber definido el objeto a contratar, la duración asignada para esta tarea,
el tipo de contrato que se va a manejar, la metodología para calificar las propuestas, las garantías
exigibles durante el proceso licitatorio o de convocatoria y las garantías que harán parte integral
del contrato, la forma de pago y las obligaciones generales y particulares del oferente ganador y
los tiempos de entrega limite de presentación de las ofertas. En mi caso y desde mi experiencia,
se debe incluir además, los formatos o anexos de diligenciamiento de propuestas, como el
presupuesto de obra, la planimetría necesaria, la carta de presentación de la oferta, la verificación
de la documentación adicionalmente solicitada; etc.
Una vez contamos con esta información, podemos dar paso al cierre de las adquisiciones,
evaluando a cada uno de los proveedores y obteniendo como producto de esta evaluación, una
calificación que deberá ir consignada dentro de la matriz de adquisiciones; acompañada con un
concepto definitivo del equipo de proyectos o directamente del gerente de proyectos.

Finalmente y para concluir con este ejercicio, desde mi punto de vista particular y basado en mi
propia experiencia, es fundamental crear el habito en los profesionales y en los gerentes de
proyectos el manejar una matriz de adquisiciones, la cual deberá contener información precisa del
negocio, servicio u objeto que se quiere lograr u obtener. El desarrollo de esta matriz y la
información que esta contenga no debe limitarse a un estándar previamente establecido por
alguien, ni tampoco contener información irrelevante que vas mas allá de lo requerido y que hace
que el proceso sea más complejo; pues la finalidad de esta matriz es brindar al equipo de
proyectos o GP a mantener organizada y a la mano la información de ajuste, seguimiento y cierre
de cada subproceso de la gestión de adquisiciones.
 Bibliografía

1. www.youtube.com, https://www.youtube.com/watch?v=CZIMNtiVyjY, PM4R Project

Management For Results, 2012.