Cliente Periodo

Empresa I 31-dic-15
Preparado Por: Revisado Por:
Jorge Isaac Jarava Hernández (JIJH)

Empresa I administra y da soporte a los procesos de TI a través de la Coordinación de Informática, la

cual se encuentra conformada y organizada jerárquicamente segregando las funciones principales en
varios responsables. La coordinación de informática se encuentra conformada por 15 funcionarios
distribuidos en los siguientes cargos:

➢ Rosa Perez – Coordinación de Informática

➢ Beatriz Hernández – Auxiliar Administrativo
➢ Rodrigo Mattos – Profesional Especializado
➢ Andres Monsalve – Profesional Especializado
➢ Sara Lozano – Gestión de Infraestructura de TI
➢ Jesús Valdez – Ingeniero de Sistemas
➢ Hernán Gutierrez – Ingeniero de Sistemas
➢ Alexander Rosales - Soporte SAP y Aplicaciones
➢ Miguel Lastre – Soporte Aplicaciones Técnicas
➢ Sandra Espinoza – Soportes Usuarios
➢ Adriana Barrios – Soporte Aplicaciones
➢ Alex Miranda – Soporte Aplicaciones
➢ Sebastián Bermúdez – Soporte Aplicaciones
➢ Camilo Cifuentes – Soportes Aplicaciones
➢ Alejandro Vanegas – Aplicaciones Técnicas

Empresa I utiliza el sistema de información SAP para administrar el flujo de información contable que
generan las operaciones de la Entidad. Así mismo por medio de este sistema se administra la
información de los procesos de Compra, Facturación y Tesorería. Para gestionar la información de
estos procesos, el sistema de información SAP opera con los módulos de:

➢ Gestión financiera (FI).

➢ Controlling (CO): Contabilidad de Costos.
➢ Tesorería (TR- TRM).
➢ Gestión de materiales (MM).
➢ Ventas y Distribución (SD).

El sistema de información SAP se encuentra instalado en su versión 6, operando en una base de datos
DB2/400, con sistema operativo OS400. El sistema de información se encuentra instalado en el sistema
operativo AIX. La administración funcional del sistema de información, se encuentra a cargo de los
líderes de área. La seguridad del aplicativo es responsabilidad de los profesionales de la coordinación
de informática, Rodrigo Mattos y Andres Monsalve. El centro de datos que alberga los servidores en

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los cuales se encuentra instalado el sistema SAP, está ubicado en la ciudad de Barranquilla en las
instalaciones de la Empresa I.

Para la administración de la información referente al proceso comercial, la entidad tiene el sistema de

información SIESMA, el cual funciona con una base de datos SQL Server 2008 instalada en el sistema
operativo Windows Server 2008. La administración del sistema de información se encuentra a cargo
del profesional del área de ventas – Tomas Mejía – y del profesional de la coordinación de informática
– Camilo Cifuentes –.

Para la liquidación del servicio del proceso comercial, la entidad utiliza el sistema de información
PRIME, el cual extrae directamente de la base de datos del sistema SIESMA la información de las
ventas a cada cliente. El sistema PRIME funciona con una base de datos SQL Server 2008 instalada
en el sistema operativo Windows Server 2008. La administración del sistema de información se
encuentra a cargo del profesional comercial – Katty Dávila – y del profesional de la coordinación de
informática – Sebastián Bermúdez –.

La información contable que es registrada en el sistema SAP (módulo FI), es realizada manualmente o
por medio de los diferentes módulos del sistema SAP (Compras – MM –, SD – Ventas –). No existen
interfaces o procesos JOBS para registrar la información contable en el sistema.

Por otra parte, el procedimiento de administración de cuentas de usuario se encuentra definido y

soportado por medio de un documento aprobado por la dirección de la Entidad. Los aspectos más
importantes que cubre el procedimiento son:

➢ La solicitud de Creación y Modificación de Usuarios en la Red y en los sistemas de información

la realiza el jefe inmediato del área interesada a través de la herramienta de mesa de ayuda.
➢ A través de la herramienta de mesa de ayuda se administran las diferentes aprobaciones que
debe poseer el requerimiento para que sea finalmente completado y reportado al usuario final.
➢ Para la Anulación de una cuenta de usuario, Gestión Humana debe enviar el requerimiento al
área de Informática indicando la novedad y la fecha desde la cual regirá la suspensión.

La coordinación de informática de la Empresa I, ha definido políticas de seguridad de la Información,

en las cuales establecen los lineamientos para el uso de los recursos de computación, hardware,
servicios, software y cuentas de usuario. Este documento se encuentra almacenado en la red de
documentos de la Entidad, con el objeto de que pueda ser consultado permanentemente por los
usuarios. Entre los puntos más importantes de la política de seguridad de la información se encuentran:

➢ Normas de responsabilidad sobre códigos de usuarios

➢ Normas de legalidad del software
➢ Normas de uso de herramientas que comprometan la seguridad
➢ Norma de propiedad de la información
➢ Norma de uso de los recursos informáticos
➢ Norma de respaldo de la información
➢ Norma de seguridad de base de datos

La administración de cambios en las aplicaciones y plataformas, se encuentra soportada por un proceso

documentado de Gestión de Cambios que contempla etapas como, Estudio, Diseño, Desarrollo, Prueba
e Implementación. Para la administración de los cambios se utiliza una herramienta llamada SITUS.

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En el periodo evaluado no se han presentado cambios significativos en el ambiente de TI.

En los diagramas a continuación se detalla la gestión y administración de las operaciones en los

sistemas de información que utiliza la Entidad.

De acuerdo al entendimiento de los procesos administrados en la coordinación de informática y las

aplicaciones que utiliza la Entidad, se puede concluir que la misma cuenta con un ambiente de TI
favorable, el cual posee procedimientos y controles implementados que respaldan el funcionamiento
efectivo de los procesos relevantes.