ANALISIS Y REPRESENTACION DE DOCUMENTOS

El análisis documental crea métodos y técnicas para analizar documentos, clasificar

acervos y facilitar el uso colectivo. Crea esquemas de clasificación de acuerdo a
contenidos temáticos. Los principios, métodos y técnicas permite examinar,
distinguir y separar las partes de un documento para: categoría a que pertenece,
estructura formal y propiedades y significativos de sus contenidos temáticos.
Las categorías de documentos tienen conceptos abstractos que definen
propiedades comunes y relaciones generales del documento. Su estudio se basa
en la clasificación, modo de organización y producción de los documentos por modo
de tipologías, se describen también por medios de manuales para publicarlos.
La creación de documentos ha sido motivo de estudio de diferentes disciplinas. Para
construir y validar un determinado documentos denominados secundarios, los
documentos primarios describen a los documentos secundarios. Los documentos
secundarios: índices, catálogos y bibliográficas son de tipo de orientador con fines
científicos, esta información puede hacer referencia a las colecciones
documentales, custodiadas por las bibliotecas, ya que su producción puede ser
parcial o general, facilitan la información y acceso a documentos originales.
El estudio y clasificación, su descripción se hace de forma abreviada se representa
en forma univoca y singular que facilita la ubicación de materiales dentro de un
acervo y el acceso al mismo, ejemplo: la clasificación que hacen las bibliotecas.
Se crean medios para su localización y adquisición; la operación de la biblioteca
está sustentado por: la selección-formación y administración de colecciones de
documentos.
Con la automatización y digitalización ha cambiado la estructura, tiende su
crecimiento a presentarlos como documentos en línea vía intranet o internet, aunque
no existan acuerdos o convenciones para este tipo de documentos, puesto que solo
se ha estudiado los impresos pero también documentos en línea y se relacionan o
clasifican por sus contenidos temáticos, la tendencia es que la estructuración sea
en el lenguaje SGML y esta permanezca. Los sistemas de almacenamiento de
información permiten Almacenar, organizar y controlar los documentos con más
demanda de usuarios, de modo que pueda ser identificado claramente. Analizar su
contenido conceptual, traducirlo a un vocabulario determinado como instrumento de
sistema y finalmente almacenarlo en una base de datos.
El ámbito del análisis documental tiene como función es expresar una idea acerca
de un medio por medio de palabras, signos y códigos convencionales. Conocer un
documento su condición es captarlo en los diferentes matices: forma, manera, estilo,
relación de las partes con el todo y relacionar las partes de la doctrina. La
representación de un documento implica: integrar lo que sabe de él, comprender
sus contenidos y captar su articulación interna, conocer es distinto de saber, la
representación de un documento se expresa de diversas formas. Ejemplo resumen,
reseña, ficha etc.
Los modos para representar documentos tienen su origen por conceptos inherentes
o por reglas regulativas, la representación documental y comunicación. Para facilitar
la enseñanza existen diferentes formas de agrupar conocimientos que sirvan a la
representación de algunos tipos de documentos con fines específicos como por
ejemplo el caso de la catalogación descriptiva. Como parte del análisis de
documentos podemos identificar tres niveles o clases de principios para: describir,
clasificar, evaluar.
El estudio de las finalidades de la representación documental involucra problemas
de significados en cuanto al uso que se le pretenda asignar a la producción de esas
representaciones. Podríamos pensar en terrenos de significación en los niveles de
comunican entre el emisor y el receptor de información, el primer terreno el sujeto
que informa y el que se informa, el segundo terreno no se tiene vinculación con el
significado de la información final.
El modo más general consistiría en describir un documento con objeto de
identificarlo y diferenciarlo de los demás, pues no está más recordar que la
representación de un documento siempre se realiza en función de otras
representaciones.
La descripción de un documento no debe pretender únicamente enumerar datos,
sino buscar convertir sus características en elementos productores de información
al servicio de la interrogación del público que utilice la representación.
El significado de la descripción formal es secuencia de los conocimientos que se
tienen acerca de los elementos que se considera contribuyen para lograr que esta
sea relevante. El análisis debe obedecer en una primera instancia a esas formas
generales de la representación; por tanto, si para representar documentos es
necesario establecer clases para agruparlos. Entonces la primera condición del
análisis es determinar si existe una clase dentro de la cual sea factible incluir el
material que se pretende analizar y en caso de no existir debe empezarse por
determinarla.
Ranganathan menciona que el desarrollo del método para la construcción de
principios y de sistemas de reglas que sustenten el análisis y descripción de
documentos está condicionado por la presencia de un método que tiene constituido
de un ciclo infinito, también al tener nuevos tipos de materiales de lectura que
aparentemente podrían transcender el ámbito de los principios de análisis
documental en uso, deberían abordarse a través de una interpretación apropiada
de los principios existente.
La determinación de la clase de un documento implica el conocimiento del
significado semántico de las palabras y los términos que se utilizan para aludir este;
la tipología de documentos, tanto la expresada por los autores como la contenida
en normas y sistemas de reglas, y manuales de estilo, maneja una terminología que
pretende estar libre de ambigüedades y facilitar con ello la compresión.
Al analizar un documento para representarlo es necesario, en primera instancia,
ubicar algunas categorías y conceptos que nos están explicitas en ninguna de sus
partes.
La representación documental se sustenta en sistemas de reglas y normas que
funcionan como puntos de referencia para producción de interpretación con la
intención no de uniformar la representaciones, sino de imponerles consistencia, es
decir hacerla coherente estableciendo relaciones entre los diversos elementos que
las compones, a fin de que puedan cumplir con las funciones, actividades o fines
para las cuales se realizan.
La construcción de representaciones documentales tiene un carácter complejo, ya
que para expresar las relaciones entre los diversos elementos de la descripción es
indispensable recurrir a distintos sistemas de reglas, para las descripción física de
los documentos están las reglas ISED, para determinar los asientos para la
estructuración de catálogos, para describir los contenidos podemos optar entre
varios sistemas de reglas.
Los sistemas de reglas para representar documentos están constituidos por
expresiones lingüísticas a las que se les denomina reglas, cada una de las cuales
enuncia los fenómenos referidos a determinado tipo de documentos y los representa
mediante términos que son la expresión lingüística de todo lo que pueda ser objeto
de pensamiento o de aquello que pueda darse en cualquier proposición verdades o
falsa.
La normalización cobra importancia conforme la actividad económica y social se
guía más por el cumplimiento de fines y metas que por la referencia a valores; en
este campo de estudio se emplean palabras como norma, reglas, sistemas de
reglas, normalizar, homologar, normativo, normalización, competencia, actividad,
procedimiento, técnica, tecnología, uniformidad para referirse a objetos, conceptos
y métodos inherente a este campo.
La normatividad tendría como finalidad crear normas para ayudar regular la
aplicación, transformación, el desarrollo y la adaptación de la tecnología, y no para
estableces un control del desarrollo tecnológico, ya que un acto asi tendría por
consecuencia eliminar la creatividad en la aplicación de la aplicación tecnológica y
dificultaría su trasformación.
Para concluir existe fundamentación teórica sólida, desarrollada por especialistas
en varias disciplinas con diversos enfoques interdisciplinarios dentro de la cual están
los enunciados en el artículo y que existe como soporte para la práctica relacionada
con el análisis de contenido para la formación de los términos. El análisis e
implementación de herramientas semántico-sintácticas en la creación y registro de
los términos, permite encontrar nuevas formas de representar los contenidos de los
recursos de información analizados, y esto contribuirá a la construcción de redes
conceptuales, que en la actualidad y con el surgimiento de la web semántica, son la
base de las taxonomías, ontologías y redes semánticas. La formación y la
cualificación del analista se logra con un sustento epistemológico y metodológico,
con comprensión de los sistemas de organización del conocimiento, los lenguajes
documentales, las taxonomías, las ontologías, la indización y la minería de datos;
también una adecuada formación del analista necesita de sentido común y lógica
que le dan seguridad y consciencia a la labor que realiza.

ERIKA ALEJANDRA SARMIENTO GONZALES

ASISTENTE ADMINISTRATIVO
2020