LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS Y GASTOS DE VIAJE VERSIÓN:

CÓDIGO:
Solicitud y Legalización de Anticipos FECHA:

1. DATOS GENERALES
Nombre Patricia Gomez Osorio Documento de 42,877,621 Cargo COORDINADOR DE PLANTA Correo patriciagomez@uniminuto.eduFecha de Inicio Misión 4/10/2013 Fecha de Fin
Identidad FISICA Electrónico Misión
Nombre de Direccion Uraba Código de 525 Nombre Dir. Sec Uraba Código Centro de 2-525-1-100 Nombre Proyecto Código
Segmento Segmento Centro de Costo Proyecto
Grafo Posición 6160-9555-00 Costo
Nombre de Código de Fondo 1001 Nombre Orden Interna Código Orden
Presupuestal Fondo Interna
2. GASTOS CUBIERTOS CON EL ANTICIPO
Fecha de la Lugar de Destino Transporte en Hotel en $ RESTAURANTE ($) Otros Descripción Otros Gastos Total Gastos
Actividad $ (Alojamiento/ Desayuno Almuerzo Comida Gastos ($) Diarios
(discriminada (Auto / Taxis / Noche)
por días) Buses)

10.04.2013 Trans Apartado-Aeropuerto los Cedros 25,000 0 0 0 0 0 25,000

10.04.2013 Trans Olaya Herrera -casa 15,000 0 0 0 0 0 15,000
10.04.2013 Trans casa - Uniminuto Bello 18,000 0 0 0 0 0 18,000
10.04.2013 Trans Uniminuto Bello - casa 18,000 0 0 0 0 0 18,000
11.04.2013 Trans Aeropuerto Dorado - UMD 20,000 0 0 0 0 0 20,000
11.04.2013 Almuerzo 0 0 0 5,500 0 0 5,500
11.04.2013 Trans UMD BTA al Hotel 14,000 0 0 0 0 0 14,000
12.04.2013 Trans Hotel a la UMD BTA 13,000 0 0 0 0 0 13,000
12.04.2013 Almuerzo 0 0 0 5,500 0 0 5,500
12.04.2013 Trans UMD BTA al Hotel 14,000 0 0 0 0 0 14,000
12.04.2013 comida 0 0 0 0 19,700 0 19,700
13.04.2013 Trans Hotel al Aeropuerto Dorado 18,000 0 0 0 0 0 18,000
13.04.2013 Desayuno 0 0 9,000 0 0 0 9,000
15.04.2013 Trans casa al Aeropuerto Olaya Herrera 15,000 0 0 0 0 0 15,000
15.04.2013 Trans Aeropuerto los Cedros - Apartado 25,000 0 0 0 0 0 25,000
0 0 0 0 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0
Subtotal de Gastos $ 195,000 0 9,000 11,000
19,700 0 234,700
Ahorro, 20%(valor autorizado diario para viaje-gastos realizados diarios en el viaje) $0 Total de Gastos cubiertos con Anticipo ($) 234,700
Sólo aplica para los días en que no se incurra en gastos de alojamiento 3. INFORMACIÓN DE GASTOS ADICIONALES AL ANTICIPO
Concepto Descripción Detallada del Concepto
Trámites de Visado Visa
Seguro Médico
Tiquetes Aéreos
Otros Gastos Cubiertos adicionales al Anticipo

Total Gastos Adicionales al Anticipo

4. CONCILIACIÓN DE LEGALIZACIÓN
Anticipo entregado al Trabajador 360,000.00 Tipo de moneda en la que se entregó el Anticipo Fecha de Desembolso de Anticipo
(valor Tasa
Valor en la de
moneda
Cambioenen
queel se
momento Anticipo en Pesos Colombianos ($) $ 360,000.00 Total de Gastos cubiertos con Anticipo ($)
entregó)
del desembolso
Saldo a Favor deldel anticipo ($)
Empleado ($) 0.00 Saldo a Favor de Uniminuto ($) $ 125,300.00 Saldo en Moneda Extranjera
Valor Total
5. OBSERVACIONES
Legalizacion gastos de viaje a Bogota de Abril 10 al 15 SIMPOSIO "CONSTRUYENDO EDUCACION PARA EL DESARROLLO"

6. FIRMAS AUTORIZADAS
Datos Espacio para el Empleado Aprobación Responsable Centro de Costo Autorizaciòn Rectoria y DAF
Nombre Patricia Gomez Osorio Olga Lucia Loaiza Castaño Juan Sebastian Escobar P. Huberto Obando Gil
Cargo COORDINADOR DE PLANTA FISICA DIRECTORA CENTRO REGIONAL URABA DAF Rectoria
Firma
Fecha
** FAVOR INCLUIR LOS DOCUMENTOS COMO FACTURAS Y COMPROBANTES DE PAGO QUE SOPORTEN EL GASTO PARA SU CORRESPONDIENTE LEGALIZACIÓN
 1.0
FR-FI-CXP-02
27-MAY-209

4/15/2013 3

Gastos Diarios
de Viaje
Autorizados por
Resolución
Rectoral

0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0

34,700

Valor ($)

$0

$ 234,700.00

bando Gil
ria
 LEGALIZACIÓN DE VESIÓN:
ANTICIPOS Y GASTOS
DE VIAJE CÓDIGO:

Solicitud y Legalización de Anticipos FECHA:

1. DEFINICIÓN.

Este instructivo hace parte del formato de Legalización de Gastos de Viaje y Anticipos y busca su correcto diligenciamiento.

2. DILIGENCIAMIENTO

El formato se encuentra publicado en el sistema de información del SGC http://isolucion.uniminuto.edu

El diligenciamiento del formato se hace de manera electrónica.

0. Encabezado
0.1 Versión: con fin de controlar el uso de formatos obsoletos, se dispone de una versión que evidencia la ultima actualización
mantendrá vigente en la Intranet
0.2 Código: Todo formato será identificado mediante un código que lo liga a un proceso, procedimiento y número de formato,
acuerdo a la codificación del Sistema de Gestión de Calidad.
0.3 Fecha: esta casilla relaciona la fecha de la última actualización del formato.

1. Datos Generales

1.1 Nombre: Indique el beneficiario del Anticipo

1.2 CC: Indique el número de Cédula de Ciudadanía del beneficiario del anticipo
1.3 Cargo: Relacione el cargo correspondiente al beneficiario del anticipo
1.4 Correo Electrónico: Relacione el correo de contacto, en caso de que exista alguna observación
1.5 Fecha de Incio Misión: Indique el día en que inició el desarrollo del Objeto de esta Legalización
1.6 Fecha de Fin Misión: Indique el día de finalización del Objeto de esta Legalización
1.7 Nombre de Segmento: Seleccione de la lista el Segmento al que pertenece
1.8 Código de Segmento: Campo automático, en el momento en que seleccione el nombre del Segmento
1.9 Nombre y Código del Centro de Costo: Indique el nombre y el código del Centro de Costo al que pertenece el responsab
1.10 Nombre y Código de Proyecto: Indique el nombre y código del Proyecto, si aplica.
1.11 Grafo: En caso de tratarse de un proyecto, indique el grafo al que se debe cargar el valor de este documento
1.12 Posición Presupuestal: Indique la cuenta contable en la que posee presupuesto
1.13 Nombre de Fondo: Indique el nombre del financiador, si es UNIMINUTO, mencionelo
1.14 Código del Fondo: Indique el código asignado al financiador, si es UNIMINUTO, relacione el 1001
1.15 Nombre y Código de Orden Interna: Si aplica, relacione el nombre y código asignados

2. Gastos Cubiertos con el Anticipo

2.1 Fecha de la Actividad: Discrimine día a día del desarrollo de la Misión

2.2 Lugar de Destino: Indique el lugar al que se desplazó
2.3 Transporte (Auto/Taxi/Buses): Valor correspondiente al transporte hacia los terminales, desplazamiento al sitio de trabaj
2.4 Hotel (Alojamiento): Relacione el valor pagado correspondiente al hospedaje
2.5 Restaurante: Relacione los gastos para el Desayuno, Almuerzo y Comida, respectivamente
2.6 Otros Gastos: Espacio para indicar el valor incurrido en otros gastos no relacionados anteriormente
2.9 Otros Descripción: Indique el concepto de los gastos anteriormente enunciados
2.10 Total Gastos Diarios: Campos automáticos, suman los gastos incurridos día a día
2.11 Gastos Diarios de Viaje Autorizados por Resolución Rectoral: Sólo aplica para legalización de viajes, diríjase a la Re
18 de Octubre de 2007
2.12 Subtotal de Gastos: Campos Automáticos, suma el total de gastos por categoría
2.13 Ahorro: Valor automático, corresponde al 20% de la diferencia entre el valor diario autorizado por resolución y los gastos
el empleado consiga hospedaje por cuenta propia y demuestre un ahorro para Uniminuto
2.14 Total de Gastos cubiertos con Anticipo: Campo automático, suma los gasto diarios por categoría y la aplicación del ah

3. Información de Gastos Adicionales al Anticipo

Estos campos tienen como fin dar un valor real de la misión realizada

3.1 Trámites de Visado: Indique el valor de la Visa y del Seguro Médico, en caso de que Uniminuto haya aportado en la obte
18 de Octubre de 2007
2.12 Subtotal de Gastos: Campos Automáticos, suma el total de gastos por categoría
2.13 Ahorro: Valor automático, corresponde al 20% de la diferencia entre el valor diario autorizado por resolución y los gastos
el empleado consiga hospedaje por cuenta propia y demuestre un ahorro para Uniminuto
2.14 Total de Gastos cubiertos con Anticipo: Campo automático, suma los gasto diarios por categoría y la aplicación del ah

3. Información de Gastos Adicionales al Anticipo

Estos campos tienen como fin dar un valor real de la misión realizada

3.1 Trámites de Visado: Indique el valor de la Visa y del Seguro Médico, en caso de que Uniminuto haya aportado en la obte
3.2 Avances en tiquetes aéreos: Valor de los tiquetes solicitados desde Secretaría General
3.3 Otros gastos cubiertos adicionales al anticipo: Relacione otro tipo de gastos cubiertos ajenos al Anticipo
3.4 Total Gastos Adicionales al Anticipo: Valor automático, suma el valor relacionado.

4. Conciliación de Legalización

4.1 Anticipo entregado al trabajador: Indique el valor entregado en la moneda respectiva

4.2 Tipo de moneda en la que se entregó el Anticipo: Seleccione la moneda de la lista
4.3 Fecha de Desembolso de Anticipo: Relacione la fecha en la cual se hizo efectivo el anticipo
4.4 Valor Tasa de Cambioen el momento del desembolso del Anticipo $: Indique el precio del dólar o del euro en el momento d
para calcular su valor en pesos colombianos
4.5 Anticipo en Pesos Colombianos: Campo automático, hace la conversión con respecto a la tasa de cambio
4.6 Total de Gastos cubiertos con el Anticipo: Valor automático
4.7 Saldo a Favor del Empleado o Uniminuto: Campo automático, diferencia entre anticipo y gastos efectuados con el mism
4.8 Saldo en Moneda Extranjera: Campo Automático, hace al conversión del saldo a EUROS ó Dólar Americano, según corr
4.9 Valor Total del Viaje: Campo automático, informa el valor total, teniendo en cuenta, gastos con anticipo, gastos adicionale
correspondiente.

5. Observaciones

Espacio reservado para adicionar algún comentario con respecto a la legalización.

6. Firmas Autorizadas

6.1 Solicitante: Nombre, Cargo, Firma y Fecha de realización

6.2 Aprobación Responsable Centro de Costo: Nombre, Cargo, Firma y Fecha de Visto Bueno de Jefe Inmediato
6.3 Recibido para Causación: Nombre, Cargo, Firma y Fecha de recibido.
 1.0

INSTRUCTIVO

27-May-09

Legalización de Gastos de Viaje y Anticipos y busca su correcto diligenciamiento.

stema de información del SGC http://isolucion.uniminuto.edu

manera electrónica.

formatos obsoletos, se dispone de una versión que evidencia la ultima actualización del mismo, y que se

o mediante un código que lo liga a un proceso, procedimiento y número de formato, el cual se asigna de
estión de Calidad.
de la última actualización del formato.

ticipo
iudadanía del beneficiario del anticipo
ente al beneficiario del anticipo
eo de contacto, en caso de que exista alguna observación
en que inició el desarrollo del Objeto de esta Legalización
e finalización del Objeto de esta Legalización
la lista el Segmento al que pertenece
ático, en el momento en que seleccione el nombre del Segmento
to: Indique el nombre y el código del Centro de Costo al que pertenece el responsable del anticipo
que el nombre y código del Proyecto, si aplica.
oyecto, indique el grafo al que se debe cargar el valor de este documento
uenta contable en la que posee presupuesto
e del financiador, si es UNIMINUTO, mencionelo
o asignado al financiador, si es UNIMINUTO, relacione el 1001
: Si aplica, relacione el nombre y código asignados

a a día del desarrollo de la Misión

que se desplazó
correspondiente al transporte hacia los terminales, desplazamiento al sitio de trabajo en el lugar de visita.
or pagado correspondiente al hospedaje
a el Desayuno, Almuerzo y Comida, respectivamente
valor incurrido en otros gastos no relacionados anteriormente
to de los gastos anteriormente enunciados
máticos, suman los gastos incurridos día a día
s por Resolución Rectoral: Sólo aplica para legalización de viajes, diríjase a la Resolución Rectoral 1009 del

áticos, suma el total de gastos por categoría

de al 20% de la diferencia entre el valor diario autorizado por resolución y los gastos incurridos en el día en que
a propia y demuestre un ahorro para Uniminuto
cipo: Campo automático, suma los gasto diarios por categoría y la aplicación del ahorro, si hay lugar a éste.

Anticipo

real de la misión realizada

de la Visa y del Seguro Médico, en caso de que Uniminuto haya aportado en la obtención de los mismos